Документальное оформление хозяйственных операций

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папки и передают на хранение в текущий архив, где обеспечивается их сохранность и удобство хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Список дел оформляется следующим образом:

Индекс дела (номера папок)

Наименование дела (заголовок)

Количестю дел в папке

Срок хранения и номер папки по перечню

Примечания

Номер дела состоит из двух частей — присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии. Графа «Количество дел в папке» заполняется в конце года.

В примечаниях указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (с указанием сроков хранения) либо перечня управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

В случае прекращения деятельности организации документы по начислению и выплате заработной платы работникам подлежат сдаче в государственный архив.

Классификация документов

Документы классифицируются на основании различных признаков. Существуют бумаги, объединенные в группу на основании своего назначения:

• Распорядительные. В такой бумаге содержится разрешение на выполнение какого-либо шага. К примеру, это распоряжение управленца о выдаче премии.
• Оправдательные. Это бумаги, в которых присутствуют сведения о выполнении поручения. К примеру, это может быть отчет об авансах.
• Для оформления. Бумаги нужны для внесения записей в бухучет. Они будут применяться в учете. К примеру, это расчет перевода зарплат.
• Комбинированные. Это бумаги, в которых присутствуют характеристики распорядительной и другой первички. К примеру, это платежная ведомость.

Бумаги объединяются в группы на основании содержания действий:

• Материальные. Это первичка, подтверждающая передвижение ценностей. К примеру, это приходный ордер.
• Финансовые. Это бумаги, нужные для подтверждения действий с наличными или безналичными средствами. К примеру, это поручение по платежам.
• Расчетные. Нужны для оформления расчетов. К таким бумагам относится счет-фактура.

Есть группа бумаг, образованная на основании объема исполненных действий:

• Первичка. В ней содержатся сведения только об одном действии. К примеру, это кассовый ордер.
• Сводные. Бумаги нужны для обобщения сведений о группе однородных операций, произведенных за какой-либо период.

Бумаги объединяются в группу на основании метода использования:

• Разовые. Нужны для подтверждения однократной операции. К примеру, это накладная на предоставление ценностей.
• Накопительные. Нужны для неоднократных операций. К примеру, это лимитно-заборная карта.

Бумаги классифицируются по объему позиций:

• Однострочные. Есть только одна учетная позиция.
• Многострочные. В бумагах содержится несколько позиций.

Еще один признак – место составления:

• Внутренние. Это документы, составленные в компании, необходимые для внутренних нужд. К примеру, это может быть доверенность на получение ценностей.
• Внешние. Это бумаги, составленные в сторонней фирме. Как правило, в компаниях-контрагентах.

Способ заполнения бумаг – еще один определяющий признак:

• Документы, заполняемые вручную.
• Бумаги, которые заполняются посредством ПК.

Также существует следующая классификация:

• Распорядительные. Это бумаги, в которых содержатся сведения об управлении компанией, о производственно-эксплуатационной деятельности. Оформляются они органами управления.
• Финансово-расчетные. Бумаги, которые нужны для рационального использования финансов. За их заполнение отвечают представители бухгалтерского отдела.
• По снабжению. Это документы о ценностях. К примеру, это может быть оборудование, материалы.

В последнем случае принципиально содержание и назначение документов.

Типы хозяйственных операций

Рассмотрим таблицу с классификацией хозяйственных операций:

Воздействие на баланс	Корреспонденция по дебету	Корреспонденция по кредиту
Изменение активов	Активный	Активный
Изменение пассивов	Пассивный	Пассивный
Повышение актива и пассива	Активный	Пассивный
Понижение актива и пассива	Пассивный	Активный

Это четыре разновидности операции, которые классифицируются по способу воздействия на бухгалтерский баланс.

Рассмотрим подробнее типы проводок (А – это актив, П – это пассив, О – это оборот):

• 1 тип. Проводки, сокращающие одну статью актива путем увеличения другой. Примеры 1 типа: на склад пришел товар, деньги направляются со счета в кассу. При этом меняется структура имущества, но конечная сумма остается прежней.

  Этому типу принадлежит следующая формула:
  А баланса + О по дебету счета 1 – О по кредиту счета 2 = П баланса.

• 2 тип. Проводки, меняющую статьи пассива. Примеры 2 типа: умножение резервного капитала за счет изменения суммы прибыли. При этом ХО вызывает изменение структуры источников средств, но конечная оценка остается прежней.

