Какая ответственность грозит организации, если она не удержала НДФЛ с работника

Обновлено 26 октября 2026. Сведения проверены по официальным источникам.

Работодатель, который платит зарплату, вознаграждения по договорам или другие доходы, становится налоговым агентом по НДФЛ: он сам считает налог, удерживает его из выплаты и перечисляет в бюджет. Если налог не удержан, удержан не полностью или перечислен с опозданием, отвечает за это организация, а в серьёзных случаях — и её руководитель. Я разобрала, какие санкции грозят агенту, когда налог можно взыскать за счёт организации, а когда нет, и что делать, если удержать НДФЛ невозможно.

Сведения проверены в октябре 2026 года по Налоговому кодексу, разъяснениям ФНС и постановлению Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57. Законы меняются, поэтому перед принятием решений уточните правила на сайте ФНС или в своей инспекции.

Обязанности налогового агента по НДФЛ

По пункту 1 статьи 226 Налогового кодекса налоговыми агентами по НДФЛ признаются российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы и адвокаты, занимающиеся частной практикой, а также обособленные подразделения иностранных организаций в России, если они выплачивают доходы физическим лицам. Обязанности агента сводятся к четырём действиям:

• исчислить налог с каждой выплаты по ставке, которая положена получателю;
• удержать его из дохода при фактической выплате денег, причём удержание не может превышать 50% суммы выплаты;
• перечислить удержанный налог в бюджет в установленный срок через единый налоговый счёт;
• отчитаться: подать уведомления об исчисленных суммах и расчёт 6-НДФЛ, вести учёт доходов по каждому человеку.

С 1 января 2025 года для основных доходов резидентов действует прогрессивная шкала: 13% с годового дохода до 2,4 млн ₽, 15% — с части от 2,4 до 5 млн ₽, 18% — от 5 до 20 млн ₽, 20% — от 20 до 50 млн ₽ и 22% — свыше 50 млн ₽. Ошибка в применении ставки — тоже неполное удержание налога, за которое отвечает агент.

Сроки перечисления НДФЛ и отчётности в 2026 году

С 2023 года налог перечисляют единым налоговым платежом. Чтобы инспекция распределила деньги с единого налогового счёта в счёт НДФЛ, агент подаёт уведомление об исчисленных суммах. Сроки привязаны к периоду, в котором налог удержан.

Период удержания	Уведомление	Перечисление
С 1-го по 22-е число месяца	До 25-го числа того же месяца	До 28-го числа того же месяца
С 23-го по последнее число месяца	До 3-го числа следующего месяца	До 5-го числа следующего месяца
С 23 по 31 декабря	Не позднее последнего рабочего дня календарного года

Если срок выпадает на выходной, он переносится на ближайший рабочий день. С 1 сентября 2026 года по Федеральному закону от 28.11.2025 № 425-ФЗ можно подать одно уведомление сразу на несколько будущих периодов до конца года — это право, а не обязанность.

Расчёт 6-НДФЛ сдают ежеквартально: за I квартал, полугодие и 9 месяцев — не позднее 25-го числа месяца после периода, за год — до 25 февраля следующего года. В 2026 году это 25 февраля (за 2025 год), 27 апреля, 27 июля и 26 октября; расчёт за 2026 год — до 25 февраля 2027 года.

Какая ответственность грозит организации

Санкции зависят от того, что именно нарушено: налог не удержан, удержан, но не перечислен, или нарушены сроки отчётности. Ниже — все виды ответственности по порядку.

Штраф 20% по статье 123 Налогового кодекса

Неправомерное неудержание или неперечисление налога в установленный срок, а также неполное удержание или перечисление наказывается штрафом 20% от суммы, которая подлежала удержанию или перечислению. Важная оговорка дана в пункте 21 постановления Пленума ВАС РФ № 57: штраф можно назначить, только если у агента была реальная возможность удержать налог, то есть он выплачивал человеку деньги. Если доход был выдан, например, только в натуральной форме и денежных выплат не было, оснований для штрафа нет.

