Проверка трудовой инспекции — к чему готовиться?

Внеплановая проверка трудовой инспекции — в каких случаях возможна?

Общие основания для внеплановых проверок контролирующих органов установлены в ч. 2 ст. 10 закона «О защите прав юридических лиц…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — Закон 294-ФЗ). Применительно к надзору за соблюдением трудового законодательства они конкретизированы в ч. 7 ст. 360 ТК РФ:

1. Истечение срока исполнения предписания Государственной инспекции труда (далее — ГИТ), вынесенного в результате предыдущей плановой или внеплановой проверки.
2. Поступление в ГИТ:

• информации из различных источников (от граждан, организаций, государственных и муниципальных органов, СМИ) о случаях нарушения работодателем законодательства о труде, которые повлекли угрозу здоровью или жизни работников, невыплату причитающихся им сумм, выплату зарплаты ниже МРОТ;
• жалобы работника на нарушение его трудовых прав;
• заявления работника о проверке условия охраны труда на его рабочем месте;
• информации о подмене трудовых отношений гражданско-правовыми, о ненадлежащем их оформлении либо уклонении от заключения трудового договора (это новое основание для проведения внеплановой проверки трудовой инспекцией появилось в 2021 году).

3. Приказ руководителя ГИТ о проведении проверки, изданный в целях исполнения поручения Президента/Правительства РФ или требования прокуратуры.

Проведение внеплановой выездной проверки в отсутствие одного из перечисленных оснований является грубым нарушением закона (п. 2 ч. 2 ст. 20 Закона 294-ФЗ). Результаты такой проверки недействительны, а виновные должностные лица подлежат ответственности.

Жалоба работника как основание для проведения внепланового контроля

Жалобы сотрудников являются наиболее распространенной причиной внеплановых проверок ГИТ. Работодателю следует знать следующее:

1. Ст. 360 ТК РФ напрямую не предусматривает в качестве основания для проверки жалобу бывшего работника. Но кодекс вообще не знает такого понятия, как «бывший работник», и не разделяет права действующих и бывших работников на защиту своих интересов. Поэтому проверка, проведенная по заявлению уволенного сотрудника, правомерна.
2. Если подавший жалобу работник пожелал остаться неизвестным, инспекторы ГИТ не вправе знакомить работодателя с ее содержанием, а также сообщать Ф.И.О. этого работника (ч. 2 ст. 358 ТК РФ). В то же время инспекторы обязаны сообщить о предмете, целях и задачах проверки, об ее основании.
3. Отзыв работником жалобы не является основанием для прекращения проверки (если на момент ее подачи имело место нарушение его прав), так как трудовые отношения носят частно-публичный характер. Оперативное устранение работодателем нарушений может учитываться при назначении административного наказания в качестве смягчающего обстоятельства.

Границы и сроки незапланированных проверок ГИТ

В ч. 21 ст. 10 Закона 294-ФЗ сказано, что проверка в связи с истечением срока исполнения ранее выданного предписания может затрагивать исключительно выполнение этого предписания. Насчет других оснований для внеплановых контрольных мероприятий такой оговорки в законе нет. Но в то же время инспекторы ГИТ не вправе выходить за пределы предмета проверки, который формулируется исходя из основания ее проведения (п. 3 ст. 15 Закона 294-ФЗ).

Периоды, за которые может проводиться контроль, законом не установлены. В приказе на проведение проверки они также не указываются. Поэтому трудовая инспекция может запросить документы за любой период, в том числе в отношении уже уволившихся работников.

Однако объективно возможности работодателя по предоставлению документов ограничены сроками их хранения. Сроки хранения документов, относящихся к трудовым отношениям, установлены в Перечне, утв. приказом Росархива от 20.12.2021 № 236.

При отсутствии каких-либо документов по причине истечения срока их хранения работодателю следует направить в ГИТ письменные пояснения. Ответственность ему в этом случае не грозит.

