Форма ИНВ-25

Что представляет собой контрольная проверка

Контрольная проверка заключается в том, что производится повторный пересчет номенклатурных единиц и сверка их количества с данными в инвентаризационных описях и актах. Процедуру проводят те же сотрудники, что и входят в состав инвентаризационной комиссии.

Проверку осуществляют после окончания инвентаризации, но до открытия и начала работы проверяемых структурных подразделений (ст. 2.14 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 №49).

Журнал по форме ИНВ-25 заполняется на основании актов по форме ИНВ-24. В журнал вносят данные по каждой контрольной проверке. Благодаря этому можно сразу увидеть результаты процедур, выявленные излишки и недостатки, а также решение руководителя относительно найденных расхождений.

Заполнение журнала поручается, как правило, бухгалтеру компании. После проведения проверки ему передают все необходимые бумаги для регистрации данных в журнале.

Понятие и цели

Бланки ИНВ-25 представляют собой локальную нормативную документацию, которая необходима не столько для самой проверки наличия материальных ресурсов предприятия, сколько для корректировки уже состоявшейся проверки. Инвентаризация является одной из тех процедур, которая не зависит от конкретной деятельности компании. Проверка ресурсов фирмы — является необходимой мерой для сохранения ее деятельности и препятствие утечек ее ресурсов.

Результат каждой инвентаризационной проверки принято фиксировать в формах ИНВ-24, а все данные из этих форм, во избежание ошибок, нужно фиксировать в ИНВ-25.

Нормы в этой сфере

Все журналы и формы, составлены для инвентаризации и проверки ее корректности являются важной мерой для сохранения предпринимательской и государственной деятельности в рамках тех стандартов, которые позволят просуществовать предприятию максимально долго и сохранить доходы, избежав незапланированных трат.

Форма журнала ИНВ-25 и все соответствующие бланки являются постановлениями Государственного комитета статистики. В бланк ИНВ-25, согласно нормативным требованиям, необходимо вносить содержимое бланка ИНВ-22, при этом все данные из учетных документов должны быть также учтены. Бланки инвентаризации существуют с 1998 года. Именно тогда был создан приказ № 88, который постановил создание форм ИНВ 22-25 и необходимость придерживаться стандартов.

Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств

Инвентаризация основных средств проводится в порядке, установленном приказом об учетной политике предприятия, а также в тех случаях, когда ее проведение является обязательным в соответствии с пп. 26 и 27 Положения по ведению бухучета от 29.07.1998 № 34н, то есть:

• при продаже основных средств;
• сдаче их в аренду;
• приобретении государственного или муниципального унитарного предприятия;
• смене материально ответственных лиц;
• выявлении фактов хищения;
• наступлении стихийных бедствий или пожаров;
• реорганизации компании;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (не реже 1 раза в 3 года, библиотечных фондов — 1 раза в 5 лет).

Инвентаризация может быть проведена внезапно, по инициативе руководителя организации для предотвращения фактов хищения. По степени охвата она может быть сплошной или выборочной, по методу проведения — натуральной (предполагающей непосредственное наблюдение наличия объектов учета) или документальной (проводимой по учетным регистрам фирмы).

Документальное оформление инвентаризации основных средств осуществляется с использованием унифицированных или разработанных самой организацией и закрепленных в ее приказе об учетной политике форм.

Каждый документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, другой — материально ответственному лицу.

Обязательно ли использовать именно ИНВ-25?

Все бланки, которые необходимо использовать при инвентаризации и проверках, были утверждены Постановлением Госкомстата №88 от 18 августа 1988 года. До конца 2012 года все документы были обязательными к применению. С началом 2013 года бланки приобрели рекомендательный характер, а компании — право использовать собственно разработанные.

Несмотря на это, унифицированные формы по-прежнему пользуются популярностью. К ним привыкли и сотрудники со стажем, и проверяющие органы. Решение, какие бланки брать в работу, должно быть закреплено в учетной политике компании.

Для чего используется журнал ИНВ-25

Форма позволяет обобщить сведения о составленных актах, в которых подводятся итоги контрольных проверок проведенной инвентаризации, фиксируются выявленные расхождения между данными инвентаризационных ведомостей и результатами контрольных проверок. После заполнения и утверждения акт ИНВ-24 подлежит регистрации в журнале ИНВ-25.

