- Что такое электронный счет-фактура
- О переходе на электронные счета-фактуры
- Применение электронного счета-фактуры
- Особенности заверения электронной формы счетов-фактур
- Сведения, отражаемые в документе
- Ответственные лица
- Инструкция по заполнению
- Правила оформления
- Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур
- Электронная подпись
- Электронная подпись по доверенности
- Где взять бланк для заполнения?
- Образец электронного счета-фактуры
- Оператор электронного документооборота
- Согласие сторон сделки
- Действия продавца
- Действия покупателя
- Создание электронного счета-фактуры на сайте ЭСФ
- Раздел А — общий раздел
- Раздел B — реквизиты поставщика
- Раздел C — реквизиты получателя
- Раздел D — реквизиты грузоотправителя и грузополучателя
- Раздел Е — договор (контракт)
- Раздел F — реквизиты документов, подтверждающих поставку товаров, работ, услуг
- Как исправить электронный счет-фактуру
- Как совместить бумажные и электронные счета-фактуры
- Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур
- Заключение
Что такое электронный счет-фактура
Напомним, что электронный счет-фактура, так же как и его бумажный вариант, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю (п. 1.2 Порядка).
Возможность выставления электронных счетов-фактур предусмотрена пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса. Для этого необходимо взаимное согласие сторон сделки, а также наличие совместимых технических средств и возможностей. Счета-фактуры в электронном виде могут выставлять не только продавцы, но и комиссионеры, налоговые агенты, а также агенты, продающие или приобретающие от своего имени товары для принципала.
Обмен счетами-фактурами фирмы должны проводить в соответствии с Порядком. Кроме того, такой обмен возможен при соблюдении следующих условий, предусмотренных Налоговым кодексом (п. 1 ст. 169 НК РФ):
- есть взаимное согласие на это сторон сделки;
- счета-фактуры составляются по установленному формату;
- счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной подписью;
- стороны имеют совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур в установленном порядке.
О переходе на электронные счета-фактуры
Не утонуть в наш стремительный век в огромном потоке информации и бумаг помогают технические средства и современные форматы документов. В связи с этим для работающих с НДС лиц все более актуальными становятся электронные счета-фактуры.
ВАЖНО! Возможность применения электронных счетов-фактур закреплена в п. 1 ст. 169 НК. Новый формат электронных счетов-фактур утвержден приказом ФНС от 19.12.2021 № ММВ-7-15/820@, а порядок их выставления — приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н.
Чтобы перейти на применение электронных счетов-фактур, необходимо:
- Согласовать с контрагентами возможность обмена электронными счетами-фактурами, предварительно проверив наличие у сторон технических возможностей (п. 1.4 приказа № 174 н).
- Получить квалифицированную электронно-цифровую подпись (письма Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904) в удостоверяющем центре, выполняющем функции в соответствии с законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
- Заключить договор с одним из операторов электронного документооборота (п. 1.3 приказа Минфина № 174н, приказ ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@) — их перечень размещен на сайте ФНС.
Если все эти шаги выполнены, можно приступать к работе с электронными счетами-фактурами.
Применение электронного счета-фактуры
Кроме того, заполнение электронной формы способно свести на нет вероятность технических ошибок, зачастую являющихся причиной отказа по вычету со стороны органов налогового контроля.
Налоговый кодекс Российской Федерации в пункте 1 статьи 169 определяет сферу применения предоставления счета-фактуры в электронном виде.
В частности, непременными условиями для использования электронной формы документа является достигнутая между субъектами взаимоотношений договоренность о его использовании и техническая возможность по созданию и просмотру документа.
Эти же условия предусмотрены постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011г. № 1137.
Особенности заверения электронной формы счетов-фактур
Пункт 6 статьи 19 Налогового кодекса Российской Федерации определяет необходимость заверения электронного счета-фактуры усиленной квалифицированной подписью руководителя или лица, исполняющего его обязанности в соответствии с приказом или выписанной доверенности.
