Как отразить в 6-НДФЛ выплаты за аренду физическому лицу

Общие положения о 6-НДФЛ

Как известно, расчет 6-НДФЛ был введен с 2016 года и утвержден Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 №ММВ-7-11/450.В нем налоговые агенты отражают суммы по начисленному, удержанному и уплаченному НДФЛ.

Кто должен сдавать 6-НДФЛ?

Обязанность по сдаче отчета 6-НДФЛ возникает у всех налоговых агентов, которые выплачивают доходы физическим лицам. Налоговыми агентами признаются российские организации, ИП, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, обособленные подразделения иностранных организаций в РФ.

Нужно ли сдавать нулевой 6-НДФЛ?

До тех пор, пока выплаты в пользу физических лиц не производятся, и налогооблагаемый доход не начисляется, т.е. все показатели отчета 6-НДФЛ равны «нулю», обязанность по сдаче 6-НДФЛ не возникает. Сдавать «нулевой» отчет 6-НДФЛ не нужно. Но, если вы решите перестраховаться и сдать «нулевой» отчет, ИФНС обязаны у вас его принять (Письмо ФНС от 04.05.2016 N БС-4-11/7928@).

Стоит учесть, что если вы производили выплаты дохода в пользу физических лиц в период с 1 по 3 квартал, а в 4 квартале доход не начислялся и выплаты не производились, то обязанность по сдаче 6-НДФЛ за 4 квартал сохраняется, т.к. «Раздел 1» декларации заполняется нарастающим итогом (Письмо ФНС от 23.03.2016 N БС-4-11/4958@).

Каково назначение отчета 6-НДФЛ

Можно сказать, что форма 6-НДФЛ – это отчет агента о своей работе, так как она заполняется в целом по всем налогоплательщикам — физ.лицам, получившим доход от налогового агента и этим принципиально отличается от формы 2-НДФЛ.

Данная форма должна ответить на вопрос, правильно ли налоговый агент исполняет свои обязанности. Все свои действия по исчислению, удержанию и перечислению налога он должен делать вовремя. Или опять же, как шутят специалисты, форма 6-НДФЛ — это «самодонос» о своих действиях в качестве налогового агента. То есть, форма 6-НДФЛ – это информация про налогового агента.

При заполнении формы 6-НДФЛ потребуется:

Что показывает отчёт 6-НДФЛ?

Согласно налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ).В Расчете сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) указываются следующие данные:· доходы физических лиц;· налоговые вычеты;· НДФЛ.

Для того, чтобы безошибочно заполнить Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) за 4 квартал 2021 года – необходимо обратить внимание на ряд факторов:

На что обратить внимание?	Комментарий
Бланк	Должен быть предоставлен бланк 6-НДФЛ, актуальный на данный момент времени
Код налогового периода	34
Коды операции	Должны соответствовать проведённым операциям
Разделы декларации	Необходимо заполнять с учётом корректных сведений
Оформление 6-НДФЛ	По каждому обособленному подразделению – свой бланк 6-НДФЛ
Способ предоставления	численность работников до 25 человек – на бумажном носителе; численность работников более 25 человек – в электронном виде.
Срок предоставления	До 01.04.2021 г.

В соответствии с Письмом Министерства финансов Российской Федерации
от 23 марта 2016 года № БС-4-11/4901 «О заполнении и представлении расчета по форме 6-НДФЛ обособленным подразделением российской организации» если обособленное подразделение российской организации не производит выплату доходов физическим лицам, то обязанности по представлению расчета по форме 6-НДФЛ не возникает.

Условия оформления в 6-НДФЛ аренды у физ. лица

Отчетность по форме 6-НДФЛ предоставляется в контролирующие инстанции абсолютно всеми налоговыми агентами. В рассматриваемый документ должна быть в обязательном порядке включена вся актуальная информация о доходах, которые, в свою очередь, были выплачены агентом в рамках конкретного отчетного периода.

