Путевой лист грузового автомобиля: зачем нужен, образец 2024

Назначение

Бумагу необходимо оформлять не только по причине требований закона о ведении документации, но и по причине того, что этот бланк содержит важную информацию. В нем написаны технические особенности транспортного средства, последнее обслуживание и заправку. Также информация о водителе, его рейсе и времени трудового дня.

Исходя из этих данных, бухгалтерия начисляет заработную плату, поэтому важно правильно заполнить каждый пункт. Если в нем будут ошибки, то его можно признать недействительным. Все пункты должны быть заполнены в соответствии с данными, которые указаны в документации на автомобиль. Найти пример заполнения путевого листа грузового автомобиля можно на нашем сайте и сделать свой по аналогии.

Главные изменения в правилах заполнения путевых листов

Формы путевых листов

Путевые листы собственной разработки

Зачем нужна бухгалтерам информация, предоставленная в документе?

• Для начисления заработной платы водителю, исходя из сведений о почасовой работе;
• Для списания расходных материалов для амортизации транспортного средства и ГСМ;
• Для компенсации бензина или газа сотрудникам, которые используют личный транспорт для выполнения рабочих поручений.

Важно заполнить в соответствии с законодательными нормами, чтобы не возникло вопросов при начислении заработной платы. Посмотреть образец заполнения путевого листа 4 с можно на нашем сайте в любое время.

Бухгалтер предприятия обязан хранить бумаги каждого водителя не менее 5 лет. Он оформляется ежедневно, в отдельных случаях возможно оформление на срок до 1 месяца. Важно возвращать документ бухгалтеру после рабочего дня.

Основные моменты по работе с путевым листом по форме 4-П

Бланк путевого листа 4-П предназначен для фиксации работы водителя на грузовом автотранспорте, если ему начисляется заработная плата за отработанные часы. В документе содержится самая разнообразная информация, в том числе по самому водителю, транспортному средству, выполняемой работе, потраченному горючему и пр. В бухгалтерском учете он используется для начисления зарплаты сотрудникам, списания ГСМ и осуществления расчетов с контрагентами за произведенную транспортировку имущества.

Бланк путевого листа 4-П утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78, но обязательно его применять должны только автотранспортные организации. Все остальные юридические лица имеют право самостоятельно разрабатывать бланки путевых листов и использовать их в своей деятельности. Главное — включить в него обязательные реквизиты и закрепить документ в учетной политике организации.

Как работать с путевым листом

Заполняет бумагу уполномоченный на это сотрудник компании-владельца автомобиля — это может быть сам руководитель, бухгалтер или диспетчер. Делать это нужно до начала осуществления рейса, если его продолжительность больше, чем рабочая смена шофера, или до начала первого рейса, если за смену водитель делает не один рейс.

Если на один автомобиль оформляют несколько путевых листов, то дату, время и показания одометра указывают таким образом:

• в лист водителя, выезжающего первым, вносят данные при выезде с парковки;
• в лист водителя, заезжающего последним, — сведения при заезде автомобиля на парковку.

Важно! С 1 марта 2021 года, согласно приказу Минтранса РФ от 21 декабря 2021 года №467, начали действовать нововведения. В частности данные с одометра нужно снимать при выезде и въезде с «парковки» (а не с «гаража»). Штампы при проведении предрейсового медосмотра автомобиля можно не ставить. ФИО, даты и личной подписи специалиста будет достаточно. Это касается как врача, так и механика (диспетчера).

Формы путевых листов грузовиков содержат отрывные талоны. Часть сведений в них вносит заказчик, часть — исполнитель. Талоны нужны, что выставить заказчику счет за оказанные посредством грузового автомобиля услуги.

Все путевые листы после их закрытия хранятся в бухгалтерии у собственника автомобиля или арендатора. На основании информации из путевого листа бухгалтер рассчитывает заработную плату водителю и списывает затраты на ГСМ и эксплуатацию транспортного средства.

Отличительные особенности формы 4-П

Существуют различные формы оформления путевки для шофера, исходя из вида оплаты его труда. Согласно Постановлению №78 Госкомстата России, датированному 28 ноября 1997 г, в случае, если работа шофера грузового автомобиля оценивается по повременному тарифу (то есть зарплата платится за отработанный период, а не сдельно) применяется путевой лист форма 4-П. Ее удобно использовать в случае, когда дорога сопровождается регулярными остановками, и проблематично заранее просчитать объем грузоперевозок либо в случае, если во время одной рабочей смены единовременно доставляют груз к 2 заказчикам.

