Zarplatto.ru

Инкассация денежных средств: что это такое, как проводится и сколько стоит

Для чего нужна инкассация

Основными целями инкассации денежных средств можно назвать следующие:

  1. Соблюдение правил сдачи наличных средств в банк в соответствии с . Это связано с тем, что практически в каждой организации утвержден лимит кассы, то есть сумма средств, которая может храниться в кассе. А все средства сверх данной суммы подлежат сдаче на расчетный счет.
  2. Сохранность матценностей организации и обеспечение безопасности. Любая компания самостоятельно должна обеспечивать сохранность заработанных средств собственными силами. С этой целью они вводят в свой штат охранников, сторожей и обеспечивают необходимые меры безопасности, например, сигнализацию и видеонаблюдение. Но хранение крупных денежных сумм на счете в банке является наиболее безопасным способом сохранения средств. Кроме того, данный способ также позволяет компаниям проводить безналичные платежи.

Для чего нужна

Обычно услугу заказывают, чтобы соблюдать лимит кассы. По закону большинство организаций утверждают лимит остатка наличности — максимальную сумму, которую можно хранить в кассе. Все деньги сверх этой суммы надо отправлять на расчетный счет. Но устанавливать лимит обязан только средний и крупный бизнес, а ИП и малые предприятия могут работать без этого показателя: держать в кассе сколько угодно денег и переводить их на расчётный счёт, когда захотят.

Также инкассация нужна для безопасной транспортировки выручки и экономии времени. Вы можете и сами или с помощью кассира зачислять наличку на счёт через операциониста в отделении. Но мешок с деньгами нужно еще довезти до банка и потратить время на поездку. Вооруженные охранники в бронированной машине — более надёжный вариант доставки, хотя бы потому что они вернут вам всю сумму, если с нею что-то случится по дороге.

Плюсы и минусы

Плюсы инкассации очевидны: вы не рискуете и почти не отвлекаетесь от работы.

  • Безопасность. Вооруженные люди охраняют вашу наличность и гарантируют, что деньги попадут на счёт. Вы заключаете с ними договор материальной ответственности и не беспокоитесь за свои средства. Если же вы везёте выручку в банк самостоятельно, то отвечаете за неё сами. И у вас нет автомата и броневика.
  • Без простоев. С инкассаторами не придется тратить время на доставку денег и очередь в банке. Если же этой задачей занимаетесь вы или кассир, страдает бизнес: в такие промежутки вы не зарабатываете.
  • Скорость зачисления на счёт. При инкассации деньги поступают на расчетный счет быстрее, чем при классической передаче операционисту, ваши обороты не падают.

Минус тоже простой — бюрократия. Чтобы периодически вызывать машину за деньгами, придётся собрать документы и подписать договор с банком или лицензированной компанией. Потом каждый раз заполнять стопку документов и упаковывать деньги в мешок.

Готовить деньги и бумаги нужно делать строго ко времени: инкассаторы работают по графику и не могут задержаться у вас даже на 10 минут. Если вы забыли оформить бумаги или посчитать деньги, придется писать отказ и платить за холостой выезд.

Как подготовиться к инкассации

Нельзя просто позвонить в банк и сказать: «Приезжайте за моими деньгами». К первой инкассации придётся долго готовиться: оформить договор, показать помещение для передачи денег, утвердить график и стоимость услуги. Подготовка может занять несколько недель.

  1. Убедитесь, что у вас есть условия для инкассации. Нужен свободный проезд к помещению и возможность припарковаться рядом со входом. Ещё потребуется комната, в которой только вы и инкассаторы сможете запереться на ключ на время передачи денег.
  2. Оставьте предварительную заявку на оформление договора через форму на сайте банка или инкассаторской службы. Если нельзя сделать это на сайте, позвоните.
  3. Согласуйте стоимость обслуживания. С тарифами можно ознакомиться на сайте или выяснить в разговоре с менеджером. Ниже мы расскажем, из чего складывается стоимость услуги.
  4. Перед подписанием изучите каждый пункт договора и уточните подробности: как долго инкассаторы могут оставаться в вашем магазине, что будет при ошибках в документах, кто покупает мешки для упаковки денег.
  5. Подпишите договор. Если вы заказываете услугу у банка, который ведёт ваш расчетный счет, договор будет двусторонним. Если у инкассаторской службы — трёхсторонним (вы, ваш банк и служба).
  6. Согласуйте график выездов, если инкассация осуществляется по графику, или договоритесь о выездах по предварительному звонку. Обычно второй вариант удобнее для малого бизнеса.
  7. Банк выдаст инструкцию для кассира по инкассации, научит готовить денежные средства к передаче и заполнять бумаги в офисе или магазине.

Как проходит процедура

Если вы подписали график выездов, машина будет приезжать строго по графику. Если вызываете её по звонку, готовьтесь к назначенному времени. Нужно пересчитать деньги и заполнить сопроводительные бумаги. Изучите инструкции и памятки от банка по заполнению документов и упаковке денег. Также есть официальные разъяснения по заполнению в Приложениях к Указанию Банка России № .

1. Пересчитайте деньги и заполните три документа, которые входят в «Препроводительную ведомость к сумке 0402300»

  • ведомость;
  • накладную;
  • квитанцию.

Важно, чтобы сумма во всех трёх документах совпадала, иначе у вас не примут деньги и придётся оплатить холостой выезд. За документальное оформление инкассации отвечаете вы, как и за правильную упаковку денежных средств.

2. Передайте деньги и документы инкассатору. Перед выездом вам сообщат фамилию сотрудника, который примет у вас сумму. Приехав, он показывает паспорт и доверенность на перевозку денег, чтобы доказать, что он действительно тот, кого вы ждёте.