Размер штрафа может меняться. При смягчающих обстоятельствах — первое нарушение, тяжёлое финансовое положение, добровольное погашение долга — его уменьшают не менее чем в два раза (пункт 3 статьи 114 НК РФ). Если в течение предыдущих 12 месяцев организацию уже штрафовали за такое же нарушение, штраф увеличивается вдвое (пункт 4 статьи 114 НК РФ).

Пени за просрочку

Пени начисляют по статье 75 НК РФ за каждый день просрочки. Для организаций в 2026 году действует особый порядок, продлённый Федеральным законом № 425-ФЗ до 31 декабря 2026 года:

• за первые 30 дней просрочки — 1/300 ключевой ставки Банка России;
• с 31-го по 90-й день — 1/150 ключевой ставки;
• с 91-го дня — снова 1/300 ключевой ставки.

Если налог не удержан, пени с агента начисляют не бесконечно. По пункту 2 постановления Пленума ВАС № 57 они идут с момента, когда налог надо было удержать и перечислить, до срока, в который человек должен был уплатить его сам. Пени в этом случае компенсируют бюджету задержку, но не превращают долг работника в долг организации.

Можно ли взыскать сам налог за счёт организации

Здесь важно различать две ситуации, и именно их чаще всего путают:

• налог удержан, но не перечислен — это деньги работника, которые организация оставила у себя. Инспекция взыщет их с агента принудительно вместе с пенями, а также назначит штраф по статье 123;
• налог не удержан — по общему правилу его не взыскивают с агента, потому что обязанным остаётся сам человек. Пункт 9 статьи 226 НК РФ запрещает уплачивать НДФЛ за счёт средств агента.

У запрета есть исключения. Первое — выплата иностранному лицу, не состоящему на учёте в российских налоговых органах: тогда, по позиции Пленума ВАС, с агента можно взыскать и налог, и пени. Второе — НДФЛ, доначисленный по итогам налоговой проверки: его агент вправе уплатить из своих средств, но потом удерживать эту сумму с работника нельзя.

Штрафы за отчётность по НДФЛ

Отдельно наказывают за нарушения при сдаче отчётов. Эти штрафы не зависят от того, вовремя ли перечислен налог.

Нарушение	Санкция	Основание
Опоздание с 6-НДФЛ	1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки	Пункт 1.2 статьи 126 НК РФ
Недостоверные сведения в 6-НДФЛ	500 ₽ за каждый расчёт	Статья 126.1 НК РФ
6-НДФЛ не сдан в течение 20 рабочих дней после срока	Приостановление операций по счетам	Статья 76 НК РФ
Несвоевременное представление сведений	Должностному лицу — от 300 до 500 ₽	Статья 15.6 КоАП РФ

От штрафа по статье 126.1 освобождают, если агент сам нашёл ошибку и подал уточнённый расчёт до того, как её выявила инспекция.

Уголовная ответственность руководителя

Статья 199.1 Уголовного кодекса предусматривает ответственность за неисполнение обязанностей налогового агента в личных интересах в крупном или особо крупном размере. Пороги размеров для этой статьи определяются по примечанию к статье 199 УК: крупным считается размер более 18,75 млн ₽, особо крупным — более 56,25 млн ₽ в пределах трёх финансовых лет подряд. Наказание — вплоть до лишения свободы. Лицо, впервые совершившее такое преступление, может быть освобождено от уголовной ответственности по статье 76.1 УК РФ, если ущерб бюджету возмещён полностью.

Срок давности

Привлечь к налоговой ответственности, то есть оштрафовать по статье 123, можно в течение трёх лет со дня совершения нарушения (статья 113 НК РФ). Удержанный, но не перечисленный налог и пени взыскивают по правилам взыскания недоимки, а не в рамках этого срока.

Как избежать штрафа по статье 123

Пункт 2 статьи 123 НК РФ освобождает агента от штрафа, если одновременно выполнены три условия:

1. расчёт 6-НДФЛ подан в срок;
2. в расчёте нет неотражения, неполноты сведений или ошибок, занижающих сумму налога к уплате;
3. налог перечислен до того, как инспекция обнаружила просрочку или назначила выездную проверку за этот период.

На практике это значит: если бухгалтер заметила, что налог перечислен не полностью, лучше доплатить его сразу и проверить, что в 6-НДФЛ сумма отражена верно. Пени при этом всё равно начислят — освобождение касается только штрафа.