  Этому типу принадлежит эта формула:
  А баланса = П баланса + О по кредиту счета 1 – О по дебету счета 2.

• 3 тип. Действия, которые увеличивают стоимость имущества компании и размер обязательств. Пример: операции по реализации ОС, получение займа. Проводки изменяют валюты баланса.

  Формула:
  А баланса + О по дебету счета 1 = П баланса + О по кредиту счета 2.

• 4 тип. Действия, уменьшающие значения обязательств или объем собственного капитала за счет снижения объема активов. Пример: расчеты с поставщиками. В процессе уменьшается и актив, и пассив.

  Формула:
  А баланса – О по дебету счета 1 = П баланса – О по кредиту счета 2.

Также операции классифицируются по своему содержанию:

• Материальные. Предполагают движение ТМЦ.
• Финансовые. Предполагают движение средств.
• Расчетные. Расчеты с контрагентами.

От типа операции зависят особенности ее отражения в бухучете.

Нереальность хозяйственных операций как один из поводов для отказа в налоговом вычете НДС.

Где найти образцы унифицированных первичных документов?

Разработка и утверждение форм первичных документов находится в ведении Госкомстата (теперь Росстат). На сегодняшний день продолжают применяться унифицированные формы, разработанные в 90-х годах прошлого века. Только расчетные (платежные) документы, разработанные Банком России, имеют сравнительно новую редакцию – от 2012 года.

Называются такие документы по-разному: акты, журналы, накладные, ведомости, ордера, книги, поручения, расчеты, доверенности, приказы и др. С помощью этой таблицы вы найдете, в каком именно Постановлении Госкомстата опубликованы нужные вам унифицированные формы первичных документов.

На нашем сайте вы можете скачать бланки унифицированных первичных документов по кадрам и по кассовым операциям.

Бланк строгой отчетности (БСО) — это тоже первичный документ, но требования к нему особые. Перечень обязательных реквизитов БСО шире, чем перечень обычных первичных документов, в частности, обязательно указание ИНН и наличие оттиска печати.

В статье «БСО: каким должен быть бланк строгой отчетности?» вы можете узнать, в каких случаях надо применять унифицированную форму этого документа, а когда его можно разработать самостоятельно.

Исправление ошибочных записей в документах

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В первичные учетные документы (кроме банковских и кассовых) можно вносить исправления. В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст и (или) сумма. Зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», поставлена дата исправления, подтверждено подписью лиц, подписывающих документ. (Например, если в документе ошибочно записано число 429 вместо 439, нельзя зачеркнуть только цифру 2 и написать над ней цифру 3. Полностью зачеркивается число 429, записывается 439, пишется «Исправлено», ставится дата 29 мая 20_г. и подписи: Свиридов, Зайцев.)

Законом РФ «О бухгалтерском учете», Положением по введению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ определено, что внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В таком случае должен быть составлен новый документ.

Организация документооборота

Документооборот — это путь движения документа с момента первых записей и до сдачи в архив.

Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работающих с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

• первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;
• при приеме документов должна проверяться правильность арифметических вычислений;
• документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов (например, в накладных на получение товаров должна быть выделена сумма НДС для возможности принятия НДС к возмещению);
• все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление с указанием даты исправления;
• по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).

На начальном этапе составления графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, работающих с первичными документами (работники отдела снабжения, лица, ответственные за реализацию, — маркетологи). В официальном порядке до их сведения доводятся правила оформления первичных документов и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию. В соответствующем приказе руководителя организации также должна устанавливаться ответственность за несвоевременное предоставление документов в бухгалтерию.

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера. На этом этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Главному бухгалтеру необходимо оптимизировать документооборот. При этом устанавливается:

• перечень первичных документов, применяемых на предприятии</span>;
• кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию;
• рабочая схема действующих отделов организации;
• порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);
• график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т.е. повышает эффективность всей учетной работы организации.

При составлении графика документооборота учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.

Рациональная организация документооборота усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета, необходимую при управлении предприятием.

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.

При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению по письменному распоряжению руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. Документы, поступившие как основание для начисления заработной платы или прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, который предшествует совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при составлении документов. Он важен и потому, что большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы, все цифры четко проставлены, содержание операции и все реквизиты отражены.

После этого бухгалтер проводит арифметическую проверку, которая сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов. Таксировка выполняется путем умножения количества на цену. Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

После проверки бухгалтер обрабатывает документы. Контировка документов заключается в определении счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в документах хозяйственные операции.

