Централизованные закупки по 44-ФЗ: понятие, плюсы и минусы и порядок проведения в 2024 году

Что такое централизованная бухгалтерия (ЦБ)

Централизованная бухгалтерия (ЦБ) представляет собой учреждение, которое выполняет функции бухгалтерских служб сразу нескольких предприятий. Такой орган специализируется на ведении бухгалтерского и налогового учета. ЦБ может быть организована в нескольких формах:

• Аутсорсинговая компания.
• Инсорсинговые услуги.
• Создание отдельного юридического лица, которое должно объединить решение всего комплекса финансовых вопросов головного предприятия и его дочерних структур.

При аутсорсинге бухгалтерская фирма по договору получает на возмездной основе полномочия по ведению бухгалтерского и налогового учета деятельности других юридических лиц. В случае с инсорсингом учетные функции аккумулируются в головной организации.

КСТАТИ! Отличительная черта централизации бухгалтерских служб в бюджетной сфере: выполнение обязательств реализуется в соответствии с заключенными договорами, но не предполагает оплату таких услуг.

По степени централизации можно выделить такие способы ведения учета:

• вариант с полной централизацией;
• форму частичной централизации;
• контроль деятельности в отдельном сегменте – в сфере централизованных закупок ТМЦ;
• подготовку сводной отчетной информации – все подопечные организации самостоятельно ведут учет, формируют отчеты, подают их в головной орган, который составляет сводные данные для выявления общей эффективности деятельности компании.

Необходимость создания централизованной бухгалтерии

Письмо Минфина России от 19.082003 № 03-01-01/11-241 указывает на основную цель централизации учета в бюджетной сфере: необходимость минимизации расходов и повышения эффективности работы бухгалтерских служб. К перечню задач, решаемых усилиями ЦБ, можно отнести:

• увеличение степени достоверности учетных данных;
• возможность применять к разным случаям единую методологию;
• понижение уровня налоговых рисков;
• оперативную подготовку всех видов отчетности;
• обеспечение экономии фонда оплаты труда за счет сокращения общего штата финансовых сотрудников;
• уменьшение расходов на организацию учета на предприятии.

ВАЖНО! В Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о праве руководителя хозяйствующего субъекта самостоятельно принимать решение о том, как будет вестись учет в организации: своими силами, третьими лицами или специализированными компаниями на договорной основе (п. 3 ст. 7).

Обязанности централизованной бухгалтерии

Централизованные бухгалтерские органы должны в процессе реализации своей деятельности составлять и утверждать локальные нормативные акты в форме:

• приказов и распорядительной документации, визируемых руководителем;
• коллективного договора;
• положения об учетной политике и премировании сотрудников, системе оплаты труда, об охране руда;
• правил внутреннего распорядка.

Предназначение ЦБ – ведение налогового и бухгалтерского учета. Функциональные обязанности специалистов единого финансового органа дополнительно включают:

• подготовку отчетов;
• отражение всех операций в учете не только в стоимостном выражении, но и в натуральном;
• проверку первичной документации, контроль своевременности ее оформления и представления в бухгалтерию;
• мониторинг изменений в количественном и качественном составе ТМЦ;
• контроль использования трудовых ресурсов и управление финансовыми потоками предприятий;
• реализацию расчетов с контрагентами и сотрудниками, привлеченными для выполнения отдельных работ физическими лицами.

В область задач центральной бухгалтерии может входить подача отчетной документации в контролирующие органы и ведение управленческого учета, подготовка аналитических материалов, расчет смет доходов и расходов для частных и бюджетных организаций и проверка выполнения утвержденного бюджета. Работники ЦБ могут принимать участие в инвентаризациях и оказывать консультационные услуги. Отдельный сегмент работ – систематизация и организация хранения документации обслуживаемых предприятий.

Преимущества и недостатки

Положительными последствиями внедрения централизованной бухгалтерии могут стать:

• отсутствие необходимости содержать штат финансового, планового и бухгалтерского отделов;
• управленческие расходы сокращаются;
• реализация запланированных проектов и программ происходит в сжатые сроки;
• единый подход в выполнении разных задач бухгалтерского учета;
• контролирующие действия унифицированы;
• использование ресурсной базы предприятия происходит более эффективно благодаря двойной системе мониторинга: со стороны руководства компании и специалистов ЦБ;
• не надо тратить средства и время на организацию курсов повышения квалификации и спецоценку условий труда для бухгалтерской службы;
• риски хозяйственной деятельности минимизируются, так как уровень квалификационной подготовки всех специалистов ЦБ очень высокий.