Из акта переносятся обобщенные данные об ответственных лицах, занятых в ходе контрольной проверки, указывается тип ценностей, в отношении которых проводилась данная процедура, фиксируются данные по наличию, согласно инвентаризационной ведомости и контрольной проверке. Если установлены расхождения в виде излишков или недостачи, они отражаются отдельными графами с указанием количественных и стоимостных показателей.

Также по результатам каждой записи, вносимой в журнал ИНВ-25 с указанием расхождений, принимается решение руководителя относительной дальнейшей судьбы несоответствий.

В целом, журнал позволяет обобщить данные обо всех проводимых в течение отчетного периода контрольных проверок, что позволяет визуально оценить результаты каждой инвентаризации и упрощает процесс поиска необходимой информации.

Инвентаризационная процедура – это процесс, обязательный для каждой организации. Периодичность ее проведения определяется нормативными документами, регулирующими данный процесс (Положения по ведению бухучета, Федеральный закон 402-ФЗ, ПБУ 4/99). Обязательна инвентаризация в следующих случаях:

• Подведение годовых итогов перед формированием отчетности;
• Замена лица, материально-ответственного за какие-либо активы;
• Установление фактов краж, хищений, порчи;
• Прекращение деятельности компании в результате ликвидации;
• Реорганизация предприятия;
• Чрезвычайные обстоятельства, стихийные бедствия.

Кроме того, компания по личной потребности может проводить проверки и при иных обстоятельствах для контроля за правильностью учета хозяйственных операций в течение года, например, инвентаризация может проводиться по итогам каждого квартала.

По результатам каждой проверки формируется инвентаризационная документация (описи, акты, ведомости). После завершение инвентаризации те же члены комиссии, которые участвовали в процедуре, проводят повторную контрольную проверку для оценки правильности своих результатов, итоги отражаются в акте ИНВ-24 с последующим занесением в журнал ИНВ-25. Как правило, журнал ведется на протяжении года.

Кем заполняется журнал учета

Сведения о лице, ответственном за ведение журнала ИНВ-25, показываются на титульном листе документа в нижней строке – указывается должность и ФИО сотрудника. Функции по контролю заполнения журнала учета возлагаются на бухгалтера предприятия, который получает необходимые для заполнения бумаги от членов инвентаризационной комиссии после завершения контрольной проверки, после чего переносит необходимые сведения в табличную часть бланка ИНВ-25.

Совместно с какими документами оформляется ИНВ-25

Журнала учета заполняется на завершающей стадии процедуры инвентаризации. Внесению итоговой записи в форму ИНВ-25 предшествует подготовка и заполнения таких бумаг:

• Приказ о проведении инвентаризации ИНВ-22 – с помощью данного документа руководитель отдает распоряжение приступить в определенные сроки к инвентаризации конкретного имущества или обязательств, а также определяет персональный состав инвентаризационной комиссии. Читайте также статью: → «Форма ИНВ-22. Приказ о проведении инвентаризации».
• Члены комиссии в соответствии с положениями приказа проводят проверку активов или обязательств, заполняя в процесс инвентаризационные описи и акты установленных форм, впоследствии передаваемые ответственному бухгалтеру для формирования итоговой инвентаризационной документации в виде ведомостей;
• Далее проводится контрольная проверка полученных результатов, итоги которой отражаются в акте ИНВ-24, на основании которого, в свою очередь, вносится регистрационная запись в журнал учета ИНВ-25;
• Итоговые результаты по итогам отчетного года показываются в конечной ведомости учета ИНВ-26.

Форма

Журналы учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации должны быть заполнены ответственными лицами, назначенными согласно итогам каждых проверок. ИНВ-25 должен содержать результаты контроля, которые следуют после составления основных актов проверок.

Журнал ИНВ-25 состоит из титульного листа и главной части.

