Топ самых популярных сервисов для управления проектами — какой выбрать?

Что такое проект и управление проектами

Проект — совокупность действий, направленных на достижение намеченной цели в условиях временных и ресурсных ограничений.

Управление проектами — методология организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени и качеству.

Что такое системы управления проектами и зачем они нужны

Системы управления проектами (СУП) — это программы и онлайн-сервисы, которые помогают планировать задачи, составлять расписания, распределять ресурсы, отслеживать эффективность работы каждого специалиста и всей команды. Раньше все СУП по набору функций разделяли на два типа:

1. Системы календарного планирования и контроля (СКПК). Это отдельные программы, в которых можно ставить задачи для команды и конкретных специалистов, составлять календарные планы и графики, планировать расходы, формировать отчеты по мере достижения поставленных целей. Первые СКПК относили к системам начального уровня, однако в последние годы их возможности заметно расширились.
2. Профессиональные системы управления проектами. Это специальные комплексы, состоящие из утилит и модулей, предназначенных для решения разных, в том числе и специфических, задач. Например, с помощью инструментов ПСУП можно моделировать и анализировать риски, вычленять из команды специалистов, которые лучше справятся с поставленными задачами, определять сроки реализации проекта при разных финансовых вложениях.

На словах работа систем управления проектами представляется сложной и непонятной, но на деле все иначе. Продемонстрирую на примере.

Как работают системы календарного планирования и контроля (СКПК)

Если вы работали в команде над масштабным проектом, то наверняка знаете о таком сервисе, как Trello. Он относится к облачным системам календарного планирования и контроля. Чтобы организовать работу в Trello, вам нужно создать доску, на которой будет визуализирован весь проект — от его этапов и конкретных задач до сроков реализации каждой задачи и специалистов, которые отвечают за их выполнение. Например, колонками разбивают весь проект на основные этапы, а конкретные задачи заносят в карточки, которые по мере решения перетаскивают из одной колонки в другую.

Если над проектом работает команда специалистов, даете им доступ к этой доске в Trello — они будут видеть тот же интерфейс, что и вы. Подключившихся к доске пользователей можно прикреплять к карточкам (задачам). Чтобы члены команды не терялись в таком объеме информации, карточкам присваивают метки. Например, для разработчиков вы создаете метку одного цвета и крепите ее к карточкам, в которых изложены именно их задачи. По такому же принципу размечаете задачи для остальных специалистов.

Если за выполнение одной задачи отвечает сразу несколько членов команды, то в настройках этой карточки вы указываете соответствующие метки и добавляете чек-лист. Когда специалист выполняет свою задачу, он отмечает соответствующий чекбокс в этом списке:

Чтобы контролировать сроки выполнения всех задач в проекте, для каждой карточки задаете дедлайны на календаре.

От человеческого фактора никто не застрахован. Из-за большой нагрузки специалист может забыть о задаче и сорвать сроки. Чтобы этого не произошло, помимо дедлайна, вы задаете карточке напоминание и указываете, когда оно должно сработать. В указанный день и время специалист получит письмо на email, в котором будет ссылка на карточку, к которой он прикреплен, и информация о том, когда ему нужно закрыть задачу.

Как работают профессиональные системы управления проектами

По такому же принципу работают и в профессиональных системах управления проектами. Однако есть несколько нюансов. Чаще такие СУП представляют собой не облачные сервисы, а программы, которые поддерживают интеграцию с другим корпоративным ПО. А даже если и не поддерживают, то это можно исправить.

В профессиональных СУП есть модули, в которых проектные менеджеры могут прогнозировать и моделировать риски, рассчитывать сроки реализации проекта при изменении ряда условий, задаваемых переменными. Например, определить вероятность сдачи проекта при сокращении бюджета на 30%, замене нескольких сотрудников или исключении ряда задач.

Каждый специалист видит «свой» интерфейс СУП. На нем отображаются задачи, которые входят в круг его обязанностей, и общий прогресс работы над проектом. Сотрудник не отвлекается на то, что делать не должен, соответственно, экономит время и нервы, работает продуктивнее. Такой подход положительно сказывается на работе всей команды.

Вы можете представлять на доске в Trello и других СПУ проекты любой сложности, но не стоит списывать со счетов тот самый человеческий фактор. У многих специалистов есть проблемы с дисциплиной и самоорганизацией. Они будут пропускать письма с уведомлениями о дедлайнах и появлением новых задач, которые входят в их круг обязанностей. Такие риски минимизирует проект-менеджер. Он не только вносит на доску новые задачи и контролирует выполнение уже имеющихся, но и постоянно взаимодействует со всеми специалистами лично. Только так можно добиться слаженной работы команды без срывов сроков и оправданий в стиле «Я не видел этой задачи», «Я не знал, что мне нужно было сделать макет еще вчера» и «Мне вообще никто ничего не говорил».

Цели и задачи использования систем управления

Рассмотрим основные цели использования систем управления:

• Повышение КПД работников в рамках проекта.
• Повышение эффективности управления со стороны менеджера.
• Увеличение общей эффективности при управлении: сдача проекта в срок, минимизация сопутствующих трат.

Базовые задачи, которые ставятся перед системами управления:

• Формирование инструментов для планирования и контроля над исполнением поставленных задач.
• Формирование площадки, с помощью которой сотрудники получают доступ к сведениям, нужным для работы над проектом, а также к инструментам для решения текущих задач.
• Возможность проверки загруженности того или иного сотрудника, для того чтобы принять решение о привлечении его к дополнительной работе.
• Обеспечение эффективного перераспределения нагрузки.
• Создание инструмента для автоматизации работы над рутинными делами.
• «Прозрачность» статуса всех текущих проектов.
• Возможность мониторинга изменений.
• Контроль над сроками выполнения проектов.
• Контроль над соответствием исполняемых проектов целям компании.

К СВЕДЕНИЮ! Очевидно, что системы управления важны как с точки зрения решения текущих задач, так и с точки зрения стратегии компании. Они незаменимы в том случае, если фирма ведет сразу несколько проектов. Если один проект можно полноценно контролировать без автоматизации, то в случае множественности заданий — это нерешаемая задача.

ВАЖНО! Различные отрасли предполагают использование систем управления со своей спецификой. К примеру, особые системы требуются для строительных, инвестиционных, инновационных, организационных проектов.

Необходимость внедрения системы управления проектами с точки зрения менеджмента

Система управления проектами может быть внедрена в организации только при участии и заинтересованности в этом высшего руководства. Если руководитель организации не видит необходимости во внедрении такой системы, то ее внедрение наверняка будет безуспешным и (или) бессмысленным.

Именно руководство компании принимает на себя ответственность за внедрение инноваций или изменений в организационные процессы. Система управления проектами представляет собой способ внесения изменений в процесс проект-менеджмента в организации, которому могут сопротивляться сотрудники. Данное сопротивление связано с необходимостью изучения новых инструментов и методов, соблюдения новых правил деятельности и изменением процесса управления проектами в целом.

ИСУП или КИС?

Как правило, принято считать, что ИСУП и КИС (Корпоративная Информационная Система) это практически одно и тоже. Это не так. Я полагаю, что ИСУП — это основа КИС, по сути дела фундамент. ИСУП — это универсальное решение без учета специфических особенностей какого-либо предприятия или отрасли, набор функциональных блоков и модулей. КИС — это решение, направленное на конкретного заказчика, т.е. уникальное.

Построение КИС начинается с внедрение системы управления проектами. Только когда ИСУП охватит все внутренние и внешние сферы деятельности конкретного предприятия, осуществит полную настройку на его специфику, отработает все механизмы взаимодействия, добавит средства поддержки принятия решений, можно будет говорить о том, что КИС сформирована.