Фактической датой получения дохода физическим лицом в качестве оплаты за аренду помещения является день выплаты средств даже в тех случаях, если эта операция была осуществлена авансом. Именно поэтому, в если в отчетном периоде был выплачен аванс по арендному соглашению и с него был удержан налог на доходы физических лица, то вся выплаченная сумма должна быть отражена в отчетности 6-НДФЛ.

Для понимания особенностей таких налоговых выплат необходимо рассмотреть следующий пример.

Организация заключила с физическим лицом соглашение об аренде помещения с 1.02.2017. По условиям договора актуальный размер арендной платы составляет 50000 рублей.

В качестве установленного расчетного периода определяется месяц, а сама плата перечисляется в авансовом формате до 10 числа каждого месяца. Размер НДФЛ в данном случае составляет 6500 рублей. Перечисление средств в бюджет осуществляется в этот же день.

После этого налоговый агент начинает заниматься оформлением отчетной документации.

В таком случае он должен оформить каждую строку в установленном порядке:

100	Прописывается день фактического получения средств по аренде.
110	Указывается дата удержания налогового сбора на доход.
120	Указывается день фактической выплаты налога в пользу бюджета.
130	Оформляется фактически выплаченная сумма.
140	Прописывается актуальная сумма налогового сбора.

Как отразить в 6-НДФЛ аренду помещения у физического лица

Расчет по форме 6-НДФЛ с регулярностью раз в квартал информирует налоговые органы о том, насколько хорошо организация справляется с обязанностями налогового агента в вопросах правильного исчисления НДФЛ, своевременного удержания при фактической выплате дохода физ.лицу и перечисления налога по срокам, установленным законодательством. Рассмотрим как отразить в 6-НДФЛ выплаты за аренду физическому лицу.

Обоснование включения арендных платежей физлицам в 6-НДФЛ

При оплате аренды физлицу, не ведущему деятельность в качестве ИП, юрлица или ИП, выплачивающие доход, становятся по отношению к этому физлицу налоговыми агентами (пп. 1 и 2 ст. 226 НК РФ). Вознаграждение, выплачиваемое по договору аренды с физлицом, соответствует всем критериям доходов, указанных в ст. 226 НК РФ. Из этой обязанности следует и обязанность арендатора отчитываться по суммам доходов физлиц-арендодателей от аренды и суммам НДФЛ, удержанного при выплате таким физлицам (п. 2 ст. 230 НК РФ). Уплачивать НДФЛ за свой счет арендатор не вправе.

Заём по автомобилю

Расчет 6-НДФЛ предоставляется в контролирующие органы по всем физическим лицам, выплачивающим доходы, включая дивиденды:

• по соглашениям о купле-продаже помещений или транспортных средств;
• по договорам с физическими лицами, выступающими в качестве предпринимателей;
• по договорам, сумма по которым не облагается налогом в соответствии со статьей 217 Налогового Кодекса РФ.

Заполнение раздела 2 в 6-НДФЛ начинается после заполнения первой части. Титульный лист оформляется в конце.Как заполняется отчет 6-НДФЛ на бумаге и каковы его плюсы — специалисты рассказали.

В установленном порядке заполнения отчетной документации содержатся сведения о том, что первый раздел всегда заполняется в формате нарастающего итога с начала года. Те доходы, которые облагаются налоговым сбором по разным ставкам, указываются в разделе в форме отдельных информационных массивов.

Сразу после определения даты получения дохода за аренду транспортных средств важно установить фактический момент удержания организацией НДФЛ. Для доходов, которые выплачиваются в наличном формате, этим днем является дата выплаты средств. Это же актуально и по арендным договорам, потому что в данном случае выплаты в натуральной форме не предусматриваются.

При рассмотрении доходных сумм, выплаченных в натуральной форме, можно понять, что удержание происходит из любых финансовых вознаграждений, которые выплачиваются физическому лицу. В таком случае установленные даты выплаты в бюджет могут отличаться друг от друга. При этом, размер удерживаемой выплаты не может быть выше половины от общей величины вознаграждения.

