Можно ли начать применять универсальный передаточный документ с середины года?

Что представляет собой УПД

Согласно Письму ФНС № ММВ-20/3-96@ от 21.10.13 г. УПД – единый документ, объединяющий все обязательные реквизиты счет-фактуры и первичной формы. Бланк разработан в соответствии с нормами стат. 169 НК и стат. 9 Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г.

Применение УПД носит рекомендательный характер. Предприятия вправе самостоятельно решать, каким образом вести документооборот хозопераций – с использованием универсального документа или в привычном формате. В свою очередь УПД можно оформлять для замены счет-фактуры и первичной формы (код статуса «1») или только в качестве первички (код статуса «2»). Подробные разъяснения по вопросам заполнения бланка приведены в приложениях к Письму ФНС. Так, составление УПД допускается в следующих случаях (перечень является открытым):

• При отгрузках продукции или товаров.
• При выполнении работ, а также на оказание услуг.
• По посредническим операциям (комиссия, агентские договора и т.д.).
• При транспортировке предмета сделки.
• При передаче имущественных прав и пр.

Если УПД заполнен по всем правилам и содержит обязательные данные, на основании этого документа можно принять к вычету НДС, обосновать расходы фирмы (в целях прибыли или другого налога), отразить в учете хозоперацию. В обязательном порядке составление универсального документа требуется закрепить в учетной политике организации.

Как учитывать выданные УПД

В «подвале» документа реализации (Реализация товаров и услуг, Оказание услуг или Корректировка реализации) появился специальный тумблер, который следует установить в положение УПД, если по договору с покупателем организация выдает универсальный передаточный документ (рис. 1).

Рис. 1. Выставление УПД

При этом автоматически регистрируется УПД (выданный счет-фактура в форме УПД) с номером, который присваивается программой при нумерации выданных счетов-фактур в хронологическом порядке. При выставлении покупателю УПД состав печатных форм ограничен — по кнопке Печать пользователь сможет распечатать УПД, а накладные, акты и счета-фактуры — нет.

Если тумблер не переключать в положение УПД, то счет-фактура регистрируется отдельно по кнопке Выписать счет-фактуру, как это было и в прежних версиях программы. В этом случае пользователю доступны все печатные формы.

Тумблер УПД также присутствует в документах передачи основных средств и нематериальных активов (Передача ОС или Передача НМА).

В последующих документах, выставленных покупателям, тумблер УПД будет устанавливаться автоматически (или не будет устанавливаться) в соответствии с выполненными ранее настройками.

Как учитывать полученные УПД

По такому же принципу отражаются УПД, полученные от поставщика. В «подвале» документов поступления (Поступление товаров и услуг, Поступление доп. расходов, Корректировка поступления и т. д.) тумблер следует установить в положение УПД, если от поставщика получен универсальный передаточный документ. При этом автоматически регистрируется УПД (полученный счет-фактура в форме УПД) с номером и датой документа, указанного в поле Документ №. Если тумблер не переключать в положение УПД, то порядок отражения документов от поставщика остается прежним: отдельно регистрируется номер первичного документа, отдельно — номер и дата счета-фактуры в соответствующем поле.

Тумблер УПД теперь также присутствует в документах поступления основных средств и нематериальных активов.

Программа запоминает выполненные настройки для конкретного договора с контрагентом. В последующих документах, полученных от поставщиков, тумблер УПД будет устанавливаться автоматически (или не будет устанавливаться) в соответствии с выполненными ранее настройками.

Как формировать акты сверки с УПД

Теперь акты сверки расчетов с контрагентами можно формировать с указанием реквизитов УПД, которым оформлена операция.

Напомним, чтобы выводить полные реквизиты комплекта выставленных и полученных документов в акте сверки расчетов, в документе Акт сверки расчетов с контрагентом (раздел Покупки или раздел Продажи — Акты сверки расчетов) на закладке Дополнительно требуется установить флаги:

• Выводить полные названия документов</em>;

• Выводить счета-фактуры.

В этом случае в Акте сверки расчетов с контрагентом будет выводиться и номер первичного документа, и номер счета-фактуры (как для полученных документов, так и для выставленных).

Но в прежних версиях программы при выставлении УПД в Акте сверки расчетов с контрагентом указывались два номера:

• системный номер документа — в качестве номера выставленного первичного документа;

• номер, указанный в поле Счет-фактура, — в качестве номера счета-фактуры.

В действительности же покупатель получал только один документ — УПД с номером, соответствующим номеру выставленного счета-фактуры. Поэтому контрагенты испытывали затруднения при проведении сверок. Теперь в Актах сверки расчетов с контрагентом указываются наименования документов программы и в явном виде либо номер счета-фактуры, либо номер УПД (рис. 2).

Рис. 2. Отражение УПД в акте сверки расчетов с контрагентом

Как найти номер выставленного счета-фактуры или УПД в списке документов

В прежних версиях программы «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 в списке документов реализации указывался только номер первичного учетного документа, выставленного покупателю (системный номер документа) и статус счета-фактуры (Проведен, Не проведен, Отсутствует или Не требуется). Номера счетов-фактур в списке не отображались. Теперь в журнал документов реализации товаров и услуг (раздел Продажи — Реализация товаров и услуг) в отдельной колонке выводится информация о номерах счетов-фактур или универсального передаточного документа (рис. 3).

Рис. 3. Номера УПД и счетов-фактур в списке документов реализации

Как перейти на универсальный передаточный документ

Когда фирма переходит на применение УПД, следует закрепить этот факт в учетной политике. Ведь универсальный бланк по своему статусу приравнен к первичке, а значит, его форма, сроки и регламент перехода должны быть утверждены письменно руководителем хозяйствующего субъекта.