Путь от ИСУП к КИС достаточно сложен. Приобретается и положительный, и, что важно, отрицательный опыт. Предприятия, которые прошли этот путь до конца, действительно, получают дивиденды по многим направлениям (повышение эффективности управления, сокращение издержек, построение оптимальной структуры, повышение квалификации сотрудников, как результат улучшение деятельности предприятия и повышение его конкурентоспособности).

Очень важным фактором, влияющим на продолжительность пути от ИСУП к КИС, является выбор компании-разработчика и поставщика ИСУП.

Как мы выбирали ИСУП

На рынке существуют десятки решений в области автоматизации деятельности предприятия. Наиболее известные: BAAN, SAP R/3, Oracle Applications. В России самыми популярными являются: SAP R/3 и Галактика.

Руководство предприятия решило, что покупать нужно систему, находящуюся в среднем или нижнем ценовом сегменте рынка, разработчик которой предоставил бы программный код для возможности дальнейшего развития системы силами своего IT-подразделения.

Как правильно выбрать ИСУП, описано во множестве статей. Все, кто сталкивается с этой проблемой, читают их и делают выбор по-своему. Наше предприятие не было исключением. Мы не проводили тщательной оценки предложений, не делали их SWOT-анализ. Одна из компаний-разработчиков ИСУП была особенно настойчива, заявляла, что в их системе все функциональные блоки и модули работают без проблем, а то что дополнительно необходимо нашему предприятию, будет реализовано в течении полугода. Мы оказались очень доверчивыми. В результате приобрели «сырое» решение, на устранение ошибок и доработку которого, ушло колоссальное количество времени. Поэтому, заявляю ответственно: организуйте презентации рассматриваемых решений, не торопитесь принимать какое-либо предложение, соберите как можно больше информации, проведите тендер, проанализируйте все риски! Выбирайте не программный продукт, а комплексное решение.

Если есть возможность, заключите договор на обследование вашего предприятия консалтинговой компанией, по результатам которого, будут построены модели бизнес-процессов предприятия «как есть» и «как должно быть». Проанализировав эти модели, будет легче выбрать ИСУП. В свое время мы подумали, что это пустая трата денег и нам это не нужно. Впоследствии об этом не раз пожалели. В итоге затратили больше и денег, и времени.

Также будет полезным, связаться с предприятиями, на которых уже осуществляется аналогичное внедрение системы управления проектами.

Внедрение ИСУП

После долгих и мучительных процедур устранения ошибок, доработки и настройки приобретенной нами системы, мы все-таки приступили к ее внедрению. Была создана рабочая группа в состав которой, вошло большинство сотрудников IT-отдела (10 человек) и по два-три «продвинутых» специалиста от каждого направления, задействованного во внедрении.

Всего получилось 19 человек. Мы никого не принуждали к участию в рабочей группе, включали в ее состав только добровольцев. При этом, безусловно, оценивали их квалификацию и опыт. Разработали систему мотивации. Проработали вопросы коммуникаций между членами рабочей группы.
Но тут на нас нахлынули новые проблемы, о которых мы подозревали заранее, но механизмы решений не продумывали. В связи с этим, еще один вывод: необходимо, до приобретения системы, расписать алгоритмы решения всех проблем, которые связаны с внедрением системы управления проектами.

В таблице перечислены основные:

Проблема	Наше решение
Сотрудники предприятия в штыки воспринимают новую систему и группу внедрения. Не понимают зачем все это. Боятся потерять свои рабочие места. Происходит открытый и скрытый саботаж.	После начала внедрения системы обнаружилось, что многие сотрудники предприятия, в том числе и руководители структурных подразделений не выполняли «просьбы» в виде служебных записок членов группы внедрения, как то: выделить сотрудников для проведения каких-либо консультаций, предоставить документацию для описания бизнес-процессов и т.д. Внедрение очень сильно затормозилось. Исходя из этого, мы ввели термин — «политика внедрения». Политика внедрения заключалась в следующем: группа внедрения убедило руководство в необходимости установления наивысшего приоритета всем работам по внедрению ИСУП. Директор предприятия подписал приказ, по которому начальники подразделений должны были оказывать всяческую помощь группе внедрения и предоставлять все необходимые материалы по первому требованию. Одновременно с этим, была запущена, так называемая PR-акция, суть которой заключалась в разъяснении сотрудникам предприятия целей и задач внедрения новой системы, убеждения их в необходимости и полезности перехода на новые технологии посредством публикации статей на информационных стендах предприятия. До сведения сотрудников доводилось, что новая внедряемая система облегчит их труд, они пройдут обучение, повысят свою квалификацию, предприятие будет работать эффективнее, увеличится его доход и благосостояние сотрудников. Те сотрудники, которые откажутся обучаться и работать в новой системе будут понижены в должности и заработной плате. Внедрение пошло полным ходом.
Квалификация сотрудников предприятия (конечных пользователей), которые будут взаимодействовать с системой — низкая, что затрудняет эффективную эксплуатацию системы.	Было организовано обучение по модулям ИСУП, сначала группы внедрения у компании-разработчика. Затем специалисты группы внедрения обучали сотрудников подразделений предприятия в специально созданном учебном центре, где на компьютерах были установлены АРМы (автоматизированные рабочие места) ИСУП, объединенные в локальную сеть. Одновременно с обучением сотрудников отрабатывалось взаимодействие модулей системы. Для повышения эффективности обучения были записаны демо-ролики и подготовлены презентации по каждому модулю.
На предприятии функционируют устаревшие системы и приложения собственной разработки, от которых нет возможности полностью отказаться и невозможно интегрировать с другими системами.	Конвертация, накопленных за многие годы данных, из старой системы в новую, была одним из условий подписания договора с компанией-разработчиком. Была создана локальная рабочая группа для решения этой проблемы из специалистов предприятия, долгие годы эксплуатирующих старые системы и приложения и специалистов компании-разработчика.
Парк вычислительной техники не соответствует требованиям системы — недостаточная производительность компьютеров, низкая пропускная способность сети.	Были выделены средства на развитие сети и обновление парка вычислительной техники. В целях экономии закупались мощные сервера, а «слабые» компьютеры подключались к ним и использовались в качестве терминалов.
Некоторые модули системы функционально наполнены достаточно, а некоторые, менее чем на половину или же их функциональная часть нуждается в значительной переработке, т.е. не соответствуют нашим требованиям (требованиям заказчика) к модулям ИСУП.	Было принято решение и заключено дополнительное соглашение с компанией-разработчиком, что модули системы, которые не удовлетворяют требованиям заказчика, будут разработаны в соответствии с техническими заданиями группы внедрения.

Субъекты управления

В качестве субъектов управления нами рассматриваются все активные участники проекта, взаимодействующие при выработке и принятии управленческих решений (управленческий и технический персонал предприятия, выделенный для выполнения проекта).

Объекты управления

Объектами управления являются:

• Папка проектов — совокупность проектов предприятия, организованная в иерархическую структуру.
• Темпапка — совокупность проектов предприятия, организованная в иерархическую структуру по тематическому признаку.
• Проект — комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения поставленных целей с установленными требованиями по бюджету, ресурсам в течении заданного времени.
• Стадии жизненного цикла проекта (этапы) — логически взаимосвязанные работы проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта.

Внедрение СУПП

Одновременное внедрение всей функциональности СУПП могло стать большой проблемой, т.к. большинство конечных пользователей только начали осваивать новые технологии. Поэтому, было принято решение о последовательном внедрении в использование функций планирования и управления, от простого к сложному.

Мы решили, что следует начать с планирования и контроля временных параметров, затем освоить функции стоимостного планирования, и только после этого переходить к ресурсному планированию и контролю. Начать внедрение системы управления проектами, было решено с подразделений, обладающих достаточно квалифицированными сотрудниками. Получив первую группу пользователей, освоивших систему, мы переходили к распространению новой технологии на остальные подразделения предприятия.