Кто разрабатывает формы первичных документов?

Первичные учетные документы бывают унифицированные (форма которых разработана Росстатом (бывший Госкомстат РФ) или Центробанком) и самостоятельно разработанные налогоплательщиками.

Статья 9 закона № 402-ФЗ содержит следующий перечень обязательных реквизитов первичных документов (унифицированных или самостоятельно разработанных):

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
• подписи этих лиц.

Что касается печати, то хотя она не указана в числе обязательных реквизитов, но при наличии поля «М.П.» (место для печати) ее оттиск обязателен.

Если налогоплательщика устраивают унифицированные формы от Госкомстата (благо, перечень их огромен), то разрабатывать свои формы необязательно. Есть также понятие «модернизированной первички», т.е. унифицированных первичных документов, в которые налогоплательщиком внесены свои дополнения.

Обратите внимание, нельзя самостоятельно разрабатывать и утверждать формы следующих первичных документов:

• кассовые документы;
• платежное поручение и другие расчетные банковские документы;
• унифицированные формы по расчетам с применением кассового аппарата;
• транспортная накладная;
• расчетно-платежная ведомость и платежная ведомости.

Такие первичные документы могут быть только унифицированными.

Образец бухгалтерской справки о приеме к учету НМА

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ООО "Молния" ¦
¦ Бухгалтерская справка от 23 марта 2009 г. N 78 ¦
¦ ¦
¦ На основании Свидетельства на товарный знак (знак обслуживания)¦
¦N 123456, выданного Роспатентом, принят к учету нематериальный актив -¦
¦исключительное право на товарный знак "Домовенок". ¦
¦ Первоначальная стоимость - 60 000 руб. 00 коп. ¦
¦ Срок полезного использования - 10 лет. ¦
¦ Способ начисления амортизации - линейный. ¦
¦ Норма амортизационных отчислений - 0,00833. ¦
¦ Ежемесячная сумма амортизационных отчислений - 500 руб. ¦
¦ Месяц начала начисления амортизации - 04.2009. ¦
¦ ¦
¦ Главный бухгалтер Иванов С.С. ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Организация может разработать и утвердить акт приема-передачи объектов НМА, включив в него необходимые реквизиты.

При оформлении операций по движению МПЗ используются формы унифицированных документов.

В настоящее время утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации:

• по учету материалов (Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а);
• по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66);
• по учету товарно-материальных ценностей, используемых при осуществлении торговых операций (Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 N 132).

Вместе с тем некоторые операции по движению МПЗ не имеют унифицированных форм. Например, возврат некачественных товаров поставщику оформляется расходной накладной. Ее унифицированная форма не утверждалась, поэтому она должна быть утверждена учетной политикой с указанием в ней всех необходимых реквизитов.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------¬
¦ ООО "Раскон" ¦
¦ Расходная накладная от 20.04.2008 N 24 ¦
¦ на возврат некачественного товара поставщику ¦
¦ ¦
¦----T---------------T-----------------T--------T------T------T--------------T------T--------T----------¬¦
¦¦ N ¦ Товар ¦Единица измерения¦ Вид ¦Коли- ¦ Цена ¦ НДС ¦ Сумма¦ Причина¦ Основани妦
¦¦п/п¦ (наименование,+------------T----+упаковки¦чество¦ (с +-------T------+ с ¦возврата¦ ¦¦
¦¦ ¦характеристика,¦Наименование¦ Код¦ ¦ ¦учетом¦Ставка,¦Сумма,¦учетом¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦ сорт, артикул)¦ ¦ по ¦ ¦ ¦ НДС),¦ % ¦ руб. ¦ НДС, ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ОКЕИ¦ ¦ ¦ руб. ¦ ¦ ¦ руб. ¦ ¦ ¦¦
¦+---+---------------+------------+----+--------+------+------+-------+------+------+--------+----------+¦
¦¦1. ¦Тушенка ¦шт. ¦879 ¦ж/б ¦1 170 ¦47,20 ¦10 ¦4,29 ¦55 224¦Истек ¦Акт по ¦¦
¦¦ ¦говяжья, сорт ¦ ¦ ¦550 г. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦срок ¦форме ¦¦
¦¦ ¦высший ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦годности¦N ТОРГ-2 ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦N 57 от ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦19.04.2006¦¦
¦L---+---------------+------------+----+--------+------+------+-------+------+------+--------+-----------¦
¦ ¦
¦ Отпуск груза разрешил: ¦
¦ ¦
¦ начальник отдела закупок Иванов С.С. ¦
¦ --------------------------- _________________ ------------------- ¦
¦ (должность) (подпись) (расшифровка) ¦
¦ ¦
¦ главный (старший) бухгалтер Петров Н.И. ¦
¦ --------------------------- _________________ ------------------- ¦
¦ (должность) (подпись) (расшифровка) ¦
¦ ¦
¦ Отпуск груза произвел: ¦
¦ ¦
¦ зав. складом Пеньков С.А. ¦
¦ --------------------------- _________________ ------------------- ¦
¦ (должность) (подпись) (расшифровка) ¦
¦ ¦
¦ М.П. "20" апреля 2008 г. ¦
¦ ¦
¦По доверенности N 126Д от "17" марта 2008 г. ¦
¦ ¦
¦ Выданной генеральным директором ООО "Раскон" Смирновым П.О. водителю-экспедитору ______¦
¦Ноздрикову В.С. ¦
¦--------------------------------------------------------------------------------------------------------¦
¦ (кем, кому, организация, должность, Ф.И.О.) ¦
¦ ¦
¦Груз принял: ¦
¦ ¦
¦ водитель-экспедитор Гусев В.С. ¦
¦ --------------------------- _________________ ------------------- ¦
¦ (должность) (подпись) (расшифровка) ¦
¦ ¦
¦Груз получил: ¦
¦ ¦
¦ зав. складом Сергеев П.И. ¦
¦ --------------------------- _________________ ------------------- ¦
¦ (должность) (подпись) (расшифровка) ¦
¦ ¦
¦ М.П. "21" апреля 2008 г. ¦
L---------------------------------------------------------------------------------------------------------

