Как правильно заполнить форму С-09-3-2 в 2024 году

Кратко об обособленном подразделении

Обособленным считается подразделение компании вне её основного адреса, где более месяца работает хотя бы один человек. Такая структурная единица не является самостоятельным юридическим лицом, тем не менее информация о нём вносится в ЕГРЮЛ. До 2016 года сведения об ОП было необходимо отражать и в уставе, поэтому организациям, работающим с тех пор, при закрытии подразделений приходится вносить изменения и в него.

Обособленное подразделение не имеет собственного имущества, его руководитель назначается головной компанией. Задача филиалов и представительств – представлять основную организацию и действовать в её интересах.

Чтобы закрыть обособку, нужно подготовить документы, уволить сотрудников и зарегистрировать изменения. Это делается в несколько этапов. Предлагаем алгоритм ликвидации обособленного подразделения 2021 года.

Что такое обособленное подразделение

Определение и текущее понятие обособленного подразделения закреплено в статье 55 ГК РФ. Это структурное отделение или представительство юридического лица, которое располагается вне основного места нахождения компании. Обособленное отделение наделено полномочиями представлять и защищать интересы головного учреждения.

Выделенное структурное подразделение не становится новым юридическим лицом. Оно не имеет соответствующих прав и полномочий, не наделяется имуществом. Руководителя филиала назначает дирекция головного учреждения. ОП действует на основании устава и положений, утвержденных от имени юридического лица.

Статья 11 НК РФ устанавливает, что обособленным признается любое структурное подразделение фирмы, в котором созданы стационарные рабочие места (сроком более 1 месяца).

Создание регламентировано Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ. Для создания требуется решение собственников фирмы. Решение принимают путем проведения голосования. Необходимо собрать как минимум 2/3 от общего числа участников, чтобы считать решение принятым. Предусмотрен и аналогичный порядок закрытия обособленного подразделения в 2021 году путем проведения голосования.

Виды подразделений, которые могут быть закрыты по С-09-3-2

На второй странице формы даётся выбрать с помощью проставления цифры в соответствующую ячейку, какой вид подразделения мы закрываем, всего их три:

1. филиал;
2. представительство;
3. иное обособленное подразделение.

Принятие решения о закрытии

Всё начинается с того, что головная организация принимает решение о закрытии обособленного подразделения. Если это филиал или представительство, то требуется решение от собственников головной организации. В обществах с ограниченной ответственностью для этого следует провести общее собрание участников. Закон об ООО прямо этого не требует, однако проводить собрание нужно при открытии таких подразделений. Соответственно, и при закрытии лучше позаботиться о коллективном решении собственников компании.

Проголосовать за открытие обособленного подразделения должны как минимум 2/3 учредителей. Опять же, по части его ликвидации требований к числу проголосовавших нет. Поэтому будет достаточно простого большинства голосов.

А как закрыть ОП, не являющееся филиалом или представительством? Для этого решение собственников не нужно. То есть в ООО нет необходимости проводить собрание участников – достаточно будет решения руководителя основной организации.

После принятия решения оформляется распоряжение или приказ о прекращении деятельности обособленного подразделения. В нём следует указать, с какой даты оно перестаёт действовать, назначить лиц, ответственных за закрытие, и распределить между ними обязанности.

Что нужно сделать для закрытия

Инструкция, напрямую зависит от статуса обособленного подразделения. Если оно признано филиалом или представительством, и сведения о нем внесены в учредительные документы, то порядок закрытия усложняется. Если проводится закрытие ОП организации без выделенного баланса и расчетного счета, процедура проще.

Ликвидация подразделения и ликвидация организации — это кардинально разные процедуры. Например, при ликвидации деятельности назначают ликвидатора, публикуют оповещение в СМИ, работают с кредиторами по погашению долгов, сокращают работников, утверждают ликвидационный баланс. И только выполнив все обязательные условия, обращаются в ФНС с просьбой о снятии с регистрационного учета.

Основные действия, или что нужно для закрытия обособленного подразделения в 2021 году:

1. Принять соответствующее решение большинством голосов участников.
2. Издать приказ о ликвидации ОП.
3. Уведомить работников о прекращении деятельности ОП.
4. Оплатить госпошлину, если сведения о филиале или представительстве были отражены в учредительных документах.
5. Исключить информацию о филиале, представительстве из учредительной документации.
6. Подать в ИФНС уведомление о закрытии.

