Образец докладной записки: довожу до вашего сведения

Особенности деловой корреспонденции

Все упомянутые документы составляются согласно правилам деловой переписки. В них не должно быть личного мнения и преувеличений. Не допускается разговорная речь, сленг (за исключением профессионального), угрозы и тп. Важна грамотность формулировки предложений, лаконичность и отсутствие двусмысленных выражений.

Служебные записки, объяснительные, рапорты и письма составляются по определенным шаблонам. Среди основных аспектов:

• указание того, кто составил документ;
• отметка об адресате;
• краткое изложение сути документа;
• подпись и дата.

Далее, идут отличия, в зависимости, от типа документа. Формулировка «Довожу до вашего сведения» касается именно докладных записок, которые мы и рассмотрим детальней.

Что такое докладная записка?

Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации, без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников. Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству. Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.

Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации. Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД. В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.

В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию. В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.). Таким образом, докладная записка — это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.

Обзор законодательства

Однако, прежде чем рассказывать о том, что такое “написать докладную”, следует обратиться к нормам законодательства, которые регулируют взаимоотношения сотрудник-руководитель.

Следует сразу сказать, что в Трудовом кодексе и других законодательно-нормативных актах такое понятие как «докладная записка» не выделено. Все, что имеет отношение к «внутреннему коду» регламентируется исключительно правилами, установленными в самой организации. Посредством внутренней документации осуществляется передача информации от руководства до сотрудников компании (и наоборот), происходит обмен сведениями между отдельными подразделениями организации и решаются многие другие вопросы, призванные упростить внутренние взаимосвязи.

Несмотря на то, что ТК не дает четких комментариев в отношение ДЗ, документ обладает юридической значимостью. Инициатором составления ДЗ может быть сотрудник компании, также записка может составляться по требованию руководства. В классификаторе управленческих документов ОКУД докладной записке присвоен собственный код – 0286041. В бумаге необходимо точно описать существующую проблему, а поскольку ДЗ обладает юридической значимостью, то в ней не должно присутствовать орфографических и юридических ошибок.

На кого распространяется

Составление докладной записки обычно имеет место:

Фактически, даже если на предприятии не принято формировать докладные записки как таковые, простые сотрудники имеют право на подобные решения. В дальнейшем докладная записка может быть оформлена в формате заявления. Это позволит избежать многих сложностей, затруднительных ситуаций. Важно заметить, что процесс составления может отличаться в зависимости и от должности сотрудника.

Попросту указать свою фамилию будет в большинстве случаев попросту недостаточно. Именно поэтому нужно заранее проработать все нюансы и тонкости процесса оформления.

Особенно это важно будет в дальнейшем, если докладная записка потребуется в суде. Данный момент особенно важно проработать заранее. Это позволит избежать многих сложностей. Так как не будет необходимости доказывать, что документ был составлен именно конкретным гражданином.

В дальнейшем записка может быть предоставлена в следующие органы по необходимости:

• трудовая инспекция;
• судебные;
• любые иные.

Документ позволяет решать целый ряд разнообразных задач. Потому важно отнестись к формированию его максимально ответственно. Так как в противном случае могут возникнуть некоторые сложности, трудности.

В первую очередь это касается как раз неверности отраженных данных. При наличии ложной информации может иметь место достаточно серьезная проблема. Особенно если документ предоставляется в суд.

Кто и кому их пишет

Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.

При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:

• сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
• можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
• всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
• даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.

Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.

Назначение докладных записок

Доводя до сведения работодателю или руководителю определенную информацию, предполагают принятия конкретных действенных мер, решений.

Например, начальник отдела, может лишь сделать замечание опаздывающему на работу подчиненному, не имея полномочий привлечь к дисциплинарной ответственности.

Подав первому руководителю докладную записку о нарушении дисциплины труда, он вправе инициировать объявить выговор или, при грубых нарушениях, нахождении в нетрезвом состоянии на рабочем месте – принять более строгие меры наказания, вплоть до увольнения.

