Шахматная ведомость: зачем нужна и как составить

Виды ведомостей

В бухгалтерском учете существуют следующие виды ведомостей:

1. Форма т 49 – расчётно-платёжная ведомость
2. Форма т 51 -расчётная ведомость
3. Форма т 53 – платёжная ведомость

Ведомость по заработной плате составляет бухгалтер предприятия, он же её и подписывает.

Что такое шахматная ведомость

Специальным бухгалтерским учетным регистром, позволяющим обобщить данные текущего синтетического учета, а также проконтролировать правильность отражения бухгалтерских операций, называют шахматной ведомостью.

Учетный документ составляется в большинстве случаев за месяц, что позволяет проверить достоверность и полноту операций перед закрытием отчетного периода (месяца). Шахматная ведомость (пример заполнения ниже) содержит в себе данные о бухгалтерских записях по дебету и кредиту счетов в виде оборотов.

Унифицированного бланка документа нет, так как законом № 402-ФЗ установлено, что экономические субъекты вправе самостоятельно разрабатывают учетные регистры. Примером самостоятельно разработанной формы может быть:

Однако, допустимо использовать бланк, утвержденный для субъектов малого предпринимательства. Данный бланк регламентирован в приложении 11 Приказа Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н.

Кто обязан составлять шахматную ведомость

Заполнение шахматной ведомости является обязанностью бухгалтеров многих коммерческих структур, но при этом далеко не всех. Исключение составляют те, кто:

• использует упрощенный учет и отчетность по налогам и бухгалтерии,
• мемориально-ордерную форму,
• считают данный вид аналитического учета устаревшим.

Кроме того, шахматную ведомость редко применяют крупные компании, поскольку в их деятельности используется слишком много различного рода счетов и формирование этого довольно громоздкого с точки зрения заполнения документа просто-напросто является слишком сложным и неэффективным.

Зачем нужна шахматная ведомость

По сути, шахматная ведомость финализирует хозяйственные операции предприятия и как нельзя лучше рисует картину финансовой деятельности организации, сложившуюся на конец года. Она позволяет выявить ошибки в корреспонденции счетов, проанализировать все этапы годового денежного оборота, сделать какие-то важные выводы и продумать перспективы и пути дальнейшего развития.

Возможности шахматной ведомости

Составление ведомости является достаточно трудоемким процессом. Ручной способ составления формы давно не применяется. Помощь в составлении шахматной ведомости оказывают специализированные программы. Удобство использования программ выражается в возможности формирования данных на любую дату и просмотра детализации записи.

Простота записи данных в документе позволяет одномоментно выявить неверный показатель, разноску по счетам с арифметическими ошибками. Наглядность учетных данных – основное достоинство формы. Одновременно шахматная ведомость не позволяет выявить ошибки в случаях:

• отсутствия двойной записи по счетам;
• записи неправильной проводки по счетам с одинаковыми суммами;
• записи верной корреспонденции с неверными суммами.

При необходимости шахматную разноску можно составить в более укрупненной форме, в разрезе счетов аналитического учета. Ведомость, составляемая для аналитического учета, представляет собой документ в разрезе одного синтетического счета, объединяющего разноску по субсчетам. Шахматная ведомость, составленная по данным аналитического учета, имеет значимую контролирующую функцию.

Особый интерес составление шахматной ведомости в аналитике представляет для счетов, ведение которых осуществляется в денежном и количественном исчислении. В учете используется количественно-суммовая ведомость. Колонки документа имеют запись о количестве ТМЦ и суммовой оценке активов.

При отсутствии количественной оценки (например, для счетов расчетов) ведомость, составленная с детализацией, формируется в денежном выражении.

Как заполнять ведомость

При составлении следует учитывать некоторые правила. Начинать заполнение следует с подготовительного этапа. В первую очередь бухгалтер должен указать полное наименование организации. Затем заполняют табличную часть документа. По горизонтали и по вертикали табличной части документа впишите рабочие счета, которые организация использует для ведения бухучета. Счета следует указывать по возрастанию (01-99). Неиспользуемые бухсчета можно не указывать.

Переходим к регистрации бухгалтерских данных в шахматной ведомости.

В документ вносятся совокупные обороты в разрезе бухгалтерских счетов. Новые записи осуществляются одновременно по дебету и по кредиту по методу двойной записи с учетом счетов, указанных по вертикали и горизонтали таблицы, как показано на картинке.

Например, отразим в учетном регистре следующие проводки:

После внесения информации бухгалтер подсчитывает итоги: отдельно — по горизонтали таблицы, отдельно — по вертикали в разрезе бухсчетов. Итоговые значения должны быть равны.

Если в организации ведется автоматизированный учет, то сформировать учетный регистр можно за любой период, например, в который входит один день. Такой подход позволяет максимально детализировать учет и контролировать правильность отражения операций.