О сдаче нулевого расчета 6-НДФЛ

О праве не сдавать нулевую 6-НДФЛ говорится в письмах ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4901 и от 04.05.2016 № БС-4-11/7928. Но поскольку есть и иная точка зрения, некоторые инспекции ожидают от компаний нулевые 6-НДФЛ. Из-за отсутствия однозначности в этом вопросе лучше уточнить позицию у своего налогового инспектора.

Чтобы подтвердить свое право не сдавать нулевую 6-НДФЛ, рекомендуется направить в инспекцию письмо в произвольной форме о том, что по такому-то отчетному периоду компания не является налоговым агентом. Сообщите причину: «Из-за того, что в течение квартала физ.лица не получали доходы, компания не признается агентом и обязанности по представлению расчета не возникает». Сошлитесь на разъяснения ФНС, указав выше приведенные письма.

Обязательного требования сообщать в налоговую инспекцию о том, что не сдаете нулевую 6-НДФЛ — нет. Но повторимся, это рекомендуется сделать для подстраховки из-за отсутствия единой позиции по представлению нулевой 6-НДФЛ.

Новые контрольные соотношения с расчетом по взносам, доведенные Письмом ФНС РФ от 13.03.2017 № БС-4-11/4371@,.скорее всего приведут к тому, что придется сдавать расчет по форме 6-НДФЛ с нулевыми показателями. Иначе сверка с Расчетом по страховым взносам будет для налоговой инспекции невозможна.

Сроки подачи расчета

Напомним, подавать сведения по форме 6-НФДЛ нужно ежеквартально с нарастающим итогом:

• по итогам первого квартала — не позднее 30 апреля;
• за полугодие — не позднее 30 июля;
• за 9 месяцев — не позднее 30 октября;
• по итогам года — до 1 апреля года, следующего за отчетным.

Отражение аренды у физ.лица в форме 6-НДФЛ

Согласно исчисление и уплату налога производят физические лица – исходя из сумм вознаграждений, полученных от физических лиц и организаций, не являющихся налоговыми агентами, на основе заключенных трудовых договоров и договоров гражданско-правового характера, включая доходы по договорам найма или договорам аренды любого имущества. Таким образом, доход, полученный от аренды любого имущества, является объектом налогообложения.

При этом индивидуальный предприниматель или юридическое лицо в случае аренды какого-либо имущества у физического лица будет выступать в роли налогового агента и производить удержание и уплату НДФЛ с предоставлением отчёта 6-НДФЛ в налоговые органы.

Пример:

ООО «АБВ» заключило договор со своим сотрудником Павловым П.П. об аренде трактора с 01.02.2021 г. по 31.12.2021 г. Арендная плата по договору составила 18000 рублей в месяц (предусмотрена выплата авансовых платежей).

10.03.2021 г. оплачена аренда 18000 рублей.

В отчёте за 1 квартал 2021 года указаны следующие сведения:

Раздел	Строка	Разъяснение	Показатель
1	020	Начисленный доход	18000
	040	Исчисленный НДФЛ	2340
	070	Удержанный НДФЛ	2340
2	100	Дата получения дохода	10.03.2021
	110	Дата удержания НДФЛ	10.03.2021
	120	Дата уплаты НДФЛ	21.03.2021
	130	Полученный доход (факт)	18000
	140	Уплаченный НДФЛ (факт)	2340

Согласно в случаях, когда последний день срока приходится на день, признаваемый в Российской Федерации выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Таким образом, возможна ситуация, когда уплата за аренду выпадает на последний рабочий день, а срок оплаты может оказаться не то, что в следующем месяце, а в следующем налоговом периоде. В этом случае выплата будет занесена в раздел 2 отчёта 6-НДФЛ в тот период, в котором будет произведена уплата НДФЛ. В разделе 1 все сведения по выплате будут отражены в соответствующих сроках в том периоде, когда были произведены выплаты по аренде (доход), исчисление и удержание налога.

