Как рассчитать фонд оплаты труда

Что такое «фонд оплаты труда» — объяснение понятным языком

Что такое ФОТ — фонд оплаты труда? В бухгалтерии учреждений и предприятий так называется совокупность всех выплат штатным и внештатным работникам в течение определённого периода времени. Например, почасовой, ежедневный, ежемесячный, ежеквартальный или ежегодный

Зачем нужен показатель ФОТ

Значение ФОТ как экономической категории, помимо непосредственного учета необходимых расходов, помогает в решении многих управленческих задач, таких как:

• анализ затрат на персонал разных структурных подразделений;
• регулировка общих расходов фирмы;
• определенная роль в повышении рентабельности и снижении расходной статьи;
• корректировка себестоимости продукции и, как следствие, ценовой политики компании;
• исчисление обязательных социальных выплат – страховых взносов, пенсионных вкладов и др.;
• составление бюджета расходов.

Отличие от ФЗП

Фонд заработной платы — это сумма, распределяемая за выполненную работу между сотрудниками в соответствии с установленными на предприятии тарифными ставками, окладами, а также сдельными расценками.

В него входят:

• оплата труда в любой форме;
• доплаты, надбавки, премии;
• компенсации в связи с условиями работы.

К ФЗП не относятся суммы социальных выплат.

Фонд оплаты труда — понятие более широкое и включает в себя сумму абсолютно всех начислений работникам организации, в том числе и ФЗП. В отличие от ФОТ, к фонду зарплаты относится лишь сумма за отработанное время и премии, непосредственно связанные с ней.

О том, из чего складывается данная величина, смотрите на следующем видео:

Разновидности фонда

Расчет фонда ведется за конкретный период времени. Исходя из этого, различают следующие варианты ФОТ:

1. Годовой, с расчетом за последний временной отрезок. Этот показатель используется чаще для уточнения сумм, потраченных на оплату труда.
2. Месячный, с рассмотрением показателей за выбранный месяц. Необходим для составления отчетов и анализа текущих показателей деятельности предприятия.
3. Дневной. Показатели оплаты за день используются реже, и часто связаны с потребностью анализа ситуации с расходами на зарплату.
4. Часовой. Расчет показателя за час работы применяют только в компаниях, где применяется почасовой метод оплаты.

Состав фонда ЗП

Фонд заработной платы включает в себя несколько составляющих:

1. Собственно заработная плата за отработанное время:

• платы, положенные окладом, тарифной ставкой или процентом от реализации товара или услуги;
• стоимости продукции, если на фирме существует расчет продукцией;
• платы приглашенным коучам (обучающим мастерам), повышавшим квалификацию постоянных работников;
• платы работникам, трудившимся на совмещении нескольких должностей.

2. Заработная плата за неотработанные рабочие часы:

• платы за официальный отпуск;
• платы за льготную работу отдельным категориям сотрудников (женщинам, трудящимся в условиях Крайнего Севера или сельской местности, инвалидам, подросткам);
• платы за учебный отпуск по повышению квалификации;
• платы работникам, временно привлеченным для труда на государственные или общественные структуры;
• платы работникам, временно привлеченным для труда в сельскохозяйственной деятельности (уборке урожая, подготовке скота);
• платы за период прохождения обязательного медицинского осмотра;
• платы за простой (если он не произошел по вине самого рабочего);
• платы из-за временной нетрудоспособности;
• платы декретницам.

3. Выплаты компенсационного характера за работу в особо тяжелых обстоятельствах или трудовых режимах:

• компенсации согласно коэффициентам местности (за работу в пустыне, в горах, на Крайнем Севере);
• компенсации за труд на опасном или вредном производстве;
• компенсации за сверхурочную работу;
• компенсации за труд в ночные часы;
• компенсации за труд в несколько смен подряд;
• компенсации за труд в праздники и выходные;
• компенсации за пару дней отдыха, необходимых для восстановления после ненормированного рабочего дня;
• компенсации за командировки.