Требования к оформлению путевки

Унифицированный бланк государственного образца обязаны использовать автотранспортные предприятия, на балансе которых числятся грузовые машины. Остальные фирмы могут разработать свой собственный путевой лист 4-П бланк в соответствии с требованиями к оформлению первичных документов, изложенными в части 4-й Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011. Обязательным в нем будет только наличие 5 основных реквизитов:

• срок действия;
• номер и название;
• сведенья о владельце авто;
• информация о машине;
• данные о шофере.

Правила заполнения

С 1 марта 2021 г. путевки нужно оформлять до начала выполнения рейса, если его длительность превышает рабочую смену водителя, или до начала первого рейса, если за одну смену водитель успевает сделать несколько рейсов. В случае оформления нескольких путевок на одно ТС (если им пользуется несколько водителей) дату, время и показания одометра вносят в документы следующим образом:

• в путевку водителя, который выезжает первым, – данные при выезде ТС с парковки;
• в путевку водителя, который заезжает последним, – данные при заезде ТС на парковку.

В остальном заполнение путевого листа грузового автомобиля особой сложности не вызывает. В нем надо записать данные о дате выезда автомобиля и обязательно записать тип задания, это может быть:

• командировка;
• работа по графику;
• работа в выходные или праздничные дни;
• колонна;
• бригада;
• и т. п.

Обязательным условием является точная информация о ТС и его водителе: надо вписать регистрационный номер, марку и гаражный номер ТС, данные на прицеп, если он используется, а также Ф.И.О. водителя и сведения о его удостоверении. Все нюансы заполнения покажет образец: как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля 2021 (вы можете скачать заполненный образец и использовать форму, поменяв реквизиты).

Данные о транспортном средстве и водителе заполняются так:

Графа «Задания водителю» также не должна вызывать сложностей. В ней следует вписать адреса и названия всех заказчиков, а также указать расстояние до каждого пункта назначения и отметить количество рейсов. Также проставляется время прибытия и убытия ТС.

Раздел о движении горючего содержит поля для заполнения марки горючего, кода этой марки, времени работы двигателя ТС и специального оборудования, которое на нем установлено. Обязательно нужно знать и вписать коэффициент изменения нормы расхода топлива, если ТС эксплуатируется в особых условиях, например, в мороз. Все заполненные графы заверяются подписями ответственных лиц.

Путевые листы хранятся в бухгалтерии у владельца или арендатора транспорта. На основе путевого листа ведется учет работы автомобиля, поэтому их желательно хранить вместе с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки. Принимает путевки у водителей механик или диспетчер. Если произошли какие-то поломки, то в графу «Отметки» такое уполномоченное лицо вносит информацию о произведенном ремонте, его стоимости, а также запасных частях, которые были использованы. На основании этих данных бухгалтерия, куда обязательно подлежат сдаче путевка, должна рассчитать зарплату, а также затраты на эксплуатацию ТС.

Порядок заполнения путевого листа по форме 4-П

Правила заполнения путевого листа по форме 4-П содержатся в Постановлении № 78. Бланк содержит лицевую и оборотную стороны, которые заполняются таким образом:

Заполнение лицевой стороны

На лицевой стороне документа проставляется следующая информация:

1. дата и наименование документа;
2. сведения об организации (наименование, телефон, адрес, режим работы, коды колонны и бригады);
3. информация о транспортном средстве (марка, государственный и гаражный номера)
4. ФИО водителя, данные его водительского удостоверения, лицензионной карточки;
5. работа водителя и автомобиля (время и даты выезда из гаража и заезда, показания спидометра);
6. движение горючего (марка и ее код, остаток при выезде и заезде, выдано и сдано, время работы транспорта);
7. задание водителю (по какому адресу и в какое время он должен привезти груз);
8. подписи ответственных сотрудников, в том числе:

— водителя о принятии и возврате грузового автомобиля;

— диспетчера о проверке водительского удостоверения и выдаче горючего;

— медработника о проведении медосмотра водителя;

— механика или контролера о проверке технического состояния транспортного средства;

9. талон первого и второго заказчиков (заполняются владельцем автомобиля). Заполняются таксировщиком для расчета зарплаты водителя и включают информацию об отработанном времени и пройденном километраже.

При наличии каких-либо дополнительных моментов, связанных с ДТП или ремонтом, информация проставляется в специальном месте — «Особые отметки».

Оборотная сторона

На этой стороне бланка содержится информация о последовательности выполнения задания водителем грузовика. Указывают индивидуальный номер рейса, который указывается также и в журнале путевых листов. В маршруте следования грузового автомобиля указывают точки отправления и прибытия, промежуточные места выгрузки и перецепки груза, возможные остановки, фактическую протяженность рейса. Обязательно следует указать ФИО грузоотправителя и грузополучателя. Под этой информацией ставит подпись шофер.