Нюансы, требующие внимания при заполнении 6-НДФЛ

В расчет по форме 6-НДФЛ включаются доходы по всем физическим лицам, получившим доход от организации. Ключевое слово — доход. Если физическому лицу организация осуществила выплату, которая не подпадает под понятие «доход», то в Расчет по форме 6-НДФЛ такая выплата не войдет.

Это, например, возмещение физ.лицу стоимости коммунальных услуг в сумме фактического потребления, учтенных по счетчикам в виде компенсации. Анализ этой выплаты приведен в нашей статье.

Выплата в виде арендной платы признается доходом физического лица и, соответственно, сумму дохода включаем в отчет 6-НДФЛ.

Расчет по форме 6-НДФЛ заполняем на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета. Подробнее об обязанностях налогового агента можно изучить в следующей статье.

В регистр включаются данные:

• о периоде получения дохода;
• количестве физ.лиц, получивших доход;
• виде дохода;
• сумме начисленного дохода;
• сумме налоговых вычетов;
• сумме удержанного налога;
• дате дохода, считающегося полученным;
• дате фактического удержания НДФЛ;
• сроке перечисления НДФЛ.

Нужно вести именно детальный учет по видам дохода и по датам. Только в этом случае возможно заполнить 6-НДФЛ достоверными сведениями.

Чтобы заполнить вышеуказанными данными налоговый регистр по НДФЛ, а потом перенести их в отчет, налоговый агент прежде совершает ряд последовательных действий, называемых операциями. Произвести свои операции с НДФЛ необходимо в строго оговоренные законодательством строки:

1. Исчислить налог с дохода на дату получения дохода. Что считать датой получения дохода для целей НДФЛ устанавливают положения статьи 223 НК РФ.
2. Удержать налог непосредственно из доходов налогоплательщика при их выплате, п. 4 ст. 226 НК РФ.
3. Перечислить налог не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, п. 6 ст. 226 НК РФ.

Необходимые сведения для заполнения формы 6-НДФЛ по действиям налогового агента:

Для автоматического и правильного формирования расчета 6-НДФЛ в программах и исключения ошибок в работе бухгалтера очень важно соблюдать этот алгоритм действий при выплате любого дохода.

Необходимо обязательно соблюдать на первый взгляд очевидные истины:

• Самый важный момент — правильное определение даты фактического получения дохода физическим лицом, руководствуясь нормами ст.223 НК РФ по интересующему виду дохода. Дата начисления дохода определяется бухгалтерской программой по документу начисления дохода.
• Обратите внимание, что датой получения дохода должны указать дату, когда доход именно считается полученным по нормам НК РФ ст. 223.
• Дата исчисления налога должна быть строго до даты удержания налога.
• Нельзя удержать НДФЛ раньше, чем доход получен и налог исчислен. Дата удержания налога определяется из документа выплаты дохода. Именно при выплате налог регистрируется как удержанный.
• И перечислить можете только после удержания НДФЛ из доходов физического лица. Потому что не свои деньги должны отправить в бюджет, а должны именно изъятый налог с доходов физ.лиц перечислить.
• До момента удержания должником по НДФЛ считается физ.лицо. А после момента удержания должником по НДФЛ перед бюджетом будет считаться налоговый агент.

Именно поэтому такой интерес со стороны государства к дате удержания и срокам перечисления НДФЛ.

Арендные платежи на границе периодов

На срок оплаты НДФЛ с выплаченного дохода распространяется общеустановленное для всех фигурирующих в НК РФ сроков правило: при совпадении с выходным днем срок смещается на более позднюю дату, соответствующую ближайшему рабочему дню (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). В силу этого, когда выплата арендных платежей приходится на последний рабочий день месяца, срок оплаты налога по ней смещается на следующий месяц и на границе периодов может попасть уже в следующий отчетный период.