Шаг 1. Принимаем решение

Решение о прекращении деятельности через филиал или представительство принимают собственники организации. В ООО проводится общее собрание участников (если их несколько). На голосование ставится вопрос о ликвидации ОП. Чтобы решить его положительно, достаточно простого большинства голосов. В ходе собрания составляется протокол, на основании которого будут зарегистрированы изменения. Если собственник один, он принимает единоличное решение о закрытии обособленного подразделения.

Иное обособленное подразделение закрывается по решению руководителя организации. Поэтому первый шаг при ликвидации простого ОП пропускается.

Шаг 2. Издаем приказ

На основании принятого решения руководителю организации необходимо издать приказ или распоряжение. В документе указывается дата, с которой следует считать подразделение закрытым. Она подбирается таким образом, чтобы к тому моменту были решены все вопросы с кадрами. Кроме того, в приказе перечисляются работники, на которых возлагаются обязанности по закрытию ОП, а также прописываются зоны их ответственности.

Шаг 3. Уведомляем сотрудников

На основании приказа персонал уведомляется о предстоящем увольнении в письменном виде за два месяца. Каждый из работников должен получить соответствующее уведомление под подпись. О переводе в другое ОП (например, если оно в ином населенном пункте) нужно предупредить в тот же срок. Разумеется, сотрудник вправе выразить несогласие.

Шаг 4. Подготовка документов для налоговой

Следующий этап — подготовка стандартизированного уведомления о закрытии обособленного подразделения в ФНС. Для этого используйте бланк КНД 1111052. Форма С-09-3-2 утверждена Приказом ФНС России от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@ (ред. от 19.10.2021).

Обратите внимание, что пошаговая инструкция, как закрыть обособленное подразделение в 2021 году, предусматривает и оповещение внебюджетных фондов. Если филиал, представительство или ОП были зарегистрированы в ФСС и ПФР, то необходимо подать уведомления контролерам из внебюджетных фондов.

Шаг 5. Сдать отчетность и заплатить налоги

Следующий этап прекращения деятельности — оплата налогов и сборов в бюджет и предоставление отчетности. После даты снятия ОП с учета необходимо выполнить обязательства налогоплательщика в полном объеме.

Что сдавать и когда:

1. Расчет 6-НДФЛ оправьте в ФНС за квартал, в котором ОП было снято с учета. Срок сдачи обычный. За следующие отчетные кварталы подавать нулевые отчеты 6-НДФЛ не нужно. Подробности — в Письме ФНС от 22.05.2021 № БС-4-11/9619@.
2. Справки 2-НДФЛ за работников ликвидированного ОП сдайте в обычные сроки. Если сотрудники перешли в другие филиалы компании, то подготовьте две справки 2-НДФЛ. Одну — на доходы, полученные в закрытом ОП, вторую — по новому месту работы.
3. Расчет по страховым взносам и расчет 4-ФСС заполните нарастающим итогом с начала года, до даты оптимизации ОП. В расчеты включите все выплаты, начисленные работникам в период функционирования представительства (до даты ликвидации).
4. Декларацию по налогу на прибыль по закрытому ОП заполняйте и за период ликвидации, и за следующие отчетные периоды, до самого конца года. Сдавайте декларационный отчет в ИФНС головной организации.

Как поступить с работниками

Одна из основных характеристик ОП — наличие обустроенных рабочих мест на срок более месяца. Закрыть подразделение с сотрудниками нельзя — предварительно нужно их уволить, перевести либо переместить на работу в другое ОП либо головную компанию. Есть определенные нюансы, связанные с тем, в какой местности находится подразделение:

1. ОП расположено в том же населенном пункте, что и сама организация. В этом случае в трудовых договорах обычно не указывают, что работник нанимается в конкретное подразделение. Если это так, то его назначение в другое ОП в том же населенном пункте будет считаться не переводом, а перемещением. Это можно осуществить даже без согласия работника. Если подходящих вакансий нет, то увольнять его следует по сокращению штата (пункт 1 части 1 статьи 81 ТК РФ).

Если же в договоре указано, что местом работы является конкретное подразделение в том же населенном пункте, то перевести сотрудника в другое ОП можно только с его письменного согласия.