4. Выплаты стимулирующего характера:

• выплаты в связи с увольнением (выходные пособия);
• выплата в связи с пенсией;
• выплаты продолжающим работать после выхода на пенсии пенсионерам;
• выплаты страховых платежей (в том числе за обязательное медицинское страхование);
• оплата отпусков по путевкам на путешествие, экскурсии, отдых и лечение;
• оплата отпускных для людей, подвергшихся радиационному влиянию после взрыва на Чернобыльской станции;
• выплаты за дополнительные умения (знание нескольких языков, особые навыки мастерства, наличие ученой или профессорской степеней);
• вознаграждения за долгую продолжительность работы.

5. Премиальные выплаты:

• вознаграждение за хорошую работу в течение отчетного периода;
• компенсационные платы за отпуск, который не был использован;
• единовременные поощрения в связи с юбилеем, праздниками.

6. Оплата сопутствующих работе расходов:

• оплата питания по талонам на предприятии;
• оплата жилья во время командировок (стоимость коммунальных услуг и аренды);
• оплата за учебные материалы;
• оплата проезда до места работы и обратно (на вахте или во время командировок);
• материальная компенсация в связи с особыми семейными обстоятельствами (смерть членами семьи, болезнь);
• доходы от дивидендов, проценты;
• оплата за использование личного транспорта в рабочих целях;
• оплата авторского права за использование изобретения или идеи;
• оплата за расходы по случаю оформления документов и виз в заграничные поездки по службе.

Налоги

Как таковых налогов у ФОТ нет, но по различным статьям, в том числе по доходам физлиц налог снимается. Также в фонд входят постоянные выплаты социального типа.

Налоги и их размер зависит от наличия у предприятия или организации льгот. При этом, выплаты обязательно будут в любом случае.

Взносы

Все взносы социального типа, в том числе страховые и пенсионные вносятся в фонд. Для каждого типа взноса есть своя ставка. Все взносы являются обязательными к оплате. По этой причине их включают в состав фонда, а также в расчет себестоимости продукции или услуг.

Больничный

Больничный вносится в фонд оплаты туда и учитывается при расчетах себестоимости. При этом, страховые выплаты по больничному уже не входят в ведомость организации.

Пособие

Пособия, в том числе по уходу за детьми, не вносятся в ФОТ. Это относится ко всем типам пособий.

НДФЛ

НДФЛ входит в состав фонда в обязательном порядке. ФОТ должен учитывать все НДФЛ во время расчетного периода.

Отпускные

Отпускные каждого сотрудника, как и все остальные полагающиеся регулярные выплаты, вносят в фонд оплаты труда.

Что не относится

Стоит отметить, что доходы, поступающие из сторонних источников, не должны учитываться при расчете. Так ФОТ не включает в себя:

• начисляемые каждый год одноразовые премии;
• расходы на оплату больничных листов, возникающие после третьего дня болезни работника;
• выплаты, перечисляемые ежемесячно родившим женщинам, до достижения ребенком возраста 1.6 года;
• все расходы, возникшие в ходе направления работника на обучение или переобучение и переданные путем безналичного расчета;
• все средства, которые были получены или потрачены из сторонних источников доходов;
• материальную помощь, которая предоставляется после письменного прошения работника;
• выплаты дивидендов работникам.

Сроки формирования фонда оплаты труда

В зависимости от потребности организации, фонд заработной платы можно рассчитать на любой интересующий период, даже на одни сутки. На практике чаще используют другие единицы отчета:

• ФОТ на год рассчитывают за последний календарный годичный период, используют этот показатель для определения всей суммы фонда оплаты труда;
• ФОТ на месяц чаще применяют для различных видов отчетов;
• ФОТ на день используют как теоретический показатель для анализа расходов фирмы;
• ФОТ на час понадобится тем предприятиям, где сотрудники трудятся на почасовой системе оплаты.

Что такое смета ФОТ?

Основное назначение сметы ФОТ – планомерное использование «зарплатных» средств. Обычно расчеты составляются на год с разбивкой по кварталам или месяцам. Из сметы должно быть видно, по каким направлениям расходуются средства, а также величины компонентов ФОТ.

Отдельно производится разбивка «зарплатных» расходов по категориям работников (администрация, основной производственный персонал и т. д.). Это позволяет осуществлять контроль над использованием средств и использовать необходимую «зарплатную» информацию для целей внутреннего планирования.