Что делать, если удержать НДФЛ невозможно

Удержать налог нельзя, если человеку не выплачивают денег: доход выдан подарком дороже 4 000 ₽, оплатой услуг, натуральной формой, а работник уволился и других выплат ему не будет. Порядок действий установлен пунктом 5 статьи 226 НК РФ.

1. Попробуйте удержать налог из ближайших денежных выплат. С 2025 года по Федеральному закону от 08.08.2024 № 259-ФЗ это можно сделать до 31 января следующего года.
2. Если удержать не удалось, сообщите в инспекцию. Сведения о доходе и неудержанном налоге отражают в годовом расчёте 6-НДФЛ, не позднее 25 февраля следующего года.
3. Письменно сообщите человеку. Его тоже нужно уведомить в тот же срок, указав сумму дохода и неудержанного налога.
4. Дальше налог платит сам получатель. Декларацию ему подавать не нужно: инспекция пришлёт налоговое уведомление, и уплатить налог нужно не позднее 1 декабря года, следующего за годом получения дохода.

После такого сообщения обязанность агента считается исполненной, и штрафа по статье 123 за неудержание нет. Если же до 31 января человек получит деньги, налог нужно удержать.

Что написать в сообщении работнику

Закон требует письменно сообщить человеку о сумме дохода, с которой налог не удержан, и сумме неудержанного налога. Обязательной формы письма нет; я использую такой текст:

Уведомляем вас, что в [год] ООО «…» (ИНН …) выплатило вам доход в сумме … ₽ (вид дохода: …), с которого не удержан налог на доходы физических лиц в сумме … ₽. Удержать налог невозможно, так как денежные выплаты вам до 31 января [следующего года] не производились. Сведения переданы в налоговый орган в составе расчёта 6-НДФЛ за [год] в соответствии с пунктом 5 статьи 226 Налогового кодекса. Налог будет предъявлен вам к уплате налоговым уведомлением. Дата, подпись руководителя.

К письму удобно приложить справку о полученных доходах и удержанных суммах налога. Отправить его можно заказным письмом или вручить под подпись — так у организации останется подтверждение.

Примеры расчёта

Цифры в примерах условные, но правила расчёта — из статей, приведённых выше.

Пример 1. Штраф за неперечисленный налог

Организация удержала с зарплаты за первую половину месяца 39 000 ₽ НДФЛ, но не перечислила их в срок. Штраф по статье 123 — 39 000 × 20% = 7 800 ₽. Если инспекция учтёт смягчающие обстоятельства, штраф снизят минимум вдвое, то есть он составит не более 3 900 ₽. При повторном нарушении в течение 12 месяцев штраф удвоят до 15 600 ₽.

Пример 2. Пени при просрочке 45 дней

Организация опоздала с перечислением 100 000 ₽ НДФЛ на 45 дней в 2026 году. Возьмём для расчёта условную ключевую ставку 16% (фактическую ставку на каждый день просрочки нужно смотреть на сайте Банка России). За первые 30 дней: 100 000 × 16% / 300 × 30 = 1 600 ₽. За дни с 31-го по 45-й (15 дней): 100 000 × 16% / 150 × 15 = 1 600 ₽. Итого пени — 3 200 ₽, и это помимо штрафа.

Пример 3. Опоздание с 6-НДФЛ

Расчёт за полугодие 2026 года нужно было сдать до 27 июля, а его подали 5 октября. Это два полных месяца и один неполный, поэтому штраф — 3 × 1 000 = 3 000 ₽. Кроме того, к этому времени уже прошло больше 20 рабочих дней после срока, и инспекция могла заблокировать счёт.