Федеральный закон от 6 апреля 2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет электронную подпись в качестве идентифицирующей информации в электронной форме, которая может быть простой или усиленной, квалифицированной и неквалифицированной.
При заверении электронных счетов-фактур должна быть применена усиленная квалифицированная подпись. Она должна отвечать ряду требований, а именно:
- быть создана и проверена посредством средств электронной подписи;
- быть полученной как результат криптографического преобразования при использовании ключа электронной подписи;
- быть способной к идентификации лица-подписанта;
- быть защищенной от внесения изменений и дополнений после факта заверения;
- быть способной к проверке посредством указанного в квалифицированном сертификате ключа.
Сведения, отражаемые в документе
Счет-фактура содержит следующие данные:
- наименование организации и юридический адрес сторон, которые являются участниками договора;
- дату;
- место;
- подпись уполномоченного лица.
Ответственные лица
- Лица, отвечающие за налогообложение (исключения: физические лица; иностранные организации, не состоящие на учете налоговых органов РФ).
- ИП и организации, состоящие на учете в налоговых органах РФ.
- Плательщики, которые в силу своих полномочий обязаны предоставлять информацию ЭСФ.
Инструкция по заполнению
В соответствии со статьей 169 Налогового Кодекса Российской Федерации с изменениями от 1.01.2021 г при товарообороте либо передаче имущественных прав другим лицам, необходимо указать следующие данные:
- Номер и дату составления.
- Наименование, адрес и идентификационные номера сторон.
- Номер расчетно-платежного документа, если имеется такой.
- Перечень товаров для поставки и единица измерения, если имеется возможность указать.
- Объем поставляемых товаров, исходя из принятых по нему единиц измерения, если есть возможность указать и наименование валюты.
- Цена либо тариф за единицу измерения, указанных в договоре без учета налога, если есть возможность предоставить эту информацию.
- Стоимость товаров, которые передают имущественные права без налогообложения за весь объем предоставляемых товаров.
- Сумма акцизов.
- Ставка налога.
- Сумма налога.
- Стоимость общего количества товаров, указанных в счет-фактуры, переданных прав на имущество с учетом суммы налога.
- Страна, которая произвела товар.
- Номер декларации таможенного органа.
- Код разновидности товара в соответствии с .
Сведения, которые отображены в пунктах 13 и 14, указываются если страна-производитель предмета продажи не Россия. За указание недостоверной информации в ЭСФ и сопроводительных документах налогоплательщик несет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.
Подробно о том, что такое электронный счет-фактура и каковы его преимущества перед бумажной версией, читайте тут, а из этой статьи узнайте, как выписать документ .
Правила оформления
Обязательным условием для зачета НДС – материальные блага, которые приобретены. Для того чтобы счет-фактура был принят, он должен быть оформлен в соответствии с нормами п. 5 и 6 ст. 169 Налогового Кодекса Российской Федерации. Поводом для отказа налогоплательщику в принятии к возмещению общей суммы налога, служит отсутствии реквизитов.
Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур
Согласно порядку, утвержденному приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н, выставление и получение электронных счетов-фактур происходит посредством ОЭД (оператор электронного документооборота).
К ним относятся специализированные организации, которые обеспечивают обмен как открытой, так и конфиденциальной информации по телекоммуникационным каналам связи.
Полный перечень ОЭД представлен на сайте Федеральной налоговой службы Российской Федерации.
Форматы электронных счетов-фактур определены приказом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138.
В то же время в соответствии с письмом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769 разрешено вносить дополнения в строчную и табличную части счетов-фактур.
Среди них:
- информационные сообщения об участниках электронного документооборота;
- извещение о получении;
- подтверждение даты отправки;
- уведомление об уточнении.