Смета может составляться не только по основным элементам ФЗП, но и по выплатам, носящим социальный характер и прочим.

Смета ФОТ – элемент планирования, характерный в большей степени для крупных предприятий, имеющих в штате специалистов соответствующего уровня и квалификации и сохраняющих подходы к планированию со времен плановой (социалистической) экономики. В современных коммерческих структурах этот документ менее распространен или имеет иное название. О процессе планирования поговорим в следующем разделе.

Как использовать бухгалтерский баланс для вычисления ФОТ

Есть и другие варианты вычислить фонд заработной платы — формула расчета по балансу представляет собой суммарное значение дебета счетов: 08, 20, 25, 26, 91 по кредит счёту 70. Счёт 70 содержит информацию обо всех выплатах сотрудников, а названные номера счетов дебета — значения, используемые при расчёте ФОТ.

Как вычисляют ФЗП — основные рекомендации

Формула фонда зп предполагает сумму всех выплат, какие положены работникам предприятия за профессиональную деятельность. Чтобы рассчитать, например, годовой фонд заработной платы потребуется среднемесячное значение суммарной зарплаты умножить на число сотрудников и на 12.

Как видите, расчёт аналогичен вычислению ФОТ, за исключением того, что учитываются только зарплатные начисления, а не все средства, выплаченные работникам.

Универсальная схема

Универсальная схема расчета предусматривает сложение всех сумм, предназначенных для персонала. Для того чтобы подсчитать ее максимально просто, хоть и несколько приблизительно, используют такую формулу:

ФОТ_год = ЗП_с-м х Ч_ср-сп. х 12

где:

• ФОТ_год – годовой показатель фонда оплаты труда;
• ЗП_с-м – среднемесячная заработная плата (все суммы выплат за год, поделенные на 12);
• Ч_ср-сп. – среднесписочная численность сотрудников (суммированное количество работников за каждый день месяца, разделенное на количество дней в месяце, повторенное 12 раз по числу месяцев в году).

НАПРИМЕР. В штате ООО «Традиция» с января по март 2016 года числилось 12 человек, в апреле взяли еще 2 работников, штат не менялся до октября, когда был уволен 1 человек, а в декабре взято на работу еще трое. Предварительно вычисленная по ведомостям среднемесячная зарплата персонала, включая премии, доплаты и бонусы, составила 456 тыс. руб. Сначала определим среднесписочную численность работников: (12 х 3 месяца) + (12+2(апрель)) + (14 х 6 (до октября)) + (14-1(октябрь)) + 13 (ноябрь) + (13 + 3(декабрь)) / 12 = 13.
Рассчитаем ФОТ для ООО «Традиция» за 2016 год: 456 000 х 13 х 12 = 71 136 000 руб.

При почасовой оплате

Расчет ФОТ для почасовой оплаты труда производится по следующей схеме:

ФОТ_час = ∑_ст. х РЧ

где:

• ФОТ_час – фонд оплаты труда для почасовиков;
• ∑_ст. – сумма ставок почасовых рабочих;
• РЧ – количество рабочих часов.

При сдельной оплате

Расчет ФОТ для сдельной оплаты труда производится так:

ФОТ_сд. = (V_пл. х Ц_ед.) + К + Н + Пр. + Всоц.

где:

• ФОТ_сд. – фонд оплаты труда для рабочих со сдельной зарплатой;
• V_пл. – объем продукции по плану;
• Ц_ед. – цена за единицу продукции;
• К – различные компенсации;
• Н – надбавки;
• Пр. – премии;
• В_соц.– социальные выплаты.

К СВЕДЕНИЮ! Если требуется вычислить не годовой, а месячный ФОТ или использовать другую отчетную единицу, нужно брать для формул соответствующие показатели, то есть не умножать среднемесячную зарплату на 12, а среднесписочную численность определять за 1 отчетный месяц.

Годовой

Годовой показатель = средняя з/п * количество сотрудников * 12 (месяцев).

Для определения ресурса наиболее часто берут расчетный период, равный календарному году (последнему), и на основании его данных производятся вычисления.