Системы управления проектами

Системы управления проектами — это системы, позволяющие обеспечить информационную поддержку жизненного цикла проектов, эффективное планирование и управление ходом работ, соответствие заранее определенным стандартам и требованиям.

Существуют десятки систем управления проектами. Наиболее распространенными являются Microsoft Project, Primavera Project Planner, Spider Project, Open Plan.

Стандарт управления проектами предприятия

Переход на современные средства управления проектами на предприятии не может быть осуществлен без создания или модернизации имеющегося стандарта управления проектами.

Стандарт управления проектами предприятия — совокупность документов, объясняющих или предписывающих, как, в какой последовательности, в какие сроки, с использованием каких шаблонов нужно выполнять те или иные действия в процессе управления проектами.

В нашем случае, на предприятии существовал отдел (группа сетевого управления), который осуществлял непрерывное дискретное планирование на основании разрабатываемых в подразделениях сетевых моделей. Все сетевые план-графики рисовались на миллимитровках и передавались в группу сетевого управления (ГСУ), после чего операторы ГСУ вносили данные из них в ЭВМ. Нормативная база, регламентирующая работу ГСУ, была разработана в 70-е года прошлого века, и ее описание покрылось огромным слоем пыли. Создавалось впечатление, что это читали только тогда, когда писали. Проработав ее, был сделан вывод, что она не может быть модернизирована. Поэтому, пришлось создавать всю нормативную и регламентирующую документацию с нуля. И мы начали с корпоративного стандарта управления проектами предприятия. Его состав описан ниже в главе «Этапы внедрение системы управления проектами предприятия».

Технология работы СУПП

Работа с проектами предприятия происходит в модуле УП и осуществляется на двух фазах:

• фаза формирования проекта;
• фаза выполнения проекта.

На фазе «формирование проекта» происходит инициализация проекта: санкционированное начало проекта или очередной стадии его жизненного цикла (этапа), планирование: непосредственное формирование структуры и перечня работ, их длительностей, определение вех, связей между работами внутри проекта и с работами других проектов, назначаются ведущие по проектам, группам проектов, назначаются исполнители на работы (из справочника сотрудников модуля «Кадры» ИСУП).

Основанием для начала любой работы является документ-основание, который создается и хранится в модуле
«Документооборот» ИСУП, но доступен в модуле УП для просмотра и назначения. На каждую работу есть возможность сформировать статью бюджета (выборкой из бюджетных статей модуля «Финансы» ИСУП) для дальнейшего создания бюджета проекта. На работу можно назначить ресурсы (из справочника «Ресурсы» ИСУП). После подготовки план-графика, проект согласовывается и утверждается. В модуле предусмотрены следующие четыре стадии состояния проекта:

• В разработке;
• На согласовании;
• Готов к утверждению;
• Утвержден.

После прохождения вышеперечисленных стадий, проект переходит в «фазу выполнения», на которой происходит непосредственно исполнение проекта: реализация плана проекта, контроль проекта: мониторинг, выявление случаев отклонения фактического выполнения плана проекта, от запланированного и принятие корректирующих действий, а также завершение проекта.

Любые изменения на фазе исполнения протоколируются и на каждое изменение (корректировку) создается соответствующий документ-основание в модуле «Документооборот» с возможностью просмотра в модуле УП.

Этапы внедрения системы управления проектами предприятия

Этап 1. Разработка корпоративного стандарта управления проектами на предприятии.	Нормативная база управления проектами: — положения, определяющие общую структуру системы управления проектами предприятия; — методические и регламентные документы по основным процедурам и функциям управления; — детальные инструкции по использованию процедур и функций управления; — шаблоны рабочих документов УП и формы управленческой отчетности.
Этап 2. Создание на базе группы сетевого управления проектного офиса.	Проектный офис (ПО) — подразделение, обеспечивающее профессиональную методологическую, информационную, административную и технологическую поддержку управления проектами на предприятии. Функции ПО — обеспечение единой методологии, стандартов, процедур и шаблонов проектной деятельности предприятия, создание типовых проектов, обучение пользователей, контроль выполнения проектов, ведение статистики, создание и ведение архива проектов, формирование и предоставление отчетности по проектам.
Этап 3. Определение (выявление) сотрудников предприятия, деятельность которых, в области календарного планирования и управления проектами, необходимо перевести в СУПП.	СУПП — модуль «Управление проектами» интегрированной системы управления предприятием и его обеспечение.
Этап 4. Внедрение модуля УП, установка и настройка его технического обеспечения на рабочих местах сотрудников проектного офиса и подразделений	Установка и настройка технического обеспечения (оборудование). Установка и настройка программного обеспечения (модульУП ИСУП).
Этап 5. Обучение сотрудников, в соответствии с их функциональными обязанностями в проектной деятельности предприятия.	Повышение квалификации и выработка у сотрудников предприятия практических навыков работы в СУУП.
Этап 6. Перевод проектной деятельности предприятия в СУПП.	Повышение эффективности планирования проектной деятельности на предприятии. Применение современных программных и технических средств. Сокращение времени на ввод, сортировку, поиск, обработку информации и получение отчетности. Повышение защиты информации от несанкционированного доступа.
Этап 6.1. Организация конвертации данных из старой системы в новую.	На основании технического задания, осуществить выгрузку и передачу данных компании-разработчику ИСУП с целью их конвертирования в СУПП.
Этап 6.2. Разграничение доступа	Разграничение доступа пользователей к объектам базы данных с помощью ролей и привилегий, устанавливаемых администраторами ИСУП.
Этап 6.3. Формирование типовых проектов в новом представлении работ.	Модернизация имеющихся типовых проектов, анализ необходимости создания и непосредственно создание новых.
Этап 6.4. Централизованный ввод проектных данных и проведение корректировок по проектам.	На данном этапе планируется дублирование ввода проектной информации в старую и новую системы, во избежание потери информации. На фазе формирования проекта и на фазе исполнения проекта осуществляется централизованный ввод и корректировка данных сотрудниками проектного офиса.
Этап 6.5. Децентрализованный ввод проектных данных на фазе формирования проекта, централизованное проведение корректировок по проектам.	На данном этапе планируется создание территориально распределенных, объединенных локальной сетью АРМов руководителей проектов для децентрализованной подготовки проектной информации на фазе формирования проекта. На фазе формирования проекта, руководитель проекта, вводя проектные данные, может создать несколько вариантов план-графиков по одному проекту для выявления наиболее эффективного и приемлемого варианта. Руководитель проекта, сформировав проект, утверждает его у более высокого руководства, и переводит его в фазу исполнения. На этой фазе у проекта появляется куратор (сотрудник проектного офиса), который отслеживает выполнение проекта. По запросу ведущего, на основании документа-основания о корректировке, куратор осуществляет проведение корректировки непосредственно в модуле УП. Фаза исполнения доступна руководителям проекта только для просмотра. Все корректировки и формирование отчетности по проектам на фазе исполнения проводятся централизовано сотрудниками проектного офиса.

Критерии выбора сервиса

При беглом подсчете на отечественном и зарубежном рынке проектного менеджмента найдется более сотни систем управления проектами. Они отличаются ценой, набором инструментов, удобством интерфейса и другими параметрами. Выбрать лучший сервис или программу в таком разнообразии сложно, но реально.

Цена. Первый параметр, на который стоит обратить внимание. Одни системы управления проектами распространяются бесплатно (полностью или с ограничениями), другие — только по лицензии. Стоимость лицензии может доходит до 800–1000$. Если вы не располагаете большим бюджетом, выбирайте бесплатные сервисы и программы. У них будет урезанный набор инструментов, но для реализации небольшого проекта его обычно хватает. Для сложных и масштабных продуктов лучше сразу подобрать платную профессиональную СУП.

