Акт о результатах инвентаризации

Содержание
  1. Условие проведения инвентаризации
  2. Механизм прохождения
  3. Когда применяется акт о результатах инвентаризации ф. 0504835
  4. Для чего нужен акт по инвентаризации имущества (в том числе предлагаемого к списанию)?
  5. Порядок заполнения акта о результатах инвентаризации по форме 0504835
  6. Элементы документа
  7. Объекты, подлежащие проверке
  8. Сопутствующие документы
  9. Кем утверждается, где регистрируется
  10. Алгоритм действий
  11. Подготовка
  12. Проверка
  13. Протокол рабочей инвентаризационной комиссии
  14. Формирование комиссии по инвентаризации
  15. Оформление документов
  16. Инвентаризационные описи.
  17. Решения по итогам проведения инвентаризации
  18. Отражение результатов инвентаризации.
  19. Создание заключения комиссии и его отражение в учетной политике
  20. Где отражаются расхождения
  21. Причины расхождений
  22. Если допущена ошибка
  23. Когда составляется акт
  24. Процедура составления акта по результатам инвентаризации
  25. В случае длительных проверок
  26. Контроль
  27. Как часто и в соответствии с какими нормативными актами проводится инвентаризация наличных денежных средств?
  28. Порядок проведения инвентаризации наличных средств в кассе
  29. Порядок и образец заполнения акта ф. ИНВ-15 при инвентаризации кассы
  30. Инвентаризация – отдельные положения

Условие проведения инвентаризации

С состав комиссии должен входить представитель руководящего состава. Также разрешается привлекать сторонних специалистов. Перед началом проверки сотрудник, который несет материальную ответственность, должен дать расписку. Так он подтверждает, что имущество, находящееся под его ответственностью, в полном порядке.

К важным условиям проведения инвентаризации относится присутствие всех участников проверяющей группы. При отсутствии кого-либо акт признается недействительным, соответственно, результаты проверки нельзя назвать правильными. Вся информация заносится в акт, который должен иметь минимум два экземпляра. В отдельных случаях количество копий может быть увеличено.

В Методических рекомендациях описаны способы, которые можно использовать при проверке. Участники комиссии вправе самостоятельно выбирать подходящие варианты, которые позволят получить полные сведения о проверяемом имуществе.

Как правило, основанием для заполнения акта являются описи имущества, которые оформляются по отдельным участкам и ответственным лицам. Нередко можно столкнуться с ситуацией, когда фактическое имущество отличается от сведений бухгалтерского учета. В этом случае акт все равно оформляется. Однако в качестве дополнения к нему составляется специальная ведомость, которая предназначена для отображения имеющихся расхождений. Вместе с соответствующей описью эти документы официально фиксируют обнаруженные расхождения. Здесь четко видно, по какой позиции выявлены недостачи или излишки. Причин может быть достаточно много, от элементарных ошибок до кражи.

Нередко инвентаризация проводится достаточно длительное время с перерывами на обед. В таких ситуациях во время отсутствия комиссии имущество должно храниться в сейфе или помещении, к которому нет доступа у посторонних лиц. На ночь такие помещения принято опечатывать.

Механизм прохождения

Начинается все с приказа руководителя (формы ИНВ-22) о начале прохождения этой процедуры. Выбирается комиссия. Она может состоять как из руководителей учреждения, так и из привлеченных аудиторов или простых сотрудников компании, специалистов по измерениям чего-либо и пр.

Каждое материально ответственное лицо предварительно составляет расписку в том, что материальные ценности, находящиеся под его контролем, классифицированы, а затем списаны либо оприходованы (и переданы для инвентаризации). Сотрудники делают это согласно п. 2.4 Приказа Минфина от 13.06.1995 г. №49.

Комиссия приступает к процессу в назначенный день. Все лица, которые перечислены в приказе, должны при этом присутствовать, иначе всё мероприятие может быть признано недействительным со всеми вытекающими последствиями.

Также читайте в отдельной статье про акт приема-передачи материальных ценностей!

Когда применяется акт о результатах инвентаризации ф. 0504835

Документ используется в различных коммерческих организациях, частных и государственных учреждениях. Форма подходит при инвентаризации нефинансовых и финансовых активов.

Условно процесс инвентаризации можно разделить на несколько этапов:

  1. Сначала руководитель компании издает приказ, в котором назначает и утверждает членов проверяющей группы.
  2. Оформляются учетные остатки и первичные документы, которые понадобятся для проверки. Проводятся другие аналогичные работы, связанные с подготовкой к инвентаризации.
  3. Материально ответственные работники должным образом оформляют расписку. Тем самым они подтверждают фактическое наличие имущества, за которое отвечают.
  4. Выполняется непосредственная проверка, в которой принимать участие должен каждый член комиссии.
  5. Внесение полученных результатов в соответствующий акт.

Если при составлении акта была допущена ошибка, проще начать заполнение нового документа. Хотя закон позволяет в этом случае делать исправления. Но выполнять их нужно правильно. Так, неверную информацию нужно перечеркнуть одной чертой. Сверху указываются верные сведения. После этого все члены проверяющей группы должны проставить свои автографы рядом с исправлением. Материально ответственный сотрудник также должен подтвердить своей подписью, что исправление происходило в его присутствии. Не стоит оставлять пустые графы. Если по каким-то причинам в них нечего писать, необходимо поставить прочерки.

Для чего нужен акт по инвентаризации имущества (в том числе предлагаемого к списанию)?

Итоги инвентаризации (на основе сведений, отраженных в описях и сличительных ведомостях) могут быть закреплены в отдельном первичном документе, например в акте. Отметим, что актом иногда именуется документ, соответствующий по назначению описи, например:

  • акт инвентаризации отгруженных ТМЦ (форма ИНВ-4);
  • акт инвентаризации драгоценных камней и металлов (формы ИНВ-8, ИНВ-9);
  • акт инвентаризации денежных средств (форма ИНВ-15).

Акт может отражать:

  • установление недостачи, излишков по тем или иным объектам учета;
  • выполнение инвентаризационной комиссией действий, направленных на зачет (при пересортице), списание недостач (на виновное лицо, в прочие расходы);
  • обстоятельства выявления виновных лиц (при недостаче, пересортице).

В некоторых случаях акт дополняет инвентаризационные описи. Например, может составляться отдельный акт инвентаризации предлагаемого к списанию имущества. Как вариант, по форме ТОРГ-16 (применяется на торговых предприятиях).

В бюджетных организациях используется форма 0504835 акта о результатах инвентаризации. Многие частные фирмы применяют ее прямые аналоги (либо ее без изменений, утвердив порядок применения формы в учетной политике).

Рассмотрим подробнее специфику заполнения универсальной формы 0504835, применяемой как бюджетными предприятиями, так и частными фирмами, и ознакомимся с образцом акта по результатам инвентаризации активов хозяйствующего субъекта.

Порядок заполнения акта о результатах инвентаризации по форме 0504835

Акт заполняется поэтапно. Условно этот процесс можно разделить на три основные части:

  1. Заполнение «шапки». Здесь указывается организация, в которой проводится инвентаризация. Отмечается ее руководитель и дата составления. Посередине строки прописывается название документа. В бланке это уже написано. Заполняющему достаточно лишь поставить номер, который был присвоен документу. Также здесь проставляются коды организации, и лицо, которое несет материальную ответственность за проверяемое имущество.
  2. Ниже идет содержательная часть. Здесь указывается, из каких сотрудников состоит проверяющая группа. Указываются сведения о документе, на основании которого проводится инвентаризация. Это может быть приказ, распоряжение и др. Отмечается период, в течение которого проводились проверочные работы. Прописывается, что ответственный сотрудник несет материальную ответственность. Кроме этого, указывается информация об описях. Перечисляется проверяемое имущество, указывается его количество и стоимость. Если возникает необходимость оформлять ведомость расхождений, в акте должны присутствовать сведения и о ней.
  3. Завершающей частью является проставление автографов всех заинтересованных лиц. Во-первых, документ должен быть заверен председателем проверяющей комиссии. Указывается его должность и подпись с расшифровкой. Во-вторых, ниже перечисляются все члены группы, которые также должны подписать документ.