Прежде инкассаторы показывали явочную карточку, но её отменили с 3 июля 2018. Сегодня нужен только паспорт специалиста и доверенность от банка.

Установив личность инкассатора, запритесь с ним в комнате, дайте ему на проверку документы и сложите деньги в специальную сумку. Такую закрытую сумку невозможно незаметно вскрыть — это гарантирует, что никто не получит доступ к деньгам по дороге. Есть два варианта сумок, уточните в своём банке, с какими он работает.

  • Холщовый мешок — традиционная тара для денег, обычно его привозят инкассаторы. Такую сумку запечатывают специальной свинцовой пломбой: банк выдаст вам индивидуальный пломбиратор, который оставляет на свинце номер места инкассации. Кассир перевязывает мешок бечёвкой, на концы накладывает свинцовую пломбу и сдавливает пломбиратором: как сделать пломбу, вам покажут при заключении договора инкассации. Мешки бывают больших размеров, в них можно перевезти по-настоящему крупные суммы.

  • Сейф-пакет — одноразовый пластиковый крепкий пакет. После заклеивания его нельзя незаметно вскрыть. Пакеты может выдать банк, но иногда их приходится покупать самостоятельно. Они бывают разных размеров и стоят от 5 до 20 рублей за штуку.

Положите деньги в сумку или пакет, туда же вложите заполненную ведомость и запечатайте пломбой или заклейте. После этого инкассатор проверяет, что мешок или пакет целы, пломба соответствует образцу, а оставшиеся бумаги: накладная и квитанция — тоже заполнены верно.

Если всё хорошо, инкассатор забирает сумку и накладную, ставит штамп в квитанции и расписывается в ней. Квитанция остаётся у вас как доказательство, что сумка с деньгами перешла к инкассатору, и теперь за неё отвечает он.

Если что-то пошло не так, придётся подписать отказ от инкассации денежных средств и ждать следующего выезда за наличными.

3. Ждите деньги на расчетном счету. Инкассатор отвезёт мешок с деньгами в банк, сотрудники пересчитают их, проверят на подлинность и зачислят на счёт. Если всё в порядке, вы увидите деньги в интернет-банке в течение 1—2 дней

Если банк выявит нарушения: сумма в мешке больше или меньше, чем в ведомости и накладной, нашлась фальшивая банкнота — он будет разбираться и свяжется с вами.

Классическая инкассация

Стоимость услуги складывается из закрепленной цены выезда (500—800 рублей) и процента от суммы, которую вы передаёте в банк (0,1—2%). Иногда цена услуги выглядит так: 0,5% от суммы, но не меньше 1000 рублей. Итоговая стоимость зависит от нескольких условий:

  • суммы перевозки: чем она больше, тем меньший процент вы заплатите;
  • сложности маршрута и удаленности вашего магазина или офиса от банка;
  • частоты инкассаций: чем чаще, тем дешевле.

Тариф может быть ниже, если в этом банке у вас открыт расчётный счет, эквайринг и аренда терминала.

Сейф для приема денег

Также банки для удешевления инкассации устанавливают автоматический сейф в месте, где много точек инкассации (например, в ТЦ). Клиенты самостоятельно пакуют деньги в мешки, заполняют сопроводительные документы и вкладывают их в ячейки сейфа. Стоимость доставки денег в банк при такой системе ниже.

Электронный инкассатор

Ещё один экономичный вариант инкассации денег для малого бизнеса — установка электронного инкассатора в вашем магазине или офисе. Это устройство похоже на маленький банкомат, которое крепится к полу. Вы вносите в него деньги, и они сразу появляются на расчетном счете. После этого за инкассированную наличность отвечает банк и забирает из устройства деньги по мере наполнения. Такой терминал банки устанавливают бесплатно и назначают комиссию за внесение денег 0,3-0,5% от суммы.

Вложение сумки в автоматический сейф

Страховщик может сдавать наличность через автоматические сейфы банка. Для этого он должен иметь достаточное количество порожних сумок.

Формирование сумки осуществляется так же, как и для инкассации. При этом кредитной организацией с учетом технологии приема сумок автоматическим сейфом определяется способ прикрепления накладной, которая либо вкладывается в сумку, либо прикрепляется к ней. Квитанция остается у страховщика.

Процедура вложения сумки в сейф следующая.

  1. Клиент вводит номер сумки, персональный код, пароль или другие предусмотренные договором банковского счета, счета по вкладу (депозиту) или другим договором идентифицирующие его данные.
  2. После вложения сумки с наличными деньгами клиент выводит распечатку автоматического сейфа, подтверждающую осуществление операции по приему сумки с наличными деньгами, в которой содержится информация о клиенте, дате и времени вложения сумки с наличными деньгами в автоматический сейф.

Бухгалтерский учет

Для учета инкассации через терминал (так же, как при обычной инкассации) используется субсчет 57.01 “Переводы в пути”. На основании расходного ордера кассир забирает выручку и сдает ее через терминал.

Затраты организации, связанные с оплатой услуг, предоставляемых обслуживающей кредитной организации (в частности, по осуществлению расчетов через банкомат), учитываются в составе прочих расходов в том отчетном периоде, в котором эти услуги оказаны, и отражаются на субсчете 91.02 “Прочие расходы” (п. 11, п. 14.1, 16, 18 ПБУ 10/99 “Расходы организации”). Прочие расчеты с банком можно учитывать на счете 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”. Если комиссия банка без НДС, то учитывать расходы можно без использования счета 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”, т.е. проводкой Дебет 91.02 “Прочие расходы” и Кредит 51 “Расчетный счет”.

Налоговый учет

Расходы на инкассацию можно учесть либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией в соответствии с пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, либо в составе внереализационных расходов (согласно пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). Выбранный способ закрепляется в учетной политике организации.

Законодательная база

Основные регулирующие документы:

Что это такое и для чего нужна?