Удобство интерфейса. Интерфейс сервиса должен быть удобным и понятным для всех членов команды. В противном случае время, которое специалисты могли бы посвятить выполнению поставленных задач, уйдет на изучение интерфейса, возможностей сервиса. Это приведет к затягиванию сроков сдачи самого проекта.

Набор инструментов. Создайте список инструментов, которые точно понадобятся вам в работе над проектом. Например, создание календарных планов, группировка задач с возможностью комментирования, фильтры по заданным параметрам, учет рабочего времени, моделирование рисков и аналитика, экспорт и импорт данных. Когда список будет готов, вам останется лишь ознакомиться с возможностями сервисов и выбрать тот, что максимально подходит под ваши задачи.

Удобство коммуникации. Крайне желательно, чтобы в системе управления проектами был удобный чат для всех сотрудников, это особенно важно при организации удалённой работы сотрудников. Если специалисты будут обсуждать задачи по почте, в соцсетях и мессенджерах, высок риск, что важная информация потеряется или же вообще не дойдет до адресата. Более того, вам, как проектному менеджеру, придется читать десятки переписок, сортировать данные и передавать их по цепочке дальше. На это уйдет огромное количество времени и сил.

Совместная работа над файлами

Ключевое требование к системе управления проектами — наличие облачного хранилища – мы уже писали об этом в нашем обзоре лучших облачных сервисов для бизнеса. Пользователи должны получать оперативный доступ к базе знаний и другой актуальной информации, иметь возможность использовать свежую версию одного и того же файла и отслеживать изменения реальном времени.

Постановка задач и контроль сроков

Функционал системы управления проектами обязательно должен включать в себя возможность создавать таски, назначать ответственных задачам, ставить дедлайны и контролировать их выполнение. Таким образом система управления проектами дает простой профит – каждый сотрудник будет видеть свой фронт работ, а руководитель – прозрачные объемы и сроки выполнения проекта. Именно в этом, а не в пресловутой многозадачности (мы опровергали этот миф в нашей статье), видится сакральный смысл командной работы.

Коммуникации участников проекта

Огромную роль играют общие дискуссии в рамках команды. В офисах для этих целей придумали опенспейсы, для работы удаленных команд – групповые чаты и командные мессенджеры. Для классного сервиса управления проектами критически важно, чтобы переписки и другое общение внутри команды велись системно – с удобным тематическим делением. Обсуждение рабочих вопросов должно  соответствующим образом «бэкапиться», исключая необходимость искать детали проекта по пяти мессенджерам и трем почтовым ящикам.

Рекомендации по выбору подходящей системы

Система управления проектами подбирается в прямой зависимости от конкретных нужд организации. Следует определить функции и инструменты системы, которые точно потребуются. Только после этого можно приобретать программу. Выбранная система должна обеспечивать решение следующих задач:

• Применение базового функционала. Наличие возможности его постепенного совершенствования.
• Быстрый запуск всех базовых процессов. Примерное время запуска составляет 1-2 недели.
• Простота использования, легкость обучения работе с системой.
• Интерфейс, удобный для пользователей.

Система должна быть достаточно гибкой: уметь перенастраиваться, корректироваться, совершенствоваться в соответствии с текущими задачами.

Совет 1: Относитесь к выбору системы управления проектами как к проекту

При выборе решения для управления бизнесом управляйте процессом выбора так же, как и любым другим проектом. Применение эффективной методики управления проектами при выборе системы управления проектами гарантирует, что выбранное Вами решение наилучшим образом отвечает Вашим требованиям и задачам, для которых оно предназначено. Чрезмерно функциональное решение с избыточными возможностями, которые, вероятно, останутся не востребованными, не обязательно лучше, чем более простое решение, которое отвечает основным потребностям Вашей компании. При этом следует учитывать, что простое решение может не обеспечить перспективные запросы Вашей компании по мере ее развития. Чтобы учесть Ваши потребности и требования, исключив при этом ненужные свойства и функции, предлагаемые поставщиками ПО, используйте методы управления проектами.

Совет 2: Сформулируйте бизнес-задачу

Поставьте бизнес-задачу для обеспечения выбора системы управления проектами. Действительно ли нынешняя система или инструмент не в состоянии обеспечить необходимую функциональность для управления проектами и ресурсами? Превышают ли Ваши конкретные потребности возможности существующей системы? Не снижены ли показатели выполнения проекта относительно ожиданий руководства? Первые две проблемы проще решить с точки зрения смены инструмента, в то время как третья более проблематична. Если процессы несовершенны или вообще отсутствуют, внедрение сложного инструмента не решит эту проблему, а, скорее, добавит еще несколько.

Совет 3: Ставьте цели по оптимизации

Для того чтобы определить и расставить приоритеты к требованиям, на ранней стадии выбора решения для управления проектами ставьте задачу по оптимизации этого процесса. Руководитель проекта выбора бизнес-решения должен документировать и согласовывать как текущее состояние процесса выбора, так и желаемое. Для достижения желаемого результата устанавливайте измеримые цели. Это позволит придерживать процесс выбора системы в рамках потребностей Вашего бизнеса, а не идти на поводу у ненужных Вам свойств и функций ПО, предлагаемых поставщиком.

Совет 4: Опишите планируемый процесс управления проектом

Перед тем как продолжить выбор системы, опишите планируемый процесс управления проектом. Если текущий процесс управления проектом не работает эффективно, исправьте процесс. Если не удовлетворяются конкретные цели управления проектами, выполните анализ основных причин для определения необходимых улучшений в текущем процессе. И до тех пор, пока процесс управления проектом не будет тщательно описан, воздержитесь от дальнейших действий по выбору системы.

Совет 5: Включите соответствующие программные средства в процесс управления проектом

Используйте свой процесс управления проектом в качестве контекстной демонстрации того, как различные программные средства и приложения используются на протяжении всего жизненного цикла проекта. Опишите входящие, исходящие документы, накопленный опыт, советы и приемы по использованию инструментов. Не ограничивайте интеграцию программных средств исключительно приложением для управления проектами.

Совет 6: Сгенерируйте требования при помощи описания процесса

Описание процесса определит критические требования к успешному применению решения по управлению проектами. Используйте описание процесса, чтобы получить полный перечень требований, включая как требования, которые должны решаться новой системой, так и требования, которые должны решаться вне ее.

Совет 7: Составьте окончательный список из трех поставщиков

Окончательный список поставщиков ПО должен быть кратким. Подробный набор требований выявит потребности, которые могут быть реализованы двумя-тремя поставщиками. Слишком большое количество поставщиков решений в окончательном списке – это признак того, что определение требований не дало дифференцирующих признаков, и что Вам подойдет любой продукт.

Совет 8: Протестируйте поставщика продуктов

Запросите у поставщиков систему для тестирования. Протестируйте каждый из предложенных продуктов от поставщиков, попавших в окончательный список, используя данные, которые наилучшим образом отражают Вашу бизнес-деятельность. Воспользуйтесь мнением опытного персонала, разбирающегося в работе бизнес-приложений, чтобы оценить возможности системы и полученные результаты тестов продуктов.

Топ бесплатных систем управления

В обзоре я расположила системы по порядку – от «самых бесплатных» до тех, у которых бесплатная версия исключительно ознакомительная.

YouGile

«Настоящая» бесплатная версия (облачная). Если пользователей до 10 человек – то можно все, что угодно, и полностью бесплатно. Функционал не урезается. Можно работать всем отделом. Доступно общение в чатах, обмен файлами без ограничений по весу, создание любого числа проектов, досок, задач; настройка прав, шаринг досок и личный планировщик задач.

