Журнал учета выдачи инструкций по охране труда

Зачем заводить Журнал учета выдачи инструкций по охране труда?

Если трудоохранное законодательство не требует обязательного наличия этого журнала, так зачем же его заводить? Действительно, организовать выдачу инструкций по охране труда можно и без журнала, но с ним это делать рациональнее, прежде всего, для самой службы ОТ. С журналом специалисты по ОТ:

• знают, кому инструкции действительно выдавались, а кому – нет. Например, во время проверки выясняется, что на участке отсутствует какая-то инструкция или весь комплект. Мастер смены утверждает, что им их не выдавали, и он уже истоптал два комплекта спецобуви, блуждая по кабинетам и требуя у руководства положенную его смене «нормативку». Самое время заглянуть в журнал. В журнале должно быть отмечено, выдавались ли эти инструкции конкретному мастеру, начальнику участка или другим ответственным лицам. Соответственно, выявить виновного в утере или невыдаче инструкций не составит труда.
• могут качественно организовать работу по обеспечению инструкциями подразделений предприятия. Проанализировав записи в журнале, можно понять, в каких подразделениях точно не хватает инструкций (выдали меньше, чем положено), в каких нужно проверить комплектность (инструкции выдавались давно, и часть могла быть утеряна), какие подразделения вообще пропустили и не обеспечили инструкциями.
• анализируют ситуацию в подразделениях. Например, на один участок выдается комплект инструкций один раз в 5 лет, и во время проверок они всегда в наличии. На другом же участке инструкции постоянно теряются, и их приходится выдавать повторно чуть ли не каждый квартал. Это сигнал проверить ситуацию на участке. Логично предположить, что работы по обеспечению безопасности труда там организованы совсем не так, как положено. Очевидно, что беспорядок с хранением документации – не единственное нарушение требований ОТ, и с этим следует срочно начать работать.

В существовании своевременно и полностью оформленных Журналов выдачи инструкций по охране труда больше всего заинтересован работодатель. Например, на территории компании произошла травма, и травмированный утверждает, что руководство не ознакомило его с положенными инструкциями. Личная подпись пострадавшего в Журнале – свидетельство того, что о положениях соответствующей документации по безопасности его все же проинформировали. Возможность использования Журнала как доказательства в суде еще раз подчеркивает важность того, чтобы каждый работник расписывался за себя сам, а подделывать подписи недопустимо.

Назначение журнала

Законодательные акты не регламентирую заведение журнала, но специалистам по ОТ будет проще работать, если документ будет заведен. И на это существует ряд причин:

Точно знать, кому были выданы инструкции, чтобы не возникало недоразумений при спорных вопросах. К примеру, начальник участка обвиняет службу ОТ, что документы ему не были выданы на руки и поэтому он не провел своевременно инструктаж. В свое время инженер по ОТ заглядывает в журнал и находит номер инструкции, дату и подпись нерадивого начальника.

Обеспечение инструкций по подразделения может быть организовано с должным эффектом. После просмотра записей несложно уточнить, на каких конкретно участках не хватает нужных документов и над чем нужно работать. Даже если инструкция была внепланово переработана, то несложно узнать выдана ли она под подпись руководителю участка.

Несложно сделать анализ в подразделениях о выдаче документов, то есть все ли инструкции на рабочих местах имеются. Если обнаружен недостаток некоторых документов, то можно сделать пометки для себя и после восполнить недостающее.

Работодатель, как правило, больше всего заинтересован в ведении журнала, так как осуществлять контроль будет намного легче. Особенно затрагивается решение спорных вопросов. К примеру, одни из сотрудников получил травму и при этом уверяет, что его не проинструктировали, а инженер по ОТ проверяет по журналу выдачи была ли получена инструкция, а после прошел ли он инструктаж.

Несмотря на то, что документ не обязательно заводить, работать с ним намного проще, лишним контроль не бывает.