Если разобраться в этом вопросе, можно увидеть, форма является достаточно удобной и интуитивно понятной. В каждой графе имеются подсказки, поэтому у заполняющего не должно возникнуть каких-то вопросов. Необходимо помнить, если в документе будет отсутствовать, хотя бы одна подпись, его нельзя считать действительным. После оформления акт передается государственному органу, если проверка проводилась по его инициативе, или же директору предприятия. После ознакомления он должен утвердить документ.

Элементы документа

Бумага основывается на данных сличительных ведомостей (описей) и состоит их трех частей:

  1. Шапка документа. Включает код ОКУД, число заполнения, название учреждения.

  • Тело акта. В нем содержатся данные о членах комиссии, непосредственно учтенных объектах, сроках.
  • Заключительная часть. В ней указаны подписи каждого из членов комиссии с расшифровкой и указанием занимаемых должностей.

Важный момент! Ведомость расхождений формы 0504835 составляется только при том варианте развития событий, если были обнаружены какие-либо излишки или недостача. При полном соответствии нужды в составлении ведомости нет.

Объекты, подлежащие проверке

При проведении сличения данных может анализироваться наличие абсолютно разных активов и обязательств компании. Вот наиболее распространенные объекты (обязательства):

  • основные средства (здания, сооружения, оборудование, транспорта, инвентарь и т.п.);
  • нематериальные активы (исключительные права на программные продукты, товарные знаки и т.п.);
  • товары;
  • комплектующие и материалы;
  • продукция;
  • денежные средства (наличные, на счетах в кредитных организациях);
  • размер и сроки задолженностей и обязательств.

За сохранность материальных объектов отвечают МОЛ: кладовщики на складах, кассиры, прочие ответственные лица. С такими работниками при приеме на работу подписывают договор о полной материальной ответственности за вверенное им имущество.

Сопутствующие документы

Бумага не будет иметь силу без:

  • Приказа руководства о начале формирования комиссии. В нем подробно прописаны объекты проверки, дата (или даты начала и окончания), место и участвующие лица.
  • Инвентаризационной описи. Подробности по каждой позиции никогда не будут лишними.
  • Сличительной ведомости. Она является своеобразным приложением к предыдущему документу.

Кем утверждается, где регистрируется

Помимо подписи состава комиссии, акт обязательно должен «закрепить» своей подписью руководитель организации. Приказ, который содержит список членов комиссии, обязательно заносится в специальную книгу контроля за выполнением приказов учреждения.

Если в учреждении маленький штат и небольшое количество материальных и других ценностей, участвующих в деятельности, то допускается использование присутствующей ревизионной комиссии.

Алгоритм действий

Правила реализации проверки оговорены в соответствующих Методических указаниях инвентаризации фин. обязательств и собственности.

Подготовка

Перед стартом процесса рекомендована подготовительная проверка:

  • присутствие и корректное оформление бумаг по главным активам (инвентарные карточки, книги и др.)
  • расположение в пользование тех. отчетами на главные фонды
  • отображение находящихся в аренде объектов в документации, и ее наличие

Также до начала процесса инвентаризации следует получить расписку об учете и расположении нахождения всех объектов. Расписку пишут материально-ответственные сотрудники.

Проверка

По наступлению отображенного в приказе дня стартует проверочная деятельность по состоянию основных активов компании.

Сформированная комиссия ведет осмотр фондов, фиксирует данные об осмотренных объектах в соответствующие описи (форма ИНВ-1) по инвентаризации:

  • название
  • инвентарный номер
  • назначение
  • показатели по эксплуатации и тех. характеристики

 

При учете участков земли и строительных объектов проверяется наличие бумаг о владении фирмой этими зданиями, сооружениями и землей.

Описи о результатах инвентаризации создаются в количестве двух штук: материально ответственному кадру и бухгалтеру.

При учете арендованных активов составляется еще один акт для собственника объектов.

Протокол рабочей инвентаризационной комиссии

Цель проведения инвентаризационных работ — это сопоставление фактического наличия ценностей с количеством, которое стоит в официальных документах в бухгалтерском отделе.

При этом могут быть выявлены как целые товары и материалы, таки и те, которые должны пойти на списание или нуждаются в ремонте.

Порядок проведения инвентаризации

Начинает инвентаризацию всегда руководитель, издавая приказ о начале работа этого рода. При этом может быть создана специальная комиссия или же назначена уже действующая в организации на постоянной основе.

Комиссия должна отражать полученные при осмотре данные в описях разного назначения, которые в свою очередь будут источником составления различных актов, таких как акт на списание, акт на утилизацию.

Комиссией по итогу таких мероприятий проводятся заседания, на которых рассматривается состояние и наличие материальных ценных вещей, материалов, продуктов, с периодичностью раз в год.

На них вносятся предложения по устранению различных отклонений в итоговых показателях, рекомендуются к проведению определенны меры, выявляется порченный товар и материалы, а также виновные в этом лица.

протокола инвентаризационной комиссии

Такой акт инвентаризации содержит в себе, как правило, определенные пункты, соответствующие его назначению, а именно:

  • название организации, в которой проводилась инвентаризация, и название документа;
  • указание на подразделение, которое инвентаризировалось;
  • дата, населенный пункт;
  • перечень участников комиссии, во главе с председателем;
  • описание итогов проведенной инвентаризации;
  • список лиц, которые выступали по данному вопросу;
  • решение, принятое о стоявшем на повестке вопросе;
  • заключение комиссии;
  • если выявлены нарушения они указываются;
  • если определены виновные лица, то так же прописываются их имена и должности;
  • данные о мероприятиях, которые были проведены в ходе исследования;
  • подписи всех членов комиссии.

Целью инвентаризации является выявление всех недостатков в количественных или качественных характеристиках материальных ценностей компании, распределение излишков, исследование причин недостач и прочие мероприятия, которые необходимы для нормального и эффективного функционирования каждой организации.

Надо сказать, что при отсутствии каких-либо нестыковок в показателях бухгалтерского учета и фактическим содержанием дел, если не выявлено никаких нарушений и виновных за это лиц, то совершенно не обязательно составлять такой протокол.

Ниже расположен типовой бланк и образец протокола инвентаризации вариант которого можно скачать бесплатно.

Формирование комиссии по инвентаризации

Формируется комиссия специальным приказом. В нем указываются:

  • Предмет инвентаризации
  • Основы для процедуры (причины)
  • Временные рамки, отведенные для инвентаризации
  • ФИО председателя комиссии и всех ее участников
  • Срок сдачи документов с результатами проведенного учета

Важно: все члены обязаны заверить своими подписями итоги инвентаризации.

Поэтому, в инвентаризации должен быть задействован (не номинально, а фактически) каждый участник сформированной комиссии. Отсутствие любого из них станет основанием для признания заключения недействительным.

Участниками инвентаризационной комиссии выступают:

  • представители административного аппарата предприятия
  • сотрудники бухгалтерского отдела
  • иные работники (из отделов юридического сопровождения, инженерии и прочих структур)

Дополнительно в формирующуюся команду могут включаться сотрудники внутреннего аудиторского отдела и участники независимой компании по аудиту. Кадры, несущие материальную ответственность, не входят в комиссию, но обязаны присутствовать при проверке.

Основания для назначения инвентаризации и формирования проверочной группы:

  • стандартная плановая процедура
  • контрольный учет
  • замена материально-ответственного работника и др.

Каждый шаг комиссии имеет свой алгоритм и подчиняется установленному регламентом порядку.

Оформление документов

Инвентаризация – не только перечень имущества компании и проверка бумаг, это еще и создание заключения о проведенной процедуре. Для соблюдения регламента создан Приказ № 49. Он подробно описывает порядок оформления предметов инвентаризации.

Когда учету подлежит имущество, то алгоритм оформления документов такой:

  1. Следует провести проверку наличия предметов по факту: пересчет, взвешивание или обмер объектов.
  2. Полученные сведения вносятся в инвентаризационную опись.
  3. Итоги сверки фактического заключения соотносят с данными учета и заполняют (с отражением различий) соответствующий бланк сличительной ведомости.
  4. Результаты, выявленные процедурой, заносят в ведомость учета.