Инкассация денежных средств – комплексное понятие, означающее совокупность взаимосвязанных мер по физическому перемещению денежной наличности между отдельными хозяйствующими субъектами (организациями), их структурными (обособленными) подразделениями и обслуживающими банками.

Перевозка наличных денег осуществляется уполномоченными инкассаторами – специалистами, имеющими необходимую профессиональную подготовку.

Действия всех участников этой процедуры – кассиров, инкассаторов, банковских сотрудников – подчиняются установленному порядку, регламентированному

Как правило, к инкассаторам обращаются по следующей причине – обеспечение сохранности наличных денежных средств в процессе её перевозки.

Осуществление инкассации наличных денег является гарантией их безопасности, защищенности от внешних посягательств.

По сути, транспортировка наличных денег вооруженными инкассаторами является приоритетным и наиболее безопасным способом их физического перемещения из кассы предприятия в обслуживающий банк.

Процедура инкассации наличных средств позволяет успешно решать следующие задачи:

  • Физическое перемещение (транспортировка) наличной выручки коммерческого предприятия из торговой точки в обслуживающий банк.
  • Доставка нужной суммы денежной наличности из финансового учреждения в кассу хозяйствующего субъекта для очередной выдачи зарплаты его сотрудникам.
  • Перевозка наличных денежных средств между обособленными структурными подразделениями (филиалами) конкретного банка.
  • Регулярное пополнение банкоматов необходимым количеством бумажных купюр с формированием отчета об актуальном состоянии денежных счетчиков.
  • Периодическое изъятие денежной выручки из платежных терминалов, осуществляющих прием наличности.
  • Безопасная транспортировка материальных ценностей и документации.

Сервис денежной инкассации, подразумевающий последующее зачисление перемещаемых средств на банковский счет, обеспечивается на законных основаниях следующими способами:

  • Непосредственно через банковские кассы.
  • С помощью инкассаторской службы, уполномоченной перевозить денежную наличность. Это могут быть подразделения инкассации при обслуживающих финансовых учреждениях, а также частные охранные структуры, имеющие законное право сопровождать перевозку денежной наличности.
  • Посредством службы РосИнкас – инкассаторской структуры, имеющей специальное разрешение Центробанка РФ.
  • Через федеральную систему почтовой связи.
  • Непосредственно через автоматические сейфы.

Обязательна ли для ООО?

Действующим законодательством – нормативной документацией Центробанка РФ – предусматривается требование об ограничении кассового остатка хозяйствующими субъектами.

Речь идет об установлении лимита на общую сумму наличности, остающейся в кассе организации к завершению каждого операционного дня.

Это условие распространяется на всех хозяйствующих субъектов, осуществляющих приходно-расходные транзакции с наличностью, кроме индивидуальных предпринимателей и организаций, относящихся к малым предприятиям.

Надо отметить, что хозяйствующие субъекты, подпадающие под исключения, имеют право лимитировать кассовый остаток, но не обязанность.

Если индивидуальный предприниматель/малое предприятие все же решит воспользоваться этим правом, соблюдение установленного норматива (лимита) будет являться обязательным.

Сверхлимитная наличность – превышение установленного ограничения – подлежит изъятию из кассы хозяйствующего субъекта и обязательной передаче в обслуживающий банк с последующим её зачислением на расчетный счет организации.

Инкассация считается наиболее безопасным способом физического перемещения наличных денег из кассы предприятия в обслуживающее финансовое учреждение.

Если речь идет о значительных суммах, рекомендуется пользоваться услугами профессиональных инкассаторов, гарантирующих сохранность перемещаемых денег.

Накапливать и удерживать сверхлимитную кассовую наличность хозяйствующим субъектам разрешается лишь в дни выдачи зарплаты, праздничные/выходные дни.

Нарушение данных правил обуславливает наложение штрафных санкций на виновных лиц. Штраф для должностных субъектов составляет от 4000 до 5000 рублей, для организаций (предприятий) – от 40 000 до 50 000 рублей.

Правила и порядок проведения для наличных денег на предприятии

Существуют общеобязательные нормы законодательства, четко регламентирующие порядок выполнения инкассации наличности в организации.

Эти правила, как уже говорилось ранее, должны неукоснительно соблюдаться всеми участниками данного процесса – кассиром предприятия, передающим наличность, и инкассатором, осуществляющим доставку переданных денег в банк.

Кроме того, правила инкассации могут регламентироваться подписанным соглашением о предоставлении инкассаторских услуг, которым, например, предусматривается периодичность передачи средств и другие конкретные условия.

Сама процедура инкассации денежных средств подразумевает последовательное выполнение её участниками следующих действий:

  • Передаваемая наличность готовится кассиром хозяйствующего субъекта к отправке. На этой стадии осуществляются тщательный пересчет и упаковка денежных средств, размещаемых после этого по сумкам. Оформляется набор необходимых документов в нескольких экземплярах. Составленные бумаги также помещаются в инкассаторские сумки с деньгами. Завершается этот этап опломбированием сумок, подлежащих передаче инкассаторам.
  • Денежная наличность, упакованная в сумках, передается инкассатору. Данное действие выполняется кассиром передающей организации в особом помещении. Контролировать эту процедуру вправе ревизор, финансовый контролер, главный бухгалтер, руководитель организации. Кассир проверяет личность и бумаги инкассатора, вносит сведения в явочную карточку, предоставляет образец пломбы, отдает инкассатору сумку с деньгами и документацию. Инкассатор удостоверяет свою личность, предъявляет кассиру нужные бумаги и возвращает пустые сумки, принимает сумки с деньгами, проверяет исправность пломб, сверяет данные документов, подписывает и датирует квитанцию, ставит печать.