Проверка показателей при заполнении

В основе разноски показателей лежит шахматный принцип, обеспечивающий удобный визуальный контроль. На шахматном принципе построен ряд других оборотных ведомостей. Одним из примеров является принцип построения записей в регистрах при журнально-ордерной форме учета.

Верно проведенная разноска исключает ошибки, что подтверждается одинаковыми итогами по вертикали и горизонтали ведомости. При формировании ведомости бухгалтер может сразу увидеть возникновение нестандартных проводок. Ряд счетов не могут иметь корреспонденций между собой. Читайте также статью: → “Форма Т-53. Платежная ведомость: образец заполнения».

При нестыковке итоговых данных необходимо проверить составляющие учета:

• Соответствие показателей данных первичного учета разнесенным показателям.
• Верность определения счета.
• Наличие прикрепленной стандартной проводки к записи в журнале операций.
• Верность проводки при использовании самостоятельно установленной двойной записи.

Основные ошибки возникают на этапе разноски первичных документов, особенно при большом количестве операций, отличающихся разнообразием. Регулярное помесячное формирование шахматной ведомости предотвратит выявление ошибки перед составлением отчетности и необходимость проверки большого массива данных.

Пример составления ведомости

В данном случае приводится простейший пример заполнения шахматной ведомости, который вполне подойдет для взятия на вооружение малому предприятию с небольшими оборотами. Форма документа здесь проста и понятна, и изучив ее в качестве основы, в дальнейшем можно научиться вручную составлять более сложные шахматные ведомости.

1. Вначале документа заполняется «шапка»: вписывается полное наименование предприятия, а также период, за который составляется документ.
2. Далее, необходимо обратить внимание на способ внесения сведений в таблицу ведомости. Формирование данных происходит в двух направлениях:
   • обороты по кредиту вносятся в горизонтальные строки,
   • по дебету – в вертикальные столбцы.

   Сумма, которая проводится по обоим этим счетам и ставится на пересечении соответствующей строки и столбика.

3. В последней строке документа «Итог», в самом низу таблицы, подсчитываются все внесенные в каждый столбик суммы и указывается итоговый результат по каждому столбику в отдельности по кредитовым счетам. Аналогичным образом подсчитывается во всех строках и вписывается результат по дебетовым счетам, но только уже данные заносятся в последний вертикальный столбик.

Проверка правильности составления шахматной ведомости носит элементарный характер: если все верно, то показатели из последней строки и последнего столбца будут равнозначны. Если результаты не совпадают, то придется проверить все цифры, внесенные в документ, чтобы выяснить, куда именно закралась ошибка.

В заключение ведомость подписывает лицо, на которое было возложено ее составление с указанием должности и расшифровкой подписи. Заверять шахматную ведомость печатью на сегодняшний день не обязательно, поскольку юридические лица освобождены от необходимости штамповать свои отчётные бумаги.

Бланк шахматной ведомости

Унифицированного бланка шахматной ведомости нет, так как законом № 402-ФЗ установлено, что экономические субъекты вправе самостоятельно разрабатывают учетные регистры. Примером самостоятельно разработанной формы в организации может быть:

Допустимо использовать бланк ведомости, утвержденный для субъектов малого предпринимательства. Этот бланк регламентирован в приложении 11 Приказа Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н.

После составления шахматной ведомости

После того, как документ будет заполнен, проверен и подписан, он, в составе годового бухгалтерского баланса, передается специалистам налоговой службы. При этом желательно одну копию оставлять на предприятии, сдав в архив предприятия, где он и будет храниться, как любые другие отчетные бухгалтерские документы, в течение следующих пяти лет.

Отличие шахматной от оборотной ведомости

При систематизации и обобщении учетных данных, кроме шахматной формы, используют оборотную ведомость. Читайте также статью: → “Форма Т-49. Расчетно-платежная ведомость». Особенности группировки данных:

• Заполнение производится по оборотам и остаткам счетов синтетического учета.
• Основой составления формы является итоговая запись по счетам.
• При проверке используется принцип равенства трех пар данных – начальных, конечных остатков, оборотов по кредиту и дебету всех счетов.

Оборотная ведомость простой формы не позволяет получить данные о проводках и проследить движение средств. Отсутствие источника поступления и направления средств или активов создают ограниченные возможности для контроля данных. Информация не содержит сведений об увеличении или уменьшении показателей текущей деятельности.

Данные шахматной ведомости являются более информативными. Документ позволяет получить данные об экономической сущности операций – содержании проводок, источниках формирования движения средств.

Шахматная оборотная ведомость

Шахматная оборотная ведомость обобщает данные по оборотам на счетах и раскрывает их содержание. Она служит для проверки правильности корреспонденции счетов. В шахматной ведомости четко просматривается корреспонденция счетов, т.е. легко проследить, откуда ценности поступили и куда направлены. Сумма оборотов по дебету всех счетов в шахматной оборотной ведомости равняется сумме кредитовых оборотов, что достигается за счет принципа двойной записи на счетах.