Максимальный срок проверки установлен в ст. 13 Закона 294-ФЗ и составляет 20 рабочих дней. Не имеет значения, выездная это проверка или документарная. Внеплановые проверки не подлежат продлению. Однако ограничений по количеству внеплановых проверок в течение года нет.

Как назначается внеплановая проверка трудовой инспекции?

Порядок организации внепланового контроля урегулирован ст. 10 и 14 Закона 294-ФЗ, ст. 360 ТК РФ. Не любая информация о нарушениях трудового законодательства обязательно становится поводом для назначения проверки. Закон допускает проведение предварительных проверочных мероприятий, чтобы оценить достоверность полученной информации. Для этого:

• берутся пояснения у заявителя;
• изучаются документы предприятия, уже имеющиеся в распоряжении инспекции;
• могут быть взяты пояснения у представителей предприятия, которое, предположительно, допустило нарушение.

На этом этапе не допускается требовать от работодателя предоставления каких-либо документов. Предварительная проверка прекращается, если:

• не представляется возможным установить заявителя (обращение было анонимным);
• установлено, что полученная информация не соответствует действительности.

В иных случаях следует издание приказа о проведении проверки. По общему правилу все контролирующие органы перед проверкой на основании информации об угрозе причинения вреда жизни и здоровью людей обязаны получать согласование прокуратуры. В случаях, не терпящих отлагательства, проверка по данному основанию может быть проведена незамедлительно с извещением прокуратуры (ч. 8 ст. 360 ТК РФ).

О предстоящем внеплановом контроле предприятие уведомляется не позднее чем за 24 часа до его начала. Уведомление не производится, если основанием для проверки выступили:

• информация об угрозе жизни и здоровью людей;
• жалоба работника на нарушение его трудовых прав.

Проверки государственной инспекции труда: виды и документы, регламентирующие их проведение

Основными правовыми документами, регламентирующими возможность и порядок проведения проверки Государственной инспекцией труда (далее — ГИТ), являются:

• Трудовой кодекс РФ;
• ратифицированная законом от 11.04.1998 № 58-ФЗ Женевская конвенция Международной организации труда «Об инспекции труда в промышленности и торговле» № 81</span>;
• положение «О федеральном госнадзоре…», утвержденное постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875;
• закон «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — закон № 294);
• Административный регламент, утв. приказом Роструда от 13.06.2021 № 160 (далее — административный регламент);
• другие нормативные акты.

Ст. 360 ТК РФ определено, что проверки, осуществляемые ГИТ, подразделяются на 2 вида:

• плановые;
• внеплановые.

Плановые проверки, как следует из самого названия, назначаются и проводятся по установленному графику, который ежегодно утверждает уполномоченный госорган.

По общему правилу их проведение невозможно чаще 1 раза в 3 года. Больше информации об этом размещено в статье «Плановая проверка юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Если же проверка проводится не по установленному графику, то она является внеплановой проверкой трудовой инспекции. Для назначения такого вида проверки нужны определенные основания, в противном случае она будет незаконной.

Важно! До 01.05.2021 проведение проверок было приостановлено. Исключение составляли внеплановые проверки, основанием для которых стало причинение вреда жизни и здоровью граждан, возникновение ЧС (поручение Правительства РФ от 18.03.2021).

Все подробности о приостановке проверок в связи с коронавирусом — какие проверки все же проводятся, на какие организации и ИП распространяется приостановка – в Обзоре КонсультантПлюс. Заходите в систему КонсультантПлюс по по ссылке на бесплатный 2-хдневный доступ.