В зависимости от желаемого результата доведения информации, касающейся производства, трудовых правоотношений, соблюдения дисциплины, докладные могут иметь разные функции:

• для урегулирования проблем производственного или административно-хозяйственного характера;
• предлагать введение рационализаторских предложений, способствующих улучшению производственной деятельности;
• предоставлять отчетные сведения о выполненных работах;
• информировать о происшествиях, ставших причиной нанесения материального ущерба или несчастных случаях, связанных с производством;
• доводить до сведения руководителя о необходимости принятия конкретных мер для устранения нарушений, выявленных в ходе контрольных мероприятий органами государственного надзора;
• выделять положительные моменты, для поощрения добросовестных сотрудников.

Докладная записка, пример, когда подана после плановой проверки и выданного предписания об устранении нарушений:

Главному врачу
Семейный медицинский центр «Альянс»
Молотягину В.И.
от инженера по охране труда
Тимофеевой И.И.
06.12.2021

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что для выполнения п. 3 Предписания № 181-06/ 12-2021, выданного по итогам плановой проверки, проведенной территориальной инспекцией труда с 01. 12.2021 по 05.12.2021, необходимо провести обучение и проверку знаний лиц, обслуживающих паровые стерилизаторы.

Прошу выделить средства для заключения договора с учебным центром для обучения 5 человек.

Инженер по охране труда (подпись) И. И.Тимофеева

Основные цели формы

Использование специальной формы докладной записки позволяет одновременно решить сразу целый перечень различных задач.

К таковым основным можно будет отнести следующее:

• максимально точная и подробная подача информации;
• структурность позволяющая максимально быстро оформить документ;
• упорядоченность документации.

Следует отметить, что процесс этот имеет свои тонкости и особенности. Необходимо заранее изучить внутреннюю документацию. Работодатель имеет право в определенных рамках самостоятельно подготавливать определенные виды документов.

Кто может быть автором или полномочия в составлении образца «Довожу до вашего сведения»

По сути, составить подобный документ от своего имени может любой сотрудник. Но при этом следует соблюдать правила субординации, то есть не прыгать через голову своего начальника, обращаясь к вышестоящему.

То есть рядовой сотрудник подает докладную начальнику структурного подразделения, а уже он может перенаправить ее генеральному директору, если сам не может решить поднятую в документе проблему. Единственное исключение – докладная касается того самого начальника подразделения.

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

Разновидности докладных и их цели

Докладные записки подразделяются на два основных типа. Внутренние акты используются в целях повышения результативности трудового процесса. Этот документ составляется только по инициативе тружеников. При составлении документа используется стандартный лист формата «А4». Внутренние акты принято относить к локальным документам. Второй тип докладных записок – внешние акты, которые передаются контролирующим органам. Важно обратить внимание на то, что этот документ составляется на типовом бланке организации. После составления внешнего акта, руководитель компании должен ознакомиться с его содержанием и заверить личной подписью.

Каждый из вышеперечисленных типов докладных записок можно разделить на три условных группы, которые различаются содержанием документа:

1. Информационного характера – в данном случае, сотрудник, желающий улучшить трудовой процесс, составляет докладную, где указывает методы оптимизации производства. Важно обратить внимание на то, что в крупных предприятиях, подобные акты используются для информирования руководства о специфических особенностях производственного процесса.
2. Отчетные бланки – используются для информирования руководства об исполнении распоряжений. Как правило, этот тип документов составляется сотрудниками, относящимися к низкому звену.
3. Инициативные предложения – в этом случае, работник доносит до руководства свои мысли о решении различных вопросов, связанных с трудовым процессом.