Существует еще протокол заседания инвентаризационной комиссии. Он не входит в перечень обязательных бумаг в Приказе № 49, но отмечается в пункте 5.3 (описываемый ситуацию с недостатком или превышением числа проверяемых объектов).

В суде такой протокол не редко становится важным элементом доказательной базы по ущербу. А его отсутствие, или наличие без заверения подписью и проставления даты заполнения от членов инвентаризационной комиссии может привести к отклонению иска компании, направленному в сторону сотрудника о взыскании по недостаче.

Так произошло в деле № 11-23913, рассматриваемом в городском суде г. Москва 14.08.2013. Из-за нарушения правил оформления документов по инвентаризации фирме-истцу было отказано в иске к их сисадмину.

Инвентаризационные описи.

Формы инвентаризационных описей и порядок их заполнения утверждены Приказом Минфина РФ № 52н[3]. Казенные учреждения при проведении инвентаризации чаще всего используют следующие инвентаризационные описи.

Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082). В этой описи указываются наименование подразделения ЦБ РФ, номер счета, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации. В случае если у учреждения имеется счет, открытый в кредитной организации в иностранной валюте, фиксируется курс ЦБ РФ на дату инвентаризации и приводится остаток на счете на дату инвентаризации в рублях. В инвентаризационной описи должны быть:

  • запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками;
  • подписи всех членов комиссии учреждения, осуществляющих инвентаризацию.

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). В описи путем сопоставления фактического наличия объекта учета с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. В ней отражаются:

  • наименование и код бланков строгой отчетности;
  • единица измерения;
  • сведения о фактическом наличии (цена, количество);
  • сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);
  • сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и излишкам – количество и сумма);
  • подписи председателя и членов комиссии, проводящих инвентаризацию;
  • расписка (оформляется до начала проведения инвентаризации) о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступающие под ответственность МОЛ, оприходованы.

Инвентаризационная опись по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). В описи путем сопоставления фактического наличия объекта учета с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. Инвентаризационная опись (ф. 0504087) составляется комиссией учреждения по материально ответственным лицам. В ней указываются:

  • место проведения инвентаризации;
  • расписка (оформляется до начала проведения инвентаризации) о том, что к началу проведения инвентаризации все документы, относящиеся к приходу или расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и никаких неоприходованных или списанных в расход ценностей не имеется;
  • наименование и код объекта учета;
  • инвентарный номер;
  • единица измерения;
  • сведения о фактическом наличии объекта учета (цена, количество);
  • сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);
  • сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и излишкам – количество и сумма);
  • подписи председателя и членов комиссии, проводящих инвентаризацию.

Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088). Данная опись формируется комиссией учреждения и отражает:

  • сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью);
  • сведения по недостаче и излишкам, выявленным по результатам инвентаризации;
  • номера последних приходного и расходного кассовых ордеров;
  • подписи председателя и членов комиссии, проводящих инвентаризацию.

Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Эта инвентаризационная опись формируется комиссией учреждения и включает:

  • сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;
  • наименование дебитора (кредитора);
  • данные о сумме задолженности учреждения по платежам (переплатам по платежам в бюджеты) (отражаются по видам платежей в разрезе соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ, в которые подлежит перечислению задолженность);
  • номер счета бюджетного учета;
  • общую сумму задолженности по данным бюджетного учета (в том числе подтвержденную и не подтвержденную дебиторами (кредиторами), а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности);
  • подписи председателя и членов комиссии, осуществляющих инвентаризацию.

Решения по итогам проведения инвентаризации

Приведенный выше образец протокола по инвентаризации завершается перечнем принятых решений. Они зависят от наличия выявленных по результатам проверки отклонений.

  1. Нарушений не выявлено. Это самый простой и наиболее редко встречающийся на практике вариант. В этом случае решение формулируется просто: «Утвердить результаты инвентаризации».
  2. Выявлены только недостачи. В данном случае возможны два варианта. Если установлены ответственные лица и трудовое законодательство позволяет удержать с них сумму недостачи, она полностью списывается за счет виновных лиц. Если же установить виновников не удалось или закон предусматривает ограничение по сумме взыскания, остаток недостачи списывают на убытки компании.
  3. Выявлены только излишки. Их следует оприходовать по рыночным ценам с отнесением на прочие доходы компании. Рыночные цены организация может определить самостоятельно или привлечь независимого оценщика.
  4. Выявлены и излишки, и недостачи. В этом случае следует сначала проверить, можно ли зачесть так называемую пересортицу. Речь идет о сочетании излишков и недостач по однородным материальным ценностям, находящимся на хранении у одного материально ответственного лица. Методические указания по инвентаризации (п. 5.3) разрешают в этом случае по решению руководителя произвести зачет выявленных отклонений. По оставшимся после зачета излишкам и недостачам решения принимаются, как указано в пп. 2 и 3.

При выявлении любых отклонений фактических данных от учетных должны быть получены объяснения ответственных лиц.

Итоги инвентаризации подводятся на заседании комиссии. Образец протокола проведения инвентаризации не утвержден и может быть разработан компанией самостоятельно, так, чтобы отразить все существенные аспекты проведенной проверки. Протокол должен обязательно содержать в себе решения по выявленным в ходе проверки отклонениям.

Одним из важнейших этапов инвентаризации является заключительный – подведение итогов и документальное оформление ее результатов. Методика проведения инвентаризаций приведена в приказе Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Так, сведения о фактическом наличии имущества в ходе проведения проверки вносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Для каждого вида (группы) имущества (например, основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей и т.д.) стоит предусмотреть свою форму описи или акта, или воспользоваться унифицированными образцами.

Если в ходе инвентаризации будут выявлены расхождения между фактическим наличием и данными, которые содержатся в документах учета, их необходимо отразить в сличительных ведомостях.

Отражение результатов инвентаризации.

Расхождения между фактическими данными и данными бюджетного учета, выявленные в ходе проведения инвентаризации, подлежат отражению в учете.

Излишки, выявленные в ходе проведения инвентаризации. Пунктом 31 Инструкции № 157н определено, что неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные при проведении проверок и (или) инвентаризации активов, принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей оценочной стоимости, установленной для целей ведения бухгалтерского учета на дату принятия к бухгалтерскому учету. Неучтенные объекты финансовых активов (например, излишки денег, обнаруженные в кассе учреждения) принимаются к учету по фактическому номиналу.

Соответственно, перед составлением годовых отчетных форм необходимо:

  • правильно определить текущую оценочную стоимость объектов нефинансовых активов, выявленных в ходе инвентаризации (излишков);
  • верно отразить в учете факты неучтенных объектов нефинансовых и финансовых активов.

Напомним, что понятие «текущая оценочная стоимость» установлено п. 25 Инструкции № 157н. Так, под текущей оценочной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату их принятия к учету. Способы определения такой стоимости предусмотрены тем же пунктом. В нем сказано, что текущая оценочная стоимость в целях принятия к бухгалтерскому учету объекта нефинансовых активов определяется на основе цены, действующей на дату принятия к учету (оприходования) имущества, полученного безвозмездно, на этот или аналогичный вид имущества. Данные о действующей цене должны быть подтверждены документально, а в случае невозможности документального подтверждения – экспертным путем.

При определении текущей оценочной стоимости в целях принятия к бухгалтерскому учету объекта нефинансовых активов комиссией по поступлению и выбытию активов, созданной в учреждении на постоянной основе, используются данные о ценах на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей, сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, а также в средствах массовой информации и специальной литературе, экспертные заключения (в том числе заключения экспертов, привлеченных на добровольных началах к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов) о стоимости отдельных (аналогичных) объектов нефинансовых активов.

По активам учреждения, не имеющим аналогов и не являющимся предметами договоров купли-продажи, по которым информация о стоимости изготовления отсутствует, следует применять (Письмо Минфина РФ от 11.02.2016 № 02-07-10/7458):

  • условную оценку «один объект – 1 руб.»;
  • страховую сумму, определенную договором страхования, в пределах которой страховщик при наступлении страхового случая обязуется выплатить страховое возмещение по договору имущественного страхования (в случае коллекционной, исторической и научной значимости объектов, принимаемых к учету).