Как заполнять Журнал

Если вы уже воспользовались возможностью скачать этот журнал по охране труда, давайте рассмотрим, в каком порядке с ним работать. Когда Журнал утверждается приказом, он обретает юридическую силу и становится неотъемлемой частью документооборота компании. Это значит, что документ:

• шнуруется, скрепляется печатью, а его страницы нумеруются. При этом не имеет значения, нумеруются ли страницы или листы, главное, сделать так, чтобы если лист вырвут или вырежут, это сразу стало бы заметным. Номера страниц можно писать вручную, ставить штемпелем и т. д. Если вам проще скачать журнал по охране труда, чем набирать или покупать его, предпочитайте формат .doc, в котором можно включать автоматическую нумерацию страниц, а не .pdf, в котором этого делать нельзя.
• заполняется без пропусков строчек. Если в конце листа остается 1–2 строки, которые неудобно заполнять, их нельзя «гасить» латинской буквой «Z» или другим способом. Придется потрудиться и заполнить. Но стараться вместить невместимое в одну строчку тоже не нужно – используйте для одной записи столько места, сколько понадобится.
• не приемлет аппликаций, замазывания корректором и других проявлений «прикладного искусства». Если при заполнении журнала появилась ошибка (с кем не бывает), нужно вычеркнуть всю строку, сделать пометку «ошибочная запись», расписаться, и начать заполнять журнал с новой строки. Если ошибка найдена позже, например, в 5-й строке, когда уже заполнена 24-я строка, алгоритм действий не меняется. 5-я строка вычеркивается, помечается, и информация из нее вносится в 25-ю строку. Вычеркнутую и новую строки можно как-то пометить, чтобы через некоторое время было легче сориентироваться.
• заполняется ручкой, которая не стирается. Карандаш, фломастер, другие пишущие средства запрещены.

По окончании Журнал выдачи инструкций по охране труда хранится в архиве предприятия 10 лет. Основание – п. 316а утвержденного 06.10.2000 г. «Перечня типовых управленческих документов…».

Целесообразно составить простенькое руководство или инструкцию по заполнению Журнала и вклеивать ее в документ (либо распечатывать на обороте, например). Это облегчит:

• внедрение единого порядка заполнения журналов, если их в одной компании ведется несколько.
• ведение журнала. Например, когда названия инструкций достаточно длинные, целесообразно составить их краткие обозначения и записывать их «в сокращенной форме». Поскольку единого образца ведения Журнала выдачи инструкций по охране труда государство не выдает и, соответственно, не требует, этим способом выдающий документацию человек имеет возможность облегчить себе жизнь на не запрещенных законодательством основаниях.

Вносит записи в журнал учета выдачи инструкций по охране труда сотрудник, который выдает документы трудящимся или ИТР. Эту обязанность целесообразно прописывать в приказе. Обычно ее доверяют специалистам службы ОТ, другим ИТР. Организуется процесс так, как это целесообразно делать в рамках конкретной компании, например:

• инструкции по ОТ выдаются специалистом отдела ОТ каждому трудящемуся персонально. Журнал – один на всю компанию;
• отдел ОТ передает комплекты инструкций в подразделения компании, где назначенные приказом лица выдают их трудящимся. Один журнал находится в отделе ОТ, остальные – на местах выдачи.

Инструкции выдаются трудящимся по основным профессиям и по совместительству. Записи вносятся при выдаче каждой из них. Если вашей компании предлагают купить разные журналы по охране труда для «основных» трудящихся и совместителей, следовать такой рекомендации необязательно. Все записи «не поругаются» в пределах одного журнала.

Ответственный за ведение

Руководство организации может назначить ответственное лицо за ведение журнала, а именно:

• Специалиста службы по охране труда.
• Иного сотрудника, назначенного ответственным за ОТ на объекте.

Несколько причин, почему следует назначить ответственное лицо:

1. Контрольные функции возлагаются на одного сотрудника.
2. Несложно отследить, какие инструкции получены, а которых нет.
3. Произвести замену инструкций, которые были ранее переработаны по истечении срока или внепланово.
4. В журнале можно сделать необходимые отметки о факте выданных инструкций.

Специалист по ОТ или иной сотрудник несет ответственность за соблюдение контроля в области ОТ на объекте, поэтому вести журнал поручается конкретно ему, так нагрузка на сотрудника снижается, а качество выполняемой работы возрастает.

Правила заполнения журнала

В какой последовательности работать с документом, необходимо знать, для начала рекомендуется скачать его образец. Если за ведение журнала распорядительным документом назначено ответственное лицо, то это обстоятельство автоматически приобретает юридическую силу.