Что реально можно делать бесплатно:

• Создать любое число проектов, досок, задач и подзадач.
• Выстроить структуру компании: отделы, руководители, исполнители.
• Настроить права доступа так, чтобы было легко работать с фрилансерами, подрядчиками, клиентами.
• Поделиться доской по ссылке с любым человеком, кого нет в системе, и дать ему возможность оставлять комментарии.
• Сортировать задачи в личном планировщике, выводить отдельно свои, отдельно чужие.
• Общаться в чатах задач, как в мессенджерах, обмениваться файлами, цитировать коллег и ставить смайлики, если не хватает слов.
• Смотреть разные отчеты и сводки.
• Украшать и дополнять свои доски, как вам нравится – фоны, стикеры, таймеры, секундомеры, дедлайны, чек-листы.

Что доступно только за деньги:

• Пользоваться системой в командах больше 10-ти человек.
• Установить себе коробочную версию.

Trello

Наиболее подходит для широкого сотрудничества в команде ($9,99 в месяц).

Trello – это платформа для повышения производительности, которая позволяет вам сотрудничать со своей командой и выполнять больше работы в ограниченное время. Ее панели и карточки организуют вашу работу и помогут вам расставить приоритеты ваших неотложных задач.

Она также известна своим простым интерфейсом перетаскивания. Например, вы можете легко перетаскивать и перемещать карточки с заданиями из одного раздела в другой.

В общем, она позволяет определять этапы для ваших проектов – от начала до завершения. Вы можете дать каждой карточке имя, назначить ее всем членам команды, установить срок выполнения и многое другое.

Кроме того, есть встроенный помощник по автоматизации рабочего процесса, который выполняет множество задач от вашего имени:

• Команды по календарной схеме проекта .
• Триггеры (важные указатели на изменения), основанные на правилах.
• Своевременные оповещения.
• Создание пользовательских карточек.

Ключевые характеристики:

• Built-in Automation Tool ‘Butler’ (Встроенный инструмент автоматизации “Дворецкий”[7]) – он автоматизирует весь процесс управления задачами, выполняя несколько задач, включая команды отслеживания календарных сроков, установку напоминаний и многое другое.
• Third-party Integrations (Интеграция с приложениями третьих сторон) – Интеграция с таким приложениями, как Slack и Dropbox, которые позволяют вам сотрудничать с членами вашей команды.
• Information at Glance (Мгновенная информация) – Сотрудничество с членами вашей команды путем формирования и передачи различных карточек, усиления взаимодействия, установки критических дат и напоминаний о них и другие функции.

Плюсы:

• Она предоставляет множество шаблонов для таких избранных категорий, как инженерия, маркетинг, бизнес и так далее.
• Простой процесс применения – просто скопируйте шаблоны, настройте их и начните сотрудничать.
• Возможность прикреплять изображения и файлы к любой карточке.
• Перетаскивание пользовательского интерфейса.
• Легкий обмен файлами и сохранение файлов.
• Панели прогресса решения задач помогут вам начать расставлять приоритеты в списках задач.
• План Фримиум (Freemium) с неограниченным количеством личных панелей, карточек и списков.

Цены:

Trello предлагает три различных плана, которые включают ежемесячные или ежегодные подписки.

• Бесплатный: $0 на пользователя в месяц.
• Бизнес-класс: $9,99 на пользователя в месяц.
• Корпоративный: $20,83 на пользователя в месяц.

Все планы предлагают некоторые такие стандартные функции, как неограниченное количество персональных панелей, карточек и списков.

Плюсы Trello

Простота, универсальность и многофункциональность. За это его любят профессиональные руководители проектов и продакт-менеджеры (если хотите примкнуть к таким – посмотрите неплохие курсы от Skillbox по этой тематике).

• понятный интерфейс;
• доски и списки настраиваются под проект в любой сфере;
• карточкам можно назначать ответственных;
• к карточке прикрепляются ссылки, изображения, файлы, чеклисты, пользователи могут комментировать карточку;
• Web-clipper позволяет создавать карточку в Trello, подтягивая в нее название веб-страницы, ссылку и иллюстрацию текущего сайта;
• доступно подключение к Trello сторонних сервисов и надстроек: календарь, Gmail, Google.Drive, Dropbox и другие — о многих сервисах автоматизации мы писали в другой нашей статье;
• в бесплатной версии нет ограничений по количеству пользователей и персональных досок.

Web Clipper — расширение для браузера, которое сохраняет содержимое сайтов напрямую в сервис, которому принадлежит, не покидая страницу сайта. Может сохранять текст, адрес сайта, иллюстрации.

Недостатки Trello

• В этой системе управления проектами по умолчанию нет диаграммы Ганта, невозможно оценить прогресс во времени. Это решается подключением плагина Planyway Team Planner (подробнее все в той же статье про Trello) или календаря;
• в бесплатной версии к каждой доске можно подключить только один сервис, к разным доскам разные;
• неудобен для крупных проектов: в большом количестве карточек и списков легко запутаться.

Диаграмма Ганта — диаграмма в виде полос, расположенных на оси времени. Используется для планирования проектов и графика работ. Каждая строка диаграммы это этап работ, который начинается, когда заканчивается этап на строке выше. Визуально диаграмма похожа на лестницу.

Тарифы Trello

Бесплатный

• неограниченное количество персональных досок, списков и карточек в доске;
• подключение 1 плагина к доске;
• вложение в карточку — до 10Мб
• 10 групповых досок.

Business Class — $9.99 в месяц за 1 пользователя

• неограниченное количество персональных досок, списков и карточек в доске;
• неограниченное количество плагинов к доске;
• вложение в карточку — до 250Мб;
• неограниченное количество групповых досок;
• дополнительный уровень доступа для пользователей без возможности редактировать, только комментировать;
• коллекции досок;

Enterprise — $20.83 в месяц за 1 пользователя

• неограниченное количество персональных досок, списков и карточек в доске;
• неограниченное количество плагинов к доске;
• вложение в карточку — до 250Мб;
• неограниченное количество групповых досок;
• дополнительный уровень доступа для пользователей без возможности редактировать, только комментировать;
• коллекции досок;
• дополнительные возможности администрирования досок, прав доступа и индивидуальная адаптация сотрудников. Легкость в освоении сразу же снискала славу у легкообучаемых представителей поколения Z – мы уже писали об этом в нашей статье о поколении Z.

Битрикс24

Сервис для управления бизнесом, который выбирают свыше 4 миллионов российских компаний. Несмотря на шероховатости в дизайне, «Битрикс» напичкан решениями: досками задач, мобильными приложениями, поддерживает интеграцию с call-центром, почтой, облачными сервисами, «1С:Предприятие». Есть групповой чат, можно в несколько кликов сделать отчет и даже создать сайт. Для маленьких групп — бесплатно.

Что важно знать о программе

• Бесплатная совместная работа до 12 сотрудников и три платных тарифа.
• Есть облачная и серверная версии.

Pyrus

«Настоящая» бесплатная версия для всех, кроме тех, на кого система собственно и рассчитана. А именно – на компании, которые хотят вести в системе работу с документами и автоматизировать ее. Есть серьезные ограничения – лимит на 100 задач по готовым формам. Свободного места на диске – всего 1 ГБ. «Обычным» же пользователям, которым нужны только доски и задачи, бесплатная версия подойдет.

Что реально можно делать бесплатно:

• Работать в командах любого размера, создавать сколько угодно простых задач.
• Использовать все возможности для работы с задачами: сортировка, связь задач, постановка задачи на контроль, напоминания, регулярные задачи, отложенные задачи.
• Пользоваться личным планировщиком, выводить «задачи от меня» и «задачи для меня».
• Обмениваться файлами, не выходя за лимиты 1 ГБ свободного места.
• Автоматизировать работу с документами: согласование договоров, оформление заявок и т.д.
• Выстраивать структуру компании с отделами, настраивать права доступа.
• Вести учет времени, которое тратит каждый сотрудник на все задачи за указанный период времени.
• Смотреть детальные отчеты и аналитику.
• Интегрировать систему с Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive и с любой CRM.