Электронная подпись
Для принятия покупателем суммы налога на добавочную стоимость к вычету электронная форма счета-фактуры должен, во-первых, соответствовать установленному полномочными органами образцу, а во-вторых, быть подписанным электронной подписью в соответствии с требованием пункта 1.2. порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н. Требования к наличию квалифицированной электронной подписи актуально, в том числе для налоговых агентов и посредников.
Выставление и получение электронных форм счетов-фактур в отношении каждого документа производится отдельно в соответствии с пунктом 1.9. порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н.
Совершение операций разрешается и в зашифрованном виде, и без шифрования. Что касается даты выставления и даты получения, они регулируются подпунктами 1.10. и 1.11. пункта 1 соответствующего порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н.
Дата выставления счета-фактуры в электронном виде – дата поступления файла продавцу, указанная в форме подтверждения от оператора. Наличия этого подтверждение – также обязательное условие выставленного счета-фактуры, полученного посредством ОЭД (оператор электронного доступа).
Дата же получения в таком случае – день направления соответствующего счета-фактуры оператором покупателю, также указанная в подтверждении оператора электронного доступа.
Электронная подпись по доверенности
По мнению Минфина, электронный счет-фактуру может подписать не только руководитель фирмы или уполномоченный сотрудник, но и любой человек, которому выдана доверенность (письмо от 8 ноября 2017 г. № 03-07-11/73385). Связано это с тем, что в формат электронного счета-фактуры введены элементы, которые несут информацию о подписантах – лицах, подписывающих счет-фактуру. Эти элементы формируются в зависимости от полномочий подписантов.
И если доверенность на подписанта оформлена правильно, не имеет значения, является он работником фирмы или нет. В любом случае, при подписании электронного счета-фактуры он выступает как уполномоченное лицо. И вносить сведения о его работодателе в элемент «Подписант» не нужно.
Поэтому электронный счет-фактуру может подписать любой человек, которому выдана доверенность от имени организации. Причем этот человек не обязательно должен быть работником фирмы.
Читайте также «Электронные счета-фактуры может подписать не только работник фирмы»
Где взять бланк для заполнения?
Актуальный бланк можно взять на сайте Федеральной налоговой службы.
Образец электронного счета-фактуры
Электронный счет-фактура представляет собой файл, содержащий определенный набор реквизитов. Перечень этих реквизитов такой же, как у документа на бумаге, то есть установленный ст. 169 НК РФ. Физического носителя информации у электронного счета-фактуры нет. Например, хранить ЭСФ можно в электронном виде, не распечатывая его на бумагу. Поэтому представить образец электронного счета-фактуры в каком-то графическом виде или в виде документа вряд ли получится.
В крайнем случае, говоря об образце электронного счета-фактуры, можно подразумевать визуальное воспроизведение алгоритма его формирования в соответствующей программе. Проще говоря, картинку с набором полей для заполнения. А она будет зависеть от интерфейса используемого вами ПО. Универсальной такой картинки (образца электронного счета-фактуры), к сожалению, нет.
Оператор электронного документооборота
Оператор электронного документооборота счетов-фактур это организация, которая обеспечивает обмен счетами-фактурами, составленными в электронном виде по установленному формату, между покупателем и продавцом через систему электронного документооборота счетов-фактур (ЭДО).
Система электронного документооборота (ЭДО) счетов-фактур это автоматизированная система (программа, веб-интерфейс), которая позволяет создавать, отправлять и получать счета-фактуры, составленные в электронном виде по установленному формату, через оператора электронного документооборота счетов-фактур.
Реестр доверенных операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС www.nalog.ru (Налогообложение в РФ → Представление налоговой и бухгалтерской отчетности → Электронные счета-фактуры → Перечень операторов электронного документооборота).
