Каковы плюсы и минусы использования онлайн-кассы?

Онлайн-касса: что это?

Так называют современный тип кассы, способной отправлять налоговикам данные о каждой осуществленной продаже. Для этого используется фискальный накопитель (официальное сокращение — ФН). Это чип, фиксирующий данные о сделке и отправляющий информацию налоговикам. Функцию посредника при отправке выполняет ОФД — оператор фискальных данных.

Есть три типа онлайн-касс:

1. Стационарная (физическая). Ее используют в обычных магазинах. Подходит она и для точки выдачи (пункта самовывоза) интернет-магазина. Выдает физические чеки.
2. Переносная физическая. Подходит для курьерской службы: можно доставлять товары и давать возможность клиентам оплачивать их по факту. Касса тоже печатает бумажные чеки.
3. Облачная. Функционирует автоматически, может обрабатывать одновременно несколько транзакций и работать 24/7. Подходит для онлайн-оплат через сайт. Все чеки, естественно, появляются в электронном виде.

Облачная касса, по сути, тоже физическая. Просто оборудование для ее работы находится не у бизнесмена, а у компании-производителя. Она сдает функционал этих касс в аренду бизнесу.

Как работает онлайн ККТ

Онлайн касса – аппарат с фискальным накопителем, который передает данные финансовых расчетов в режиме онлайн сначала в фискальному оператору, а затем в налоговую службу. Таким образом, данные о движении денег моментально передаются в контролирующие органы.

Цель нововведения – создание автоматизированной системы учета доходов и расходов, а также контроля деятельности предпринимателей со стороны налоговых органов.

Порядок и правила применения новых ККТ регламентируются Федеральным законом №54-ФЗ, действующие поправки к которому были подписаны президентом РФ 5 июля 2016 года.

Оплата на сайте (интернет-эквайринг)

Для этой цели подойдет стационарная или облачная касса.

• За стационарной будет работать кассир (менеджер сайта). Он будет отслеживать заявки на сайте. После чего «пробьет» каждую покупку и приложит к заказу физический чек.
• Облачная касса работает без кассира. После оплаты она автоматически формирует электронный чек и отправляет его покупателю: на e-mail или телефонный номер.

Оплата курьеру

Подойдет переносная физическая онлайн-касса. Провести покупку и выдать чек можно только после оплаты заказа. Курьер может принимать наличные или, если оснастить его мобильным терминалом, оплату картами банков.

Есть исключение. Если компания пользуется услугами сторонней курьерской службы (например, для отправки покупок наложенным платежом), и курьеры этой компании ведут расчеты с покупателями, онлайн-касса бизнесу не нужна. Нужен только договор с этой службой.

Плюсы

1. Экономия

Старые «офлайновые» кассы стоили от 10 тысяч рублей, а их обслуживание (включая замену ленты ЭКЛЗ и техподдержку) обходилось в 8-12 тысяч рублей ежегодно.

Допустим ипэшник покупает новую кассу за 30 тысяч рублей (вместе с установкой), а старую кассу выкидывает. Государство возвращает предпринимателю 18 тысяч, так что итоговые затраты на обновление составляют 12 тысяч рублей. Дальше ипэшник тратит на обслуживание 5 тысяч рублей в год вместо тех 10 тысяч, которые он тратил на офлайновую кассу.

Несложно подсчитать, что за два с половиной года установка новой кассы окупится, и ипэшник начнёт экономить по 5 тысяч рублей в год. Если же учесть, что онлайн-касса будет работать без фискального накопителя (который надо было менять каждые три года), экономия получится ещё более весомой.

2. «Большие данные»

Обновляемые в режиме реального времени данные по всем розничным продажам в стране — это отличный инструмент для управления экономикой. Это та самая модная сейчас «бигдата», в обработку которой вкладывают такие большие деньги все крупные корпорации.

Как знать, если бы 40 лет назад у нас были такие инструменты, может быть, судьба СССР сложилась бы совсем по-другому. Впрочем, это тема для отдельной статьи, которую я, может быть, напишу позже.

3. Честная конкуренция

Чем плохи налоги для честного предпринимателя? Тем, что делают его менее конкурентоспособным. Если вы продаёте мыло за 100 рублей, то ваш не платящий налогов конкурент может поставить цену в 90 рублей, после чего покупатели пойдут к нему.