Что доступно только за деньги:

• Готовые формы для создания задач и построения бизнес-процессов. Бесплатно доступно до 100 штук, остальное – за деньги.
• В 100 раз больше места на диске – 100 ГБ вместо 1 ГБ.
• Функция резервного копирования.

Jira

Лучше всего подходит для отслеживания времени и детального планирования ($7 в месяц).

Jira – это отличный вариант для меняющихся по составу команд при планировании, отслеживании и организации задач. Вы можете создавать истории и отмечать проблемы для каждого члена команды, чтобы назначить отдельные задачи. Полная видимость панелей помогает вам отслеживать ход выполнения заданий. Вы также можете установить такие различные фильтры для карточек, как завершенные, несформулированные и незавершенные.

Одна из самых удивительных особенностей заключается в том, что ПО позволяет вам выбирать свой рабочий процесс. Проще говоря, вы можете создать свой собственный путь представления.

Например, вы можете назначить карты в таком порядке:

Кроме того, вы можете расширить свой рабочий процесс за счет интеграции с другими бизнес-инструментами, которые вы уже используете. Jira также поставляется со строгими мерами безопасности для защиты ваших данных.

Ключевые характеристики :

• Accurate Estimation (Точная оценка) – такие единицы измерения, как часы, баллы участников и т.д., помогают вам стать более дисциплинированным и эффективным.
• Planning Features (Функции планирования) – такие схемы сотрудничества, как scrum[13], kanban и смешанная методология, позволяют создавать гибкие планы для вашей команды.
• Data Encryption (Шифрование данных) – Jira использует строгие политики по безопасности и по соответствию требованиям к данным для обеспечения безопасности данных вашей организации.

Плюсы:

• Он предоставляет scrum-панель и канбан-панель для лучшей прозрачности и гибкости.
• Создайте дорожные карты для своей команды, чтобы помочь им визуализировать путь выполнения задачи.
• Отчеты в режиме реального времени предоставляют обзор процесса управления задачами вашей компании.
• Автоматизация и интерфейс перетаскивания делают управление задачами проще и экономят время.
• Мобильное приложение позволяет вам оставаться на связи со своей командой из любого места, где вы хотите.
• Настраиваемые рабочие процессы.
• Он интегрируется с более чем 3000 сторонними приложениями.

Цены:

Программное обеспечение Jira предлагает три ценовых плана:

• Бесплатный: бесплатный план для 10 пользователей.
• Стандартный: $7 на пользователя в месяц.
• Премиальный: $14 за пользователя в месяц.

Оба платных плана бесплатны в течение первой недели, и никаких кредитных карт не требуется. Вы можете запросить индивидуальные цены для более, чем 100 пользователей.

Что важно знать о программе

• Есть облачная и серверная версии.
• Можно попробовать бесплатно, дальше цена будет зависеть от тарифа

ClickUp

Сначала я поверила, что система дает мне «настоящую» бесплатную версию – ведь нет ограничений на число пользователей и задач. Но когда я начала ее исследовать – обнаружила множество лимитов: на настройку прав доступа, на отчеты, на интеграции. А самое обидное – лимит на 100 действий по целому ряду функций. То есть надо «экономить» свои действия. Так что нет, бесплатная версия «нечестная», чисто ознакомительная.

Что реально можно делать бесплатно:

• Создавать любое количество досок, задач и списков, приглашать в систему сколько угодно людей.
• Пользоваться блокнотами, календарем, заметками, напоминаниями.
• Вести планирование работы, создавать спринты, анализировать производительность спринтов.
• Оценивать, сколько времени ушло на каждую задачу.
• Сортировать карточки по тегам, помечать их разными статусами.

Что доступно только за деньги:

• Более 100 МБ свободного места.
• Настройка прав доступа.
• Доступ к проектам для «гостей», подрядчиков, фрилансеров, заказчиков, наблюдателей.
• Отчеты и готовые формы.
• Интеграции с хранилищами: Google Drive, Dropbox, OneDrive и другими.
• Более 100 действий по ряду функций (диаграммы Гантта, mind-map, настройка полей в карточках, dashboard, timeline и т.д.)

Advanta

Программа для планирования проектов, управления рисками и изменениями, аналог Microsoft Project. В ней можно рассчитать трудозатраты и проанализировать уровень загрузки сотрудников, оценить бюджет проекта, работать с документами. Софт поддерживает работу по Scrum и Agile.

Что важно знать о программе

• Интегрируется с MS Project Server.
• Программа платная, но есть пробная версия

Wrike

Для современных и средних предприятий ($9,80 в месяц).

Wrike – еще один отличный инструмент управления задачами для современных предприятий. Он наиболее подходит для команд, которые хотят редактировать и настраивать свои рабочие процессы задач в рамках одного диспетчера задач. Это также поможет вам упростить рабочую нагрузку. Основное внимание Wrike уделяет удаленной командной работе и настройке рабочих процессов.

Благодаря таким функциям, как пользовательские панели мониторинга и оптимизированные рабочие процессы, он помогает вам оставаться продуктивным даже вдали от членов вашей команды.

Вы можете работать в режиме реального времени с такими уникальными функциями, как:

• Комментирование задач в режиме реального времени.
• Возможность обмена информацией со всеми заинтересованными сторонами.
• Живое редактирование.
• Развернутый доклад.

Ключевые характеристики :

• ExtensiveIntegration(Обширная интеграция) – Wrike обеспечивает интеграцию с такими основными бизнес-инструментами, как GitHub, Slack, Salesforce и другими.
• ImproveCommunication(Улучшение взаимодействия) – вся коммуникация, принятие решений и управление задачами происходят в одном общем пространстве. Инструменты совместной работы в реальном времени еще больше улучшают коммуникацию.
• CreateCustomizableReports(Создание настраиваемых отчетов) – подберите шаблон, настройте его и создайте шаблоны для лучшего понимания ваших задач.

Плюсы:

• Функция множественных представлений Wrike обеспечивает полную прозрачность ваших задач.
• Встроенные функции утверждения помогают вашей команде получить полную обратную связь по каждой задаче.
• Он включает многочисленные меры безопасности, чтобы обеспечить доступ только уполномоченным членам.
• Разбейте задачи на несколько частей, чтобы управлять ими на микроуровне и помечать членов своей команды на каждой карточке.
• Функция анализа (Wrike Analyze) предоставляет подробные отчеты для мониторинга ваших задач и достижений.

Цены:

Wrike поставляется с четырьмя планами:

• Бесплатный: $0 для 5 пользователей.
• Профессиональный: $9.80 в месяц для 5,10, 15 пользователей.
• Бизнес: $24.80 в месяц для 5-200 пользователей.
• Корпоративный: основанный на котировках план для 5 неограниченных пользователей.

Все планы поставляются с бесплатной пробной версией. План freemium предоставляет все необходимые функции, включая управление задачами, просмотр панелей и общий доступ к файлам, поток активности в режиме реального времени. Кроме того, платные планы поставляются с такими более продвинутыми функциями, как диаграмма Ганта, отслеживание временных сроков и многое другое.

Что важно знать о программе

• Работает только онлайн.
• Синхронизируется с почтой и календарем.
• Можно использовать с телефона или планшета.
• До пяти пользователей — бесплатно, дальше — платные тарифы, цена зависит от функций, которые хотите подключить.

Asana

Относим эту бесплатную версию к «ненастоящим». Хотя она и разрешает присутствие 15 пользователей, ее функционал очень ограничен. Нет отчетов, нет Timeline, нельзя следить за сроками и контролировать выполнение задач. Чисто ознакомительная версия, и то, на бесплатном тарифе мне было трудно даже просто протестировать ее.

