Обзор онлайн-касс в 2024 года

Общая информация

Онлайн ККТ — современная кассовая техника, обязательная к применению в 1 июля 2017 года. Любые наличные расчеты за редким исключением должны проходить через онлайн-кассу Принципиальным отличием этого аппарата от моделей старого образца является наличие фискального накопителя (ФН). Это модуль памяти, который хранит информацию о продажах. Кроме того, он служит для исполнения основного назначения онлайн-ККТ — передачи этой информации в Налоговую службу. ФН бывают двух типов — на 13 и на 36 месяцев. Последние предназначены для спецрежимников и субъектов сферы услуг.

Еще одно новое понятие — оператор фискальных данных (ОФД). Это компания-посредник, обеспечивающая безопасную и бесперебойную передачу фискальной информации на сервер ФНС.

Устройство онлайн-кассы

Стандартная онлайн-касса состоит из следующих основных элементов:

• Фискальный накопитель. Это устройство, расположенное внутри кассового аппарата. Его функцией является регистрация и хранение информации о каждой покупке. Зафиксированные данные невозможно удалить или скорректировать, при необходимости, они могут быть запрошены ФНС. Фискальный накопитель имеет срок действия (15-36 месяцев), после истечения которого предприниматель должен заменить его на новое устройство, при этом старый ФН сохраняется в течение 5 лет.
• Вычислительный модуль. Это встроенные микросхемы или внешнее устройство, необходимое для обработки и передачи информации о покупке в ОФД.
• Средства коммуникации. Для трансляции данных ККТ должна быть оборудована портом Ethernet, 2G/3G модемом или Wi-Fi модулем. Для подключения к ПК, планшету или терминалу необходим USB-кабель или Bluetooth.
• Принтер чеков. Это прибор, предназначенный для печати бумажных кассовых чеков, которые выдаются покупателю.
• Устройства ввода-вывода данных: мышь, клавиатура, дисплей. Они могут быть встроенными или расположенными на внешних модулях.
• Аккумулятор. Это необязательный элемент ККТ, так как она может работать от электрической сети. В некоторых моделях аккумулятор не входит в основную комплектацию, но его можно приобрести и установить дополнительно.

Назначение и принцип работы

Онлайн-касса необходима и маленькому магазину, и крупному ритейлеру. Она выполняет несколько важнейших функций:

• передает сведения о кассовой операции в ФНС;
• печатает бумажные чеки и направляет их электронные варианты покупателям (на e-mail или номер телефона);
• хранит информацию о каждой покупке на фискальном накопителе.

Порядок работы онлайн-кассы довольно прост. Во время совершения операции устройство, постоянно подключенное к интернету, шифрует данные и передает их посреднику (оператору) фискальных данных. ОФД, в свою очередь, проверяет сведения и формирует фискальный признак – неповторимый номер кассового чека. Он передается в кассу, которая создает чек с этим номером и предоставляет его покупателю. В то же время, оператор фискальных данных отсылает информацию в ФСН. Все эти действия занимают несколько секунд. По данным, указанным в чеке, потребитель может отыскать его на сайте ОФД или ФНС и проверить данные.

Требования законодательства к онлайн-ККТ

Сверьтесь с реестрами

Налоговая служба на своем сайте ведет реестр контрольно-кассовой техники, которую можно применять на территории России. Самое первое, что нужно сделать перед выбором — свериться с этим реестром и убедиться, что рассматриваемые варианты применять разрешено. Также будет нелишним свериться с реестром фискальных накопителей и операторов фискальных данных.

Если приобрести технику, которая не вошла в реестр, равно как и заключить договор с неаккредитованным оператором, последует штраф. Его диапазон — от полутора до 10 тыс. руб. Хотя на первый раз можно отделаться и предупреждением.

Применяйте ККТ по адресу регистрации

При регистрации кассового аппарата в налоговой будет указан адрес ее установки. Применять технику разрешено только по указанному адресу. В чеке печатается место проведения расчета — оно должно совпадать с адресом регистрации. Если это соответствие не исполняется, то происходит нарушение закона 54-ФЗ, а именно статьи 4.2. По той же причине стоит воздержаться от применения одного кассового аппарата в двух точках продаж, если они имеют разные адреса.