2. ОП расположено в ином населенном пункте. В трудовом договоре всегда отражается место работы, включая указание на подразделение и место его нахождения. Если это ОП закрывается, применяется положение Трудового кодекса об увольнении в связи с ликвидацией (пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ).

При увольнении по сокращению штата либо при ликвидации персонал следует уведомить в письменном виде не менее чем за два месяца. Именно с этим связана длительность процедуры закрытия обособленного подразделения.

Что нужно сделать перед написанием заявления

Перед заполнением документа нужно оплатить госпошлину за закрытие. Она составляет 160 рублей.

Если на ИП работают сотрудники, то необходимо уведомить их о закрытии минимум за две недели. Желательно в письменном виде. Иначе это будет нарушением трудового законодательства.

Также нужно определиться со способом подачи заявления. Подать его в местный орган ИФНС можно в бумажном виде, по почте или в электронном виде. Но сделать это через портал Государственных услуг в настоящее время нельзя. У налогового органа есть свой сайт и соответствующий раздел в нем. Заявление о закрытии ИП там подать можно, но для этого нужно иметь собственную ЭЦП. Если электронной печати нет, то придется действовать по старинке, в бумажном варианте.

Требования к заполнению

Бланк будет знаком тем, кто подавал заявление на открытие ИП. Требования к заполнению:

• Все буквы необходимо вписывать в бланк только в печатном виде.
• Все буквы должны быть заглавные.
• Приемлемо заполнение только черной ручкой, с максимальной яркостью оттенка. Это связано с тем, что обработка заполненного документа будет проводиться машинным способом.
• Каждый знак (в том числе точки, запятые, двоеточия и пробелы) нуждаются в отдельной клетке.
• Информация должна полностью совпадать с уже имеющимися в системе данными. Номера удостоверений, паспортов, ОГРНИП, ИНН и другие данные недопустимо коверкать. Несовпадение хотя бы одного знака приводит к отмене принятия документа.
• Сокращения и переносы возможны только в соответствии с правилами русской орфографии.
• Дублирующаяся информация не приветствуется.

Какие документы понадобятся для подачи

При изъявлении желания прекратить свою деятельность в качестве индивидуального предпринимателя обязательно понадобится российский паспорт и при наличии паспорт представителя (доверенного лица). Последним может выступать родственник, друг или нанятый для этой цели специалист: юрист, адвокат и пр. Также будут нужны нотариально заверенные копии либо оригиналы ИНН, ОГРНИП юридического лица.

Еще один важный момент – свежая (не позднее пяти рабочих ней с даты подачи заявления) выписка из ЕГРИП. Без нее заявление о закрытии ИП не могут принять в налоговом органе.

Стоимость получения выписки у нас в стране колеблется от 200 до 500 руб.

Инструкция по заполнению заявления С-09-3-2

Порядок оформления бланка закреплен Приказом ФНС России от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@. Если фирма решила ликвидировать сразу несколько ОП, то придется заполнить заявление о снятии с учета обособленного подразделения в 2021 году на каждое.

Структура формуляра предусматривает заполнение двух страниц. Это титульный лист или лист 1, в котором раскрывается идентификационная информация о головном учреждении. Второй лист отражает сведения о закрытии представительства, филиала или обособленного подразделения.

Составные части заявления

С 2013 года существует упрощенная его форма. Она включает в себя следующие графы для заполнения:

• номер ОГРНИП;
• отдельно – фамилия, имя, отчество;
• номер ИНН;
• кому и как выдается ответ на заполняемую бумагу: заявителю, его доверенному лицу, лично в руки или по почте;
• телефон;
• адрес электронной почты;
• подпись заявителя либо его доверенного лица;
• должность, подпись и ее расшифровка принимающего заявление сотрудника.

Если заявитель не передает документ лично, а предпочитает отсылать его по почте, то в бумаге отведено место для отметок нотариуса. Выполнить функции подтверждения документа также может любое уполномоченное лицо, имеющее право на заверение нотариального действия.

Важный момент! Ставить свою подпись нужно только в присутствии налогового инспектора. Если заявление будет отправлено по почте (и личное присутствие невозможно), то при постановке подписи должен присутствовать нотариус.