На счетах бухгалтерского учета выявленные при проведении инвентаризации неучтенные объекты нефинансовых активов, а также излишки денежных средств и денежных документов отражаются следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Оприходованы неучтенные объекты в составе нефинансовых активов:
– основных средств

1 101 хх 310

1 401 10 180

– нематериальных активов

1 102 хх 320

– непроизведенных активов

1 103 хх 330

– материальных запасов

1 105 хх 340

Оприходованы в кассу учреждения излишки:
– денежной наличности

1 201 34 510

1 401 10 180

– денежных документов

1 201 35 510

Недостачи, выявленные в ходе проведения инвентаризации. В процессе проведения инвентаризации могут быть выявлены недостачи объектов нефинансовых и финансовых активов. При определении размера ущерба, причиненного недостачами, хищениями, следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба согласно положениям п. 220 Инструкции № 157н. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов.

На суммы недостач, хищений, потерь от порчи, иного ущерба, не признанного виновными лицами к возмещению, оформленные в установленном порядке материалы передаются для предъявления гражданского иска либо возбуждения в установленном порядке уголовного дела. При получении решения суда суммы предъявленного к возмещению ущерба уточняются в соответствии с решением суда, исполнительным листом либо по иным основаниям согласно законодательству РФ.

Учет задолженности дебиторов по ущербу и иным доходам в иностранной валюте одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату начисления задолженности (признания доходов).

Недостача имущества отражается в бюджетном учете на соответствующих аналитических счетах счета 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам», при этом совершаются следующие записи:

Содержание операцииДебетКредит
Начислена сумма ущерба, причиненного учреждению недостачей объектов нефинансовых активов, в том числе:
– основных средств

1 209 71 560

1 401 10 172

– нематериальных активов

1 209 72 560

– материальных запасов

1 209 74 560

Начислена сумма ущерба, причиненного учреждению недостачей финансовых активов в кассе, в том числе:
– денежных средств

1 209 81 560

1 201 34 610

– денежных документов и иных финансовых активов

1 209 82 560

1 201 35 610

Списаны объекты нефинансовых активов по причине их утраты (хищения), выявленной в ходе проведения инвентаризации, в том числе:
– основных средств

1 104 хх 410

1 401 10 172

1 101 хх 410

– нематериальных активов

1 104 хх 420

1 401 10 172

1 102 хх 420

– материальных запасов

1 401 10 172

1 105 хх 440

Списаны потери продуктов в объеме норм естественной убыли

1 109 60 272

1 401 20 272

1 109 60 200

Списаны потери, недостачи материальных запасов в пределах установленных норм естественной убыли

1 109 хх 272

1 401 20 272

1 105 хх 440

Списаны денежные документы, иные финансовые активы, недостача которых обнаружена в ходе инвентаризации

1 401 10 172

1 201 35 610

Списание сумм дебиторской и кредиторской задолженности. При проведении инвентаризации расчетов нередко выявляются факты дебиторской и кредиторской задолженности. При этом в ходе инвентаризации важно выявить причины образования такой задолженности и возможность ее погашения. Поэтому в ходе проведения инвентаризации:

  • составляются акты сверки расчетов с контрагентами и выверяются расчеты с ними;
  • делается анализ сумм дебиторской и (или) кредиторской задолженности, выявленной в учреждении на отчетную дату;
  • проверяется правильность оформления операций по списанию сумм задолженности со счетов бухгалтерского учета, забалансовых счетов;
  • проверяется соблюдение учреждением методологии учета при совершении операций по списанию сумм задолженности.

Напомним, что по правилам бюджетного учета списанию с баланса учреждения подлежат нереальная к взысканию задолженность неплатежеспособных дебиторов и задолженность, по которой отсутствуют требования кредиторов. Списание задолженности со счетов бюджетного учета производится при наличии фактов, подтверждающих невозможность погашения задолженности, истечение срока исковой давности.

По мнению Минфина, изложенному в Письме от 14.07.2017 № 02-08-10/45171, если в отношении дебиторской задолженности не выполняются критерии отнесения ее к активам[4], в соответствии с решением комиссии о списании данной задолженности с балансового учета ее учет осуществляется на забалансовом счете. Указанное решение принимается с учетом:

  • сведений, выявленных в ходе инвентаризации, в отношении дебиторской задолженности, обладающей признаками нереальной к взысканию;
  • документов, подтверждающих наличие рисков невозможности взыскания дебиторской задолженности.

Если по итогам проведения инвентаризации будет выявлена дебиторская задолженность, нереальная к взысканию, такая задолженность списывается со счетов бухгалтерского учета следующими записями:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Списана задолженность по доходам

1 401 10 173

1 205 00 660

Списана задолженность по расходам

1 401 20 273

1 206 00 660

1 208 00 660

Дальнейший учет такой задолженности ведется на забалансвом счете 04 (п. 339 Инструкции № 157н). На этом счете она учитывается в течение срока возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности, в том числе в случае изменения имущественного положения должников, либо до поступления в указанный срок в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов денежных средств, до исполнения (прекращения) задолженности иным не противоречащим законодательству РФ способом.

Также по результатам проведения инвентаризации может быть выявлена кредиторская задолженность, подлежащая списанию со счетов бюджетного учета. Основаниями для списания такой задолженности являются:

  • истечение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ);
  • прекращение обязательства в связи с невозможностью его исполнения (ст. 416 ГК РФ);
  • прекращение обязательства по акту государственного органа (ст. 417 ГК РФ).

Операции по списанию кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами, отражаются так:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Списана кредиторская задолженность по доходам, не востребованная кредиторами

1 205 00 000

1 401 10 173

Списана с балансового учета задолженность по принятым к бюджетному учету суммам произведенных подотчетным лицом расходов, не востребованным подотчетными лицами

1 208 00 000

1 401 10 173

Списана с балансового учета задолженность по принятым обязательствам, не востребованная кредиторами

1 302 00 000

1 401 10 173

Учет сумм не предъявленных кредиторами требований, вытекающих из условий договора, контракта, в том числе сумм кредиторской задолженности, не подтвержденных по результатам инвентаризации кредитором (далее – задолженность учреждения, не востребованная кредиторами), ведется на забалансовом счете 20 (п. 371 Инструкции № 157н). Списание задолженности, не востребованной кредиторами, с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном для бюджетных учреждений, если иное не предусмотрено бюджетным законодательством РФ, актом учреждения в рамках формирования учетной политики.

В завершение статьи отметим, что со следующего года начинает применяться Федеральный стандарт «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденный Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н. В разделе VIII данного стандарта установлены основные требования к инвентаризации активов и обязательств. Из положений этого раздела следует, что инвентаризация проводится для обеспечения достоверности данных учета и составления отчетности. Инвентаризация активов и обязательств осуществляется по основаниям, в сроки и порядке, которые предусмотрены субъектом учета в рамках формирования учетной политики, а также в случаях, когда проведение инвентаризации является обязательным. Такие случаи обозначены в п. 81 данного стандарта.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того периода, в котором она была закончена. Результаты инвентаризации, проведенной перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, показываются в данной отчетности.

[1] Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н.

[2] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

[3] Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

[4] Понятие актива дано в Федеральном стандарте «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.

Создание заключения комиссии и его отражение в учетной политике

Если проверяющая группа обнаружила по ходу учета излишки или недостачу, то она обязана создать ведомость расхождений. Такая бумага отображает показатели исключительно тех активов, по которым выявлены несовпадения с изначальными показателями учета.

Далее на основе такой ведомости создается акт результатов инвентаризации по форме № 0504835. Акт заверяется каждым участником комиссии и ее председателем. Завершающую подпись на бумаге ставит руководитель фирмы.

Акт об итогах проверки формируется на всех сотрудников с переизбытком или недоимкой, имеющих материальную ответственность.

Так, инвентаризация помогает:

  • проверить на корректность сведения отчета бухгалтерии
  • обнаружить ошибки, имеющиеся в отчетах
  • записать неучтенные объекты под отчет
  • проконтролировать сохранность материальных активов
  • предотвратить или своевременно выявить нарушения, недоимки и хищения имущества

Заключение инвентаризации занимает важное положение в политике бухучета. Оно одно из аналитических средств экономики компании.