В каких случаях возможна внеплановая проверка

Обратите внимание! Внеплановые проверки государственной инспекции труда законно могут проводиться только при наличии какого-либо из следующих оснований:

1. Окончание выданного ранее госинспекцией предписания, в соответствии с которым работодателю был установлен срок для устранения нарушения. Такое предписание может быть выдано как в результате ранее проведенной плановой проверки, так и внеплановой, проведенной ранее по другому основанию. Подробнее об этом акте трудовой инспекции читайте в статье «Предписания государственных инспекторов труда».
2. Издание распоряжения руководителя ГИТ о проведении проверки. Такое распоряжение или приказ могут быть, в свою очередь, вынесены при наличии соответствующего поручения Правительства РФ или Президента РФ. Также распоряжение выносится по требованию прокурора, осуществляющего надзор.
3. Поступление в ГИТ от работника заявления, в соответствии с которым тот просит проверить условия его работы, соответствие требований охраны труда нормам законодательства, а также обеспечение работодателем иных прав, предусмотренных ст. 219 ТК РФ.

Другие основания для внеплановой проверки

Помимо перечисленных выше причин для неожиданного визита госинспектора труда, основания для внеплановой проверки трудовой инспекции могут быть следующими:

1. Поступление в госинспекцию труда жалобы работника, из которой следует, что работодатель нарушает его трудовые права.
2. Получение инспекцией информации о том, что работодатель не заключает трудовые договоры либо заключает, но с нарушениями норм ТК РФ.
3. Информирование ГИТ о том, что конкретный работодатель не выплачивает зарплату работникам (в том числе частично или меньше установленного минимума) или не выполняет нормы трудового права, в том числе создает опасность для жизни и здоровья работников. Источником информации при этом могут служить не только обращения граждан или юрлиц, поступившие в инспекцию, но и сведения, направленные из других госструктур, органов, а также полученные из СМИ.

Важно! Названные в настоящем разделе основания отличны от предыдущих тем, что госинспектору запрещено уведомлять проверяемое лицо о назначении и проведении выездной проверки. Этот нюанс является ответом на вопрос некоторых работодателей о том, почему их заранее не предупредили о процедуре.

Последние 2 основания, помимо этого, не требуют обязательного согласования с органами прокуратуры — достаточно их извещения. Выезд госинспектора при поступлении соответствующей информации должен быть произведен незамедлительно, однако сначала должен быть издан соответствующий приказ руководителя ГИТ.

Общие положения о проверке по жалобе работника

Внеплановая проверка трудовой инспекции по жалобе работника может проводиться как без выезда, так и с выездом на место исполнения трудовых обязанностей или иное место, где находятся необходимые госинспектору документы, в том числе на место нахождения исполнительного органа (см. решение Октябрьского районного суда г. Красноярска от 29.09.2011).

В любом случае выезд необходим, если инспектор удаленно не может:

• удостовериться в том, что представленные ему проверяемым лицом документы содержат полную информацию и не являются недостоверными;
• провести оценку деятельности проверяемого лица требованиям закона без личного посещения работодателя (см. ст. 12 закона № 294).

Ст. 358 ТК РФ предусмотрена обязанность госинспектора сохранять в тайне сведения о личности подателя жалобы и не разглашать их работодателю даже после ухода со службы в ГИТ.

Проведение проверки по жалобе работника должно быть в обязательном порядке согласовано с органами прокуратуры, за исключением указанных выше случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 360 ТК РФ. Решение об этом принимается в течение 1 рабочего дня. Условия и порядок такого согласования, а также обстоятельства, при которых согласование недопустимо, указаны в приказе Генеральной прокуратуры РФ от 27.03.2009 № 93.

Стоит принять во внимание, что жалоба работника не может быть отозвана, так как данная процедура не предусмотрена законодательством. Даже в случае получения заявления об этом ГИТ обязана будет рассмотреть жалобу по существу.

Можно ли проигнорировать запрос документов, который пришел по электронной почте?

Не стоит этого делать. Закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» позволяет инспектору использовать любые способы уведомления.

При документарной проверке срок для представления документов составляет 10 рабочих дней с момента получения требования (ч. 5 ст. 11 Закона № 294-ФЗ). Обратите внимание, запрос документов должен быть мотивированным.