Для надежности указывается ИНН того, кто является гарантом подлинности заявителя. Последний пункт нужен для страховки при судебной практике по вопросам незаконного закрытия ИП. Вся нижняя четверть заявления оставлена под служебные отметки налоговых служб. Ее заполнять нет необходимости.

Заполнение полей формы С-09-3-2

Данная форма считывается машинно, поэтому, если вы заполняете ее от руки, используйте черную шариковую ручку и указывайте информацию печатными заглавными буквами. Одна ячейка рассчитана только под один символ, так что несколько символов в одном поле будут ошибкой. Сообщения с ошибками и исправлениями не принимаются.

Формы, которые подаются в электронном виде, должны быть заверены электронной подписью.
Лицом с правом подписи является либо руководитель компании (код 3), либо уполномоченный представитель (код 4).

Номера страниц указываются в четырехзначном формате, т.е. титульная страница — 0001, а первая страница приложения — 0002.
Приложение может быть приведено на стольких страницах, сколько представительств планируется закрыть. Эта цифра отражена в начале документа.

Количество закрываемых ОП равно количеству страниц в приложении и на 1 меньше, чем общее количество страниц в сообщении:

Обратите внимание! На первой странице указывается КПП основного юрлица, а в приложении — подразделения, подлежащего закрытию. Всегда проверяйте соответствие данных, чтобы случайно не закрыть работающее отделение. В случае ошибки можно подать заявление в ФНС, однако нет гарантии, что оно будет рассмотрено.

Данные по ОП должны совпадать с теми, которые были указаны в форме С-09-3-1 при открытии представительства.
Помните основные принципы заполнения документов, подающихся в налоговые и другие гос.органы: одна ячейка — один символ.

Если КПП филиала и ИНН уполномоченного лица отсутствуют, заполнять соответствующие поля не нужно.

Шаг 1. Заполняем лист 1

Начните заполнение с шапки титульного листа заявления С-09-3-2. Укажите ИНН и КПП головной организации. Это важно, в шапке документа указываем реквизиты фирмы, которая закрывает обособленное отделение или филиал.

Код налогового органа — это четырехзначный шифр территориального отделения ИФНС, в которую подают заявление. Код ИФНС определяется по месту нахождения головного учреждения.

Наименование и ОГРН — указываем реквизиты организации, закрывающей представительство. То есть вписываем наименование самого учреждения и его ОГРН.

Количество обособленных подразделений — указываем количество ОП, по которым принято решение о ликвидации (закрытии). Например, если фирма оптимизирует один филиал, то указываем в поле единицу. Если закрывается два и более представительства, то указываем соответствующее значение. При одновременной ликвидации нескольких ОП придется составить отдельное заявление на каждый субъект.

Указываем количество листов заполненной формы. Если есть приложения, то количество страниц вписываем в соответствующей форме. Например, если оформлением занимается доверенный представитель, то к заявлению придется приложить копию доверенности. Тогда в строке «Количество приложений» укажем число страниц, на которых составлена доверенность.

Далее заполняем блок информации о представителе заявителя. Обычно это руководитель головного офиса либо его доверенный представитель. Выбираем нужный код из предложенных вариантов. Указываем 3 — если заявление подписал сам генеральный директор. Код 4 вписываем, если сообщение подает представитель.

Вносим Ф.И.О. заявителя. Отчество вносим при наличии. Указываем личный ИНН директора или представителя, если заявитель имеет налоговое свидетельство, выданное в ФНС. Номер контактного телефона и адрес электронной почты вписываем в стандартном режиме.

Правую часть блока оставьте незаполненной. Этот раздел титульного листа оформляет принимающий налоговый инспектор.

Шаг 2. Оформляем лист 2

Переходим к заполнению второго листа заявления С-09-3-2. Шапку заполняем аналогично — указываем ИНН и КПП головного офиса фирмы. Рядом указываем номер страницы, в нашем случае — 0002.

Теперь раскрываем сведения о ликвидируемом ОП. Вписываем его КПП и указываем наименование филиала. Отметим, что для некоторых обособленных подразделений специального наименования не предусматривают. Если названия нет, то поставьте в поле прочерки.

Далее вписываем адрес местонахождения структурного отделения. Указываем:

• индекс;
• код региона;
• район;
• город;
• населенный пункт;
• улицу;
• номер дома, корпуса и квартиры.