Бывает, что кассовый аппарат применяется не для стационарной торговли. В этом случае при регистрации аппарата в ФНС необходимо указать, что он будет применяться для разностной или развозной торговли. В чеке же следует указывать адрес проведения расчетов.

Преимущества и недостатки

По мнению некоторых покупателей, онлайн-кассы усложняют ведение бизнеса и не приносят никакой пользы. На самом деле, это совершенно не так: устройства не только позволяют предпринимателю работать в рамках закона, но и вывести дело на новый уровень. Конечно, как и любое оборудование, они имеют плюсы и минусы.

Плюсы:

Минусы:

Во что обойдется установка онлайн кассы

Если модернизировать установленный кассовый аппарат, то в расходы войдет приобретение фискального регистратора и программного обеспечения, а также переоборудование кассы. Однако не все старые модели контрольно-кассовых устройств подлежат модернизации. Иногда приходится приобретать новую модель, что обойдется дороже.

Впрочем, этими расходами дело не ограничиться. Оплачивается и договор с ОФД, имеющими лицензию на услуги по передаче фискальной информации. Посмотреть список операторов фискальных данных можно на сайте ФНС. Если электронная подпись уже куплена, то новая онлайн касса бесплатно регистрируется в налоговой. Если нет, то регистрация через ОФД обойдется в две-три тысячи рублей.

Не стоит забывать и об оплате услуг интернет провайдера, ведь для передачи информации в режиме реального времени потребуется надежная интернет связь.

Онлайн-кассы бывают 4 видов

Смарт-терминалы – умные кассы, представляющие из себя базовый комплект автоматизации, с экраном, установленным ПО, устройством чекопечати и фискализации в одном корпусе.

Фискальные регистраторы — устройства, работающие только в составе POS системы, или при подключении к компьютеру с кассовым ПО.

Облачные решения обычно используются при фискализации платежей в сети Интернет.

Как выбрать онлайн-кассу

Чтобы понимать, на что следует обратить внимание при покупке, нужно изучить критерии выбора ККТ:

• Вид бизнеса. Для ИП, владеющих небольшими торговыми точками, важно, чтобы оборудование было недорогим и не занимало много места. Им будет вполне достаточно бюджетной автономной модели, работающей от сети или аккумулятора. Для курьерских служб, разъездной торговли и такси, следует приобретать легкие и износостойкие мобильные кассы. Крупные ритейлеры, как правило, не экономят и пользуются POS-системами, поддерживающими различные управляющие программы и оснащенные терминалами для безналичных расчетов.
• Производитель. Существует множество компаний, готовых предложить потребителю ККТ для любого вида бизнеса. Чтобы решить, товар какой фирмы лучше приобрести, стоит изучить рейтинг качественных устройств и ТОП лучших изготовителей, почитать советы простых покупателей и рекомендации экспертов. Лучшие производители, как правило, имеют высокий рейтинг и самые хорошие отзывы в интернете.
• Необходимость автоматизации. Перед приобретением следует подумать, требуется ли бизнесу автоматизация? Если касса нужна только для выбивания чеков, то нецелесообразно покупать дорогостоящее оборудование и переплачивать за ненужные функции.
• Клиентский поток. От количества покупателей зависит число чеков, которые кассовый аппарат будет ежедневно выбивать. Полезная функция – регулируемая ширина чека. Она пригодится в тех случаях, если он будет содержать много информации.
• Программа. Онлайн-касса должна быть совместима с программным обеспечением всех остальных устройств: весов, терминала эквайринга, сканера штрих-кодов. Для продажи алкоголя обязательна интеграция ККТ с ЕГАИС.

Тип бизнеса и выбор ККТ

ФНС допустила к применению довольно большой перечень ККТ. Многообразие аппаратов можно разделить на группы, причем по разным признакам.