При наличии недоимки комиссия по инвентаризации организует заседание. На нем обнаруженные сведения проходят анализ и выявляются причины недостачи. У ответственного сотрудника запрашивают разъяснения по ситуации. По окончании совещания принимается решение об отображении показателей в учетной политике.

Стоимость недосчитанной собственности списывается с баланса фирмы. Убытки в рамках нормы утверждены законодательством и отражаются в «Методичке». Списание проводится только по распоряжению управляющего компанией, как «расходы на производство».

Недостача сверх установленной нормы переходит под ответственность соответствующих сотрудников предприятия. Устанавливаются виновные в недочете лица, с которых взыскивается стоимость пропавшего имущества.

Когда виновные не обнаружены или суд отказал о взыскании материального ущерба, недостача отражается в бухучете, как прочие расходы.

Ценность же материальных излишков, выявленных при проверке, рассчитывается по актуальным рыночным тарифами, добавляется к общему доходу предприятия в отчетном году.

Где отражаются расхождения

Бухучет обязан содержать данные обо всех видах проверок. Причем отчетный период должен включать дату (или даты) инвентаризации, проходившей в это время.

Помимо составления ведомости расхождений по результатам инвентаризации, понадобится ещё занесение документа в общий бухучет в программе 1С.

Причины расхождений

Если фактическое наличие объектов при подсчете не совпадает с документально зафиксированным, то причиной этому может быть:

  • Бракованная продукция, которую вовремя не списали.
  • Пересортица.
  • При нормативном методе учета – погрешности при соблюдении технологических норм списания.
  • Допущение ошибок при принятии на учет либо списании.
  • Кражи.

В каждом конкретном случае при расхождении следует составлять ведомость расхождений и принимать меры по приведению в соответствие реальной и документальной информации.

Если допущена ошибка

Исправления в уже составленной бумаге допустимы, но они производятся особым образом. Неверные данные зачеркиваются, а над ними пишутся верные. Потом каждый из членов комиссии и материально ответственное лицо должны поставить рядом с этим исправлением свою подпись в знак того, что они в курсе и согласны с исправлением.

Недопустимо оставлять какие-либо строки документа пустыми. Если бумага содержит больше строк, чем нужно, то лишние после завершения процесса зачеркиваются.

Когда составляется акт

Если в ходе проверки комиссия выявила недостачу или излишек, ей нужно будет сформировать ведомость расхождений. Ее нужно формировать только по тем активам, по которым имеются расхождения с учетными сведениями.

Уже на основании данной ведомости формируется акт о результатах инвентаризации формы 0504835. На акте должны проставить свои подписи председатель и все члены комиссии. Также его должен заверить управляющий компании. Акт об итогах проверки должен быть оформлен по каждому работнику, несущему материальную ответственность, у которого обнаружен излишек или недостача.

Процедура составления акта по результатам инвентаризации

При формировании акта необходимо принимать во внимание следующие моменты:

  • Акт составляется комиссией по инвентаризации. Его должны подписать все члены комиссии, их должно быть как минимум два человека.
  • Официальный бланк акта установило законодательство. Однако организация вправе разработать свой собственный бланк акта.
  • В начале документа должна быть указана причина его оформления.
  • В обязательном порядке нужно указать председателя комиссии, а также всех ее членов (они записываются в алфавитном порядке).
  • Необходимо четко расписать все события, которые привели к формированию акта.
  • По итогам инвентаризации нужно будет сделать выводы и выдвинуть рекомендации.
  • Заключительный акт инвентаризации должен утвердить управляющий компании.

В случае длительных проверок

Если комиссия работает с перерывами (ночь, обед и пр.), то вся документация во время ее отсутствия должна быть заперта в сейф или шкаф без возможности постороннего доступа. Помещение, в котором проходил процесс и должен продолжаться, обычно опечатывают на ночное время суток.

Контроль

Инвентаризация сама по себе – форма контроля. Но после её окончания возможно проведение контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Состав участников при этом может лишь расшириться.

Начинать такую проверку можно строго до срыва печатей с помещения, где проводился первичный учёт ресурсов.

Итоги специальных контрольных проверок бывают оформлены в виде акта о контрольной проверке правильности проведения (ф ИНВ-24) и подлежат регистрации в книге учета контрольных проверок правильности проведения процесса.

Также в больших учреждениях могут проводиться внеплановые мероприятия, связанные с выборочным учетом материальных ценностей. Что касается сроков, то проверка реализуется в любой период по усмотрению руководителя.

Как часто и в соответствии с какими нормативными актами проводится инвентаризация наличных денежных средств?

Инвентаризация кассы проводитсяв соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина от 13.06.1995 № 49. Согласно п. 1.2 данных указаний денежные средства являются имуществом хозсубъекта.

Для инвентаризации наличных денежных средств Госкомстат разработал унифицированную форму ИНВ-15 и утвердил ее в своем постановлении от 18.08.1998 № 88. Данная форма необязательна к применению и может быть заменена аналогичным документом, разработанным компанией самостоятельно. Однако ИНВ-15 продолжает широко использоваться.

Как часто оформляется акт формы ИНВ-15? Ответ зависит от установленной частоты проводимого контроля. Для внутренних ревизий кассы периодичность проверок определяет руководство юрлица или ИП (п. 7 указания Центробанка РФ о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У). Проверки могут проводиться регулярно (по плану) или носить внезапный характер.

Не следует забывать и о законодательно установленных случаях, когда проведение инвентаризации кассы обязательно (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):

  • перед составлением годовых отчетов;
  • при смене кассиров;
  • при выявлении хищения денег или недостачи/излишков в кассе.

Своевременная инвентаризация кассы — это возможность вовремя устранить кассовые нарушения, пресечь злоупотребления, а также избежать возможных штрафов. Если работать с наличными деньгами без учета требований нормативных документов, может последовать наказание по ст. 15.1 КоАП.

Порядок проведения инвентаризации наличных средств в кассе

Процедура проведения ревизии наличных средств в кассе состоит из следующих этапов:

  1. Утверждение состава комиссии в приказе по унифицированной форме ИНВ-22 (или аналогичной ей, разработанной самостоятельно)
  2. Получение расписки от кассира об отсутствии неоприходованной налички и неучтенных денежных документов. Кассир также передает комиссии последний кассовый отчет.
  3. Пересчет денежных средств и документов, сравнение результата с бухучетом, сверка наличия и движения бланков строгого учета с информацией, отраженной в журнале их регистрации.
  4. Оформление итогов инвентаризации в акте формы ИНВ-15.

 

Порядок и образец заполнения акта ф. ИНВ-15 при инвентаризации кассы

Акт инвентаризации заполняется на компьютере или вручную. Не допускается наличие исправлений или помарок.

В соответствующие разделы акта вносятся:

  • название организации;
  • наименование подразделения (при проведении ревизии кассы в обособленном подразделении);
  • документ — основание для проведения проверки кассы, его номер и дата;
  • номер и дата акта, а также дата проведения инвентаризации;
  • подпись кассира в расписке;
  • фактическая сумма денежных средств, ценных бумаг и иных денежных документов;
  • учетные данные денежных активов;
  • данные результатов ревизии;
  • пояснение выявленных излишек/недостач;
  • подписи членов комиссии и материально ответственных лиц.

Инвентаризация – отдельные положения

Единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организаций, ведущих в соответствии с законодательством бухгалтерский учет, оформления результатов инвентаризации и отражения их в бухгалтерском учете определен Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180). Так, в ходе инвентаризации документально подтверждаются наличие, состояние и оценка активов и обязательств (в том числе неучтенных) путем сопоставления с данными бухгалтерского учета, проверки достоверности сумм дебиторской и кредиторской задолженности, выявления неучтенных или неиспользуемых активов с целью их постановки на учет или последующего списания или реализации и др. (п. 3 Инструкции № 180).

Важно:

инвентаризации подлежат не только активы и обязательства организации, числящиеся в бухгалтерском учете, находящиеся на балансе и хранящиеся непосредственно на складах организации, но также активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку, на комиссию и др.), независимо от их местонахождения (п. 5 Инструкции № 180).