Внести корректировки в учетную политику лучше с начала календарного года, то есть следующего отчетного года для целей бухучета. Если компания собирается выписывать УПД с середины года, дополнения требуется утвердить до начала предстоящего налогового периода по НДС (квартала).

Стоит ли уведомлять партнеров? Законодательством такая обязанность не установлена. Однако, в целях предотвращения возможных споров с контрагентами, рекомендуется уведомить постоянных покупателей о составление УПД вместо привычных бланков. Такое условие включается в содержание договора на сделку или в допсоглашение к текущему контракту. Далее приведем порядок действий при переходе на УПД:

1. Определитесь, по каким видам хозопераций составляется универсальная форма – перечень можно привести по видам деятельности, типам договоров или сделок. Если УПД планируется использовать в обособленном подразделении, разработайте соответствующий регламент для ОП.
2. Утвердите форму УПД – ФНС приводят в своем Письме рекомендуемую форму. Предприятия могут самостоятельно доработать бланк путем внесения нужных сведений. Обязательные реквизиты удалять не разрешается.
3. Назначьте лицо, ответственное за оформление УПД, – именно этот работник должен составлять и подписывать документ для оформления сделок.
4. Подготовьте распоряжение или иной документ о переходе фирмы на УПД.

Обратите внимание! Дополнительно рекомендуется составить подробную памятку для персонала о том, как заполнять УПД. Пропишите, кто составляет и подписывает бланк; как нумеруется документ; нужно ли заверять его печатью; как требуется корректировать форму при необходимости; в каком порядке организуется хранение и т.д.

Алгоритм перехода на УПД

Порядок перехода на УПД содержит несколько основных моментов:

1. Организации, желающей применять УПД, необходимо определить, по каким видам деятельности, сделкам или договорам документооборот заменят универсальным передаточным документом. ФНС рассматривает возможность применения УПД в первую очередь:

• при операциях купли-продажи;
• при оказании услуг;
• по договорам подряда;
• по договорам комиссии, поручения и агентирования;
• по договорам доверительного управления;
• в финансовой сфере и сфере НИОКР.

Однако, основываясь на специфике своей деятельности, компания может ввести УПД как для всей организации, так и по отдельным подразделениям или видам деятельности (например, только по продажам).

2. Далее организации следует разработать форму УПД и порядок ее заверения — кто подписывает УПД, будет ли форма заверяться печатью самой организации и печатью контрагента.

3. Целесообразно известить контрагентов о том, что организация будет применять УПД. В частности, с контрагентами потребуется решить следующие вопросы:

• подписать дополнительные соглашения к договорам на применение УПД;
• если в договорах изначально предусматривался формат и пакет первичных документов, необходимо внести изменения и в сами договоры (можно тем же допсоглашением);
• представить контрагентам проект УПД и согласовать порядок заверения документа с обеих сторон (подписи, печати);
• согласовать и зафиксировать порядок внесения исправлений в УПД — он должен быть единым у обеих сторон сделки, оформляемой УПД.

4. Подготовить приказ и внутрифирменные регламенты о переходе на УПД.

Типовой комплект документов при переходе на УПД

Подборка документов для введения УПД соответствует этапам перехода:

1. Утвержденная форма УПД (может быть приложением к общему приказу о переходе на УПД, но может и утверждаться отдельно).
2. Уведомления всем контрагентам о переходе на УПД. При этом следует учесть необходимость согласования УПД с каждым из них.
3. Внутренние нормативные акты по применению УПД. Например, инструкции для сотрудников, которые будут с УПД работать. Во внутренних документах следует закрепить порядок:

• нумерации УПД;
• подписания УПД;
• внесения исправлений в УПД;
• хранения УПД;
• исключения, когда вместо УПД оформляются другие документы (например, в случае отказа контрагента работать УПД).

Также следует внести соответствующие изменения в учетную политику.

4. Приказ о переходе на УПД. Он должен включать в себя все основные аспекты, перечисленные выше.

Как составить приказ о переходе на УПД

Документ заполняется в произвольном виде. Утверждает приказ руководитель организации. Ознакомьтесь с примерным образцом.

Приказ

«О переходе на УПД»

№ УП-3/12/2021 от 24.12.2021 г.

Для оптимизации документооборота ООО «Квант» и согласно Письму ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.13 г., Письму Минфина № 03-07-15/41644 от 07.10.13 г. ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С 01.01.2021 г. в ООО «Квант» ввести для документального оформления реализации товаров вместо составления отдельного счет-фактуры и накладной ТОРГ-12 универсальный передаточный документ УПД.
2. С 01.01.2021 г. использовать при расчетах с покупателями форму УПД, утвержденную учетной политикой ООО «Квант» на 2021 г.
3. Уведомить всех покупателей ООО «Квант» о переходе на УПД в срок до 30.12.2021 г.
4. Назначить ответственным лицом за оформление УПД менеджера ООО «Квант» Иванова И.И.
5. Ознакомить работников с инструкцией по работе с УПД.
6. Назначить ответственным лицом за составление инструкции по работе с УПД главного бухгалтера ООО «Квант» Сергееву М.А.
7. Главному бухгалтеру подготовить уточнения в учетную политику ООО «Квант» на 2021 г.

С приказом ознакомлены:

_____________/________________________/

_____________/________________________/

Генеральный директор ООО «Квант» ___________/Сафонов О.Г./

Итоги

Переход на УПД связан с решением ряда необходимых организационных вопросов. Для оптимизации процесса перехода желательно учесть их все и упомянуть в основном приказе о переходе на УПД.