Уклонение от представления документов может быть расценено как воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа госконтроля. За это директору грозит штраф от 5 до 10 тыс. руб., а компании от 20 до 50 тыс. руб. Ответственность за повторное нарушение еще жестче:

• для директора — штраф от 10 до 20 тыс. руб. или дисквалификация от 6 мес. до 1 года;
• для компании — штраф от 50 до 100 тыс. руб.

Кроме того, как указывалось выше, не получив документы в установленный срок, инспектор вправе навестить работодателя лично на основании распоряжения о проведении выездной проверки. Отсутствие на месте руководителя компании или иного уполномоченного лица, отказ предоставить документы для проведения контроля и нежелание согласовывать с инспектором иные дату и время проверки неминуемо повлекут за собой привлечение к административной ответственности (см., например, постановление Алтайского краевого суда от 23 июня 2016 г. по делу № 4а-483/2016).

Какие документы вправе запросить инспектор в связи с жалобой работника?

Предмет проверки определяет жалоба работника. Соответственно, инспектор вправе запрашивать документы, непосредственно связанные с проверкой жалобы. Другое дело, что перечень таких документов может быть достаточно обширным.

Так, проверяя жалобу работника на невыплату заработной платы, инспектор вправе запросить в отношении этого работника:

• заявление на оформление трудовых отношений;
• штатное расписание;
• приказ о приеме на работу;
• трудовой договор;
• положение об оплате труда;
• положение о премировании;
• заявление работника на перечисление заработной платы на счет в банке,
• табели учета рабочего времени;
• расчетные листки;
• платежные документы на выплату заработной платы.

А если работник параллельно указывает, что с ним заключен гражданско-правовой договор вместо трудового, то инспектор также потребует сам договор и журнал регистрации договоров гражданско-правового характера. Кроме того, инспектор может попросить представить пояснения относительно причин заключения гражданско-правового договора.

Вместе с тем, документы, не относящиеся к обращению работника, инспектор требовать не вправе (см., например, решение Интинского городского суда Республики Коми от 13.10.2015 по делу № 12–81/2015).

Основными правилами государственного контроля являются недопустимость произвольного проведения мероприятий по контролю и строгое соблюдение процедуры проведения указанных мероприятий (ст. 3 Закона № 294-ФЗ). Запрет требования документов, которые не относятся к предмету проверки, следует из п. 3 ч. 1 ст. 15 Закона. Несоблюдение указанного правила признается грубым нарушением при проведении проверки, влекущим недействительность ее результатов (п. 5 ч. 2 ст. 20 Закона № 294-ФЗ).

Ошибки, которые приводят к проверкам

Работодателя могут наказать, если он:

• не вовремя выплачивает зарплату, один раз в месяц — это тоже не вовремя;
• не полностью выплачивает зарплату или она в принципе меньше МРОТ;
• задерживает расчёт при увольнении;
• не оплачивает сверхурочную работу;
• выплачивет отпускные позже, чем за 3 дня до начала отпуска;
• не отпускает в отпуск;
• не проводит спецоценку условий труда;
• не выдаёт расчётный листок, в котором описано, как рассчитывается зарплата работника;
• ошибается в трудовых договорах.

Про ошибки в трудовых договорах напишу пару слов отдельно. Самая первая тактическая ошибка — замена трудового договора договором ГПХ. Не надо так. Да, на договоре ГПХ можно платить чуть меньше страховых взносов за сотрудника, но эти 4-5% не сильно помогают сэкономить, а под риск вас ставят.

Какой договор выбрать: трудовой или ГПХ

А дальше фактические ошибки в тексте самого договора. Например, четкие даты выплаты зарплаты меняют на абстрактное «Выплата зарплаты дотакого-то числа». Или не указывают трудовую функцию работника — важно перечислять в трудовом договоре его основные обязанности или сослаться на должностную инструкцию. Иначе, как сотруднику чувствовать себя уверенно в том, что вы не будете заставлять его делать вещи, которые его должностью не предусмотрены?