Согласно п. 1 ст. 13 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З), активы и обязательства организации подлежат инвентаризации. Пунктом 2 ст. 13 Закона № 57-З определены ситуации, при которых проведение инвентаризации активов и обязательств организации обязательно, а именно:

1) при реорганизации или ликвидации организации (перед составлением разделительного (ликвидационного) баланса, в случае реорганизации или ликвидации организации, если иное не установлено законодательством (абз. 5 ч. 1 п. 6 Инструкции № 180));

2) перед составлением годовой отчетности в следующие сроки:

• основных средств, нематериальных активов, незавершенного строительства, сырья, материалов, готовой продукции, товаров для реализации (в том числе товаров на складах, товаров в розничной торговле, тары под товаром и порожней, покупных изделий, продуктов подсобного сельского хозяйства) – не ранее 1 ноября;

• незавершенного производства и полуфабрикатов – не ранее 1 ноября;

• животных на выращивании и откорме (в том числе молодняка животных) – не ранее 1 ноября;

• денежных средств – не ранее 1 декабря;

• обязательств и других активов – не ранее 1 декабря (п. 7 Инструкции № 180);

3) при смене материально ответственных лиц (инвентаризируется только то имущество, которое находилось на ответственном хранении у материально ответственного лица (п. 20 Инструкции № 180));

4) при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;

5) при возникновении чрезвычайных ситуаций;

6) в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности обязаны провести инвентаризацию активов и обязательств в следующие сроки:

• основных средств, нематериальных активов, незавершенного строительства, сырья, материалов, готовой продукции, товаров для реализации (в том числе товаров на складах, товаров в розничной торговле, тары под товаром и порожней, покупных изделий, продуктов подсобного сельского хозяйства) – не ранее 1 ноября;

• незавершенного производства и полуфабрикатов – не ранее 1 ноября;

• животных на выращивании и откорме (в том числе молодняка животных) – не ранее 1 ноября;

• денежных средств – не ранее 1 декабря;

• обязательств и других активов – не ранее 1 декабря (п. 7 Инструкции № 180).

Прежде чем начать инвентаризацию, руководитель организации, который несет ответственность за ее организацию и своевременное проведение, издает приказ о ее проведении (пп. 12, 18 Инструкции № 180). Также приказом создается инвентаризационная комиссия, при создании которой необходимо руководствоваться п. 13 Инструкции № 180.

Проверка фактического наличия активов и обязательств происходит при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 20 Инструкции № 180).

Сведения о фактическом наличии активов и учтенных обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в двух экземплярах (п. 23 Инструкции № 180). При инвентаризации активов, числящихся в бухгалтерском учете за балансом, составляются отдельные описи (п. 24 Инструкции № 180).

В случае выявления в ходе инвентаризации активов, непригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, на такие активы инвентаризационной комиссией составляются отдельные описи с обязательным указанием причин, повлекших непригодность, таких как порча, полный износ и др. (п. 25 Инструкции № 180).

При проведении инвентаризации необходимо учесть то, что пересчет (перевес) активов производится в непосредственном присутствии материально ответственного лица, которое отвечает за эти активы. Далее в описи это материально ответственное лицо дает расписку о том, что комиссией была проведена проверка активов в его присутствии, о принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение, а также об отсутствии с его стороны каких-либо претензий к членам инвентаризационной комиссии (п. 30 Инструкции № 180).

Если в момент проведения инвентаризации, например, грузовой автомобиль находится в рейсе, то он инвентаризируется до выбытия в рейс или после проведения инвентаризации (п. 40 Инструкции № 180).

В том случае, если во время проведения инвентаризации в организацию поступают активы, которые необходимо принять к учету, такие оборотные активы принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации (п. 49 Инструкции № 180). На такие оборотные активы составляется отдельная опись под наименованием «Активы, поступившие во время инвентаризации», в которой указывается вся информация о хозяйственной операции, а именно: дата поступления и наименование актива, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, количество товара, цена и сумма. При этом одновременно на приходном документе делается о со ссылкой на дату описи, в которую занесены эти активы.

По результатам инвентаризации составляются сличительные ведомости по активам, при инвентаризации которых выявлены отклонения учетных данных (п. 70 Инструкции № 180). При этом на активы, числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку, на комиссию и др.), составляются отдельные сличительные ведомости. При выявлении отклонений материально ответственные лица обязаны дать объяснения комиссии по каждому из случаев (ч. 1 п. 71 Инструкции № 180).

Рассмотрение результатов инвентаризации в крупных организациях проводится инвентаризационной комиссией с оформлением протокола (ч. 1 п. 72 Инструкции № 180).

О регулировании выявленных при инвентаризации излишков и недостач активов и обязательств инвентаризационной комиссией вносятся предложения, которые оформляются протоколом, который, в свою очередь, представляется на рассмотрение руководителю организации для принятия соответствующего решения (ч. 3 п. 72 Инструкции № 180).

Пунктом 70 Инструкции № 180 определено, что стоимость недостающих и излишне выявленных активов и обязательств в сличительной ведомости указывается в соответствии с законодательством.

Излишки.

Так, суммы излишков запасов, денежных средств, выявленных в результате инвентаризации, включаются в состав прочих доходов и расходов по текущей деятельности, учитываемых на счете 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчета 90-7 «Прочие доходы по текущей деятельности) (п. 13 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102 (далее – Инструкция № 102). Суммы же выявленных излишков инвестиционных активов включаются в состав доходов и расходов по инвестиционной деятельности, учитываемых на счете 91 «Прочие доходы и расходы» (п. 14 Инструкции № 102).

Поскольку согласно п. 77 Инструкции № 180 результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором было принято решение руководителем организации по регулированию инвентаризационных разниц, а по годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчетности, то выявленные излишки в бухгалтерском учете отражаются в том месяце, когда руководитель принял решение по регулированию инвентаризационных разниц.

Также при обнаружении излишков необходимо составить первичный учетный документ (далее – ПУД), на основании которого излишки, будь то основное средство (далее – ОС), нематериальный актив (далее – НМА) или некие запасы, будут отражены в бухгалтерском учете, а именно:

– при выявлении излишков основных средств составляется акт о приеме-передаче ОС;

– при выявлении излишков НМА – акт о приеме-передаче НМА;

– ПУД, содержащий всю информацию, касающуюся выявленных в излишках запасов (пп. 1 и 2 ст. 10 Закона № 57-З, п. 1 постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 22.04.2011 № 23 «Об установлении форм акта о приеме-передаче основных средств, акта о приеме-передаче нематериальных активов и утверждении Инструкции о порядке заполнения акта о приеме-передаче основных средств и акта о приеме-передаче нематериальных активов»).

Стоимость излишков активов при принятии их к учету может определяться несколькими способами. Так, стоимость выявленных излишков активов, которые можно отнести к запасам, при принятии их к бухгалтерскому учету определяется одним из двух вариантов:

– на основании заключения об их оценке, проведенной юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, осуществляющими оценочную деятельность;

– организацией самостоятельно исходя из прейскурантов, бюллетеней, каталогов и иных документов, определяющих стоимость аналогичных активов (ч. 5 п. 13 Инструкции по бухгалтерскому учету нематериальных активов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.04.2012 № 25, ч. 7 п. 10 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.04.2012 № 26, п. 46 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133).

При самостоятельной оценке стоимости излишка активов организацией при принятии их к бухгалтерскому учету оценка производится комиссией, определенной руководителем, с составлением акта произвольной формы, в котором должна быть отражена степень износа оцениваемого актива (ч. 2 п. 39 Инструкции № 180).

Налог на прибыль при выявлении излишков.

При исчислении налога на прибыль стоимость принятого к учету имущества, оказавшегося в излишке по результатам инвентаризации, отражается в составе внереализационных доходов на дату оприходования такого имущества в бухгалтерском учете (подп. 3.13 п. 3 ст. 174 НК).

НДС при выявлении излишков.

