Как выставить счет на оплату от физическому лицу?

В каких ситуациях выставляется счет

Перед началом любого сотрудничества контрагентами, как правило, заключаются договора, в которых прописываются сроки оплаты, суммы и прочие условия сделок. К тому же, нашим законодательством совершение сделок без договоров не предписано.

Если условиями контракта не предусмотрено, что продавцу обязательно нужно выставить счет на оплату, можно и не делать этого. В данном случае покупатель должен оплатить услугу или товар лишь на основании договоренности.

Так может быть, к примеру, при оплате услуг связи: в договорах такого рода сумма, как правило, заранее не прописываются. Счет-фактура выставляется, когда организацией осуществляются операции, подлежащие налогообложению НДС, и в других случаях, установленных законодательством.

Такой счет заказчику (или покупателю) должен быть выставлен:

• организацией, освобожденной от НДС (статья 145 Налогового кодекса РФ);
• организацией, реализующей товары или услуги по агентскому договору от своего имени при условии применения общей системы налогообложения, п. 1 ст. 169 НК РФ;
• организацией, получившей аванс/частичную оплату в счет предстоящей реализации товара от заказчика (Ст.168 НК РФ).

Виды счетов физического лица

Теперь рассмотрим отдельно виды банковских счетов, которыми пользуются простые граждане. Это тоже большая классификация реквизитов с разными целями открытия%

1. Текущий. Простой счет для совершения любых операций или хранения собственных средств, который можно открыть в любом российском банке при наличии паспорта. Услуга доступна гражданам с 18 лет, иногда встречаются исключения. Например, Сбербанк и Тинькофф открывают счета и карты для граждан от 14 лет.
2. Депозитный. Иначе — просто вклад. Гражданин кладет деньги в банк под проценты, приумножая их и одновременно оберегая от влияния инфляции. Есть вклады с пополнением, которые можно использовать для накаливания средств.
3. Зарплатные. Открываются в рамках зарплатного проекта с клиентской компанией. Работники организации получают счета и привязанные к ним карты с бесплатным выпуском и обслуживанием. На них и зачисляется зарплата.
4. Пенсионные или социальные. На них люди получают пенсии, стипендии, различные государственные пособия.
5. Сберегательный. Счет с начислением процентов на остаток клиентских средств, но в отличии от вклада клиент может свободно распоряжаться этими деньгами вплоть до полного обналичивания. Проценты стандартно меньше, чем по вкладам.
6. Кредитные. На них зачисляются заемные средства, которыми может пользоваться клиент.

Вне зависимости от вида счета клиенту всегда предлагается бесплатный доступ в онлайн-банк. Человек всегда может зайти в систему, просмотреть состояние счетов, проведенные с ними операции. Там же можно делать различные платежи и переводы, оплачивать коммунальные услуги и пр.

Расчетный счет для физических лиц: когда применяется?

Законодательно регламентируется, что банковский счет физического лица (р/с) может применять для решения ряда задач:

• Проведения платежей в направлении контрагентов (поставщиков, клиентов).
• Осуществление транзакций по оплате квитанций.
• Получение платежей от покупателей (пользователей услуг).

Особенности применения расчетного счета для физических лиц регламентированы действующими правилами и нормами РФ. ИП вправе использовать р/с только в пределах существующих законодательных норм. Нарушение закона чревато ответственностью для предпринимателя (административной и уголовной). После открытия расчетного счета физическим лицом все данные по нему отслеживаются со стороны ЦБ РФ и кредитного учреждения, которое его обслуживает.

Что поможет обосновать использование личного счета?

В обсуждениях посоветовали приготовить для банка обоснование причин использования личного счета:

• главное: нет прямого запрета в законодательстве на использование обычного счета;
• статус ИП не исключает совершения физлицом сделок, не связанных с ведением предпринимательской деятельности.

Как открывать и закрывать счета для физических и юридических лиц?

Чтобы открыть расчетный счет, его будущему владельцу понадобится написать заявление в кредитной организации. На основании полученного документа специалисты операционного отдела направляют информацию в базу АБС, с помощью которой создается уникальный номер документов, в дальнейшем используемый владельцем.

Все расчетные счета для физических лиц начинаются с цифр 40817, для юридических – 40702, для индивидуальных предпринимателей и ООО – 40802. Затем указывается общий код имеющейся валюты, для долларов – 840, а для рублей – 810. После этого указывается информация о контрольном разряде, служебных цифрах и номере клиента.