Например, «Почту России» оштрафовали на 2 миллиона рублей за то, что её сотрудников заставляют торговать продуктами, хотя такая обязанность не предусмотрена их трудовым договором.

Порядок проведения проверки трудовой инспекцией

Весь процесс проверки состоит из нескольких этапов:

1. Оповещение. О плановой выездной или документарной проверке инспекция уведомляет работодателя не позже чем за трое суток, посредством отправления ему под роспись копии распоряжения о проведении проверки. Со своей стороны проверяемый вправе запросить полную информацию об органах и их служащих, которые будут осуществлять проверку, и регламент с подробным порядком контрольных мероприятий. Даже о внеплановой проверке предпринимателя обязательно должны предупредить письмом за сутки до ее начала.
2. Проверка документов, выездная проверка трудовой инспекцией. Обычно проверка начинается с запроса копий интересующих инспекцию документов, но бывает, что первой осуществляется проверка выездная. Начинать работу инспектор должен с предъявления индивидуального удостоверения и приказа о проверке, которое вы получали ранее в качестве уведомления. Законной будет только та инспекция, которую проводит лицо, указанное в распоряжении на проведение проверки.

Максимальная длительность проверки:

Что проверяют	Сроки
Филиалы	2 месяца
Малый бизнес	50 часов
Микропредприятия	15 часов
Остальные предприятия	20 дней

3. По итогам инспекции составляется два экземпляра акта. В редких случаях акт составляется сразу у работодателя, чаще всего для оформления документов проверяемого вызывают в инспекцию.
4. Если инспектор обнаружит нарушения (как не печально, но происходит это в большинстве случаев), то он выдаст предписание, содержащее:

• Описание нарушения и дата его совершения;
• Ссылка на соответствующий закон;
• Сроки на устранение нарушений. Если повторная проверка покажет, что нарушения так и не были устранены, предприятию грозит административная ответственность.

Согласно закону, результаты проверки можно обжаловать.

Границы дозволенного

На что же инспекторы труда имеют право, а какие действия выходят за рамки их должностных инструкций?

Подробно полномочия указаны в постановлении Правительства №875, но вот основные из них:

1. Осуществлять проверку работодателя в любое время суток. Однако обязательным условием является наличие удостоверения и приказа;
2. Получать бумаги и данные для проверки, причем как от самих работодателей, так и от органов федеральной или территориальной власти;
3. Брать для анализа пробы веществ. Только если будет составлен соответствующий акт;
4. Осуществлять расследование несчастных случаев, причиной которых могло послужить нарушение норм охраны труда;
5. Предъявлять предписания к устранению нарушений. Даже об отстранении от работы определенных лиц. Работодатель не вправе отказываться в их исполнении;
6. В крайних случаях направлять в суд требование о прекращении деятельности компании;
7. Участвовать в судебном процессе в роли эксперта.

Обращаем ваше внимание на то, что в 2021 году проверки будут проходить в новом формате, который был установлен постановлением Правительства №1080 от 08.09.2017г. Полномочия и порядок действий инспекторов остались прежними. Изменения коснулись результатов проверки. Теперь они будут вноситься в проверочные листы, которые сгруппированы по темам. Один лист – одна тема.

Взять, к примеру, трудовой договор. Инспектор вправе поинтересоваться у работника, заключал ли он с компанией трудовой договор. Если выяснится, что нет, и это будет подтверждено ходом проверки – договор не предъявлен руководством компании по запросу, в проверочный лист вносится нарушение. Все выявленные нарушения должны быть подтверждены документально, чтобы потом не возникало споров – несогласий с результатами проверки.

По сути, проверочные листы представляют собой некий опросник – руководство, согласно которому инспектор задает вопросы в рамках определенной темы чек-листа, а получая ответы, требует подтвердить их документально. Всего утверждено 132 чек-листа, но это вовсе не означает, что они будут все заполнены. В каждом конкретном случае инспектор, исходя из деятельности компании, решает самостоятельно, какие применять листы, а какие нет. Что примечательно, он не вправе проверять больше, чем указано в чек-листах.