  • Перевозка (физическое перемещение, транспортировка) переданных денежных средств непосредственно в обслуживающий банк. Осуществляется эта процедура уполномоченным инкассатором по маршруту, разработанному и утвержденному заранее.
  • Сдача-приемка сумок с денежной наличностью в финансовое учреждение. Инкассатор передает сумки с деньгами в обслуживающий банк, который надлежащим образом принимает эти средства. Процедура сдачи-приемки выполняется по установленным правилам. Если она завершается успешно, полная материальная ответственность инкассатора за переданные деньги прекращается.
  • Переданная наличность принимается и приходуется банковским сотрудником, проверяющим сумки, целостность пломб, правильность сведений в сопроводительных бумагах.

Документальное оформление

Чтобы корректно передать инкассатору наличность для транспортировки в банк, кассир составляет следующую документацию:

  • Сопроводительная ведомость в трех экземплярах (один – в сумку, второй – кассиру, третий – инкассатору);
  • регистр выполненных транзакций (помещается в сумку), сумма которого должна соответствовать сумме ведомости;
  • накладная для денежной сумки;
  • квитанция для денежной сумки.

Инкассатор удостоверяет свою личность, предъявляет доверенность, передает кассиру явочную карточку для заполнения.

Кассир вносит нужные сведения в явочную карточку и возвращает её инкассатору. Впоследствии данная карточка проверяется банковским сотрудником, сверяется с кассовым ордером.

Способы сдачи денежных средств в банк

Сдать наличные в банк на счет компании можно одним из следующих способов:

Способы сдачи наличных в банк Что собой представляет способ
Самостоятельно в банк В этом случае организация сама вносит наличку в кассу. Для этого компании потребуется обеспечение сотрудников транспортными средствами и принятие дополнительных мер безопасности.
Через федеральную почтовую связь В специальные сейфы (терминалы), которые выполняют роль касс, вкладывают деньги и указывается счет, на которых их нужно зачислить.
С помощью специальной организации, которая входящей в систему Банка России (например, инкассаторская служба) В качестве такой службы обычно выступает структурное подразделение банка, в котором у компании открыт счет или обособленная организация, имеющая лицензию на услуги инкассатора.

Важно! Законодательством ограничен перечень лиц, которые могут сдавать в банк наличные деньги. Но для организаций более целесообразным будет назначение в качестве такого лица своего кассира, который является сотрудником отвечающим за сохранность денег на основании договора о материальной ответственности.

Услуги инкассаторских служб

Независимо от того, кто оказывает инкассаторские услуги (служба банка, сторонняя организация), с ее помощью выполняются следующие действия:

  • доставка наличных денег компании в банк;
  • транспортировка выручки из торговых точек клиента в головной офис для последующей сдачи в банк;
  • транспортировка денежных средств на место покупки материальных ценностей;
  • сбор денежных средств из структурных подразделений компании и транспортировка их в банк;
  • сопровождение с целью обеспечения безопасности представителей компании, транспортирующих денежные средства или ценные бумаги к месту хранения;
  • доставка денежных средств из банка в офис или отдельное подразделение компании с целью их использования (на зарплату, для наличных расчетов с контрагентами);
  • доставка по заказу компаний разменной монеты.

Стоимость услуг инкассаторских служб

Стоимость услуг инкассаторских служб значительно отличаться в зависимости от некоторых условий, к которым относят:

Условия, от которых зависит стоимость услуг Подробности
Сумма средств, которую должны транспортировать инкассаторские службы Как правило, оплата рассчитывается как некоторый процент от суммы, подлежащей инкассации (0,1-2%). Чем большая сумма перевозится, тем меньший процент заплатит компания.
Удаленность от точки компании, из которой инкассаторам нужно забирать денежные средства, и до банка, в который денежные средства подлежат сдаче Чем дольше маршрут от точки до банка, тем выше оплата
Частота инкассаций Если компании необходимы только разовые услуги инкассаторов, то они обойдутся дороже. В случае заключения договора на постоянное обслуживание, стоимость будет значительно ниже (например, если заключается договор на ежедневный забор денежных средств и доставку в банк).
Меры предосторожности От того, какие именно меры безопасности хочет получить клиент, будет зависеть стоимость услуг. Дешевле обходятся стандартные условия, а для усиления мер безопасности заплатить нужно будет больше.
Вид предоставляемых услуг Например, будет ли оказывать инкассаторская организация только сопровождение сотрудника компании или полностью осуществлять инкассаторские услуги.
От региона нахождения организации и инкассаторской службы В зависимости от места проведения инкассации также рассчитывается стоимость услуг

Заполнение явочных карточек

При проведении инкассации ежемесячно оформляются явочные карточки (0402303), содержание которых должно соответствовать требованиям, установленным Положением Банка России. В карточках указывается следующая информация:

  • номер сумки инкассатора, в которой перевозятся деньги (за каждой точкой, с которой инкассаторы забирают средства, закрепляется несколько сумок, одну из которых забирают, а другая остается);
  • наименование, адрес компании, у которой производится забор средств;
  • телефон;
  • режим работы (график работы в будние, в выходные дни и перерывы на обед);
  • время, в которое инкассаторы осуществляют забор наличных средств.

Обзор нормативных актов, регламентирующих инкассацию денежной наличности

Главный нормативный акт, по которому производится инкассация — положение Банка России от 29.01.2018 № 630-П ( ). Как мы уже отметили выше, профессиональный инкассатор — это всегда кредитная (банковская или небанковская) организация, подчиняющаяся регулятору в лице ЦБ РФ.