Для учета материальных ценностей на складе кладовщиком или иным материально ответственным лицом оформляется карточка учета материалов по форме М-17, в которой отражается дальнейшее их расходование. Отпуск материалов осуществляется на основании требования-накладной (форма М-11) или накладной на отпуск материалов на сторону (форма М-15). Но по какому бы документу ни отпускались материалы, в них обязательно должно указываться, для чего конкретный материал отпускается, ведь от этого зависит дальнейший учет.

Один и тот же материал теоретически может быть использован и для дальнейшей переработки (производства), и для управленческих нужд организации, а в более распространенной ситуации одинаковые материалы используются для выполнения разных заказов.

Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов:

«97. В первичных учетных документах на отпуск материалов со складов (кладовых) организации в подразделениях организации… указываются наименование материалов, количество, цена (учетная цена), сумма, а также назначение: номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат».

«93. По мере отпуска материалов со склада (кладовых) подразделения на участки, в бригады, на рабочие места они списываются со счетов учета материальных ценностей и зачисляются на соответствующие счета учета затрат на производство.

Стоимость материалов, отпущенных для у правленческих нужд, относится на соответствующие счета учета этих расходов».

Несоблюдение этого требования приводит к искажению бухгалтерской отчетности и налоговой базы по налогу на прибыль. Если в документах на отпуск материалов их назначение не указывается, отпущенные материалы признаются находящимися в подотчете у получившего их лица. Списание материалов с подотчета и отнесение их стоимости на затраты производства осуществляется в таком случае на основании акта расхода материалов, в котором, помимо прочего, указывается наименование затрат, для которых материалы были фактически использованы. Унифицированная форма акта расхода материалов не утверждалась, поэтому, если организация использует такой метод отпуска материалов, она должна разработать эту форму самостоятельно.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------¬
¦ ООО "Мастер" ¦
¦ Акт о расходе материалов на производство ¦
¦ Получено по требованию-накладной N 34 от "06" марта 2008 г. ¦
¦ ¦
¦----T------------T----------T--------------T---------T--------T------------T------T----------T----------¬¦
¦¦ N ¦Наименование¦Назначение¦Номенклатурный¦ Единица ¦Отпущено¦Учетная цена¦Сумма,¦ Расход ¦ Возврат ¦¦
¦¦п/п¦ материалов ¦ ¦ номер ¦измерения¦ единиц ¦ ¦ руб. ¦ ¦ на ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ склад ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---T------+---T------+¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Ед.¦Сумма,¦Ед.¦Сумма,¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦ ¦ руб. ¦¦
¦+---+------------+----------+--------------+---------+--------+------------+------+---+------+---+------+¦
¦¦1. ¦Штукатурная ¦Заказ ¦12 678 ¦Мешок/ ¦120 ¦450 руб/меш.¦54 000¦118¦53 100¦2 ¦900 ¦¦
¦¦ ¦смесь ¦N 214 от ¦ ¦30 кг ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦цементно- ¦01.03.2008¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦известковая ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦сухая "Лоск"¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦L---+------------+----------+--------------+---------+--------+------------+------+---+------+---+-------¦
¦ ¦
¦ "31" марта 2008 г. ¦
¦ ---------------------- ¦
¦ (дата составления акта) ¦
¦ ¦
¦ Мастер бригады штукатуров Глянцев В.А. ¦
¦ ---------------------------------------------------- _____________ ------------------ ¦
¦ (должность лица, ответственного за составление акта) (подпись) (Ф.И.О.) ¦
L----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Процедура документального оформления касается любого имущества. Если у организации есть имущество, которое не признается ни основным средством, ни МПЗ и не учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль, это не означает, что его наличие не должно отражаться документально. А такое имущество есть почти во всех организациях. Что это? Как правило, это различные предметы интерьера: цветы в горшках, статуэтки, фонтанчики и т.д.