Чтобы заключить договор для физического лица, необходимо иметь с собой только паспорт гражданина РФ и, при его наличии, – ИНН. Когда физическое лицо предоставляет банку все необходимые документы, специалисты кредитной организации подготавливают дело. У одного физического лица в одном банке может быть несколько открытых счетов, каждый из них можно использовать по своему собственному назначению, например, для хранения разных валют.

Чтобы завершить обслуживание (закрыть счет), владельцу денежных средств понадобится написать соответствующее заявление в отделении банка. После получения заявления сотрудник кредитной организации должен будет проверить остаток на балансе. Если расчетный счет для физического лица пуст, его сразу же закрывают. Если же на нем имеется какая-либо сумма, ее выдают владельцу наличными. Только после этого осуществляется закрытие.

Некоторые банки за ведение счета списывают определенную денежную сумму. Если денег для списания абонентской платы за текущий месяц не хватило, ему придется внести ее наличными в любом отделении банка, только после этого можно будет закрыть счет. Документы клиента после завершения работы отправляют в архив, где они хранятся не менее пяти лет.

Прочие банковские счета для физических лиц

Расчетный счет — не единственная услуга банков, которая доступна физическим лицам. ИП или обычные граждане вправе открыть следующие варианты аккаунтов:

1. Текущий — вид услуги, которую часто называют расчетным счетом для физических лиц. Его назначение заключается в аккумулировании денег и совершении транзакций по факту распоряжения хозяина. На такой аккаунт могут быть зачислены средства, направленные от таких же физических лиц или компаний.

В роли источников для пополнения выступают:

• Личные средства владельца.
• Зарплата гражданина.
• Пенсионные накопления.
• Стипендия.
• Средства, получаемые за предоставление жилья в аренду.
• Деньги за продажу имущества и так далее.

Открытие расчетного счета физическим лицом позволяет проводить операции в безналичной форме — расплачиваться за покупки, перечислять деньги компаниям за услуги или оплачивать налоги.

Для открытия классического текущего счета требуется меньший пакет бумаг:

• Паспорт.
• Договор с банком.
• Квитанция за открытие аккаунта (если требуется).

2. Депозитный — вид счета, оформляемый для накопления личных средств и последующего приумножения капитала. Проценты, начисляемые банком, позволяет хотя бы частично покрыть инфляцию. В отличие от условий текущего аккаунта, возможность пользования депозитными деньгами ограничена. Здесь имеется два пути:

• Дождаться завершения действия соглашения и забрать средства через кассу (получить на карту).
• Досрочно расторгнуть договор и потерять большую часть процентных начислений. При этом клиент должен заблаговременно предупредить банк о намерении разорвать соглашение.

3. Ссудный — счет, который оформляется при получении клиентом заемных средств на приобретение недвижимости, машины, лечения или отдых. Такой аккаунт применяется только для фиксации задолженности и относится к категории технических аккаунтов.

4. Карточный — банковский счет физического лица, который отрывается при выдаче платежной карты. «Пластик» передается для решения ряда задач:

• Проведения платежей.
• Выдачи кредитных средств.
• Для получения процентов по вкладу.
• С целью зачисления заработной платы.

Расчетный счет для физических лиц — банковская услуга, которая в большей части касается ИП и предпринимательской деятельности. Но в обиходе термин р/с все чаще применяется применительно к другим, более распространенным типам аккаунта.

Когда могут быть проблемы со счетом?

Расчетный счет для физических лиц может быть арестован. Как правило, это происходит, согласно решению судебных органов. Причин этому может быть множество:

• несвоевременная уплата налоговых взносов;
• наложение штрафных санкций;
• выплата алиментов;
• наличие платежей, которые противоречат существующему законодательству.

Решения об аресте всех существующих денежных средств пользователя может прийти в банк по месту регистрации. Если они были арестованы, правоохранительные органы имеют право затребовать информацию обо всех расчетах по ним. Кредитная организация обязана предоставить все расчеты согласно существующему законодательству.

Блокировка счетов может быть выполнена налоговой инспекцией, если их владелец своевременно не уплатил налоги, пени или не предоставил декларацию в оговоренные высшими инстанциями сроки. Однако налоговая отчетность не может стать причиной, по которой блокируется счет.