Положение № 630-П, в частности, устанавливает:

  1. Классификацию операций, характеризующих процедуру оказания банком услуг по инкассации.
  1. Обязанности банков в рамках проведения таких операций (и общий порядок действий при их проведении).
  1. Порядок привлечения исполнителем инкассаторских услуг различных внешних игроков (подрядчиков).
  1. Обязанности должностных лиц, отвечающих за сохранность «перемещаемых» денежных средств, руководителей банков, которые проводят инкассацию.
  1. Ответственность банка, который проводит инкассацию, за недостачу «перемещаемых» денежных средств.
  1. Приоритет договорной основы во взаимодействии между банками, оказывающими услуги по инкассации, и их клиентами.

Таким образом, предполагается, что многое в таком взаимодействии будет решаться больше в соответствии с договором, чем с законом (и это может быть вполне оправдано исходя из того обстоятельства, что отдельного федерального закона об инкассации еще не издано). Но, разумеется, поставщик услуг по инкассации — как лицо с лицензией, будет обязано действовать, прежде всего, опираясь на банковское законодательство.

  1. Порядок приема-передачи наличных денежных средств между заказчиком и исполнителем услуг по инкассации.
  1. Порядок перевозки денежных средств, взятых инкассаторами от заказчика (в частности, регламентируются различные технические требования к автомобилям, оружию, которые используют инкассаторы).
  1. Порядок учета банками «перемещаемых» денежных средств клиентов, а также осуществления их оборота внутри банка — после приема от инкассаторов.
  1. Порядок осуществления хранения и проведения ревизии клиентских денежных средств банками.

Положение также устанавливает бланки основных документов — используемых при взаимодействии инкассаторов и их клиентов, а также банками при проведении внутренних процедур обращения с денежными средствами от клиентов.

Отметим также, что положение регламентирует инкассацию по схеме с применением автоматических устройств — которую мы отнесли к числу альтернативных классической инкассации — с привлечением специальных людей.

Другой важный источник, изданный регулятором — Методические рекомендации Банка России по инкассации наличных денег от 10.11.2015 года № 33-МР ( ). Издавались они в целях обеспечения исполнения нормативных актов Банка России, предшествующих положению № 630-П, но формально данный документ действует (хотя и не носит нормативного характера).

Содержащиеся в Методических рекомендациях положения призваны решать задачи, во многом схожие с теми, что характеризуют направленность нормативного акта, рассмотренного нами выше. Как следствие, при качественном выполнении инкассатором тех предписаний, что содержатся в положении № 630-П, нет необходимости «перепроверять» компетенции на предмет их соответствия методическим рекомендациям. Вместе с тем, особое внимание обращают на себя следующие отдельные рекомендации ЦБ РФ:

  1. Рекомендацию, в соответствии с которой инкассаторам следует оценивать вероятные риски, что могут появляться в ходе перевозки денежных средств.

При этом, Банк указывает на возможность взаимодействия инкассаторов и ответственных служб МВД России, органами местного самоуправления — на предмет устранения или сведения к минимуму выявленных рисков.

ЦБ в целом, отмечает полезность регулярных контактов между инкассаторами и властями — причем, в самых разных форматах. Например — в формате проведения совместных учений, направленных на выработку действенных мер реагирования на различные внештатные ситуации в ходе решения профессиональных задач.

  1. Рекомендации по определению состава инкассаторских бригад.

Так, ЦБ РФ советует включать в состав таких бригад:

  • человека, управляющего автомобилем, на котором перевозятся денежные средства;
  • человека, осуществляющего прием наличных средств от заказчика;
  • человека, осуществляющего непосредственно сопровождение перевозимых денежных средств и охраняющего их от попыток хищения.

Также Банк рекомендует сделать кого-либо из них старшим бригады — который будет руководить основными действиями коллег.

ЦБ РФ советует — в целях пресечения попыток сговора и коррупции на рабочем месте среди сотрудников инкассаторских бригад — время от времени изменять их составы.

Отметим, что в положении № 630-П (как, к слову, и в более ранних нормативах Банка России по инкассации) закреплено использование инновационного устройства для «перемещения» наличности — в виде ящика, который при попытке несанкционированного вскрытия окрашивает купюры несмываемой краской. Нужно отметить, что практический порядок применения «ящика» регулируется законодателем достаточно поверхностно. Но в положении сказано, что в случае его применения состав инкассаторской бригады может быть минимальным — то есть, он может быть представлен одним человеком, причем, он вправе передвигаться без спецмашины.

  1. Рекомендации по поведению для инкассаторов.

Так, Банк советует им:

  • не разговаривать в ходе работы с посторонним людьми;
  • не перевозить в служебной машине грузы, не имеющие отношения к ценностям, полученным от заказчика (в том числе личные вещи);
  • не отклоняться от заданного маршрута перемещения между заказчиком и банком;
  • не пренебрегать средствами индивидуальной защиты при выполнении работы;
  • не использовать служебный автомобиль и технические средства в личных целях;
  • отказаться от ведения переговоров, не имеющих отношения к работе, во время выполнения задания;
  • не использовать в ходе работы личные средства связи;
  • не отвлекаться от выполнения прямых служебных обязанностей в ходе выполнения задания.
  1. Рекомендации по выбору маршрута для перевозки денежных средств от заказчика до банка.

В этих целях инкассаторам, как считает Центробанк, учитывать дорожную обстановку, время суток, особенности местности и характеристики зданий, между которыми будет осуществляться «перемещение» денежных средств.

  1. Рекомендации по оптимизации тех процедур, что характеризуют непосредственно взаимодействие с заказчиком.

Например — в части выбора оптимального месторасположения машины при прибытии к заказчику (и к банку). Также ЦБ РФ довольно подробно регламентирует порядок действий инкассаторов в ходе приема-передачи денежных средств заказчика.

Отдельно прописывается желательный порядок действий инкассаторов при перевозке перевозимых ценностей по воздуху, при взаимодействии с инспекторами ГИБДД и иных сценариях, что могут быть характерны для выполняемой инкассаторами работы.