И совсем не важно, что вы это имущество как актив не учитываете: купили, списали в расход и забыли. Пока это имущество есть в наличии, этот факт должен быть засвидетельствован документально.

Во-первых, это гарантия его сохранности. Ведь если какое-то имущество организации не отражено в документах, мы даже не сможем в случае кражи доказать, что оно у нас вообще было.

Во-вторых, это позволит избежать неприятного удивления, когда «бездокументально забытое» и заброшенное в дальний угол имущество вдруг объявится при проведении инвентаризации. Что тогда с ним делать, в доходах признавать?!

Поэтому подобное имущество должно и документально оформляться, и учитываться. А так как такое имущество не учитывается на балансе организации и никаких утвержденных форм документов по его учету нет, организации вправе составить их самостоятельно. Конечно, с соблюдением всех требований по оформлению первичных учетных документов. Это могут быть и карточки по учету контроля объектов, и ведомости по учету, например, предметов интерьера, где все эти предметы упомянуты.

Естественно, если организация считает, что подобное имущество является для нее активом, она вправе учитывать его как актив. Если вы в состоянии доказать, что, купив и поставив в офисе комнатные растения, вы тем самым увеличили производительность труда сотрудников, пожалуйста, учитывайте эти растения как основные средства или малоценные предметы. Не сможете доказать — составляйте ведомость по учету имущества, не признаваемого активами организации.

Документальное подтверждение расходов в налоговом учете

В соответствии со ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а также убытки, предусмотренные ст. 265 НК РФ), осуществляемые организацией, за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, оформленные первичными документами в соответствии с законодательством Российской Федерации.

С 1 января 2006 г. в соответствии с Законом N 58-ФЗ затраты могут быть оформлены и другими документами в соответствии с обычаями делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого произведены указанные расходы. Кроме того, в качестве обоснования затрат могут быть приняты и иные документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (таможенные декларации, приказ о командировке, проездной документ и т.д.).

Требования налоговых органов к оформлению первичных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации основаны на положениях Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Там же установлено, что первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Можно ли изменить типовую форму первичного документа?

Если из унифицированных форм первичной учетной документации организаций удалены существенные реквизиты, то расходы не могут быть признаны документально подтвержденными и, следовательно, учтены для целей налогообложения прибыли. Такая позиция изложена, например, в Письме УФНС по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007.

Рассмотрим порядок оформления первичных документов для целей налогообложения на примере оформления расходов на ГСМ.

Практически в деятельности каждой организации используются автомобили. Могут использоваться автомобили:

• числящиеся на балансе организации и являющиеся ее собственностью;
• взятые в аренду или в лизинг;
• принадлежащие работникам и используемые ими в служебных целях.

В первых двух случаях у организации появляется такой вид расходов, как расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ).

Если есть такие расходы, то должен быть и путевой лист. Унифицированные формы путевых листов для различных видов транспортных средств утверждены Госкомстатом России от 28.11.1997 N 78, для легкового автомобиля — по форме N 3, для грузового автомобиля — по форме N 4-С или N 4-П. Минфин России Письмом от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1 разъяснил порядок заполнения путевых листов.