• Титульный лист должен содержать название предприятия и род ее деятельности. Если предприятие содержит подразделения, филиалы или отделы, то журнал ведется по каждому отдельному подразделению.
• Должна быть указана дата, когда ведение журнала было начато, а также ФИО ответственного за составление формы и заполнение бланка.

Журнал проверки инвентаризации разделяется на две условные части, состоящие из четных и нечетных страниц. Страницы нужно составлять по отдельности, при этом их совокупность представляет собой общую форму ИНВ-25.

Как заполнить ИНВ-25

Сначала заполняют обложку журнала. Указывают наименование организации и структурного подразделения, код по ОКПО, вид деятельности компании. Отмечают, когда журнал начат и когда окончен (эта дата ставится после окончания журнала). Внизу указывают должность и ФИО сотрудника, ответственного за ведение журнала.

На четных страницах журнала должны располагаться следующие сведения:

1. Порядковый номер записи в журнале.
2. ФИО и должность сотрудника, который был ответственным за контрольную проверку.
3. Название структурного подразделения, где проводилась проверка.
4. ФИО материально ответственного лица.
5. Дата, когда проводилась контрольная проверка.
6. Ценности, которые проверялись.
7. Единицы измерения.
8. Количество, которое числится по инвентаризационной ведомости.
9. Сумма по инвентаризационной ведомости.

На нечетных страницах указывают такую информацию:

1. Количество ценностей по итогам проверки.
2. Сумма по итогам проверки.
3. Данные об обнаруженных излишках и недостачах по итогам проверки.
4. Решение руководства по итогам контрольной проверки. Если после проверки не было выявлено недостач или излишков, то и решения никакого принимать не нужно.
5. Подпись сотрудника, который проводил контрольную проверку.

Идеальный вариант — отсутствие каких-либо расхождений. Это означает, что инвентаризация была проведена правильно.

Если при заполнении были обнаружены ошибки фактического характера (неверно указана дата или сумма, например), то их исправляют, применяя стандартный алгоритм:

1. Аккуратно зачеркивают фрагмент с ошибкой.
2. Рядом или выше указывают верный вариант.
3. Ставят отметку «Исправленному верить».
4. Ставят подпись в знак того, что исправления верны.

Инструкция

Для того чтобы оформление результатов инвентаризации прошло правильно и не противоречило нормативам, следует выполнить процедуру согласно инструкции.

• Для начала, следует помнить, что все проводимые контрольные проверки следует нумеровать.
• Лицо, которое несет ответственность за инвентаризацию и регистрацию данных в журналах и бланках, должно указать в ИНВ-25 свои ФИО (фамилия и инициалы), а также объект, который исследует.
• Предметом проверок являются все материальные ресурсы и обязанности отдела предприятия, на котором происходит проверка. Такими ресурсами являются склады, имущество персонала, содержимое касс и пр.
• ИНВ-25 должно содержать перечень объектов, которые исследуются в процессе инвентаризационной проверки, содержать обозначения, в которых указывается величина в которой идет измерение (количество, в шт. или цена, в руб.).
• Если в бланке ИНВ-25 наблюдаются несоответствия между количеством (или стоимостью) проверенных ресурсов и ожидаемыми показателями, следует указать в столбцах «Недостача«, «Излишек» точное отклонение между фактическими и ожидаемыми данными.
• В конце страницы необходимо указывать решение главного руководства относительно мер на ликвидацию недостач или излишков.
• В итоге, директор должен поставить свою подпись.
  

Ошибки в заполнении формы ТОРГ-25

Если при заполнении журнала допущены ошибки в указании данных, их допускается исправить. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверный показатель, рядом указать верное значение. Исправление обязательно заверяется подписью ответственного лица, внесшего корректировку. Рядом ставится подпись исправителя. Заполнять новый журнал при допущении ошибки не требуется, если при выполнении исправления учтены требования по корректировки первичных документов, установленные российским законодательством.

Как правило, ошибки в заполнении журнала учета связаны с человеческими факторами – невнимательно переписанные данные из акта ТОРГ-24. Также ошибка может быть связана с неправильно составленным актом или инвентаризационной ведомостью. Независимо от причины ошибки, ее возможно безнаказанно исправить, если будут учтены необходимые требования в части исправления первичных документов.