Если онлайн-кассы принудят моих конкурентов платить налоги, мои цены станут более приятными для покупателей.

4. Автоматизация

Так как онлайн-кассы будут автоматически отправлять все данные в налоговую, работы у бухгалтеров убавится. Не нужно будет, например, вести кассовую книгу и сохранять Z-отчёты. Большую часть вопросов по кассам можно будет решать с налоговой удалённо.

Проверок, полагаю, также станет поменьше — хотя, справедливости ради, малый бизнес последние лет 10 и так практически не трогают. Наконец, у предпринимателей появится полная и актуальная статистика по продажам, что позволит им лучше управлять собственным бизнесом.

Сейчас, для справки, большая часть предпринимателей представляет себе движение товаров в своей организации очень примерно и с большой задержкой.

5. Сокращение расходов государства

Россия не является первопроходцем в деле внедрения онлайн-касс, в Южной Корее, например, онлайн-кассы заработали ещё в 2005 году. На основании опыта других стран можно предположить, в чём именно государство выиграет.

Контролировать предпринимателей через интернет будет проще и дешевле — меньше придётся тратиться на выездные проверки и на поиск ошибок в отчётах предпринимателей. Налоговые сборы также немного возрастут: прятаться от уплаты налогов станет сложнее.

Плюсы для ФНС

Преимущества онлайн касс для ФНС очевидны:

• Повышение прозрачности операций — служба будет знать обо всех операциях по кассам
• Уменьшение «серого» оборота в розничной торговле — предпринимателю будет сложнее провести выручку мимо кассы и уклониться от налогов
• Увеличение эффективности налогообложения — можно будет проанализировать все операции по кассам предпринимателя и сопоставить их с уплаченными налогами
• Улучшение контроля над оборотом подакцизной (алкоголя, табака) и маркированной (автомобильные шины, духи, некоторая одежда, обувь, фотокамеры и другая) продукции

Плюсы для предпринимателей

Плюсы онлайн кассы для ИП и компаний тоже весьма очевидны:

• Зарегистрировать кассу теперь можно без визита в налоговую службу — все операции можно провести в режиме онлайн на сайте ФНС
• Не обязательно заключать договор с центром технического обслуживания
• Не нужно постоянно передавать данные о транзакциях в ФНС — вся информация будет отправляться автоматически в режиме онлайн
• Уменьшается число проверок благодаря передаче данных об операциях в режиме реального времени
• Фискальный накопитель, в отличие от ЭКЛЗ, нужно менять реже — новые устройства выпускаются со сроком действия 13, 15 или 36 месяцев

Плюсы для покупателей

Использование онлайн кассы положительно скажется и на покупателе. Теперь, в случае утери бумажного чека он сможет всегда найти свой электронный чек и с его помощью решить любой спорный вопрос или оформить возврат товара. Найти электронную версию достаточно просто — достаточно ввести его номер в специальном сервисе ФНС или считать QR-код на бумажной версии. Интернет-магазины теперь также должны будут выдавать чеки — это поможет разрешать споры, связанные с доставкой или заменой товара.

Онлайн-кассы: расход или экономия

Рассматривая плюсы и минусы онлайн-кассы, важно отметить, что применение современной кассовой техники — обязанность, установленная законом № 54, которую нельзя игнорировать.

Серьезный «материальный» минус онлайн-касс — сэкономить на стоимости самого кассового аппарата не получится. Потратиться придется в любом случае на:

• приобретение новой кассы или модернизацию используемого оборудования;
• оплату услуг оператора фискальных данных;
• подключение к интернету;
• иные расходы (на регулярную замену фискального накопителя, обслуживание программного обеспечения и др.).

В то же время исчезнут ежегодные расходы на замену ЭКЛЗ с одновременным появлением более редких по времени затрат — по замене фискального накопителя, срок службы которого составляет для разных моделей 13 и 36 мес.

Законом не предписано обязательное обслуживание кассовых аппаратов в центрах технического обслуживания — то есть исчезнет и эта статья расхода. Кроме того, применение онлайн-касс избавляет пользователей кассовой техники от оформления отдельных видов кассовой отчетности — какой именно, расскажем далее.