Все суммы, которые были выплачены сотрудникам предприятия за двенадцать месяцев,

складываются. При этом берутся в расчет только регулярные выплаты, разовые (социальные) выплаты не учитывают.

Необходимо суммировать количество часов, отработанных всеми сотрудниками за. Данные берутся из табелей учета времени.

Определяется средняя численность сотрудников в табеле. Количество персонала за каждый рабочий день складывается и результат делится на 30 (среднее количество дней). Результаты, полученные по каждому месяца года складываются, затем сумма делится на 12 (месяцев).

Месячный

Для расчета месячного фонда необходимо все суммы, которые были начислены работникам в данный период, сложить, сумму разделить на 12. Также разделить количество всех отработанный за год дней на 12. Среднемесячную з/п по всем работникам разделить на 30. Полученный результат делится на количество сотрудников, работавших в данном месяце.

Дневной

Расчет дневного ФОТ производится аналогично месячному, с тем учетом, что делить нужно на 30.

Общий годовой ФОТ включает в себя фонды з/п:

• основных рабочих;
• вспомогательных ;
• руководящих;
• ИТР;
• Служащих;
• МОП.

Основных рабочих

Годовой фонд з/п данной категории рассчитываем по формуле:

ВТП * часовая тарифная ставка + премирование

Пример:

Необходимо рассчитать ФОТ для данной категории:

1. Сначала рассчитываем отдельно для каждой профессии:

2. Складываем все получившиеся суммы и получаем ФОТ для данной группы работников.

Вспомогательных рабочих

Зарплата для данной категории повременно премиальная. Формула для расчета ФОТ:

Количество вспомогательных рабочих * Т пл. р * часовую тарифную ставку + премиальная часть

ЧТС одинакова для всех категорий и равна среднеарифметической величине.

Например:

Рассчитываем согласно формуле.

1. Сначала определяем среднюю часовую ставку

(75 + 65 + 75) : 3 (количество ставок) = 71 рублей в час.

2. Затем подставляем значения в формулу и получаем результат:

6 * 1900 * 71 * 1,5 = 1,214,100

Руководителей, служащих, МОП

Расчет ФОТ данной категории зависит от следующих величин:

• количества человек;
• условий оплаты и премий.

Например:

Все на том же заводе ФОТ будет составлять:

• Директора: 9500 * 6 * 1,3 = 74,100 руб.;
• Бухгалтера: 7307 * 4 * 1,2 = 35,073 руб.;
• Инженера: 6898 * 4 * 1,1 = 30,351 руб.;
• Уборщицы: 5087 * 2 * 1,5 = 15,261 руб.

Правильный расчет ФОТ очень важен для планирования выплат сотрудникам и успешного развития предприятия.

Анализ использования ФОТ

Анализировать использование ФОТ – значит выявлять причины отклонения фактических «зарплатных» расходов от плановых, сопоставлять темпы роста зарплаты с темпами изменения производительности труда, определять резервы для совершенствования оплаты труда и др. Результатом анализа использования ФОТ является перечень мероприятий, направленных на улучшение использования ФОТ.

Для анализа использования «зарплатного» фонда сумму расходов на оплату труда подразделяют на 2 части: постоянную (зарплаты, доплаты и отпускные работников-повременщиков) и переменную («зарплатные» расходы сдельщиков).

В отношении постоянной части ФОТ применяются детерминированные факторные модели анализа. Проводится изучение влияния на ФОТ таких факторов, как среднесписочная численность, среднегодовая и среднедневная зарплата работника, средняя продолжительность рабочей смены, количество отработанных за год дней одним работником.

Для анализа переменной части используются иные показатели, исходя из того, что на эту часть ФОТ наибольшее влияние оказывает трудоемкость изготовления единицы продукции и расценки за единицу ее изготовления.

Проводить анализ фонда заработной платы простым сопоставлением показателей «зарплатного» фонда с аналогичными данными предыдущих периодов и плановыми данными не является достаточным. Важно учесть все структурные нюансы, влияющие на ФОТ (изменение в ассортименте выпускаемой продукции, объемах производства, трудоемкости изготовления продукции т. д.).