Выбрать организация может любого из них. И совсем не обязательно, чтобы контрагент, с которым вводится электронный обмен счетами-фактурами, обслуживался у того же оператора. Важно только то, что для обмена электронными счетами-фактурами у сторон сделки должны быть совместимые технические средства (п. 1.3 Порядка). Это значит, что они должны быть совместимы у их операторов. Поэтому при выборе оператора ЭДО нужно выяснить, с какими из иных операторов у него есть техническая возможность обмена счетами-фактурами.
В свою очередь, заключая договор с оператором, организация должна указать, согласна она или нет на передачу информации другому оператору (пп. «б» п. 2.1 Порядка).
Операторы ЭДО счетов-фактур, как посредники, решают сразу две задачи.
Во-первых, организации не нужно самостоятельно заботиться о технической разработке средств для приема и обработки электронных счетов-фактур, совместимых со средствами контрагента, с которым она переходит на электронный обмен счетами-фактурами. Достаточно лишь установить программу (воспользоваться веб-интерфейсом), предоставленную оператором ЭДО.
Во-вторых, операторы ЭДО формируют технологические документы, которые подтверждают факт обмена (даты отправки, получения и пр.) электронными счетами-фактурами. А это важно для исключения споров между налогоплательщиком и ИФНС. На это указывают и сами налоговики (письмо ФНС России от 30 апреля 2015 г. № БС-18-6/499@).
Согласие сторон сделки
Подтвердить свое согласие на использование электронных счетов-фактур вы или ваш контрагент можете в любой форме. Это может быть специально направленное письмо или же просто тот факт, что вы и ваш контрагент включили друг друга в список контрагентов в системе ЭДО (письмо Минфина России от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26).
Действия продавца
Чтобы выставить электронный счет-фактуру, в течение пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса (п. 2.4 Порядка) продавец должен:
- составить электронный счет-фактуру по установленному формату и подписать его электронной подписью;
- отправить покупателю файл счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО.
Далее продавец получит от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры. В ответ на это подтверждение не позднее следующего рабочего дня он должен отправить извещение о том, что подтверждение получено.
Согласно Порядку после получения этого подтверждения оператора ЭДО счет-фактура уже считается выставленным (п. 2.7 Порядка). Отправка покупателем извещения о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО лишь предмет договоренности между сторонами сделки (п. 2.9 Порядка). В обязательном порядке этого не требуется.
Выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя дублировать на бумаге. Но если есть необходимость, например, при техническом сбое у оператора ЭДО, вы можете выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).
В книге продаж электронный счет-фактура регистрируется в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отгрузки товаров или получения аванса (п. 2 Правил ведения книги продаж (утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137), письмо ФНС России от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769).
Действия покупателя
Покупатель получает от оператора ЭДО файл с электронным счетом-фактурой и подтверждение его отправки с указанием ее даты и времени. Не позднее следующего рабочего дня он должен направить оператору извещение о получении подтверждения.
Делать это нужно только в том случае, если есть такая договоренность с продавцом (п. 2.9, 2.12 Порядка).
В книге покупок электронный счет-фактура также регистрируется в общем порядке (п. 1.11 Порядка).
Электронный документооборот при обмене счетами-фактурами совершается по каждому счету-фактуре в отдельности.
Создание электронного счета-фактуры на сайте ЭСФ
Первое, что вам нужно сделать — нажать на кнопку сверху слева «Создание Счета-фактуры».
После нажатия, перед вами откроется непосредственно форма для составления счета. Разберем пошагово заполнение всех полей.
Раздел А — общий раздел
Здесь нужно заполнить только номер и дату документа т.е. самого счета-фактура.
Дата заполнена уже автоматически. Дата выписки и дата совершения оборота, как правило, одинаковые, но если это не так, можете ввести разные.
Номер учетной системы — это номер документа по счету, как идет у вас в бухгалтерском учете.
Раздел B — реквизиты поставщика
В данном разделе часть данных заполняется автоматически, подгружаясь по данным из Вашего ЭЦП и ИИН.
Остальные поля самостоятельно заполнять не надо, кроме реквизитов в самом низу раздела, в подразделе B1.