К недостаткам можно отнести сокращение возможностей для руководителя в отношении расходования средств – централизованная бухгалтерия будет соотносить все виды трат с планом доходов и расходов на текущий год. Введение дополнительных обязанностей для сотрудников ЦБ возможно только при условии увеличения платы по договору.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для бюджетной сферы прямые рычаги воздействия на перечень оказываемых услуг у предприятия-заказчика отсутствуют. Степень централизации учета определяется не обслуживаемой организацией, а главными распорядителями средств и органами местного самоуправления.

Что такое централизованные закупки

Централизованные закупки – это способ проведения торгов, который предполагает определение подрядчика не непосредственно заказчиком, а специализированной компанией, которой передается ряд полномочий от государственного или муниципального заказчика.

Централизованные закупки применяются, когда для определенной группы заказчиков (включая органы государственной власти, муниципальные и федеральные бюджетные учреждения, органы местной власти и казенные учреждения) необходимо закупать однотипные товары, услуги и работы.

Имущество заказчиков, которые предполагают закупать товары и услуги в централизованной форме по 44-ФЗ, должно располагаться на одном уровне российских субъектов: федеральном, региональном или муниципальном.

Полномочия заказчика в части определения поставщика могут быть делегированы в разных объемах. Согласно ч. 1 ст. 26 44-ФЗ, уполномоченный орган может стать ответственным за выбор подрядчика по госзаказу, определение условий контракта, начальной максимальной цены. Тогда как подписание госконтракта останется за заказчиками.

При формировании тендерной комиссии и проведении закупочных мероприятий допускается участие представителей заказчиков.

Таким образом, централизация по 44-ФЗ может быть представлена в базовой и расширенной форме.

Централизованные закупки по 44-ФЗ

Порядок и условия осуществления централизованных закупок регламентирует ст. 26 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере…”.

Для выполнения этих действий создается государственный или муниципальный орган, который берет на себя полномочия по определению поставщика для ряда соответствующих заказчиков.

Имущество заказчиков, которые планируют осуществить общую централизованную закупку, должно находиться на одном уровне субъектов РФ: федеральном, региональном или муниципальном.

Заказчики могут делегировать свои полномочия по определению поставщика на специализированный орган в различных объемах:

1. Согласно ч.1 ст. 26 44-ФЗ, уполномоченный орган отвечает за выбор подрядчика, но определение условий контракта, НМЦК и подписание госконтракта остается за заказчиками.

2. Ч. 2-3 ст. 26 44-ФЗ расширяет полномочия данных органов. Помимо действий по выбору контрагента, уполномоченный орган также вправе осуществлять планирование закупок, выбор контрагента, заключение контракта и отвечать за исполнение контракта.

При формировании уполномоченным органом тендерной комиссии, при проведении централизованных закупок, могут быть привлечены представители заказчиков. Это зависит от законодательных актов и постановлений, которые действуют в определенном субъекте

Централизованные закупки по 223-ФЗ

В тендерах для обеспечения нужд государственных корпораций, регулируемых 223 Федеральным законом, также можно применить способ централизации закупок.

В отличие от 44 Федерального закона, в 223-ФЗ нет формулировки, как осуществляются такие торги. Они могут применяться как на уровне субъекта РФ (региона), так и отдельными корпорациями.

На данный момент используется 3 самых распространенных “шаблона” для проведения централизованных закупок:

1. создается типовое положение о ЦЗ на уровне региона;

2. применяются правила по аналогии с 44-ФЗ;

3. устанавливаются единые правила для основных частей положения о закупке.

Самым распространенным является применение единого положения на уровне региона или субъекта и выбор уполномоченной организации.

Остановимся подробнее на этом вопросе и подробно рассмотрим на примере Воронежской области функционирование специализированной организации и порядок осуществления централизованных закупок в рамках 223-ФЗ.

Как появилась централизованная система закупок

Понятие “централизация закупок в контрактной системе” можно найти в ст 26 44 ФЗ. Суть такой закупки заключается в том, что может выполнять функцию по приобретению продукции для обеспечения нужд госзаказчиков один центр, который является в роли уполномоченного органа.
Возложить на себя некоторую часть обязанностей смогут группы потребителей, они представлены ниже:

• Органы гос власти и местного самоуправления
• Казенные и местные учреждения, вне зависимости будут ли они являться государственными или муниципальными
• местные администрации.

Как различить централизованные закупки

Исходя из положений ФЗ-44, централизация условно разделяется на два вида: базовую (ч. 1 ст. 26) и расширенную (ч. 2-3 ст. 26).

Первый вид подразумевает, что центр занимается административной работой с тендерами, а обязанности по их обоснованию, расчету НМЦК, формированию существенных условий контракта и его подписанию остаются у заказчика.