Руководство кредитной организации также имеет право принять решение о прекращении обслуживании того или иного договора, однако это чаще всего происходит в результате проверки отделом безопасности. В том случае, если счет используется в противозаконных целях, он блокируется, а вся информация о нем направляется в соответствующие органы.

При блокировке владелец счета обязан предоставить подробную информацию о том, каким образом на его счету оказываются деньги. После того, как специалисты произведут проверку по данному вопросу, все платежи будут считаться легитимными, а денежными средствами можно будет пользоваться.

После проверки специалисты контролирующей организации должны направить информацию в кредитную организацию о необходимости разблокировки. На это может уйти от двух недель до месяца – все зависит от скорости работы государственных органов и банков. После разблокировки счета его работу в течение нескольких месяцев отслеживают сотрудники налоговой инспекции.

Теперь вы знаете, как открыть расчетный счет физическому лицу, контролировать его работу, и что делать в том случае, если он утратил свою надобность.

Как выставить счет на оплату физлицу?

К счету на оплату физлицу не имеется законодательно установленных требований, касающихся формы и порядка выставления, он не является первичным учетным документом. Это следует из ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которой первичными учетными документами оформляются факты хозяйственной жизни организации. Рассматриваемый же счет не свидетельствует о совершении каких-либо действий (продажа товаров, выполнение работ), выражая только намерения, которые могут быть и не воплощены на практике.

Подобная точка зрения многократно отмечается в решениях судов различных инстанций. Так, например, отсутствие правового значения счетов на оплату озвучено Арбитражным судом Уральского округа в постановлении от 01.11.2016 № Ф09-9564/16 по делу № А07-28746/2015. Более того, ни один правовой акт ничего не говорит не только о том, как выставить счет на оплату физическому лицу, но и вообще об обязательности выставления данного документа. Этот факт указывает на то, что форму его хозяйствующее лицо вправе определить самостоятельно (по аналогии с первичными учетными документами, требования к которым закреплены в ч. 2 ст. 9 ФЗ № 402).

Правила выставления следуют из обычаев делового оборота, согласно которым счет:

1. Формируется на фирменном бланке организации (предпринимателя) и/или содержит все его реквизиты.
2. Содержит всю необходимую информацию, позволяющую идентифицировать сделку, осуществляемую сторонами (в счет которой происходит оплата).
3. Подписывается руководителем и бухгалтером.
4. Выставляется по просьбе физического лица.
5. Не является обязательным к выставлению.
6. Заверяется печатью хозяйствующего субъекта (при ее наличии).

Оплата по такому счету производится по усмотрению гражданина — как правило, путем внесения наличных средств. С особенностями данной процедуры можно ознакомиться здесь.

Обязателен ли счёт?

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

• если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
• по операциям, предусматривающим уплату НДС;
• если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
• фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
• если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

• полное наименование предприятия,
• его ИНН,
• КПП,
• сведения об обслуживающем счёт банке,
• реквизиты счёта.

Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания.

Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Как отправлять счёта на оплату

Сделать счет на оплату: бланк для его выставления

Счет на оплату не относится к первичной отчетной документации, соответственно, отчитываться по нему ни перед кем нет необходимости, его форма не содержится в альбомах унифицированных форм. Однако на предприятиях этот документ используется в качестве первичного, служащего основанием (иногда единственным) для оплаты контрагенту.

При его составлении предприятия руководствуются ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, регламентирующей список обязательных реквизитов первичной учетной документации.

Счет на оплату выставляется продавцом по договору покупателю. Указанный документ при наличии в нем необходимых сведений, перечисленных в ст. 435 ГК РФ, можно определить как оферту, а его оплату — как акцепт (п. 3 ст. 438 ГК РФ).

Основное назначение счета — это информирование покупателя о названии товара, а также его цене. Счет на оплату является документом, в котором отражаются следующие данные:

1. Наименование, вид, количество, цена товара.
2. Банковские реквизиты продавца (поставщика).
3. Реквизиты покупателя.

Поскольку унифицированной и утвержденной формы нет, допускается его оформление в свободной форме с использованием фирменного бланка предприятия.

На счете должна присутствовать печать (при наличии), а также подпись руководителя и главного бухгалтера предприятия или иного лица, уполномоченного на подписание такого документа.

Выставление счета целесообразно в том случае, если оплату товара планируется произвести путем безналичного расчета.