КБе вы обычно ставите на оффлайн документах, включая счет на оплату — можете посмотреть там, что у вас указано.
На практике обычно для ИП КБе — 19, а для ТОО — 17
Остальные данные — ИИК, БИК и наименования банка найдете в собственных реквизитах.
Раздел C — реквизиты получателя
В данном разделе, если вы уже работаете с конкретной организацией на сайте госзакупок, то достаточно ввести в первое поле БИН организации и все необходимые данные заполнятся автоматически.
Если же этого не происходит по какой-либо причине, заполните вручную.
Раздел C1 обычно пустой и его пропускаем.
Раздел D — реквизиты грузоотправителя и грузополучателя
В данном разделе все также просто. Достаточно ввести ИИН или БИН в соответствующие поля и все данные автоматически заполнятся.
Грузоотправителем в данном случае являетесь вы, как поставщик, а грузополучателем, компания клиента или государственный орган.
Раздел Е — договор (контракт)
В данном разделе вам нужно заполнить номер и дату договора и способ расчета с вами, как с поставщиком.
Если договор заключался несколько месяцев назад и уже не помните точно, номер и дату договора, можно зайти на сайт госзакупа и посмотреть все данные там в разделе про сам договор.
Условия оплаты по договору указываете точно такие как в договоре. Обычно, на практике это безналичный расчет.
Раздел F — реквизиты документов, подтверждающих поставку товаров, работ, услуг
Здесь заполняете номер и дату выписанного акта выполненных работ на сайте государственных закупок.
По факту там не указывается никакой номер, но у вас в учетной системе по-любому документ имеет какой-то порядковый номер и дату — вот эти данные и заполняете.
На практике, обычно номер и дата выписываемого счета-фактуры и акта выполненных работ совпадают, но если разные, указываете как есть.
Как исправить электронный счет-фактуру
Для исправления электронного счета-фактуры покупатель через оператора ЭДО направляет продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры.
Получив уведомление, продавец исправляет указанные в нем ошибки и направляет покупателю через оператора ЭДО исправленный электронный счет-фактуру (п. 1.12 Порядка).
Порядок дальнейших действий сторон аналогичен тому, что использовался при отправке первоначального счета-фактуры.
Кстати, по мнению Минфина, если оформлен электронный счет-фактура, корректировочный к нему можно составить на бумаге (письмо от 7 февраля 2021 г. № 03-07-09/7269).
Как совместить бумажные и электронные счета-фактуры
Бумажные и электронные счета-фактуры регистрируются в книгах покупок и продаж в общем хронологическом порядке.
При выставлении счета-фактуры в электронном виде налогоплательщиком вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО от продавца, указанная в подтверждении этого оператора. При получении – дата направления покупателю оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, отраженная в подтверждении оператора (письмо ФНС России от 7 мая 2014 г. № ГД-4-3/8815).
Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур
В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.
Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.
ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.
Заключение
Электронный счет-фактура – это документ в цифровом формате, который ничуть не уступает своему бумажному аналогу. Более того, он является более современным и удобным в использовании. Плюсов пользования электронной версией гораздо больше, поэтому можно сказать, что предприятиям будет выгоднее работать именно с цифровым вариантом.
- https://www.buhgalteria.ru/article/elektronnyy-schet-faktura
- https://nalog-nalog.ru/nds/schetfaktura/osobennosti_elektronnyh_schetov-faktur/
- https://zakonguru.com/nalogi-2/nds/schet-faktura/v-elektronnom-vide.html
- https://101million.com/buhuchet/otchetnost/deklaratsii/nds/schet-faktura/elektronnyj/pravilnoe-zapolnenie.html
- https://101million.com/buhuchet/otchetnost/deklaratsii/nds/schet-faktura/elektronnyj/otlichie-ot-bumazhnogo-varianta.html
- https://cabinethelp.kz/esf-gov-kz.html