Эффективное использование средств, предназначенных для оплаты труда, достигается следующим условием: темп роста производительности труда должен быть выше темпа роста его оплаты.

Динамика

Рассматривая динамику заработной платы в России за последние 3 года начиная с 2017, Федеральная Служба Государственной Статистики приводит следующие цифры по всем обследованным видам деятельности:

• Руководители – 74059 руб.
• Специалисты – 41955.
• Другие служащие – 23876.
• Рабочие – 30369.

Если же рассматривать рост средней заработной платы почти за 20 лет, начиная с 1999 по 2021 год включительно, то Росстат приводит следующие цифры:

• В 1999 году он составлял – 1.520 руб.
• В 2004 году уже достиг 6.740 руб.
• В 2008 составила 17.290 руб.
• В 2012 – 26.429 руб.
• В 2016 – 36.709 руб.
• В 2017 – 39.167 руб.
• И в 2021 – 42.590 руб.

Но несмотря на то, что тарифные ставки в фонде заработной платы росли на протяжении всего периода как по статистике, так и в фактическом выражении, благосостояние населения и не улучшалось в той же пропорции. Это обусловлено тем, что инфляция съедает большую часть роста зарплаты. Также стоит учитывать и долларовое выражение.

К тому же есть еще один негативный момент, который не отражен в статистике – это скрытый фонд оплаты труда. Эти элементы не могут быть учтены и отражены в полной картине выплат разным категориям работников.

Прогноз

Что касается прогнозных данных, то существуют 3 сценария в соответствии с данными Минэкономразвития – целевой, умеренно-оптимистичной и базовый (консервативный).

В соответствии с этими данными к 2025 году цифры будут следующими:

• По консервативному уровню оплата разным категориям работников в среднем составит 74.471 руб.
• По умеренно-оптимистичным данным, эта цифра достигнет 84.242 руб.
• По целевым вырастет до 120.023 руб.

Но, как становится очевидно из экономических реалий и разворачивающегося нефтяного кризиса, а также возможно затяжной экономической рецессии на фоне пандемии коронавируса, рассчитывать на достижение верхней планки практически не приходится.

Не стоит экономить на ФОТ

Любой предприниматель стремится сократить свои расходы, в том числе и за счет фондов зарплаты и оплаты труда. Конечно, можно урезать зарплаты, отменить компенсационные выплаты, убрать премиальные и т.д.

Однако не следует увлекаться таким снижением. Работник вправе рассчитывать на справедливое трудовое вознаграждение. Финансовая мотивация является одним из самых сильных факторов, влияющих на текучесть кадров, их квалификацию, а также эффективность выполнения трудовых обязанностей. Скудный фонд оплаты труда может провоцировать работников на правонарушения с целью как-то восполнить недополучаемые средства незаконным образом.

Резюме — всё, что требуется помнить о показателе

1. Фондом оплаты труда называется суммарное значение всех выплат работодателя своим работникам, то есть не только заработной платы, но и различных компенсаций и «стимулирующих».
2. Состав фонда оплаты труда и его структура зависят от деятельности предприятия, характера отношений с нанятыми специалистами (трудовые или гражданско-правовые) и отчётного периода.
3. Данные для расчёта содержат бухгалтерские документы, а именно штатное расписание, списки учёта отработанного времени и расчётные ведомости.
4. Чем отличается ФОТ от ФЗП? Несмотря на схожее звучание, термины имеют разное значение. В первый показатель входят только те выплаты, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью, в ФОТ — почти все средства, перечисляемые сотруднику. ФЗП считается важной составляющей ФОТ.
5. Расчёт ФОТ помогает корректно планировать расходы компании, составлять бюджет, сравнивать эффективность труда при разном уровне денежного поощрения, а также в разных структурных подразделениях.

Заключение

Таким образом, оплата труда – многофакторное понятие, включающее множество разных элементов, действие которых направлено на установление зарплаты и рационализацию расходования средств организации. Поэтому, формируя ФОТ, важно принимать во внимание не только интересы фирмы, но и всех сотрудников, а также специфику деятельности компании.