Для того чтобы составить этот документ, можно воспользоваться несколькими путями:

1. Скачать бланк с любого бухгалтерского интернет-ресурса.
2. Использовать бесплатные программы и сервисы для создания подобных документов.
3. Использовать платное бухгалтерское программное обеспечение.

Можно ли оплатить счет при отсутствии договора? Ответ на этот вопрос дает КонсультантПлюс в готовом решении. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Какие реквизиты указывают в счёте

Поскольку унифицированной формы документа нет, обязательные реквизиты для него не установлены. Обычно в счёте указывают следующие данные.

1. Дату формирования документа.
2. Порядковый номер. Нумерация счетов ведётся с начала каждого календарного года.
3. Срок действия документа, если он не определён в договоре. Этот реквизит особенно актуален для счёта-оферты, ведь оплата после окончания срока может не привести к заключению договора и деньги придётся возвращать. Если счёт на оплату выставлен в рамках действующего договора, то задержка оплаты может привести к начислению неустойки, пени или штрафа.
4. Наименования и адреса получателя и плательщика. Они должны соответствовать договору, но в некоторых случаях допускаются исключения. Например, адрес может измениться в связи с переездом, а название – в результате реорганизации.
5. ИНН, КПП, банковские реквизиты получателя средств. Если реквизиты отличаются от указанных в договоре, это необходимо отразить в счёте отдельно, написав: «Внимание! Изменились банковские реквизиты».
6. Наименование товаров, работ или услуг. Если выставить счёт на оплату нужно на основании договора, в этой графе вместо перечня товаров или услуг можно указать: «оплата за товары (услуги) по Договору…»
7. Итоговая сумма для оплаты. Обычно её указывают прописью, чтобы избежать числовых ошибок.
8. Сумма НДС или его отсутствие.
9. Название должности лица, которое составило счёт, и подпись с расшифровкой.

Сейчас становится правилом хорошего тона указывать также web-сайт и e-mail компании.

Подписать документ может руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник на основании доверенности. Также на счёте могут быть две подписи, если это предусмотрено правилами внутреннего документооборота.

В какой срок нужно выставить счёт? Законодательством этот момент не предусмотрен. Обычно счёт формируют одновременно с документами на отгрузку или после подписания акта выполненных работ или оказания услуг. Иногда срок, когда нужно выставить счёт на оплату, может быть предусмотрен договором.

Чтобы выставить счёт на оплату не обязательно пользоваться специальными программами, можно скачать бесплатно Word или Excel шаблон, и подготовить собственный бланк с необходимыми реквизитами продавца или поставщика услуг. Файл xls лучше подходит для этих целей, в нём можно использовать формулы для необходимых подсчётов.Поскольку не существует обязательной единой формы, можно сделать свой шаблон уникальным и узнаваемым.

Чтобы ещё больше упростить процедуру отправки счёта, воспользуйтесь специализированным онлайн-сервисом. Документ из сервиса не обязательно скачивать и распечатывать, можно отправить его контрагенту с помощью ссылки любым удобным способом. Программа выставления онлайн-счётов позволяет автоматически сформировать счёта с НДС и без НДС, заполнит по ИНН реквизиты покупателя и продавца, а наименование банка по БИК, проверит правильность указанных данных (ИНН и номер расчётного счёта), верно укажет сумму прописью, позволит поставить подпись и печать. Ниже можно увидет образец созданного в сервисе документа.

Нужна ли на счёте печать

С 2015 года иметь печать для ООО и АО не обязательно. Использовать её или нет, хозяйствующий субъект определяет самостоятельно. Если печать у организации есть, то обязанность заверять счёта на оплату может быть предусмотрена в договоре.

Согласно Закону о бухучете 402-ФЗ оттиск печати не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Налоговым кодексом также не предусмотрена обязанность заверять его печатью. Поэтому допустимо выставить счёт на оплату без печати.

В каких случаях счёт признают первичным документом

По общему правилу не является первичным учетным документом счёт на оплату. Бланк чаще всего содержит предложение об оплате и реквизиты для перечисления средств. Для целей бухгалтерского и налогового учёта он считается учётным документом, если подтверждает факт хозяйственной деятельности и содержит все обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Например, счёта на оплату коммунальных услуг, услуг связи, аренды можно принимать к учету как первичные документы, если в них есть все обязательные реквизиты.