В этом случае в раздел 2 такая выплата попадет уже в периоде завершения всех связанных с ней действий (т. е. в тот период, которому будет соответствовать дата уплаты налога). А в разделе 1 все данные по ней отразятся в строках 020, 040 и 070 в периоде фактической выплаты, поскольку начисление дохода и налога, а также его удержание произведены именно в нем.

Отражаем аренду автомобиля в 6-НДФЛ: пример

Нужно ли показывать доход от аренды автомобиля в 6-НДФЛ? Компания выплачивает физическому лицу арендную плату за машину. Бухгалтера интересует порядок оформления налоговой отчетности.

О форме

Напомним, что 6-НДФЛ – это ежеквартальная отчетность по налогу на доходы физических лиц. Ее нужно составлять по специальной форме, утвержденной приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. Отражение в 6-НДФЛ аренды автомобиля у работника – обязанность любого налогового агента, выплачивающего подобный доход (п. 2 ст. 230 НК РФ). Заполняют эту форму при выплате доходов по трудовым и гражданско-правовым договорам.

Все налоговые агенты отчитываются по данной форме. Однако если доходы не выплачивались, то статуса налогового агента у организации или ИП нет. Значит, и сдавать расчет по форме 6-НДФЛ, в том числе, нулевой не нужно. Таким образом, аренда автомобиля в 6-НДФЛ, если выплаты дохода не было, не отражается.

Напомним, что налоговые агенты представляют расчеты сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных за 1 квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом. Расчет включает в себя два раздела:

• «Обобщенный показатели», в котором указываются обобщенные по всем физлицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке;
• «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физлиц», в котором указываются даты фактического получения физлицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физлицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога. При этом строка 100 «Дата фактического получения дохода» при аренде автомобиля в 6-НДФЛ заполняется с учетом положений ст. 223 НК РФ.

Сроки сдачи

Сроки, в которые следует сдать форму 6-НДФЛ в налоговую инспекцию, следующие (абз. 3 п. 2 ст. 230, п. 7 ст. 6.1 НК РФ):

• за первый квартал – не позднее 30 апреля;
• за полугодие – не позднее 31 июля;
• по итогам 9 месяцев – не позднее 31 октября;
• по итогам года – не позднее 1 апреля следующего года.

Таким образом, аренда автомобиля в 6-НДФЛ отражается в общем порядке. Добавим, что в 2021 году все сроки сдачи расчета выпадают на рабочие дни и не сдвигаются.

Нюансы, требующие внимания при заполнении 6-НДФЛ

В расчет по форме 6-НДФЛ включаются доходы по всем физическим лицам, получившим доход от организации. Ключевое слово — доход. Если физическому лицу организация осуществила выплату, которая не подпадает под понятие «доход», то в Расчет по форме 6-НДФЛ такая выплата не войдет.

Это, например, возмещение физ.лицу стоимости коммунальных услуг в сумме фактического потребления, учтенных по счетчикам в виде компенсации. Анализ этой выплаты приведен в нашей статье.

Выплата в виде арендной платы признается доходом физического лица и, соответственно, сумму дохода включаем в отчет 6-НДФЛ.

Расчет по форме 6-НДФЛ заполняем на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета. Подробнее об обязанностях налогового агента можно изучить в следующей статье.

В регистр включаются данные:

• о периоде получения дохода;
• количестве физ.лиц, получивших доход;
• виде дохода;
• сумме начисленного дохода;
• сумме налоговых вычетов;
• сумме удержанного налога;
• дате дохода, считающегося полученным;
• дате фактического удержания НДФЛ;
• сроке перечисления НДФЛ.

Нужно вести именно детальный учет по видам дохода и по датам. Только в этом случае возможно заполнить 6-НДФЛ достоверными сведениями.