Что реально можно делать бесплатно:

• Завести любое число проектов на основе готовых шаблонов.
• Создать доски, расставить задачи, присвоить им уникальные цветные теги.
• Вести общение в карточках и в ленте новостей.
• Работать в личном планировщике – сортировать задачи, делать приватные задачи.

Что доступно только за деньги:

• Просмотр отчетов.
• Контроль сроков.
• Контроль выполнения задачи, просмотр незавершенных.
• Возможность следить за обновлениями в задачах.
• Работа с формами.
• Визуализация рабочих процессов.
• Работа с чужими задачами.

Worksection

По сути, бесплатной версии нет, она предлагается только для «галочки», для ознакомления с системой. В ней можно завести всего лишь 2 активных проекта, пригласить до 5 человек и занять до 100 МБ места на диске.

Что реально можно делать бесплатно:

• Изучить систему изнутри, посмотреть, что и как в ней устроено.
• Создать 2 проекта.
• Пригласить 5 пользователей.
• Пожалуй, все. Бесплатная версия «нечестная».

Что доступно только за деньги:

• Полноценная работа: более 2 проектов, задачи и подзадачи, сроки, приоритеты, статусы и метки.
• Общение в групповых чатах.
• Визуализация данных при помощи диаграммы Гантта.
• Настройка прав доступа.
• Тайм-трекер, учет времени, контроль затрат времени и бюджета.
• Отчеты.

Что важно знать о программе

• Синхронизируется с календарем и почтой, можно составлять отчеты в программе или экспортировать их в Excel.
• Сервис платный, но можно протестировать бесплатно в течение месяца

ToDoist

Бесплатная версия определенно «ненастоящая»: есть лимит на задачи (не более 150 штук), лимит на проекты (до 80 штук), лимит на пользователей (до 5 человек). Но, самое печальное – нельзя писать комментарии и загружать файлы.

Что реально можно делать бесплатно:

• Создать 80 проектов и разместить 150 задач.
• Заглянуть внутрь системы и посмотреть, как она устроена, нравится ли она вам.

Что доступно только за деньги:

• Любое число пользователей и проектов.
• Любое число задач.
• Готовые шаблоны проектов.
• Ленты событий и комментарии.
• Система напоминаний.
• Возможность обмениваться файлами.
• Настройка прав доступа для админа и для участника.
• Классификация задач по меткам.
• Удобные фильтры.
• Видео и аудио проигрыватель внутри системы.
• Интеграция с почтой, превращение писем из ящика Gmail – в задачи.

GitHub

GitHub можно рассматривать как организационное ПО с большой натяжкой. Но это не мешает компаниям использовать его в качестве единственного инструмента для взаимодействия сотрудников. Плюсы GitHub очевидны: простой интерфейс, удобство использования для коллективной разработки кода, интеграция с множеством IDE, большой хаб открытых исходников. Но за пределами программирования GitHub не эффективен, потому что практически не предлагает бизнес-решений именно по управлению проектом.

Простой бизнес

Отечественная CRM, позволяющая установить полный контроль не только над проектами, но и за сотрудниками. Система может отслеживать рабочую почту, записывать звонки, позволяет создавать удобную клиентскую базу, всевозможные отчеты. Ее большой плюс, который не дают веб-сервисы, — возможность работать офлайн. То есть вы можете создавать задачи, прикрепять файлы, а до исполнителя они дойдут, как только вновь нащупаете доступ в интернет.

Flowlu

Облачный сервис для командной работы над проектами. Подходит для разработки по Agile, поддерживает функцию kanban-досок и ментальных карт. Можно рассчитать бюджет проекта и создать базу знаний для программистов и тестировщиков, чтобы они могли искать решения похожих задач по тегам.

Что важно знать о программе

• Есть интеграция с Google Drive, с «1С.Бухгалтерией», с платежными системами — PayPal или «Яндекс.Кассой», можно синхронизировать с amoCRM и «Битрикс24». А также импортировать данные из Jira.
• Есть бесплатная версия для команд до трех человек, остальные тарифы платные: чем больше функций вам нужно, тем выйдет дороже

MS Project

Самый известный и сложный софт для управления проектами. В нем есть все, что нужно менеджеру: планирование, диаграмма Ганта, распределение и анализ ресурсов. В программе можно делать отчеты и считать сметы, а еще она сама находит и перераспределяет перегруженные работой блоки.

Чтобы разобраться с MS Project, понадобится время. Мы написали руководство, которое упростит этот процесс.

Что важно знать о программе

• Есть онлайн-версия.
• Программа платная, тарифы зависят от формата софта: облачный или локальный.
• Интегрируется с сервисами Microsoft Office

Slack

Корпоративный мессенджер, в свое время ставший самым быстрорастущим приложением в сегменте. В бесплатной версии вы получаете хранилище на 5 ГБ и 10 тысяч сообщений, но куда круче другое — интеграция с множеством продуктов: от Google Docs и Twitter до сервисов управления проектами. Вкупе с приятным дизайном это делает Slack одним из самых популярных бизнес-решений для взаимодействия сотрудников. Но в отрыве от «конкурентов» он малоэффективен — просто очередной мессенджер.

Podio

Стандартная программа для управления проектами и задачами. Есть все базовые функции: планирование, командная работа, отчеты. Можно подключить дополнительные расширения, например, диаграмму Ганта. Доступна с компьютера или смартфона.

Что важно знать о программе

• Интегрируется с Google Drive, Google Календарем, Evernote, Dropbox и другими. Бонус: компания предоставляет открытый код, чтобы синхронизировать систему с любыми сервисами, которых нет в списке на сайте.
• Бесплатно до пяти сотрудников, есть платные версии от Basic до Premium — если ваша команда больше.

Платные

В этом блоке собраны лучшие платные системы управления проектами. У них расширенные наборы инструментов, которые будут незаменимы при разработке сложных и масштабных продуктов.

Monday.com

Некоторые из лучших функций автоматизации ($39 в месяц).

Monday.com – это еще один популярный инструмент управления задачами, который обеспечивает простой макет и пользовательский интерфейс. Пользовательский интерфейс выглядит, как электронная таблица, при этом легко настраивается. Он также поставляется с множеством функций, которые делают его интерактивным и мощным.

С возможностями автоматизации и удаленного управления задачами это делает вашу работу проще. Круговой просмотр позволяет отслеживать все задачи и гарантировать, что члены команды остаются на одной странице. Хорошая новость заключается в том, что вы получаете 14-дневную бесплатную пробную версию, чтобы попробовать премиум-планы перед их покупкой.

Ключевые характеристики :

• AutomatedWorkflows (Автоматизированные рабочие процессы) – автоматизация на уровне открытого кода помогает вам решать такие задачи, как изменение статуса, настройка сроков выполнения, перемещение карточек, отправка уведомлений и многое другое.
• Integrations(Интеграция) – вы можете интегрировать с более 50 бизнес-инструментами, чтобы свести все данные в одной панели мониторинга. Это также упрощает ваши задачи.
• DisplayDataEffectively(Эффективное отображение данных) – контролируйте свои задачи на нескольких панелях и управляйте своей рабочей нагрузкой. Такие функции, как “временная шкала” и визуальная панель мониторинга, также позволяют наглядно планировать работу своей команды.

Плюсы:

• Его панель визуального мониторинга легко дает вам представление о вашем прогрессе.
• Отмечайте участников и назначайте крайние сроки выполнения заданий на любой карточке.
• Он обеспечивает обширную интеграцию с более, чем 50 бизнес-инструментами.
• Вы получаете подробный обзор, используя календарь, временную шкалу и представление на доске канбан.
• Помимо сотрудничества с членами вашей команды, вы также можете приглашать гостей.
• Общий доступ к файлам и ссылкам и добавление комментариев для определения задач.

Цены:

Monday.com предлагает четыре тарифных плана, основанных на количестве пользователей.