Частые ошибки налоговых агентов

Большинство штрафов по НДФЛ возникает не из-за умысла, а из-за типовых промахов:

• Нет уведомления об исчисленных суммах. Деньги лежат на едином налоговом счёте, но без уведомления не распределяются в счёт НДФЛ, и налог считается неуплаченным.
• Неверная ставка. После перехода на прогрессивную шкалу ошибки возникают, когда доход сотрудника с начала года превышает 2,4 млн ₽, а программа продолжает считать 13%.
• Попытка заплатить неудержанный налог из своих средств. Так нельзя, кроме доначисления по проверке; к тому же такая оплата может считаться доходом работника в натуральной форме, с которого тоже нужно удержать налог.
• Пропуск сообщения о невозможности удержать налог. Без него вопрос о штрафе остаётся открытым, а инспекция не предъявит налог человеку.
• Уточнённый 6-НДФЛ после проверки. Освобождение от штрафа действует, только если налог доплачен и расчёт исправлен до того, как нарушение обнаружила инспекция.
• Удержание больше 50% выплаты. Даже при большом долге по налогу удержать за один раз можно не более половины суммы.

Регулярная сверка расчётов с бюджетом в личном кабинете налогоплательщика помогает поймать большинство этих ошибок до того, как их увидит инспекция.

Особые случаи

Несколько ситуаций, в которых правила работают иначе.

Работник уволился, а налог не удержан

Если ошибка обнаружилась после увольнения и денег человеку больше не платят, удержать налог невозможно. Организация сообщает об этом в инспекцию и человеку, а налог ему предъявит налоговая. Пени за период до срока уплаты самим человеком начислят агенту.

Выплата иностранцу, не состоящему на учёте

Это исключение из общего правила: если агент не удержал налог с выплаты иностранному лицу, которое не стоит на учёте в российских налоговых органах, инспекция вправе взыскать налог и пени с самого агента.

Доход в натуральной форме и подарки

Подарки, оплата за работника обучения или отдыха, если они облагаются налогом, — это доход в натуральной форме. Налог с него удерживают из ближайшей денежной выплаты. Если таких выплат нет, применяют порядок сообщения о невозможности удержания.

Что изменится с 1 января 2027 года

Особый порядок расчёта пеней для организаций, при котором с 91-го дня просрочки ставка снова снижается до 1/300 ключевой ставки, установлен пунктом 6 статьи 75 НК РФ только до 31 декабря 2026 года. Если его не продлят, с 2027 года для организаций будет действовать общее правило пункта 4 статьи 75: 1/300 ключевой ставки за первые 30 дней и 1/150 начиная с 31-го дня просрочки, без последующего снижения. Других принятых изменений в ответственности налоговых агентов с 2027 года я не нашла; перед началом года советую проверить новости на сайте ФНС.

Материал справочный: если инспекция уже начала проверку или назначила крупный штраф, стоит обратиться к налоговому юристу.

Частые вопросы

Какой штраф, если организация не удержала НДФЛ с работника?
20% от суммы налога по статье 123 НК РФ, но только если у неё была возможность удержать налог из денежных выплат. Дополнительно начисляют пени.

Может ли инспекция взыскать неудержанный НДФЛ с организации?
По общему правилу нет: платить налог за счёт агента запрещено. Исключение — выплаты иностранцам, не стоящим на учёте, а удержанный, но не перечисленный налог взыскивают всегда.

Можно ли избежать штрафа, если опоздать с перечислением на несколько дней?
Да, если 6-НДФЛ сдан вовремя и без ошибок, а налог перечислен до того, как инспекция обнаружила просрочку. Пени при этом всё равно начислят.

До какого числа сообщать о невозможности удержать налог?
До 25 февраля года, следующего за годом выплаты дохода, в составе годового 6-НДФЛ; человека уведомляют письменно в тот же срок.

Кто платит НДФЛ, если агент сообщил о неудержании?
Сам получатель дохода — на основании налогового уведомления, не позднее 1 декабря следующего года.

Какой штраф за опоздание с 6-НДФЛ?
1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки, а если расчёт не сдан в течение 20 рабочих дней после срока, могут заблокировать счёт.

Грозит ли уголовная ответственность за неперечисление НДФЛ?
Да, по статье 199.1 УК РФ, если налог не перечислен в личных интересах в крупном размере — более 18,75 млн ₽ за три финансовых года подряд.

Можно ли снизить штраф по статье 123?
Да. При смягчающих обстоятельствах, например при первом нарушении или тяжёлом финансовом положении, штраф уменьшают не менее чем в два раза.