В зависимости от типа торговли ККТ могут быть:

1. Автономные. Их еще называют моноблоками. Они имеют встроенный ФН и в течение определенного времени могут обходиться без электричества. Их удобно применять при расчете по месту нахождения покупателя, например, при доставке товара курьером.
2. Мобильные. Это устройство более продвинутого уровня. Его можно приобрести вместе с ФН, а можно и без него. Такой аппарат имеет сенсорный экран и оборудован сканером штрихкодов.
3. Стационарные. Это ККТ, которая устанавливается на точке продаж без возможности переноса. Она может быть оборудована прикассовыми весами, сканером, денежным ящиком.

В зависимости от работы с источником номенклатуры онлайн-кассы можно поделить на простые и усовершенствованные. Первые воспринимают информацию в виде таблиц формата xml и xlsx. Более продвинутые ККТ работают с товароучетными системами и сервисами, например, с Контур.Маркет. Назначение таких сервисов заключается не только в передаче номенклатуры на кассу, но и обратном получении данных о продажах. На основе этих сведений товароучетные системы пересчитывают остатки и составляют различную аналитику.

Взаимодействие ККТ с прочими устройствами и программами

ККТ — это не только аппарат, но и программное обеспечение. Причем у каждого производителя оно свое. В зависимости от того, какое ПО использует касса, она может поддерживать или не поддерживать периферийные устройства. Это сканер штрихкодов, прикассовые весы, терминал для проведения пластиковых карт. Таким образом, при выборе той или иной модели следует учитывать и способность работать с периферийными устройствами. Так, если при подборе аппарата для реализации услуг возможность подключения сканера штрихкодов роли не играет, то в торговле без него не обойтись.

Наименование и количество товара в чеке является необходимым условиям для организаций и ИП на ОСНО. Поэтому таким субъектам нужно либо всякий раз вносить эти данные в чек вручную, либо использовать источник номенклатуры, например, товароучетную систему.

Как найти кассу для определенного вида деятельности

Каждый бизнес, как и любая деятельность, обладает своими отличительными чертами, которые, в свою очередь, выстраивают определенный алгоритм работы и предъявляют к нему требования. Важно учитывать это при выборе автоматизированной техники, в том числе и онлайн-касс.

Кафе с небольшим потоком клиентов, например, подойдет фискальный регистратор, который будет выполнять все необходимые функции для расчетных операций. Такими кассами являются Атол 20Ф или Атол 30Ф. Они прекрасно справляются с небольшим потоком клиентов, обладая средней скоростью печати. Такая же касса подойдет для маленькой торговой лавки или островка в торговом центре.

В магазинах или заведениях общественного питания, которые работают со средним потоком клиентов, также подойдет фискальный регистратор. Однако важно, чтобы он мог взаимодействовать с ЕГАИС, если на точке реализуется алкоголь.

Бизнес, взаимодействующий с большим числом клиентов в день, нуждается в быстром кассовом устройстве с высоким уровнем производительности. Таким является Атол 55Ф, который представляет собой фискальный регистратор с высокой скоростью печати чеков.

Как выбрать онлайн-кассу для ИП

Чтобы решить, какая именно касса вам подходит, нужно ответить на шесть вопросов:

1. В каком режиме вы осуществляете торговлю — стационарная, мобильная или онлайн.
2. Какая интенсивность продаж за рабочую смену.
3. Ассортимент и количество позиций реализуемой продукции.
4. Нужно ли вам подключаться к ЕГАИС.
5. Планируете ли вы работать с маркированной продукцией.
6. Будете ли вы принимать безналичную оплату.

Стационарная касса — это ККТ, которая может работать только от электросети, а в качестве интернет-подключения, как правило, использует кабельный вариант. Подходит для магазинов, где не предполагается ведение выездной торговли или предоставление услуг курьерской доставки.

Фискальный регистратор (ФР) — такая касса подключается к управляющему устройству (компьютеру) и ее возможности практически не ограничены. Помимо этого, ФР сокращает время обслуживания клиентов — чеки распечатываются существенно быстрее, чем на мобильных ККТ. При большом ассортименте и проходимости торговой точки стоит обратить внимание именно на ФР.

Автономная касса — если вы не привязаны к месту, в вашем бизнесе задействованы курьеры или вы выбираете кассу для транспорта (даже если вы ИП), то подойдет онлайн-касса с аккумулятором. В этом случае интернет может подключаться через SIM-карту или по Wi-Fi.