Выше мы отметили, что ЦБ РФ — главный регулятор деятельности инкассаторов, обозначает приоритет договорных отношений во взаимодействии инкассаторов и их заказчиков. Таким образом, именно на основе договора стороны устанавливают непосредственный порядок действий каждой из них — который, вместе с тем, будет определяться с учетом предписаний регулятора.

Чаще всего к договорам между инкассаторами и заказчиками прилагаются разработанные исполнителем услуг правила — с которыми контрагент соглашается, подписывая договор.

Полезно будет рассмотреть примеры типичных формулировок из таких договоров и правил — отражающих непосредственно содержание процедуры инкассации, подробнее.

Порядок инкассации денежных средств (типичные правила от банка)

За основу можно взять договор и правила, разработанные одним из лидеров российского рынка инкассации — компанией ИНКАХРАН.

Предполагается, таким образом, заключение соглашений между:

  • заказчиком услуг по инкассации;
  • исполнителем — организацией ИНКАХРАН;
  • банком, в который будут отвозиться (зачисляться) денежные средства, принятые исполнителем от заказчика.

При этом, рассматриваемые правила касаются только договора между инкассатором и банком. Заказчик со своей стороны заключает договор с банком — в котором в установленном порядке прописываются формулировки, которые полностью или в части обеспечивают исполнение банком своих обязательств по договору с ИНКАХРАН. Как следствие, данные формулировки могут буквально воспроизводить те, что отражены в соглашении между банком и инкассатором — поэтому, заказчику, принимающему решение о том, как организовать инкассацию, имеет смысл изучить в том числе и типовые условия такого соглашения. Правила, о которых идет речь — неотъемлемая часть данного соглашения.

В соответствии с договором банка с ИНКАХРАН инкассация будет включать следующие основные процедуры:

  1. Сбор наличных денег клиента банка — в который они будут отвозиться.
  1. Доставку наличных денег:
  • сначала — в инкассаторскую организацию;
  • затем — в кассу банка.
  1. При необходимости — временное хранение инкассаторской организацией наличных денежных средств от заказчиков.
  1. Обеспечение пересчета (при условии оплаты за эту услугу) и зачисления денежных средств на счета банка (открытый непосредственно в инкассаторской организации — которая, как мы уже знаем, имеет статус кредитной, либо на корреспондентский счет самого банка) — если зачисление не осуществляет сам банк в соответствии с собственной тарификацией.
  1. Подготовку и доставку разменных денежных средств заказчикам — в соответствии со специальными Заявками по установленной форме.

Отметим, что такая доставка может быть осуществлена как в рамках непосредственно инкассации, так и как отдельная услуга в соответствии с Заявкой.

  1. Оплату инкассаторских услуг.

В рамках схемы, реализуемой с участием ИНКАХРАН, расчеты производятся так:

  • инкассаторы выставляют счет банку — в сроки, установленные договором;
  • банк выставляет счет клиенту — аналогично, в соответствии с договором на РКО.

При этом, как мы уже знаем, у банка будет два договора: один — с инкассатором, второй — с клиентом.

Непосредственно в соответствии с правилами, прилагаемыми к договору, осуществляются:

  1. Оформление на каждого заказчика (клиенту банка) персонального идентификационного номера ИНКАХРАН — по которому осуществляется последующее обслуживание заказчика.

При этом, на одного заказчика может быть выписано несколько ПИН — соотносительно с количеством реквизитов на зачисление инкассируемых денежных средств. Также составляется специальный Реестр инкассируемых объектов — который составляется банком, согласуется с клиентом и направляется инкассаторской организации (также на утверждение). Оформляется карточка с ПИН заказчика — которая передается ему до момента начала первой инкассации.

Заказчику выделяется:

  • необходимое количество защищенных инкассаторских сумок — которые закрепляются за ним (либо одноразовых сейф-пакетов);
  • необходимое количество пломб — обеспечивающих защиту сумок (есть две их разновидности — одноразовые и свинцовые).

При этом, клиент должен предоставить инкассаторам — при посредничестве банка, образцы оттисков на пломбах — которые заверяются в соответствии с законодательством.

  1. Подготовка к визиту инкассатора на территорию заказчика.

В этих целях инкассаторская организация осуществляет предварительное обследование дорожных путей к объекту, а также помещений заказчика. При необходимости — предъявляет к заказчику дополнительные требования в целях повышения безопасности приема денежных средств. Например — может попросить обеспечить сопровождение инкассаторов охранниками предприятия на пути следования между машиной инкассатором и зданием, откуда нужно забрать денежные средства.

Кроме того, подготовка предполагает участие и самого банка. В его обязанности входят:

  • обеспечение парковки спецмашины инкассаторов во время визита к заказчику — причем, при условии максимального ее расположения к двери здания заказчика, через которую будет осуществляться перемещение денежных средств;
  • поиск изолированного помещения, в котором будет осуществляться прием-передача денежных средств заказчика;
  • поиск оптимальных путей движения инкассаторов внутри здания заказчика;
  • обеспечение отсутствия третьих лиц в момент приема-передачи денежных средств;
  • обеспечение эффективного документооборота с участием заказчика и инкассатора.

Не позднее, чем за 5 (в некоторых случаях — 12) дней до начала первого обслуживания заказчика банк должен передать инкассатору реестры инкассируемых объектов. Реестр, оформленный на заказчика, должен быть подписан банком, инкассатором и самим заказчиком. Если эта процедура не осуществлена, то инкассатор не может обслуживать заказчика.

Не позднее, чем по истечении двух рабочих дней после заключения договора — и не ранее начала обслуживания заказчика, банк предоставляет инкассаторам образец пломбы, используемой заказчиком для опломбировки инкассаторских сумок. Данный образец используется для последующего сличения с пломбами, которые заказчик проставляет на сумках фактически.