Как онлайн-кассы помогают облегчить жизнь бизнесу

Применение онлайн-касс избавляет фирмы и ИП от оформления целого комплекта кассовой отчетности (но не от кассовой первички).

Пользователям кассовой техники необходимо учесть, что:

1. Закон № 54-ФЗ не предусматривает обязательного применения унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (дополнительно см. разъяснения в письмах Минфина России от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@).

2. К кассовым утвержденным унифицированным документам в данном случае относятся:

• журналы (КМ-4, КМ-5, КМ-8);
• акты (КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-9);
• справки и сведения (КМ-6, КМ-7).

3. В прежнем порядке необходимо оформлять кассовую книгу, приходные и расходные ордера.

Недостатки перехода на онлайн-кассы

Переход на новый вид касс имеет несколько недостатков. Для многих предпринимателей основной минус – это необходимость дополнительных затрат, особенно критичных для малого бизнеса:

• На покупку новых ККТ или обновление уже имеющихся
• На обучение сотрудников, чтобы они могли работать на новом оборудовании
• На оплату посреднических услуг ОФД
• На покупку фискального накопителя
• На оформление электронной подписи для онлайн-регистрации кассы
• На подключение онлайн-кассы к интернету

Негативным моментом можно считать и постоянное давление со стороны государства, так как при введении онлайн кассы все совершаемые кассовые операции будут немедленно отражаться в ФНС, и последствия от ошибки могут возникнуть значительно быстрее. За отсутствие кассы нового образца или нарушение правил ее использования установлены достаточно крупные штрафы. Получается, что предприниматель или торговая организация будет находиться под постоянным контролем.

Несмотря на все недостатки, можно с уверенностью сказать, что онлайн кассы значительно улучают работу магазинов, заведений и предприятий сферы услуг.

Что изменится с точки зрения бухгалтерии?

Как налоговики способствуют облегчению процесса перехода на онлайн-кассы

Налоговой службой предпринимаются определенные шаги, способные хотя бы частично нивелировать сложности перехода на онлайн-кассы. Например, налоговики:

1. Предоставляют возможность фирмам и ИП воспользоваться упрощенной процедурой регистрации и перерегистрации кассового оборудования.

2. Расписывают алгоритмы переходных процедур.

3. Предупреждают о возможных технических сложностях.

4. Выпускают разъяснительные письма и видеоролики.

5. Открывают горячие линии для ответов по телефону на актуальные вопросы, связанные с онлайн-кассами.

Покупка или аренда онлайн-кассы?

Приобретать единоразово или ежемесячно платить за использование? Рассмотрим плюсы и минусы каждого способа.

Собственная онлайн-касса

Ее достаточно купить и зарегистрировать.

Плюсы:

• Никаких дополнительных оплат.
• Если касса уже не нужна — ее можно продать.
• Интернет-магазин может использовать ее в пункте выдачи заказов.

Минусы:

• Необходимость единоразово выложить достаточно крупную сумму (в среднем от 15 тыс. рублей).
• Техническое состояние аппарата — ответственность владельца. Обслуживание и ремонт оплачивает он. Если касса сломается, придется остановить продажи (или покупать вторую).

Арендованная онлайн-касса

Как мы уже выяснили, в аренду берут облачные онлайн-кассы.

Плюсы:

• Доступная цена (в том числе для малого бизнеса). В среднем от 1400 рублей в месяц.
• За обслуживание и исправное состояние оборудования отвечает владелец (арендодатель).
• Подключение, договор с ОФД и регистрацию тоже обеспечивает арендодатель.
• Если касса сломалась, ее заменят на другую.

Минусы:

• Затраты в результате выше: за кассу нужно платить ежемесячно.
• Облачная касса не подходит для физического пункта выдачи товаров.

Вопрос-ответ

Итоги

Основной минус онлайн-кассы — дополнительные издержки: материальные (на покупку касс, подключение к интернету) и организационные (необходимость заключения договора со спецоператором).

Среди преимуществ новых кассовых аппаратов можно отметить: прозрачность работы бизнеса, сокращение нелегального денежного оборота, снижение числа «кассовых» налоговых проверок и др.