Довольно часто докладные записки используются для того, чтобы донести руководству компании информацию о различных конфликтах в коллективе. В том случае, если мерой дисциплинарного взыскания в отношении работника, нарушившего дисциплину, избирается лишение премии, очень важно грамотно составить данный документ и привести основания для вынесения подобного решения. Образец докладной записки может рассматриваться судом как доказательство правомерных поступков администрации компании. Неправильные и неточные формулировки могут привести к проигрышу судебного процесса.

Именно поэтому очень важно, при составлении докладной записки правильно указать преследуемые цели. Целью составления документа может являться повышение результативности собственного труда. Такие документы используются для устранения различных факторов, которые негативно влияют на трудовую деятельность сотрудников компании. Еще одной целью данного документа может стать исправление сложившейся ситуации. В некоторых случаях сотрудник может знать о фактах, которые, по его мнению, препятствуют эффективности трудового процесса. В этом случае, работником составляется акт для разрешения спорного вопроса.

Составление докладной помогает снять долю ответственности и предоставить выбор метода решения возникшей ситуации руководству компании. Важно обратить внимание на то, что если в возникшем инциденте отсутствует вина сотрудника, руководство не имеет права применять штрафные санкции. Последней из целей рассматриваемого документа является защита своих прав.

В конфликтной ситуации, каждый работник имеет право защищать свои интересы и предложить свои варианты мирного урегулирования конфликта.

О нарушении трудовой дисциплины

Если работник организации нарушил правила, действующие внутри фирмы и обязательные к исполнению для всех сотрудников, составляется внутренняя докладная записка. За пределы организации такая бумага не выходит. В документе должны быть четко зафиксированы проступки, которые совершил работник. Кроме того, в бумаге стоит отразить, что лицо, составившее докладную, затребовало от нарушителя объяснения действий.

О краже

Кража — основание, позволяющее расторгнуть заключенное ранее соглашение с работником и уволить его. В этой ситуации докладная записка составляется для того, чтобы регламентировать факт случившегося и подтвердить правомерность применения санкций. Процедура прекращения сотрудничества должна быть выполнена в соответствии с действующим законодательством. Для этого необходимо получить показания работника. Информация должна быть оформлена в письменном виде. Кроме того, потребуется документы, подтверждающие факт совершения нарушения. В ряде ситуаций к расследованию могут быть привлечены правоохранительные органы.

О предоставлении премии

Разновидность документа используется для побуждения руководства компании к награждению сотрудника за выполненную работу или иные заслуги. В бумаге можно отразить разновидность поощрения, которое, по мнению автора записки, заслужил специалист. Награда может быть выбрана на основе действующего законодательства РФ или внутренних нормативно-правовых актов организации.

О прогуле

Если было совершено нарушение трудовой дисциплины, также разрешается составить докладную. При этом процедура оформления бумаги должна осуществляться с соблюдением ряда особенностей. Чтобы составить бумагу правильно, нужно учитывать, что прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4 часов без уважительной причины. Если человек не был на рабочем месте меньший промежуток времени, будет считаться, что произошла отлучка. В этой ситуации потребуются оформить объяснительную. Составлять докладную вышестоящему руководству не обязательно.

Если всё же имел место быть прогул, необходимо потребовать от работника письменное объяснение случившегося и документального подтверждения. Факт отсутствия уважительных причин или их наличие в обязательном порядке отражается в докладной записке. В конце документа его составитель имеет право потребовать применить к нарушителю наказание или попросить смягчить его, если подобный проступок произошел впервые.

Правила и рекомендации к оформлению

Внешняя докладная записка заполняется на общем бланке компании и подписывается руководителем. Ее направляют главе конкретного учреждения.

Внутренняя записка отправляется в вышестоящую организацию и оформляется не на бланке, а на листе размера А4.

И тот, и другой тип документа обеспечивают вертикальную связь. Но отличаются они между собой не только получателем, но и правилами оформления.