Перечень важных действий по ведению документа:

1. Все страницы должны быть пронумерованы, брошюра прошита, а после скреплена печатью. Важно, чтобы если лист был вырван, то вес было заметно. Пронумеровать можно вручную, а можно на компьютере, это не столь значимо.
2. Заполнять четко не оставляя пропусков или строчек. Если останутся в конце страницы, то лучше сделать отметку буквой z. Не нужно стараться заполнять, чтобы информация поместилась на одной строке, так сложно будет прочитать. Буквы должны быть написаны четко и разборчиво. В случае если допущена ошибка, то нужно аккуратно зачеркнуть ненужное, а внизу сделать пометку со звездочкой «исправленному верить».
3. Не рекомендуется замазывание ошибок корректором, это не приветствуется и может быть расценено, как грубейшая ошибка.
4. Заполнение строк производить ручкой, использование маркеров и фломастеров не допускается.
5. Если журнал закончился, то его хранение осуществляется в архиве в течение 10 лет.
6. Очень удобно и приветствуется на практике вклеить в документ правила его использования и заполнения. Что существенно облегчит:
7. Установить единый порядок по заполнению документа в организации в целом.
8. Вести журнал. Подготовить краткие обозначения наименований инструкций, чтобы не писать длинные названия.
9. Хотя на законодательном уровне таких нормативов не принято, но и запретов здесь нет. Записи в журнал должен вносить работник, выдающий инструкции по ОТ и осуществляющий контроль над данной процедурой.
10. Записи в документ должен вносить сотрудник, назначенный ответственным за ведение, что целесообразно прописывать в распорядительном документе. Процесс организации работ осуществляется следующим образом:
11. Инструкции должны выдаваться каждому руководителю производственного участка под роспись, персонально. Достаточно, чтобы один журнал был заведен на всю организацию.
12. Специалист по ОТ выдаёт инструкции руководителям, а они в свою очередь ознакамливают работников, кто им подчиняется.
13. Инструкции по ОТ находятся на рабочих местах и каждый работник обязан знать места их нахождения, это требование соблюдать обязательно, оно регламентировано правилами.

Сколько лет нужно хранить документы по ОТ

В профессиональном стандарте № 524 н указано, что специалисты по ОТ обязаны обеспечить ведение и сохранность документации по виду своей деятельности. В частности, трудовая функция 3.1.1 код A/01.6 требует организовать обеспечение наличия, хранения и доступа к нормативным и локальным актам, в которых содержатся требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя.

Сколько вести конкретно документов по ОТ, может быть установлено в номенклатуре дел по ОТ, или в положении о СУОТ, где эта номенклатура будет одним из приложений.

Есть документы по ОТ, общие для всех организаций. Для них установлены сроки хранения. Эти сроки нужно соблюдать.

В новом приказе Росархива есть указание, что ряд документов по охране труда имеет срок хранения 75/50. Это означает, что срок зависит от того, когда именно было закончено делопроизводство:

• если срок до 1 января 2003 года, то документ хранится 75 лет
• если закончено делопроизводство по этому документу после 1 января 2003 года, то хранится этот документ уже меньше – 50 лет

Связано это с тем, что с 2003 года многие документы, подтверждающие стаж работы во вредных условиях труда, были переведены Пенсионным фондом и Фондом социального страхования в цифровой формат. Возможно, что скоро документов, подтверждающих стаж работников станет еще меньше, с переходом на электронные трудовые книжки, электронные больничные листы и т.п.

Таблица. Сроки хранения документов по охране труда

Для каких документов уменьшили срок хранения

Меньше, чем сейчас, потребуется хранить такие документы:

Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы лежат на полках 75 лет.

Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Отдельным Приказом Росархива от 20.12.2021 N 237 также утверждена новая Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Инструкция вступит в действие 25.02.2021

Оба приказа мы прикрепляем для ознакомления.

Особый интерес для специалистов по охране труда представляет Раздел 7.3. «Охрана труда» приказа N 236, а именно 24 пункта (с п.407 по п.430).

Сюда включены документы по СОУТ, по медосмотрам, по обучению по ОТ, по несчастным случаям и профзаболеваниям, по спецодежде, по молоку, наряды-допуски, и многие другие. Стоит отметить, что хранению подлежат также докладные записки и отдельным пунктом указана «Переписка по вопросам охраны труда», срок хранения которой должен составлять 5 лет.

Так что определяйтесь, уважаемые специалисты по ОТ, какую именно переписку и в каком виде теперь Вы будете хранить.

Как обеспечить защиту документов от порчи

Практически все документы по охране труда ведут в бумажном формате. Документы расследования несчастных случаев могут содержать в себе не только бумаги, но и рентгеновскую пленку, грампластинки, так и СД диски, ведь в материалы по расследованию НС присоединяют все источники информации, которые рассматривала комиссия, и которые не являлись вещественными доказательствами в суде, подлежащими уничтожению или возврату потерпевшим.