Счёт-фактура для плательщиков НДС

Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру: ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

1. Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
2. Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
3. Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
4. Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
5. «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

Может ли ИП выставлять счета на оплату

Индивидуальный предприниматель вправе выставлять счета на оплату контрагентам. Весь процесс включает несколько этапов:

1. Покупатель сообщает бизнесмену о намерении приобрести у него услуги либо товары.
2. Продавец выставляет счет и передает его покупателю лично, почтой либо через интернет.
3. Покупатель совершает платеж на основании сведений, указанных в счете, на расчетный счет продавца.
4. Продавец видит поступившие средства и приступает к выполнению своих обязательств.

Для сотрудничества ИП с контрагентом достаточно и договора, где указываются условия (объемы поставок, сроки, сумма, которую следует оплатить). Однако для постоянного сотрудничества более выгодным вариантом выглядит именно счет. В нем прописывается количество приобретаемой продукции либо объем работ и стоимость каждой отдельной сделки.

В некоторых ситуациях при разрешении конфликтов между контрагентами в суде счет является бумагой, имеющей юридическую силу, поэтому рассматривается как доказательство.

Общие правила выставления счетов

Выписываются счета на оплату как на основании договоров, так и без них. Готовый документ можно переслать по электронной почте либо вручить лично покупателю. У счёта документа нет узаконенного формата, то есть вы его разрабатываете самостоятельно в любом текстовом редакторе с таблицами.

Для его оформления можете использовать фирменный бланк или пустой лист, это тоже нигде не регламентировано. И также можно воспользоваться онлайн-порталами (например, сервисами «Моё дело» или «Эльбой») либо бухгалтерскими программами, которые упрощают данный процесс. Самым распространённым из них является программное обеспечение компании 1С.

Физическому лицу

Законодательство не запрещает ИП выставлять счета физическому лицу. В документе прописывается ФИО покупателя и его адрес. Оплатить такой счет человек может в банковском учреждении наличным переводом по реквизитам, указанным в счете.

Бизнесмену эта сумма будет зачтена как безналичный доход, с которого уплачиваются налоги.

ООО

Выставить счет на оплату на ИП для ООО стоит при отсутствии в договоре четкого указания на объемы приобретаемых товаров и оказываемых услуг, а также их стоимость и сроки выполнения обязательств. В договорах обычно прописываются общие положения сотрудничества, а для проведения конкретных сделок выставляются отдельные счета.

Возможно выставить счет юридическому лицу, с которым у ИП нет договорных отношений. В этом случае появляется возможность оперативно реализовать продукцию либо оказать услуги, а впоследствии подписать договор.

Как правильно выставить счет

Счет не является бухгалтерским документом, подтверждением расходов, основой для ведения учета активов. Закон не предусматривает единую форму счет-фактуры ИП, поэтому документ можно составить самостоятельно. Для этого достаточно разработать форму в программах Word либо Excel и в дальнейшем использовать его в качестве шаблона. Разрешается оформлять счета на бланке продавца или просто на бумаге, оба варианта будут правильными. Существуют также бухгалтерские программы и онлайн-сервисы для автоматического формирования счетов.

У каждого такого документа должен быть порядковый номер, нумерация начинается с первых дней очередного календарного года. В счет можно добавить дополнительные сведения, например, условия поставки, сроки оказания услуги и т. п.

С НДС

В счете на оплату часто выделяется НДС, хотя это необязательное действие. Такой шаг позволяет избежать некоторых ошибок. На основании счет-фактуры, заполненной по шаблону, покупатель товара или заказчик услуги делает выводы о возмещении НДС либо вычету налога.

Предприниматели на УСН и ЕНВД не выплачивают НДС, они платят исключительно единый налог. Это означает, что упрощенцы и бизнесмены на вмененке не могут выписывать счета с НДС.

Без НДС

Единственным отличием счета без НДС от ИП является отсутствие выделения налога в документе. В остальном бумага выписывается по тому же принципу. Так, предприниматель на УСН указывает в счете общую сумму и делает приписку «Без НДС».

Что оформляется раньше — договор или счёт

Обычно сделки заключаются в таком порядке:

1. Покупатель и продавец находят друг друга, обговаривают детали сотрудничества и заключают договор.
2. Продавец выписывает счёт на оплату и передает его покупателю. Документ составляется на бумаге или в электронном виде (в бухгалтерских системах или офисных программах). Направить его можно любым способом, в том числе по электронной почте.
3. Покупатель получает счёт, оплачивает его и уведомляет продавца.
4. Далее происходит поставка товара или оказание услуг.