Инспекторы не могут:

1. Запрашивать информацию, образцы, не имеющих отношение к объекту проверки;
2. Изымать оригиналы каких-либо документов.

Основания для проверки трудовой инспекцией

Проверки трудовой инспекцией, как и большинство других проверок, могут быть плановыми или внеплановыми.

Под плановую проверку трудовой инспекцией может попасть любая организация, для внеплановой нужны более веские основания.

Итак, поводом для проведения инспекции могу стать:

1. Плановая проверка может иметь в основе один из поводов:

• Работодатель зарегистрировался или начал вести предпринимательскую деятельность 3 года назад;
• 3 года назад закончилась предыдущая проверка.

Согласно действующему на территории России мораторию на проверки малого бизнеса, до конца 2021 года попадающие под действие закона предприятия были освобождены от плановых проверок трудовой инспекцией. В настоящее время Минэкономразвитие и Генеральная прокуратора, по поручению Правительства, разрабатывают поправки в законодательство, предусматривающие продление данного моратория на срок до 2022 года.

График проверок на 2021 год уже представлен на сайте генпрокуратуры.

2. Толчком для внеплановой проверки (ограничения по частоте таких проверок законом не предусмотрено) может стать:

• Окончание срока исполнения предписания с прошлой проверки;
• Выход приказа на основании поручения прокуратуры;
• Задержка работодателем заработной платы, а также выдача ее не в полном объеме;
• Начисление зарплаты ниже предусмотренного законом минимума;
• Нарушение Трудового Кодекса РФ, вызвавшее угрозу здоровью сотрудников;
• Поступление жалоб от сотрудников о нарушении их прав, указанных в ТК РФ или запроса на проверку условий труда (инспекция не рассматривает анонимные обращения, но действовать она должна конфиденциально, не афишируя, по чьей жалобе проверка организована).

Как подготовиться к проверке трудовой инспекции

Самым частым нарушением, влекущим за собой штраф работодателю, является отсутствие всех необходимых документов.

Локальные акты обязательны для каждой, даже самой маленькой организации с наемными сотрудниками. Например, это свод правил внутреннего распорядка, положение о персональных данных работников.

Также обязательно выдавать расчетный листок (не является исключением оплата через безналичный расчет) — они не обязательно должны выдаваться под роспись, но сотрудники должны знать о своем праве – знать произведенный расчет за месяц. При желании у работодателя есть способ застраховать себя ведением журнала выдачи расчетных листков.

У работодателя в сейфе должны храниться трудовые книжки на всех сотрудников.

Зачастую работодатели допускают неточности в оформлении базовых документов. Например:

• В трудовом договоре не прописана ставка оплаты труда;
• На экземпляре трудового договора (любого другого документа), принадлежащего работодателю, не поставлена подпись работника;
• График отпусков подписан позже, чем за 14 дней до начала календарного года.

Помимо документов стоит позаботиться и о соблюдении всех норм трудового права. Очень важны своевременные аттестации и безопасность сотрудников на их рабочем месте. Необходимы ли специальная одежда для работников или аксессуары, защитные маски или перчатки, и многое другое зависит от типа осуществляемых ими работ.

Прочие распространенные ошибки:

• Ежегодный отпуск разделен на мелкие части, и ни одна из них не достигает 14 дней;
• Заработная плата ниже МРОТ;
• Размер заработной платы указан не в российских рублях;
• Заработная плата выдается реже одного раза в 15 дней, при этом нет письменного согласия сотрудника на подобный график выплат;
• Наем иностранных граждан по срочному договору до окончания срока действия разрешения на работу. Чтобы избежать административной ответственности с иностранными гражданами лучше заключать стандартные бессрочные договоры.