Если информация для заполнения отсутствует, то поставьте прочерки в полях заявления С-09-3-2.

Теперь следует определить категорию ликвидируемого отделения. Если это филиал, тогда указываем код «1». Для оптимизируемого представительства выбираем код «2». При закрытии иного ОП — код «3».

Вписываем дату принятия решения о ликвидации ОП в соответствии с распоряжением собственников компании. Заверяем формуляр подписью заявителя.

Как заполнить форму Р26001

Заявление Р26001 заполняется по единым правилам для всех регистрационных форм:

1. При заполнении от руки все буквы должны быть заглавными печатными, вписанными чёрными чернилами. Для каждого символа предназначено отдельное знакоместо, пустые клеточки заполняются прочерками.
2. При использовании компьютера допускается только шрифт Courier New высотой 18 пунктов. Цвет шрифта также чёрный, буквы заглавные, но прочерки в пустых клеточках в этом случае необязательны.
3. В пункте 2 надо выбрать способ получения документов о снятии с регистрационного учёта (лично, по почте или через доверенное лицо).
4. Заявление Р26001 заранее не подписывают. Подпись заявителя должен удостоверить сотрудник ИФНС или нотариус.

Куда подавать заявление

Заявление Р26001 о прекращении предпринимательской деятельности подают в официальный регистрирующий орган. Обычно это специальная налоговая инспекция, занимающаяся регистрационными процедурами. Найти контакты этой ИФНС можно через сайт nalog.ru. Кроме того, заявление принимают многофункциональные центры вашего региона.

Вместе с заполненным заявлением предприниматель подает квитанцию об уплате госпошлины на 160 рублей и свой паспорт для удостоверения личности. В статье 22.3 закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» указан ещё один необходимый документ – подтверждение подачи сведений о страхователе в ПФР.

Однако на практике обращаться в Пенсионный фонд при снятии с налогового учёта предпринимателю не обязательно. В законе сделана оговорка, что если этот документ представлен не будет, то нужную информацию об уплате взносов налоговая инспекция получит сама по межведомственному запросу.

Уведомлять о прекращении предпринимательской деятельности своих контрагентов тоже необязательно. Долги по бизнесу, если они есть, придётся оплачивать в любом случае, но уже как обычному физическому лицу.

Варианты подачи документов на прекращение предпринимательской деятельности следующие:

1. Личное посещение предпринимателем налоговой инспекции или МФЦ;
2. Почтовое отправление ценным письмом, в этом случае заявление Р26001 надо заверить у нотариуса;
3. Подача документов через доверенное лицо (знакомого, родственника, юриста). Для этого у нотариуса надо не только заверить само заявление, но и оформить на представителя доверенность.
4. Через сайт ФНС, заверив заявление квалифицированной электронной подписью.

Через 5 рабочих дней после подачи формы Р26001 предпринимателя снимут с учёта, о чем в ЕГРИП будет внесена cсоответствующая запись.

Сроки и особенности подачи формы С-09-3-2

Сообщение С-09-3-2 подается не позднее, чем за три дня после того, как было вынесено решение о закрытии филиала. Копия этого решения, равно как и документ, удостоверяющий личность руководителя (доверенность на представителя) прилагается к документу. Напоминаем, что за несвоевременно поданную форму налагается штраф за каждый день просрочки.

В случае, если ликвидируется не ОП, а филиал, следует, кроме прочего, приложить к сообщению копию решения о внесении изменений в уставной документ, форму Р13002 или уведомление об изменениях в Уставе и форму Р14001.

После того, как документы были сданы, уйдет 3-5 дней на получение уведомления о закрытии обособленного подразделения.

Важные нюансы

К заявлению должна быть прикреплена (на скрепку или скобу степлера) квитанция об оплате госпошлины (160 руб.). Если закрытие ИП производится лично, а подпись на заполненном бланке ставится в присутствии налогового инспектора, то можно не пользоваться услугами нотариуса.

Срок обработки заявления составляет не более пяти рабочих дней с момента обращения. О состоянии конкретного заявления можно узнать онлайн, через сайт федеральной налоговой службы. Обязательно наличие действующей налоговой декларации. Подать ее необходимо, даже если она нулевая. Но юридическая тонкость этого момента в том, что это можно сделать как до подачи заявления о закрытии ИП, так и после.