Ниже приведены ценовые планы (для максимум пяти пользователей):

• Базовый: $39 в месяц, выставляемый раз в год.
• Стандартный: $49 в месяц, выставляется счет раз в год.
• Профессиональный: $ 79 в месяц, выставляется счет раз в год.
• Корпоративный: план на основе котировок.

Все планы предусматривают 14-дневную бесплатную пробную версию с неограниченным количеством панелей. Кредитная карта не требуется. Вы также получаете скидку 18% на годовой платеж.

Яндекс.Трекер

Сервис, запущенный в прошлом году, быстро нашел поклонников. В Яндексе постарались поместить в продукт максимум функций: планировщик задач и совещаний, оптимизацию работ по выбранной методологии, обработку заявок, расчет отпусков, создание типовых ТЗ, — в общем, практически все, что может потребоваться в организации со штатом более пяти человек.

Бесплатной версии нет, только пробная на 60 дней. Потом придется платить — от 93 рублей за человека.

Мегаплан

Сервис для совместной работы над проектами и организации бизнес-процессов. Подходит для среднего и крупного бизнеса. Есть все необходимое для работы — от планировщика задач и дел до инструментов анализа воронки продаж.

Стоимость: облачная версия — 449 руб/мес при разовой покупке лицензии на 3 месяца; версия в коробке — 35 000 рублей за 10 лицензий.

Плюсы: 

• минималистичный UX-интерфейс с Drag&Drop-редактором;
• удобная навигация в меню инструментов;
• живой рабочий стол;
• гибкие настройки для задач;
• наглядные отчеты и автоматическая подготовка документов на основе данных в сервисе;
• планировщик дел с готовыми шаблонами для увеличения количества продаж;
• инструменты для детального анализа воронки продаж;
• коробочная и облачная версия, мобильное приложение.

Минусы:

• дорого обходится для небольших проектов и команд;
• на изучение всех инструментов сервиса понадобится время.

Comindware

Платформа для бизнеса с системой управления проектами.
Подходит для agile-разработки. Можно использовать готовые шаблоны или создать свои. Программа автоматически планирует задачи на основе приоритетов, предупреждает о дедлайнах, составляет отчеты.

Что важно знать о программе

• Платная, стоимость зависит от типа и количества необходимых функций.
• Можно выбрать облачный сервис или локальную версию.

ПланФикс

Планировщик с высокой степенью автоматизации большинства задач. Очень полезен в Digital, так как позволяет обрабатывать не только почту и звонки, но и сообщения в мессенджере, а также комментарии в социальных сетях. Среди плюсов пользователи отмечают техподдержку, которая готова ответить на любой вопрос и принимает пожелания по доработкам.

Pyrus

Сервис для совместного управления задачами и проектами. Можно использовать как в рабочих, так и в личных целях. Есть встроенные инструменты для автоматизации бизнес-процессов, согласования и контроля документооборота.

Стоимость: 279 руб/месяц за каждого пользователя.

Плюсы: 

• неограниченное количество задач;
• моментальная постановка задач без заполнения десятка полей в карточках;
• обсуждение и обмен файлами в рамках конкретной задачи;
• гибкая настройка шаблонов и форм для автоматизации бизнес-процессов;
• поиск задач по ряду атрибутов;
• планировщик дел с контролем в режиме реального времени;
• интеграция с облачными хранилищами данных, CRM и другим корпоративным ПО;
• возможность активации офлайн-доступа;
• мобильное приложение.

Минусы:

• детализации задач порой не хватает;
• нет инструментов для моделирования рисков, расходов и т. п.;

Gantter

Система управления проектами с автоматическим сохранением данных на Google Диске. Подходит для планирования, совместной работы и контроля проектов любого масштаба.

Стоимость: 5$ в месяц за каждого пользователя.

Плюсы: 

• максимум инструментов для организации бизнес-процессов и управления отдельными проектами;
• готовые настраиваемые шаблоны;
• планировщик задач и дел;
• диаграмма Ганта, инструменты для расчета рисков;
• интеграция с Google Диском, автоматическое сохранение графиков в это облачное хранилище.

Минусы:

• сложный для понимания интерфейс, который только с виду кажется простым;
• на изучение инструментов сервиса уйдет много времени;
• к задачам нельзя прикреплять вложенные файлы.

А в этой подборке лучших систем управления проектами есть сервис, который вы используете в работе? Почему выбрали именно его? Поделитесь в комментариях.

GanttPRO

Cервис для планирования на основе диаграммы Ганта. Из плюсов — интерфейс и сапппорт на русском, достаточно интуитивный дизайн. Помимо создания диаграмм Ганта есть возможность планирования на доске задач, а также отслеживания прогресса и статусов в списке личных задач. Кроме того, поддерживаются функции для командного взаимодействия, управления ресурсами и их загрузкой, учета времени, управления дедлайнами и др.

Это далеко не полный перечень ПО для планирования и управления ресурсами вашей команды. Абсолютно точно можно сказать, что идеальной системы не существует, а возможностей большинства решений вполне хватит для стартового периода внедрения. А позже, на основании впечатлений, вы сможете перейти на более удобную программу. Какие рассмотреть в первую очередь, вы теперь знаете.

Преимущества и недостатки систем управления проектами

Знание преимуществ систем управления нужно для того, чтобы обосновать их внедрение. Но при их использовании требуется также иметь в виду возможные «слабые» стороны.

Преимущества

Системы управления используются в большинстве крупных организаций. Объясняется это следующими их выгодами:

1. Облегчение отслеживания проектов, не соответствующих стратегии организации. Это обеспечивает сокращение издержек фирмы.
2. Увеличение эффективности применения ресурсов. Эффективность увеличивается за счет грамотного распределения ресурсов.
3. Предупреждение перерасходов средств. Обеспечивается за счет контроля над всеми расходами. Наличие плана также оказывает благоприятное воздействие на объемы трат.
4. Уменьшение количества проектов, исполненных с низким качеством. Достигается благодаря контролю над сроками, текущими задачами. Руководитель получает возможность отслеживать качество выполнения задач.
5. Экономия времени руководителя. Менеджер может не заниматься рутинной работой (сбор информации, создание отчетов) вручную.
6. Взаимодействие с участниками проекта в реальном времени. Если перед сотрудником возникнет определенная проблема, он может незамедлительно обратиться к другому сотруднику.
7. Облегчение ведения документооборота. В системе имеется функция документооборота. Она позволяет моментально редактировать сведения, обновлять их.
8. Облегчение управления рисками и прогнозами. Системы помогают своевременно определять риски, строить прогнозы относительно успеха завершения проекта.

Системы управления отличаются максимальной простотой в использовании. Данная простота нужна для того, чтобы каждый сотрудник мог без труда разобраться в работе системы. Специального обучения при этом не требуется.

Недостатки систем управления

При внедрении систем управления нужно учитывать следующие их минусы:

1. Высокая стоимость программ по управлению при низкой результативности. Приобретение систем управления предполагает повышение дохода компании. Однако полученная прибыль в некоторых случаях не окупает затраты. Нужно иметь в виду, что тратить средства придется не только на саму программу, но и на ее регулярные обновления, индивидуальные доработки.
2. Риск усложнения простых проектов. При ведении простых проектов использование системы управления необязательно. Более того, оно даже нежелательно, так как простая задача может усложняться.
3. Трата большого количества времени на составление планов. Руководителю и сотрудникам приходится тратить много времени на расстановку статусов, изменение приоритетных задач, обновление сведений. Иногда за подобной работой «теряются» реальные дела.

Все эти недостатки являются относительными. При правильном выборе и использовании системы все минусы нейтрализуются.

Заключение

Мы привели только некоторые примеры программ для управления проектами. На самом деле их гораздо больше, а чтобы найти подходящую, вам придется попробовать разные варианты.