Известно, что бумажные документы необходимо оберегать от влияния самых разнообразных физических факторов: воды, огня, света и плесени. Со временем любая бумага и печать на ней неизбежно утрачивает свой первозданный вид под влиянием факторов окружающей среды.

Наименее устойчивыми к хранению относятся рукописные записи, нанесенные гелевыми ручками, а в машинописном тексте – копии.

Все документы, подлежащие архивному хранению, должны быть осмотрены ЭПК, на предмет наличия следов порчи. К ним относятся:

• запах плесени
• неоднородные цветные пятна на листах, их мраморность
• разложение бумаг
• «склеенные» листы
• «ветхая» бумага
• грибницы (споры, пушистость) и следы черной плесени и т.п.

Особое внимание необходимо уделить документам с повышенными сроками хранения. Во время работы ЭПК следует обратить внимание на условия хранения документов, а также на указанные нами выше признаки повреждения документов.

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия для осуществления контроля за отбором документов, чьи сроки истекли, к уничтожению.

Таким образом, архивные документы должны храниться в сухих и проветриваемых помещениях, не подвергаемых воздействию атмосферных осадков, не затопленных, желательно без окон, но с вентиляцией.

Чтобы обеспечить сохранность документов в архиве, необходимо:

• создать оптимальные условия хранения документов
• разместить документы в хранилище
• соблюдать порядок выдачи дел из архива
• учитывать документы, их проверку и состояние
• обеспечивать физико-химической сохранность документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечивают:

• предоставление для архива помещения и проведение его планово-предупредительного ремонта
• оборудование помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией
• применение специального оборудования для хранения документов (стеллажей, коробок, сейфов, шкафов и т.д.)
• создание оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведение санитарно-гигиенических мероприятий

Ответственность работодателя за несоблюдение сроков хранения документов

Подписание приказа в конце 2021 года, когда уже была утверждена номенклатура ведения дел на 2021 год, внесло неразбериху. Далеко не до всех специалистов по охране труда информация была своевременно доведена и не исключено, что предновогоднее подписание приказа могло привести к нарушению сроков хранения документации, а последствия такого нарушения:

1. Штраф, который теперь назначается на должностное лицо, а не на организацию, как было раньше. Сумма составляет от 300 до 500 рублей (). Но это “цветочки”, по сравнению с основным вторым пунктом ответственности за отсутствие документов.
2. Мероприятия, отмеченные в уничтоженном раньше времени документе, подлежат засчитывать как не проведенные (инструктажи, обучение, проверки и т.д.) и тут штраф уже расценивается по , которые в десятки раз существеннеы “бьют” по бюджету организации и должностного лица.

Сейчас многие документы ведутся в электронном варианте, но большинство материалов по охране труда храниться в бумажном виде и далеко не во всех организациях есть возможность для безопасного хранения. Но лучше учесть, что информация по работникам, задействованным в опасных и вредных условиях труда храниться более длительный срок.

Чтобы не допускать таких ситуаций, лучше заглядывать наперед, и постараться организовать хранение документов по охране труда в специальном и безопасном месте, защищенном от воздействия воды, света и развития плесневого грибка. Любые ситуации могут произойти, поэтому следует предусмотреть разные варианты ведения архива в отдельном помещении.

Дополнительная информация

Росархивом была создана Инструкция, поясняющая сроки , в том числе по охране труда и существует несколько категорий, по которым и разбиваются учет хранения:

1. Постоянно. Хранение в центральных архивах, с передачей организациями по истечении сроков временного хранения.
2. Срок хранения документов по охране труда до минования надобности. Относится к внутренней документации, которая по истечении годичного обязательного срока сохраняется столько, сколько требуют внутренние регламенты организации.
3. До замены новыми. Обычно применяется к нормативным управленческим документам, которые со временем отменяют или заменяют обновленными версиями.
4. 50/75 лет – означает, что если документ завершен до 1 января 2003 года, он хранится 75 лет, а если после только 50.

Сроки временного хранения определяются спецификой организации, в которой они были разработаны и применялись:

1. Негосударственными организациями передаются в архив после окончания срока, приведенного в договоре.
2. Не менее 10 лет хранят документы, разработанные в организациях, не относящихся источниками комплектования муниципальных или госархивов.
3. 10 лет – для органов госвласти.
4. 5 лет – для органов местного самоуправления, муниципальных структур.
5. 15 лет – срок, касающийся федеральных органов, госкорпораций, организаций федерального уровня.

В соответствии с новыми требованиями часть документации утратила пометку «Постоянно», перейдя в разряд временно хранимых.