Как отразить в путевке новые требования к содержанию

В соответствии с Приказом Минтранса России от 07.11.2017 № 476, в форме должны указываться не только адрес и телефон организации, но и ее ОГРН.

Также в Письме от 28.09.2021 № 03-01/21740-ИС Минтранс России напомнил, что в форму нужно обязательно включать отметки о прохождении контроля. Водителя должен проверить врач (и поставить дату проверки), а транспортное средство — механик. О том, что предрейсовый контроль пройден, он также должен написать в путевом листе и поставить дату. Обращаем внимание, что с 1 марта 2021 штамп о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотра будет необязательным. Врач, проводивший осмотр, вправе поставить только дату, Ф.И.О. и личную роспись.

Учет расхода топлива

Важный показатель, влияющий на стоимость перевозки. Диспетчер на основе справочных данных рассчитывает номинальный расход горючего, необходимый для поездки и вписывает его в лист. В этой графе также надо подробно расписать, какая марка топлива используется, и в каком количестве оно было залито в бак авто, понадобилось ли его дозаправлять и на сколько. Фиксируется остаток в баке на момент прибытия. После поездки проводят сравнительный анализ номинальных и фактических данных и вычисляют перерасход топлива или же его экономию. Эти сведенья используются при расчете себестоимости услуг и производимой продукции на предприятиях, они учитываются при исчислении налога на прибыль.

Таким образом, путевка считается важнейшим первичным документом, сопровождающим и регламентирующим пробег и маршрут грузовика и учитывающий время работы шофера. Грубым нарушением, чреватым наложением штрафа (ст. 12.3 КоАП РФ), считается отсутствие путевого листа 4-П у водителя во время поездки. Если документ заполнен неверно, он признается недействительным. Важно также помнить, что шофер не имеет права вносить правки в путевку. Это может сделать заказчик, он также выписывает номера накладных на отрывных талонах.

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля 2021

Заполнить путевой лист может любое уполномоченное для этого лицо из организации, которой принадлежит или эксплуатируется транспортное средство. Это может быть специальный диспетчер, бухгалтер или даже руководитель. Получить этот документ водитель может только после того, как сдал предыдущий, строго под расписку. Для учета выданных и сданных первичных документов используется специальный журнал.

При заполнении как унифицированной формы путевки, так и самостоятельно разработанного бланка, необходимо учитывать, что он будет полноценным документом первичного учета только в том случае, если в нем будут присутствовать реквизиты, предусмотренные в пункте 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152. К ним, в частности, относятся:

• наименование и номер документа;
• сведения о сроке его действия;
• данные о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о грузовом автомобиле;
• данные водителя;
• данные и подпись лица, оформившего путевку.

При оформлении любой из форм путевки нужно учитывать, что с февраля 2017 года на титульной части бланка больше не надо проставлять круглую печать тем организациям, которые работают без нее. Позже был введен новый пункт об обязательном указании даты и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, а не только медосмотра его водителя. Эти данные проставляет специалист, который непосредственно провел контроль и заверяет их своей подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

ИП и организациям также нужно знать, что с 1 марта 2021 года начали действовать поправки, предусмотренные приказом Минтранса России от 21.12.2021 г. № 467. Они обязывают уполномоченных лиц снимать показания одометра (время и дату) при заезде и выезде с парковки (парковочного места), а не с гаража. При этом контролеры не обязаны ставить штампы при проведении предрейсового или предсменного осмотра, достаточно будет Ф.И.О. и личной подписи.
Нововведения отмечены красным на рисунке ниже (см. образец формы 4-п).

Итак, любая из трех вышеперечисленных форм путевого листа грузового автомобиля состоит из двух листов, а также отрывных талонов. В частности, бланк содержит такие разделы:

• реквизиты организации или ИП, дата и номер выдачи, сведения о транспортном средстве и его водителе;
• данные о работе водителя и автомобиля;
• информация о движении горючего (заправка, расход и остаток), которые можно указывать как на начало и конец смены, так и после каждой поездки;
• задание водителю;
• список ответственных за автомобиль лиц;
• последовательность выполнения задания;
• результаты работы ТС и прицепов;
• данные о техническом осмотре и состоянии ТС;
• данные о медосмотре водителя.

Отрывные талоны подлежат заполнению заказчиком и являются основанием для выставления владельцем ТС счета за оказанные услуги. К счету прикладываются такие отрывные талоны.

Ответственность за ошибки в документе