Объектами налогообложения НДС признаются обороты по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории Республики Беларусь (подп. 1.1 ст. 115 НК). Принятие на учет выявленных излишков любых активов реализацией не признается, поскольку в данной ситуации не происходит отчуждение таких активов (ч. 1 п. 1 ст. 31 НК). Также при определении налоговой базы для расчета НДС не учитываются полученные плательщиком средства, не связанные с расчетами по оплате товаров (работ, услуг), имущественных прав (п. 5 ст. 120 НК). На основании изложенного стоимость излишков, выявленных при инвентаризации, не являются объектом для исчисления НДС.

Пример 1.

При проведении годовой инвентаризации выявлены излишки материалов, а именно 4 офисных стула. Согласно решению руководителя комиссией 02.12.2019 г. проведен мониторинг цен на аналогичные стулья на основании прейскурантов цен торговых организаций. Так, аналогичный товар в организациях торговли предлагается покупателю за 52 руб. Учитывая износ, установленный комиссией в акте в размере 40 %, комиссия приняла решение оценить данные стулья по 31 руб. с учетом износа. В бухгалтерском учете произведены следующие операции:

ДатаСодержание операцииДебетКредитСумма, руб.
02.12.2019Отражена в учете стоимость оприходованных излишков материалов
4 шт. х 31,00 руб.
1090-7124,001

1 Учитывается при налогообложении прибыли согласно подп. 3.13 п. 3 ст. 174 НК.

Расхождения, выявленные при инвентаризации фактического наличия активов и данными бухгалтерского учета, бывают не только плюсовыми (излишками), но и минусовыми (недостачами).

Недостачи.

Согласно п. 73 Инструкции № 180 сумма недостачи и порчи активов, за исключением денежных средств на счетах в банках и дебиторской задолженности, отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» в корреспонденции с кредитом счета, на котором учитывались недостающие и испорченные активы (п. 73 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50)). Суммы недостачи, порчи активов в пределах установленных норм естественной убыли списываются по распоряжению руководителя организации в дебет счетов учета затрат, а именно: 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на реализацию» в корреспонденции с кредитом счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества».

В случае, если недостачи возникли в результате неких чрезвычайных ситуаций, на счете 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» такие недостачи не отражаются, а списываются в состав прочих расходов по текущей деятельности, учитываемых на субсчете 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» (абз. 19 п. 13 Инструкции № 102).

Удержание недостачи у виновного лица отражается по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению ущерба» в корреспонденции с кредитом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (абз. 2 ч. 8 п. 73 Инструкции № 180, ч. 8 п. 73 Инструкции № 50).

Хотелось бы обратить внимание, что в случае недостачи активов, которые в организации учитывались за забалансовых счетах, списание таких активов отражается по дебету этих забалансовых счетов.

НДС при выявлении недостачи.

Не подлежат вычету суммы НДС
по товарам
в случае их порчи, утраты, за исключением:

– порчи, утраты товаров в связи с чрезвычайными обстоятельствами: пожар, авария, стихийное бедствие, дорожно-транспортное происшествие;

– падежа (гибели) животных из-за возникновения заразной (опасной) болезни животных, при которой устанавливается карантин в порядке, установленном законодательством;

– порчи, утраты основных средств и нематериальных активов (подп. 24.15 ст. 133 НК).

При этом для целей применения данной нормой под:

– порчей товара понимается ухудшение всех или отдельных качеств (свойств) товара, в результате которого данный товар не может быть использован для целей реализации и (или) в производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг);

– утратой товара понимается потеря (в том числе недостача, хищение, бой) товара при его хранении, транспортировке и (или) реализации, в том числе сверх норм естественной убыли (потерь, боя), установленных законодательством, а при их отсутствии – сверх норм, установленных руководителем по согласованию с собственником, общим собранием участников, членов потребительского общества, уполномоченных или лицом, ими уполномоченным. При отсутствии установленных норм такие потери товара признаются сверхнормативными.

В случае, когда суммы «входного НДС» вычету не подлежат, в бухгалтерском учете делается сторнировочная запись по дебету счета 68-2 «Расчеты по налогам и сборам, исчисляемым из выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг» и кредиту счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам». Сторнированный НДС относится на увеличение стоимости утраченных товаров и отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» и кредиту счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам (ч. 3 п. 21 Инструкции № 50). Иными словами, в налоговом учете налоговые вычеты подлежат уменьшению на суммы НДС, принятые ранее к вычету по испорченным, утраченным товарам. Если при выявлении недостачи ранее принятую к вычету сумму НДС определить не представляется возможным, уменьшение налоговых вычетов производится на сумму, равную 20 % от стоимости утраченных товаров. Уменьшение налоговых вычетов производится в том отчетном периоде, в котором произошли порча, утрата товаров. Если порча, утрата товаров установлены при проведении инвентаризации, то уменьшение налоговых вычетов производится в том отчетном периоде, в котором результаты инвентаризации подлежат отражению в учете в соответствии с законодательством (чч. 3–5 подп. 24.15 ст. 133 НК).

Создание ЭСЧФ и управление вычетами при восстановлении принятых ранее к вычету сумм НДС по товарам в случае их недостачи в соответствии с положениями подп. 24.15 п. 24 ст. 133 НК не предусмотрено.

Если материальное лицо признает свою вину и возмещает недостачу (например, путем внесения денежных средств в кассу организации или на расчетный счет), то от суммы возмещения, полученной от виновного лица, НДС не исчисляется, так как поступившие средства не связаны с расчетами по оплате товаров (работ, услуг), имущественных прав (п. 1 ст. 31, подп. 1.1 п. 1 ст. 115, абз. 2 п. 3, п. 5 ст. 120 НК).

Налог на прибыль при выявлении недостачи.

К нормируемым затратам относятся потери от недостачи и (или) порчи при хранении, транспортировке и (или) реализации товаров, запасов в пределах норм естественной убыли, а также норм потерь (боя), установленных законодательством, а при их отсутствии – в пределах норм, установленных руководителем по согласованию с собственником, общим собранием участников, членов потребительского общества, уполномоченных или лицом, ими уполномоченным. При отсутствии установленных норм такие недостачи и (или) порчи товаров признаются сверхнормативными (п. 1 ст. 169, подп. 1.3 п. 1 ст. 171 НК). Иными словами, недостачи в пределах установленных норм учитываются в составе нормируемых затрат.

При выявлении виновного лица в недостаче в случае, если от такого лица поступает возмещение организации, суммы возмещения будут учитываться в составе внереализационных доходов (подп. 3.5 и 3.6 п. 3 ст. 174 НК), а суммы потерь, недостач и (или) порчи имущества, а также понесенных убытков, по которым производится возмещение, отражаются в составе внереализационных расходов в размере фактических расходов, но не более суммы учтенного возмещения (подп. 3.51 п. 3 ст. 175 НК).

Невозмещаемые суммы недостач, потерь и (или) порчи имущества, в том числе произошедших сверх установленных норм естественной убыли, а также норм потерь (боя), понесенные убытки, если виновные лица не были установлены или суд отказал во взыскании с них, за исключением случаев, когда судом отказано во взыскании по зависящим от организации причинам, учитываются в составе внереализационных расходов (подп. 3.14 п. 3 ст. 175 НК). Такие расходы отражаются на дату составления правоохранительными органами и (или) судом документов, подтверждающих, что виновные лица не были установлены или суд отказал во взыскании с них. Если же судом отказано во взыскании сумм недостач с виновного, произошедших сверх норм естественной убыли, по зависящим от организации причинам, то при налогообложении прибыли суммы таких недостач соответственно не учитываются.

Важно:

Поскольку мы выше рассмотрели бухгалтерский и налоговый учет недостач, хотелось бы заострить внимание на нормах естественной убыли, от возможности применения которых зависит порядок отражения недостач в учете. Определение естественной убыли дано в ч. 5 п. 1 раздела I приказа Министерства торговли Республики Беларусь от 02.04.1997 № 42 «О Нормах товарных потерь, методике расчета и порядке отражения в учете» (далее – Приказ № 42). Так, естественная убыль представляет собой потери товара (уменьшение его массы при сохранении качества в пределах требований нормативных документов), являющиеся следствием физико-химических свойств товара, воздействия метеорологических факторов и несовершенства применяемых в данное время средств защиты продукции от потерь при транспортировании, хранении и реализации. Естественная убыль является следствием:

– усушки, выветривания, распыла;

– утечки (таяние, просачивание);

– розлива при перекачке и отпуске жидких товаров (ч. 6 п. 1 раздела I Приказа № 42).