  1. Непосредственно прием денежных средств от заказчика — в инкассаторских сумках (на которые в необходимых случаях размещаются пломбы) или сейф-пакетах.

При приеме денежных средств проверяются:

  • целостность сумки;
  • корректность сопроводительной документации;
  • записей, содержащихся в явочной карточке (документе, который составляется в целях удостоверения своевременности визита инкассаторов и отражает основные сведения о его содержании).

При приеме-передаче сумки составляется препроводительная ведомость — основной документ, удостоверяющий содержимое сумки и подтверждающий ее комплектование. Включает «привязанные» к сумке:

  • ведомость;
  • квитанцию;
  • накладную.

Если инкассатор обнаруживает поврежденный сейф-пакет или инкассаторскую сумку, то прием денежных средств прекращается. То же самое — если:

  • сумма, отраженная в явочной карточке, не соответствует тем, что показаны в накладных и квитанции, что прикреплены к сумке;
  • суммы, отраженные в каких-либо документах цифрами, не соответствуют суммам, что отражены в данных документах прописью;
  • наличия критичных ошибок при заполнении накладной и квитанции.

Банк обеспечивает подготовку инкассаторской сумки или сейф-пакета (предполагается, что его представитель будет, таким образом, находиться на территории заказчика) за 15 минут до приезда инкассаторов. При этом, купюры и монеты установленным образом сортируются по номиналам. Также банк помогает заказчику заполнить документы, входящие в состав препроводительных ведомостей, привязываемых к каждой сумке, проверить каждую ведомость на предмет отсутствия исправлений.

Отметим сразу, что на практике значительная часть действий — составляющих те, которые характеризуют выполнение банком различных обязанностей в рамках договора с инкассатором, могут перекладываться на сторону заказчика — при условии подробного его инструктирования (в том числе и с учетом положений документации от инкассатора — чуть позже мы рассмотрим данную особенность на конкретном примере).

  1. Перевозка денежных средств в инкассаторскую организацию, осуществление их пересчета (при осуществлении ряда сопутствующих процедур — например, при выявлении излишек или недостач, поврежденных или сомнительных купюр), последующее зачисление сумм, соответствующих наличным, на счета заказчика.

Размещение наличности в «промежуточном» пункте в виде кассового узла ИНКАХРАН осуществляется, если:

  • у инкассаторов была заказана услуга пересчета — наряду со стандартной инкассацией;
  • инкассаторская организация должна сама (в соответствии с тарифом РКО) зачислить денежные средства заказчика на его счета.

В случае обнаружения тех или иных расхождений инкассаторская организация составляет специальный акт — который затем предъявляется Банку. Сомнительные банкноты направляются на экспертизу в подразделения Банка России. В случае, если они окажутся платежеспособными — то сумма, которая им соответствует, зачисляется на счета заказчика. Если нет — инкассатор обязан возвратить купюры заказчику (который затем в установленном законом порядке сможет обменять их в банке на платежеспособные). Если Банк России выявит поддельные купюры, то сообщит об этом в правоохранительные органы.

  1. Если не предусмотрено предварительное помещение денежных средств на стороне инкассатора — перевозка сумок сразу в банк.

При этом, при необходимости инкассатор размещает перевозимые денежные средства на своей стороне временно — но без осуществления их пересчета (и выявления несоответствий), так как предполагается, что его произведет банк при приеме наличности.

  1. В случае наличия заявки — подготовка разменных монет и банкнот инкассатором.

Заказчик, заполняя заявку, должен указать объем и состав разменных денежных средств. Банку, получившему данный документ, нужно успеть отправить его инкассатору заблаговременно. ИНКАХРАН устанавливает срок до 17 часов дня, предшествующего тому, в котором денежные средства будут приняты у заказчика.

Инкассатор и заказчик осуществляют обмен денежными средствами в рамках обмена: первый отдает разменные, второй — свои (крупные) банкноты. Если инкассатор обнаружит у таких банкнот признаки подделки, то составит об этом акт. ИНКАХРАН предусматривает возможность применения к клиенту штрафных санкций в случае, если он откажется принимать подготовленные разменные монеты или банкноты.

Правила ИНКАХРАНА также регламентируют применение спецконтейнеров — «ящиков с краской», о которых мы сказали выше. Если между банком и заказчиком есть договоренность об использовании таких устройств, то оно осуществляется в следующем порядке:

  1. Инкассатор передает один из ключей от спецконтейнера представителю заказчика — в соответствии с отдельным актом, во временное пользование.
  1. Заказчик обеспечивает сохранность и конфиденциальность ключа.
  1. В случае утери или повреждения ключа заказчик уплачивает инкассаторам штраф, а также компенсирует расходы инкассатора на восстановление ключа.

Использование спецконтейнеров осуществляется с учетом положений специальных инструкций, которые разрабатываются инкассаторской организацией.

Если спецконтейнер срабатывает, то залитые краской денежные средства направляются на экспертизу в подразделение Банка России. При положительном результате экспертизы на предмет платежеспособности банкнот соответствующая им сумма зачисляется на счета заказчика. Если нет — банкноты возвращаются заказчику, и он затем обменивает их в установленном порядке в банке. Если обнаруживается, что они поддельные — информируются правоохранительные органы.

Обмен документами и иной информацией осуществляется между заказчиком, инкассатором и банком с помощью специальных фирменных мессенджеров, разработанных ИНКАХРАН. При необходимости задействуются иные согласованные каналы связи — обеспечивающие юридическую значимость документооборота. Если заказчик пользуется не согласованным средством документооборота — инкассатор не несет ответственности за возможный ущерб, понесенный заказчиком вследствие пользования такими средствами.