Частые вопросы про шахматную ведомость

Вопрос №1. Используются ли при составлении «шахматки» данные, учтенные за балансом?

При составлении формы данные по забалансовым счетам не используются.

Вопрос №2. Имеется ли необходимости выведения документа на печать и хранение с документами бухгалтерского учета?

Шахматная ведомость используется для контроля верности разноски и не является обязательным документом бухгалтерского учета. Порядок хранения определяют учетные работники.

Вопрос №3. Возможно ли сократить объемность шахматной ведомости?

Ряд предприятий с использованием большого числа рабочих счетов, значительного количества работников бухгалтерии ведет контроль данных только одной стороны проводки, например, кредита. При совпадении суммы с оборотом по дебету разноска данных считается верной. В случае нестыковки данных проверке подлежат обе части составляющих ведомости.

Вопрос №4. Можно ли использовать данные шахматной ведомости для анализа показателей деятельности?

Несмотря на то, что информация шахматной ведомости во многих организациях считается устаревшей формой контроля, документ позволяет получить оперативные текущие данные о движении денежных средств, источниках формирования активов, основных составляющих себестоимости, налогообложения и провести предварительный анализ оборачиваемости средств.

Форма 6 — Ведомость расхода стали

Правило заполнения

А.9 В подзаголовках граф ведомости расхода стали вместо многоточий указывают класс арматуры или марки стали проката и соответствующие стандарты или технические условия. Ниже указывают: для арматурной стали — диаметр, для профильной — условное обозначение профиля.

А.10 В ведомость не включают стандартные изделия — дюбели, болты, шайбы и т.п.

Расход (массу) арматуры и проката указывают в килограммах.

Пример заполнения расхода стали

Согласно приложению Н ГОСТ 21.501-2021 правильно заполнять ведомость расхода стали нужно следующим образом, представленным на рисунке ниже:

Как оформить сводную ведомость работ

Для рассматриваемого документа ранее была создана специальная форма, указанная письмом Минстроя от 18 июля 2017 года № 31983-ОГ/03 «О форме ведомости объемов работ» (ссылка на ГОСТ 21 111-84). Теперь, в связи с отменой ГОСТа, этот образец можно взять за основу и адаптировать под нужды предприятия.

Прежде чем составлять ведомость, необходимо определить локальные требования к оформлению документов. Если положение по делопроизводству или иной распорядительный акт закрепляет специальную форму, следует придерживаться имеющегося образца. При отсутствии такового можно составить бумаги в свободной форме.

Оформляя ведомость, целесообразно, прежде всего, включить ее в состав типовых документов при строительстве. Для этого соответствующий образец нужно внести в соответствующий локальный акт как приложение. Впоследствии можно будет ссылаться на существующий документ и не оформлять каждый раз по-разному.

Сводная ведомость имеет следующие компоненты:

• Порядковый номер вида работ.
• Название документа и общая характеристика согласно установленному сметному нормативу.
• Код вида работ и единицы измерения.
• Единицу измерения согласно действующему перечню физических величин.
• Примечания. Здесь можно на собственное усмотрение написать какие-либо дополнения к выполняемой работе.

Оформлять ведомость лучше всего в виде таблицы. Этот формат представляется более удобным с позиции работы с числовыми значениями, расчётами и формулами. К тому же объект может быть объёмным, поэтому ведомость займёт не один лист, каждый из которых нужно скрепить и пронумеровать.

В процессе строительства на объекте может работать несколько бригад. Каждая будет выполнять отдельные работы, соответственно лучше всего предусмотреть регистрацию таких документов, к примеру, возле названия.

Образец сводной ведомости объёмов работ

В процессе строительства объекта каждый документ должен иметь юридическую силу. Соответственно, оформив ведомость, нужно заверить ее у главного инженера проекта и при необходимости передать на согласование первому руководителю.

Важно понимать, что любые строительные работы сопрягаются с опасностью причинения вреда жизни и здоровью гражданам. Причём речь идёт как о работниках, возводящих постройку, так и о лицах, эксплуатирующих её в дальнейшем.

Согласно данным в статье рекомендациям образец сводной ведомости объёмов работ будет иметь следующий вид:

Сводная ведомость объёмов строительных и монтажных работ №1234 от 14.03.2021 г.

Главный инженер ООО «Образец» И.И. Иванов

В случае ЧП изучению будет подлежать каждый документ, включая рассматриваемую ведомость. Бумаги могут изыматься в процессуальном порядке и впоследствии будет проводиться тщательный анализ на предмет нарушений.

Рассматриваемый документ не является самостоятельным и, скорее всего, будет оформляться в качестве приложения к акту, плану, смете. О принадлежности нужно указать в верхнем правом углу документа, ссылаясь на номер и дату оригинала.

Документ с «живой» подписью нужен всего один. По запросу контролирующих органов можно будет прислать копию бумаги в электронном виде.