Если оплата по условиям соглашения должна быть после выполнения обязательств, то этапы меняются местами. Сначала заключается договор, затем осуществляется поставка товара или оказание услуг. Потом выставляется счёт на оплату, бланк передается покупателю, и он производит платеж.

Договор может включать условия о том, что оплата производится на основании счёта. В таком случае он должен выставляться более позднее датой, чем дата договора. Но ситуация, когда сначала выставлен счёт, а только потом заключен договор, тоже возможна. В таком случае в соглашение нужно включить положение о том, что его действие распространяется на ранее выставленный счёт. А после проведения платежа будет нелишним составить акт сверки и указать, что полученная по счёту сумма является предоплатой по данному договору.

Обязательные элементы счёта на оплату

Чтобы ваш контрагент смог оплатить счёт, в нём должны быть указаны следующие данные:

• Название ИП.
• ИНН предпринимателя.
• Реквизиты банковского счёта (номер счёта, номер корреспондентского счёта, БИК, ИНН, КПП, форма собственности и название банка).
• Форма собственности и название или Ф. И. О. заказчика (в зависимости от того, это юридическое или физическое лицо).
• Порядковый номер счёта (по нарастанию в журнале регистрации) и дата его выставления.
• Наименование товаров/услуг, на поставку/выполнение которых выставляется счёт.
• Количество товаров или услуг.
• Цена за единицу и общая стоимость.
• Выделенный НДС (если ИП работает на общих основаниях) либо указание на его отсутствие.
• Подпись ИП и печать (при наличии).

Как правильно указывать стоимость

При указании в счёте стоимости нужно обратить внимание на два момента. Первый из них связан с НДС. Он может быть в составе цены или же отсутствовать. Чаще всего предприниматели применяют какой-либо льготный налоговый режим — УСН, ЕНВД или патентную систему. В этом случае НДС не уплачивается и в цене не выделяется. В итоговой стоимости можно указать «без НДС».

Плательщики НДС включают сумму налога в цену. В таком случае в счёте нужно её выделить. Например, если общая цена 120 000 рублей, следует указать:

• итого: 120 000 рублей;
• в том числе НДС: 20 000 рублей.

Второй момент связан с тем, что при указании суммы цифрами может возникнуть ошибка. Например, покупатель поставил лишний ноль. Во избежание этого ниже в табличной части итоговая сумма указывается прописью.

Чтобы избежать ошибок в оформлении, рекомендуем воспользоваться нашим сервисом, который поможет за несколько простых шагов выставить счёт онлайн. Сервис позволяет добавить подпись руководителя и бухгалтера, печать и скачать готовый документ или отправить его с помощью ссылки. Ниже показан образец счёта из сервиса.

Образец того, как выглядит документ

Образец счета от ИП 2021 года без проблем можно найти в сети. Несмотря на отсутствие строгих правил заполнения, существует сложившийся стандарт оформления документа:

• В шапке прописываются данные о покупателе и поставщике.
• Далее указываются банковские реквизиты.
• Ставится порядковый номер и дата формирования счета.
• Перечисляются услуги и работы, их объем или количество, цена, стоимость.

Дополнительно могут указывать сроки. Бумага заверяется подписью предпринимателя. Те из них, у кого имеется печать, ставят ее в конце счета. Остальные оформляют документ без печати.

О сроках оплаты

Плату по счету должна поступить в срок, который указан в самом документе или в договоре. До окончания срока договоренности продавец не вправе менять условия сделки и не может расторгнуть ее.

Если при безналичной оплате выяснилось, что банковские реквизиты получателя указаны с ошибкой, необходимо как можно скорее уведомить об этом поставщика/подрядчика в письменной форме. Эта процедура продлевает срок действия документа.

Основные ошибки при выставлении счета

Очень часто предприниматели при оформлении этого документа делают ошибки. Например:

• нет расшифровок подписей любой из сторон
• счет выставлен после истечения пяти дней со дня выгрузки товара/оказания услуги
• счет не был получен в период, заявленный к вычету НДС
• на экземплярах документов покупателя и продавца стоят разные даты
• неправильно оформлена шапка бланка