Также в разделе II приказа № 42 определены нормы товарных потерь при транспортировке, хранении и реализации. Тем не менее, в письме Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 19.09.2019 № 2-2-10/02095 «О нормируемых затратах и применении налоговых вычетов» (далее – Письмо № 2-2-10/02095) отражено мнение Министерства юстиции, что Приказ № 42 не обладает признаками нормативно-правового акта и не входит в состав законодательства. Таким образом, организации в связи со вступлением в силу НК-2019 не вправе включать в состав нормируемых затрат потери продукции на основании норм, установленных Приказом № 42. Также Министерство антимонопольного регулирования и торговли считает, что руководитель плательщика вправе руководствоваться нормами, методикой расчета, утвержденными Приказом № 42, для разработки локальных норм, подлежащих утверждению руководителем по согласованию с собственником, общим собранием участников, членами потребительского общества, уполномоченными или лицом, ими уполномоченным. Учитывая изложенное, для обоснованного применения подп. 24.15 п. 24 ст. 133 НК и подп. 1.3 п. 1 ст. 171 НК организациям необходимо разработать локальные нормы и утвердить такие нормы руководителем по согласованию с собственником, общим собранием участников, членами потребительского общества, уполномоченными или лицом, ими уполномоченным. Также при установлении таких норм руководителем организации в 2020 году не с начала года, а в более поздний срок, отнести в затраты, учитываемые при налогообложении, стоимость за период 2020 года до утверждения норм возможно только при указании в документе, которым такие нормы утверждаются, что его действие распространяется на период с 01.01.2019 г. (чч. 5–9 Письмо № 2-2-10/02095).

Пересортица.

При проведении инвентаризации может быть выявлена пересортица, а именно выявление у одного и того же проверяемого лица за один и тот же проверяемый период в отношении активов одного и того же наименования в тождественных количествах излишков или недостач. В таких случаях можно произвести взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы, но только по решению руководителя организации (ч. 1 и ч. 3 п. 76 Инструкции № 180).

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих активов выше стоимости активов, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии указываются причины, по которым такая разница не покрыта за счет виновных лиц (чч. 4, 6 п. 76 Инструкции № 180). На основании изложенного делаем вывод, что при проведении зачета следует учитывать следующее:

– зачет возможен при выявлении пересортицы у одного и того же проверяемого лица;

– зачет возможен в отношении активов одного и того же наименования и равного количества;

– при несовпадении цен на такие активы зачет производится по более низкой цене.

В бухгалтерском учете пересортица отражается записью по счетам учета взаимозачитываемых активов на дату принятия решения руководителя о проведении зачета пересортицы. После проведения зачета излишки, а также положительные разницы отражаются в составе прочих доходов по текущей деятельности (абз. 3 п. 13 Инструкции № 102). Не покрытая зачетом стоимость недостающих активов отражается как недостача (п. 73 Инструкции № 50).

НДС.

Не признаются объектом налогообложения НДС взаимозачитываемые активы, отраженные в учете организации по результатам зачета пересортицы, обнаруженной в результате проведения инвентаризации (п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 115 НК).

Налог на прибыль.

Стоимость принятого к учету имущества, оказавшегося в излишке по результатам инвентаризации, а также положительные разницы включаются в состав внереализационных расходов. Такие доходы отражаются на дату оприходования имущества в бухгалтерском учете плательщика (подп. 3.13 п. 3 ст. 174 НК).

Недостающие активы, выявленные в результате проведения зачета пересортицы, отражаются в составе внереализационных расходов, если виновные в этом лица не были установлены или суд отказал во взыскании с них, за исключением случаев, когда судом отказано во взыскании по зависящим от организации причинам. Такие расходы отражаются на дату составления правоохранительными органами и (или) судом документов, подтверждающих, что виновные лица не были установлены или суд отказал во взыскании с них (подп. 3.14 п. 3 ст. 175 НК).

Пример 2.

В результате проведенной инвентаризации на складе организации выявлены недостача 7 банных полотенец производства РФ по учетной цене 80,00 руб. за одно полотенце и излишек банных полотенец в количестве 7 штук производства Турция по учетной цене 120,00 руб. за одно полотенце.

По решению руководителя организации произведен взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы. Материально ответственные лица представили объяснения инвентаризационной комиссии.

Содержание операцииДебетКредитСумма, руб.
Отражен взаимный зачет недостач излишками
(7 шт. х 80,00 руб.)
41
Полотенца, пр-во Турция
41
Полотенца, пр-во РФ
560,00
Отражена в учете положительная разница по пересортице
((7 шт. х 120,00 руб.) – (7 шт. х 80,00 руб.))
41
Полотенца, пр-во Турция
90-7280,001

______________________________

1 Учитывается при налогообложении налогом на прибыль согласно подп. 3.13 п. 3 ст. 174 НК.

Пример 3.

В результате проведенной инвентаризации на складе организации выявлены излишки 5 скатертей производства Польша по учетной цене 150,00 руб. за одну скатерть и недостачу скатертей в количестве 8 штук производства Беларусь по учетной цене 130,00 руб. за одну скатерть. По решению руководителя организации произведен взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы. Материально ответственные лица представили объяснения инвентаризационной комиссии.

Содержание операцииДебетКредитСумма, руб.
Отражен взаимный зачет недостач излишками
((5 шт. х 130,00 руб.)
41
Скатерть, пр-во Польша
41
Скатерть, пр-во Беларусь
650,00
Отражена недостача 3 шт. скатертей пр-ва Беларусь
(3 шт. х 130 руб.)
9441
Скатерть пр-во Беларусь
390,00
Отражена в учете положительная разница по пересортице
((5 шт. х (150,00 руб. – 130,00 руб.))
41
Скатерть, пр-во Польша
90-7100,001

______________________________

1 Учитывается при налогообложении налогом на прибыль согласно подп. 3.13 п. 3 ст. 174 НК.

Пример 4.

В результате проведенной инвентаризации на складе организации выявлены недостача 2 комплектов постельного белья «Орхидея», по учетной цене 140,00 руб. за один комплект и излишек 2 комплектов постельного белья «Ромашки», также по учетной цене 140,00 руб. за один комплект. По решению руководителя организации произведен взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы.

Содержание операцииДебетКредитСумма, руб.
Отражен взаимный зачет недостач излишками
(2 шт. х 140,00 руб.)
41
комплект пастельного белья «Ромашки»
41
комплект пастельного белья «Орхидея»
250,00

Отражается ли такая операция взаимного зачета в налоговом учете? Нет, в налоговом учете не отражается, поскольку при налогообложении прибыли учитывают только излишки или недостачу, оставшиеся после проведения зачета пересортицы (п. 76 Инструкции № 180, подп. 3.13 ст. 174, подп. 3.51 ст. 175 НК).Такая операция зачета отражается только по счетам бухгалтерского учета.

Источники
  • https://aktinfo.com/rezultatah-inventarizatsii/
  • https://assistentus.ru/forma/0504835-akt-o-rezultatah-inventarizacii/
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/496223/
  • https://premium-vs.ru/akt-o-rezultatah-inventarizacii/
  • https://k-nt.ru/provodki/akt-po-itogam-inventarizacii-obrazec.html
  • https://www.audit-it.ru/articles/account/buhconcret/a65/927208.html
  • https://PravoDeneg.net/buhuchet/uchet/zaklyuchenie-inventarizatsionnoj-komissii-obrazets.html
  • https://okbuh.ru/inventarizatsiya/akt-o-rezultatah-inventarizatsii-obrazets-zapolneniya

tett
Зарплатто.ру - сайт о зарплатах и доходах, деньгах и финансах
0 0 голоса
Article Rating
Подписаться
Уведомить о
guest

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.

0 Комментарий
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
0
Оставьте комментарий! Напишите, что думаете по поводу статьи.x
()
x
Adblock
detector