Пример таких отношений есть в Клинском МР Московской области (постановление администрации № 2822 от 21.12.2015). Здесь в роли уполномоченного органа выступает МКУ «Центр проведения торгов» (ЦПТ), который согласовывает с покупателями планы и планы-графики и выбирает способ определения поставщика. Также ЦПТ формирует и публикует в ЕИС извещения о процедурах, организует заседания комиссии, обеспечивает конфиденциальность заявок, хранит тендерные документы. Вся остальная работа ложится на плечи заказчика: от составления закупочных планов и проведения торгов до исполнения контракта. В этом случае при централизации контрактная служба заказчика работает во всю силу без особой разгрузки. Дополнительно заказчику необходимо согласовывать некоторые действия с уполномоченным органом. В качестве плюса здесь можно отметить обязанность центра консультировать покупателя при проведении торгов. Если такую помощь оказывают компетентные специалисты и в срок, то централизация действительно полезна для заказчика.

Однако обязанности допускается распределить и по-другому (расширенный вариант). В этом случае центр может взять на себя практически весь процесс: от планирования до исполнения контракта, приемки продукции, обеспечения оплаты.

Преимущества и недостатки централизованных закупок в сравнении с децентрализованными

Основываясь на практических результатах деятельности уполномоченных государственных органов, можно выделить следующие плюсы и минусы централизованных закупок:

1. Плюсы:
   • экономия бюджетных средств за счет оптового приобретения однородных товаров (работ, услуг);
   • высокий уровень квалификации сотрудников уполномоченного органа и наличие у них узкоспециализированных знаний позволяет достичь максимального эффекта от проведения закупки;
   • упрощение процедуры проведения государственного контроля при организации и осуществлении торгов.
2. Минусы:
   • объединение схожих нужд заказчиков в единую закупку влечет за собой существенное увеличение объема работы, которую нужно выполнить по условиям контракта (этот фактор становится причиной для отказа многих потенциальных исполнителей от участия в торгах, что влечет за собой снижение уровня конкуренции между участниками);
   • увеличение срока исполнения закупок.

Таким образом, централизация закупок, предусмотренная положениями ФЗ № 44, позволяет снизить нагрузку на заказчиков и усилить государственный контроль за проведением закупок, но в то же время может повлечь за собой снижение уровня конкуренции и увеличение срока проведения торгов для отдельных заказчиков.

Порядок проведения централизованных закупок

В самом начале уполномоченный орган должен принять решение о разработке или же по наделению центра полномочиями. Также необходимо учесть момент при котором в данном решении будут прописываться обязанности центра. В связи с этим потребуется принять решение о том, как будет выбираться поставщик
Каким образом будут создаваться комиссии по закупка. Со стороны уполномоченного органа может следовать привлечение заказчиков данные комиссии или же этого не делать.
Определиться с тем, с кем будет сотрудничать центр. Существует особое агентство по централизации закупок, которое может возложить на себя работу по проведению тендеров почти для каждого из заказчиков. Или же уполномоченный орган имеет возможность оказывать услуги выборочно, для нескольких покупателей.
В какой именно отрасли возможно проводить централизованные тендеры. Например, через центр происходит процесс по приобретению отечественного программного обеспечения или же лекарственный средства.
Как происходит проверка при централизованных закупках не сказано и в 44 ФЗ нет информации об этом. Стоит отметить, что отвечать за возложенные полномочия, которые не передавались в центр будет отвечать контрактная служба. Об этом гласит ч 5 ст 38.
Проверки в этом случае осуществляются на общих основаниях, но необходимо учесть, что полномочия у покупателя и уполномоченного органа будет отличаться, за это и будет нестись ответственность.

Взаимодействие заказчиков со специализированной организацией

Как уже говорилось выше, в Воронежской области функции специализированной организации осуществляет БУ ВО “Агентство государственных закупок Воронежской области”.

Каждый заказчик, желающий принять участие в совместных торгах формирует заявку.

Она подготавливается исходя из плана закупок и должна содержать:

1. техническое задание;

2. рекомендуемую форма обоснования НМЦК;

3. проект договора;

4. типовую форма проведения тендера.

Далее, не позднее 10 рабочих дней до публикации извещения о проведении тендера, все заказчики подают заявки в БУ ВО “Агентство государственных закупок Воронежской области”.

Специализированная организация проводит анализ этих заявок:

1. соответствие планам закупок;

2. проверка комплектности документов;

3. наличие в документах необходимых сведений;

4. соответствие требованиям НПА, Положению о закупке.