Письмо Минфина России от 11.01.2006 N 03 03-04/2/1:

«…Организация вправе самостоятельно разработать форму путевого листа при условии, что разработанный путевой лист будет содержать все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Форма путевого листа может быть разработана самостоятельно, но при заполнении путевого листа должна быть указана цель поездки. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля с целью получения дохода.

Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129:

«Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции».

Формы путевого листа и любых других разрабатываемых организацией самостоятельно первичных документов должны быть приложены к приказу об учетной политике и утверждены им. Об этом многие забывают, и в результате возникают проблемы с документальным подтверждением расходов.

Теперь по поводу периодичности составления путевых листов. Минфин России издавал целый ряд писем, в которых указывал, что не только форму путевых листов, но и периодичность составления организация определяет самостоятельно в зависимости от специфики деятельности. И если эта специфика позволяет, то можно заполнять путевой лист раз в неделю, можно раз в месяц, можно даже раз в квартал.

Письмо Минфина от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77:

«…Первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода. В том случае, если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика».

Но на практике возникают проблемы с налоговыми органами, если путевые листы заполняются не ежедневно.

Некоторые организации нашли следующий выход из такой ситуации: они делают две формы: путевой лист и маршрутный лист. Путевой лист оформляется, например, раз в неделю, а маршрутные листы, которые являются приложением к путевому листу, заполняются ежедневно.

Если же работник использует личный автомобиль в служебных целях, то здесь никаких расходов организации на ГСМ не может быть. Работникам выплачивается компенсация за использование, и в этой компенсации все уже учтено: и расходы на ГСМ, и расходы на ремонт, и расходы на техническое обслуживание, и износ автомобиля.

Но для признания сумм компенсации для целей налогообложения необходимо соблюдение двух условий.

Во-первых, необходимо доказать, что работнику для выполнения его служебных обязанностей нужен автомобиль.

Во-вторых, необходимо подтвердить документально использование личного автомобиля. Как правило, то, что работа носит разъездной характер, фиксируется либо в трудовом договоре с работником, либо в его должностных инструкциях. Но даже при наличии этих документов может встать вопрос о сумме расходов, учитываемой для целей налогообложения. Как правило, налоговые органы просят представить еще и путевые листы, из которых будет видно, что работник использовал свой автомобиль каждый день в служебных целях. Такая позиция была изложена, например, в Письме МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@.

Письмо МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@:

«Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах».

Это нонсенс. Путевые листы на автомобили, которые не принадлежат организации и относительно которых с работниками не заключены договоры аренды, оформляться не должны.

Но подтвердить использование личного автомобиля в служебных целях позволит Журнал учета служебных поездок на личных автомобилях. Данный Журнал может включать следующие реквизиты:

• дата;
• работник (должность, Ф.И.О.);
• служебное задание;
• подпись работника.

Наличие такого журнала с отметкой о поездках избавит от проблем документального подтверждения факта эксплуатации автомобиля.

И еще один момент: сумма компенсации может учитываться в расходах в полном объеме только в том случае, если работник использовал автомобиль в служебных целях каждый день в течение месяца. Если он работал не каждый день, то в расходах можно учесть только сумму пропорционально количеству рабочих дней, в которые автомобиль использовался. (Основание: Письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140.)

Описание проблемы

В условиях пандемии новой коронавирусной инфекции широко применяемой мерой по борьбе с распространением инфекции является перевод сотрудников организаций на удаленный режим работы. Такой режим предполагает изменение подходов к работе с документами, в том числе изменение порядка оформления в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами. Рекомендация Р‑113/2021‑КпР «Первичные учетные документы в условиях удаленной работы» содержит положения, применение которых позволяет эффективно организовать документальное оформления фактов хозяйственной жизни в условиях удаленного режима работы персонала организации.

Вместе с тем перевод сотрудников организаций на удаленный режим работы в 2021 году осуществлялся в экстренном порядке. В связи с этим большинство организаций не имели возможности осуществить необходимые мероприятия по изменению принятого в организации документооборота и надлежащим образом наладить другой порядок.

В результате организации столкнулись с ситуацией невозможности или затруднительности выполнения требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» к оформлению фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами. Между тем организации готовы выполнить эти требования позднее, когда карантинные условия будут сняты или смягчены, либо организация внедрит другой порядок документооборота, адаптированный к удаленному режиму работы сотрудников.

В этой связи возникает вопрос о своевременности документального оформления фактов хозяйственной жизни для их регистрации в бухгалтерском учете.