Также нужно учесть, что при работе с подакцизными товарами или маркированной продукцией есть особенности:

• не все кассы могут работать с ЕГАИС;
• для маркировки нужно устройство с возможностью обновления ПО и печати тега «код маркировки».

Аренда онлайн-кассы в банке

Для небольшой или новой организации отличным решением станет аренда онлайн-кассы и оборудования. За её эксплуатацию клиент вносит ежемесячную оплату. Существуют различные тарифы для использования оборудования, которые предлагают банки. Одни включают в себя полное обслуживание онлайн-кассы и её доставку, другие только самое необходимое. При аренде оборудования, оно доставляется по всей территории страны.

Выбирая тариф с максимальным количеством обязательств со стороны банка, клиент получает готовый комплект, который достаточно подключить к сети. Также в большинстве случаев, помимо настройки и доставки, многие организации обучают сотрудников основным знаниям эксплуатации онлайн-кассы. Это необходимо для грамотного обслуживания посетителей. Также удобным является то, что клиент всегда может выбрать оптимальный срок аренды.

В чем плюсы аренды кассового аппарата:

• Не нужно платить сразу крупную сумму денег — аренда ККТ производится с помесячной оплатой.
• Готовое зарегистрированное оборудование готовое к эксплуатации — вам предоставят готовую зарегистрированную кассу со всеми необходимыми подключениями в короткие сроки. Вам не понадобится вникать в техническую сторону дела.
• Замена кассы при поломке — случается, что кассовые аппараты выходят из строя. Это происходит по разным причинам. С арендой, вам бизнес не будет простаивать, а вам тратиться на новую кассу. Оборудование заменят совершенно бесплатно.
• Техническое обслуживание и консультации — в Мультикас каждый день звонят клиенты с тысячами разных вопросов, которые мы помогаем решить безотлагательно. Так и в случае аренды, при возникновении проблемы не придется долго ждать.

Это только основные плюсы аренды. В каждом конкретном случае, на разных тарифах, могут быть и другие значительно более важные преимущества.

Что необходимо помимо онлайн-кассы

Сканер штрихкода

Необходим при большом ассортименте товаров и при работе с маркированными позициями. Во втором случае нужно приобрести 2D-сканер. Сканер является незаменимым инструментом при инвентаризации и идентификации товара, что ускоряет процесс осуществления подобных задач.

Эквайринговый терминал

Нужен для приема безналичных денежных средств. Позволяет расширить круг клиентов, поскольку в настоящее время значительная часть населения пользуется банковскими картами.

Денежный ящик

Денежный ящик хранит имеющийся в кассе наличные денежные средства и позволяет быстро рассчитываться с покупателем. Он может открываться с помощью ключа или с помощью кассовой программы.

Принтер этикеток

Является обязательным в бизнесе, если тот занимается реализацией или производством маркированных товаров. В иных случаях ускоряет процесс нанесения нужных о товаре сведений.

Как работает онлайн-касса в магазине розничной торговли

Алгоритм продажи с использованием онлайн-кассы можно представить следующим образом:

• клиент выбирает товар или услугу, совершает оплату наличными или карточкой;
• кассир регистрирует покупку, печатает чек на кассовом оборудовании и отдает его вместе со сдачей (возможен вариант отправки чека на e-mail или по SMS);
• после печати чека информация фиксируется на фискальном накопителе и оттуда в режиме реального времени направляется на сервер ОФД;
• ОФД передает сведения в налоговую.

Любому представителю сферы продаж следует понимать, как работает онлайн-касса в магазине розничной торговли. Новое оборудование дает продавцам ряд преимуществ. Во-первых, не нужно заключать договор с ЦТО на обслуживание ККТ. Во-вторых, зарегистрировать и ввести аппарат в эксплуатацию можно удаленно, без визита в ФНС. В-третьих, сокращается количество налоговых проверок — ФНС контролирует деятельность магазина в режиме онлайн. В-четвертых, ИП на ЕНВД и патентной системе вправе сократить налог на сумму покупки кассового оборудования — до 18 000 рублей.