После этого формируется проект извещения

Специализированной организацией в течение 1 рабочего дня подготавливается Проект документации о проведении тендера и отправляется на согласование и подтверждение заказчикам. Если замечания отсутствуют, то направляется информация о кандидатурах для включения в Комиссию по проведению закупки.
В случае, если специализированная организация выявляет замечания в заявках, то она вправе либо вернуть заявку, либо направить рекомендации по их устранению. После этого у заказчиков есть 2 варианта, в течение 3-х дней с даты замечаний необходимо:

1. принять рекомендации и внести изменения в заявку

2. или продолжить процедуру без изменений.

В случае принятия рекомендаций по устранению замечаний, время на разработку закупочной документации увеличивается до 2-х рабочих дней.

Во втором же случае, если заказчик отказывается вносить изменения в заявку, процедура приобретения товаров, работ или услуг продолжается без изменений.

Следующий этап — размещение документов в ЕИС и на электронной площадке, а также разъяснение запросов участников тендера

БУ ВО “Агентство государственных закупок Воронежской области” размещает извещение и документацию о проведении централизованной закупки в ЕИС и на электронной площадке (в случае электронных процедур).

После этого участник может подать запрос на разъяснение на ЭТП. В течение 1 рабочего дня с даты поступления запроса об этом сообщается уполномоченной организации и заказчикам. Разъяснение также должно быть предоставлено в течение 1 рабочего дня с момента его получения.

Взаимодействие специализированной организации и заказчиков при проведении процедуры и подведение итогов

После этой процедуры публикуется протокол рассмотрения заявок участников в ЕИС и на ЭТП и начинается непосредственное проведение тендера. По его окончанию комиссией подводятся итоги и представители уполномоченной организации публикуют протокол подведения итогов как в ЕИС, так и на ЭТП.

Соглашение о проведении

Для начала работы специализированной закупочной инстанции, которая будет ответственна за централизацию, необходимо подписать соответствующее соглашение на уровне региона или муниципалитета. Именно в этом документе будет определена модель работы уполномоченной инстанции и взаимодействия ее с заказчиками, а также спектр передаваемых полномочий.

В соглашении указываются также обязанности, которые будет выполнять центр. В документе должны присутствовать следующие аспекты:

1. Кто и как выбирает поставщиков товаров и услуг. Например, в Калининградской области заказчики вправе выбрать исполнителей самостоятельно при закупках на сумму до 500 тыс. р.
2. Кто формирует закупочные комиссии. Уполномоченная инстанция может задействовать в них представителей заказчика либо не делать этого.
3. В интересах каких заказчиков будет работать центр. Например, в Саратове действия центра распространяются практически на всех заказчиков по 44-ФЗ: региональные органы власти, бюджетные и казенные учреждения. А в других регионах полномочия центра распространяются на ограниченный круг заказчиков.
4. Отрасли, в который закупки проводятся централизованно. Например, лекарства закупаются в РФ через Минздрав на основании поступившей сводной заявки-потребности (согласно Приказу №357 от 1996 года). Также через центр покупают и отечественное ПО по Постановлению Правительства №658 от 2018 года. Контролирует такие закупки Минкомсвязи, а контролирует казначейство.

Что собой представляют децентрализованные закупки

Децентрализованная форма закупки является стандартной для контрактной системы. Большая часть закупок по 44-ФЗ осуществляется именно децентрализованно. При децентрализованной системе закупок заказчики сами приобретают необходимые товары, работы и услуги, минуя посреднические центры.

Для работы в контрактной системе в организации-заказчике необходимо назначить конкурсного управляющего или сформировать закупочную комиссию (в зависимости от годового объема закупок).

Заказчики в данной модели несут ответственность за процедуру закупки, отвечают за ее эффективность и реализацию всех этапов от планирования до исполнения контракта по нормам 44-ФЗ.

Преимущества

В числе преимуществ децентрализованной схемы закупок можно выделить следующие:

1. Заказчик получает возможность быстро закрыть свои потребности в товарах, работах и услугах.
2. Заказчику не нужно ориентироваться на сроки закупок, которые установлены центром. Закупки проводятся в те временные рамки, в которые необходимо приобрести товар заказчику.
3. Контрактная система позволяет вовлечь в закупки представителей малого бизнеса, повысить занятость и увеличить налоговые отчисления в региональный бюджет.
4. Заказчику легче подстроиться под изменения законодательства, лимитов финансирования. Все это увеличивает гибкость и маневренность при проведении закупок.

Недостатки

Но несмотря на эти очевидные достоинства, система закупок в децентрализованном формате обладает и своими недостатками.

Каждый заказчик должен формировать собственную закупочную комиссию. В нее должны войти не менее 5 человек. Это создает дополнительные затраты на обучение персонала, повышение его квалификации, увеличивает штат и зарплатные расходы.