Чтобы заполнить вышеуказанными данными налоговый регистр по НДФЛ, а потом перенести их в отчет, налоговый агент прежде совершает ряд последовательных действий, называемых операциями. Произвести свои операции с НДФЛ необходимо в строго оговоренные законодательством строки:

1. Исчислить налог с дохода на дату получения дохода. Что считать датой получения дохода для целей НДФЛ устанавливают положения статьи 223 НК РФ.
2. Удержать налог непосредственно из доходов налогоплательщика при их выплате, п. 4 ст. 226 НК РФ.
3. Перечислить налог не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, п. 6 ст. 226 НК РФ.

Необходимые сведения для заполнения формы 6-НДФЛ по действиям налогового агента:

Для автоматического и правильного формирования расчета 6-НДФЛ в программах и исключения ошибок в работе бухгалтера очень важно соблюдать этот алгоритм действий при выплате любого дохода.

Необходимо обязательно соблюдать на первый взгляд очевидные истины:

• Самый важный момент — правильное определение даты фактического получения дохода физическим лицом, руководствуясь нормами ст.223 НК РФ по интересующему виду дохода. Дата начисления дохода определяется бухгалтерской программой по документу начисления дохода.
• Обратите внимание, что датой получения дохода должны указать дату, когда доход именно считается полученным по нормам НК РФ ст. 223.
• Дата исчисления налога должна быть строго до даты удержания налога.
• Нельзя удержать НДФЛ раньше, чем доход получен и налог исчислен. Дата удержания налога определяется из документа выплаты дохода. Именно при выплате налог регистрируется как удержанный.
• И перечислить можете только после удержания НДФЛ из доходов физического лица. Потому что не свои деньги должны отправить в бюджет, а должны именно изъятый налог с доходов физ.лиц перечислить.
• До момента удержания должником по НДФЛ считается физ.лицо. А после момента удержания должником по НДФЛ перед бюджетом будет считаться налоговый агент.

Именно поэтому такой интерес со стороны государства к дате удержания и срокам перечисления НДФЛ.

Ответственность за непредоставление отчёта 6-НДФЛ

За нарушение отчётности по отчёту 6-НДФЛ законодательством Российской Федерации предусмотрено наложение штрафных санкций:

Нарушение	Взыскание	Нормативный акт
Непредставление налоговым агентом в установленный срок расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в налоговый орган по месту учета	Штраф с налогового агента в размере 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления
Непредставления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (расчета по страховым взносам), в налоговый орган в течение 10 дней по истечении установленного срока представления такого расчета.	Приостановление операций налогового агента (плательщика страховых взносов) по его счетам в банке и переводов его электронных денежных средств
Представление налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения	Штраф в размере 500 рублей за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения
Несоблюдение порядка представления налогового расчета в электронной форме	Штраф в размере 200 рублей
Непредставление в установленный срок либо отказ от представления в налоговые органы, документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде	Административный штраф: · на граждан в размере от ста до трехсот рублей; · на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.

Вопросы и ответы

1. Если мы заключим договор аренды недвижимого имущества с женой сотрудника – нам необходимо оформлять 6-НДФЛ?

Ответ: В том случае, если будет заключён договор с физическим лицом, то возникнет необходимость в исполнении роли налогового агента со всеми вытекающими отсюда последствиями – отчёт 6-НДФЛ будет в том числе.

2. Мы заключили договор аренды полуприцепа с нашим сотрудником, но не знали, что необходимо сведения об аренде указывать в 6-НДФЛ. Чем теперь нам это грозит?

Ответ: За непредставление налоговым агентом в установленный срок расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в налоговый орган по месту учета вам грозит наложением штрафа в размере 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления.

Итоги

Нюансы заполнения 6-НДФЛ по договору аренды с физлицом связаны с учетом требований НК РФ. С одной стороны, чтобы соответствовать критериям дохода по ст. 208 Налогового кодекса, услуги по аренде должны быть фактически оказаны арендодателем налоговому агенту, с другой — для удержания и перечисления НДФЛ и отражения данных в разделах 1 и 2 6-НДФЛ должна состояться фактическая выплата дохода.