За невыполнение участниками инкассации — заказчиком, инкассатором, банком, различных условий договора и положений правил, в отношении нарушителя могут быть инициированы различные штрафные санкции — денежные или же связанные с расторжением договора на инкассаторское обслуживание.

В правилах ИНКАХРАН отдельным блоком выделены обязанности заказчика услуг по инкассации (выше мы отметили, что сам банк при реализации собственных обязанностей перекладывает выполнение различных мероприятий в рамках инкассации на клиента). Полезно будет ознакомиться с данным блоком подробнее — поскольку содержащиеся в нем положения правомерно рассматривать в качестве типовых для рынка.

Каковы типичные обязанности клиента инкассаторской организации?

Заказчик услуг инкассатора — одновременно являющийся клиентом банка, в который в соответствии с договором с ИНКАХРАН зачисляются денежные средства, обязуется (по договору с банком — в котором, таким образом, положения, что закреплены в Правилах, полностью или в части воспроизводятся):

  1. В установленные сроки подписать Реестр инкассируемых объектов, подготовленный банком.

Как мы уже отметили выше, без подписанного реестра инкассатор не сможет начать оказывать свои услуги. Документ составляется в трех экземплярах.

  1. Обеспечить хранение карточки с ПИН, а в случае ее утраты — направить инкассатору с использованием согласованных каналов заявление о выдаче дубликата.
  1. Обеспечить (здесь по сути речь идет о почти полном дублировании, даже фактическом делегировании обязанностей банка в части взаимодействия с клиентом):
  • возможность стоянки автомобиля инкассатора в период осуществления приема-передачи денежных средств — при обеспечении размещения ТС как можно ближе к двери здания, через которую будет осуществляться перемещение денежных средств;
  • наличие свободных дорожных путей для подъезда автомобиля к зданию;
  • наличие свободного пути перемещения инкассаторов внутри здания;
  • наличие изолированного помещения для операций с наличными средствами (при условии его расположения на первом этаже здания);
  • при наличии необходимости — сопровождение инкассаторов собственной охраной;
  • личное сопровождение (опционально — с использование камер видеонаблюдения) перемещения инкассаторов с наличными средствами;
  • отсутствие в помещениях, где производятся операции с наличными средствами, третьих лиц;
  • участие представителей заказчика в промежуточных операциях по приему-передаче наличных средств на территории инкассаторов.
  1. Проинформировать банк и инкассаторов об изменениях в графике работы тех объектов, на которых проводится инкассация.
  1. Контролировать наличие необходимого количества пломб (и если их предположительно не хватит для прикрепления к сумкам — запрашивать новые).

При расторжении договора на инкассацию заказчик должен отдать инкассатору имеющиеся пломбы.

  1. Если пломба — свинцовая, то:
  • предоставить инкассаторам образец пломбы в целях сличения с теми, что будут применены для опломбирования сумок (в двух экземплярах);
  • применять заверенную свинцовую пломбу для опломбирования сумок (в соответствии с установленными требованиями).
  1. Своевременно направлять инкассатору Заявку на разменные денежные средства — как мы уже знаем, не позднее 12 часов дня, предшествующего тому, в котором будет производиться инкассация.

Отдельные сроки отправки заявки устанавливаются для срочной инкассации.

  1. Не позднее, чем за 15 минут до приезда инкассаторов подготовить сумки с наличностью.

Желательное время подготовки сумки при этом указывается в Реестре инкассируемого объекта. Обязательна сортировка купюр и монет по номиналу.

Для каждой сумки должна быть составлена препроводительная ведомость, в которой отражаются суммы, подлежащие зачислению на счет заказчика (либо на несколько счетов, если это предусмотрено договором).

Заполнять документы и готовить сумки необходимо очень внимательно. При обнаружении ошибок инкассатор — и это предусмотрено договором, прекращает прием наличности и уезжает (обязав при этом заказчика заплатить за вызов).

В лучшем случае инкассатор может разрешить исправить не критичные ошибки — те, что не сопровождаются значительными тратами времени на их исправление. Либо — если времени нужно много, инкассатор вправе пойти навстречу клиенту и заехать за правильно оформленными сумками позже — при наличии свободного времени в графике. В этом случае в явочной карточке показывается, что инкассатор приезжал дважды.

  1. Передать инкассатору денежные средства, предварительно осуществив:
  • проверку документов, что удостоверяют личность инкассатора и его правомочия на перевозку денежных средств;
  • сличение подписи, проставленной инкассатором на документах, прилагающихся к сумкам, и его подписи, которая присутствует на доверенности;
  • заполнение нужных данных в явочной карточке (например, дату сдачи и номер сумки с наличностью).

Предусмотрено также одновременное получение заказчиком пустой сумки от инкассаторов — для последующих сеансов приема-передачи наличных средств.

Таков типичный механизм взаимодействия трех основных субъектов правоотношений, в рамках которых осуществляется инкассация денежных средств — заказчика, его банка и инкассаторской организации. Чтобы приступить к этим правоотношениям на практике, заказчику, очевидно, необходимо выбрать контрагента — в лице инкассаторской организации.

Ознакомимся с общими критериями этого выбора подробнее.

Источники
  • https://buhland.ru/pravila-inkassacii-denezhnyx-sredstv/
  • https://Podelu.ru/article/inkassatsiya-deneg/
  • https://WiseEconomist.ru/poleznoe/76255-inkassaciya-nalichnyx-denezhnyx-sredstv
  • http://www.bdv24.ru/News/6467/
  • https://arbatcredit.ru/provodki-po-inkassatsii/
  • https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/uchet/inkassatsiya.html
  • https://onlain-kassy.ru/ispolzovanie/pr/inkassatsiya-denezhnyh-sredstv.html

[свернуть]

Обязательно почитайте!  Дополнительный отпуск чернобыльцам: кому положен, кто оплачивает, как оформить
Ссылка на основную публикацию