Структурные элементы записки

Документ всегда имеет смысловые разделы. Структуру документа составляют следующие части:

1. Фактическая. Указывает причины, побудившие к написанию документа.
2. Аналитическая. Описывает саму ситуацию и способы ее разрешения.
3. Резюмирующая. Убеждает и побуждает начальство принять решение.

Документ оформляют не только в текстовом, но и табличном варианте. В некоторых записках отсутствует аналитическая часть, и тогда структура состоит из фактического раздела и вывода с предложениями по разрешению ситуации, или высказанным мнением специалиста.

ВАЖНО! Оформление докладной требует четкого формулирования проблемы и специальной точки зрения. Некоторые компании имеют разработанные документационные шаблоны.

Структура внутренней докладной представлена следующими строками:

• обращение к руководству с указанием инициалов и фамилии начальника;
• название подразделения, направляющего сведения;
• календарная дата;
• название;
• инициалы лица, написавшего документ;
• текстовое содержание;
• подпись обращающегося.

Название записки всегда пишут с большой прописной буквы по центру бланка, независимо от того, каким образом она оформляется: прописью или печатным способом (в том числе, и на ПК).

Структура внешнего документа состоит из таких строк:

• обращения к руководителю;
• названия компании;
• адреса и указания структурного подразделения;
• даты и номера регистрации (слева);
• названия;
• содержания;
• ФИО и должности написавшего лица;
• визы директора компании;
• номеров телефонной связи начальства.

Правильно оформленный документ, имея юридическую силу, используется при проверках деятельности предприятий уполномоченными органами, особенно, в компаниях, связанных с финансовым бюджетным оборотом. При таких проверках записки могут предупредить наложение взысканий.

Записки составляют в организациях в таких случаях, как, например:

• нарушение дисциплины и обязанностей на рабочем месте;
• для выдачи премии;
• осуществления финансовых и хозяйственных операций в компаниях;
• непристойного поведения работников.

Пошаговая инструкция заполнения

Докладная записка может быть оформлена разными способами:

1. В письменной форме.
2. В печатной.

Но вне зависимости от выбранного метода обязательно понадобиться проставить подпись с расшифровкой. Сам процесс составления включает этапы:

• подготавливается бланк документа;
• вносятся все необходимые данные;
• формулируется текста записки;
• проставляется подпись и дата.

Оформляем внутреннюю докладную

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

• название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
• получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
• название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
• ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
• короткая суть докладной;
• содержание тремя обособленными блоками;
• на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

Особенности оформления внешней докладной

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

• сведения об организации-отправителе;
• присвоенный документу номер;
• город, в котором составлена докладная;
• подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Важные нюансы оформления

Процесс оформления имеет широкий перечень нюансов, тонкостей. Со всеми ними лучше всего будет заранее ознакомиться. Это позволит избежать стандартных ошибок.

К основным нюансам относится:

1. Использование заранее определенной формы упростит составление.
2. В некоторых случаях записка должна быть зарегистрирована во входящей документации.
3. Не допускается отражать ложные данные.

Чем регулируется

Основным регулирующим документом является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Необходимо будет осуществлять составления в рамках данного НПД. Оптимальное решение – начать записку со фразы «докладная записка довожу до вашего сведения следующую информацию». Бланк можно скачать в интернете.

Процесс составления докладной записки максимально прост, все тонкости обозначены достаточно подробно. Но нужно будет заранее проработать все основные моменты.

Как подавать в электронном виде

На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

В связи с чем составляются докладные записки

Рассмотрим за что могут составляться докладные:

1. Записки, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью учреждения.
2. Прогул, когда сотрудник не явился на производство, в записке просится привлечь его к выговору или штрафу.
3. Нарушение должностных обязанностей, где в резюмирующей разделе требуется наложить на нарушителя дисциплинарное взыскание.
4. Документ на имя руководителя предприятия об оскорблении чести и достоинства.
5. Нарушение трудовой дисциплины, если работник покинул рабочее место раньше положенного времени.
6. Если сотрудник появился на работе в пьяном виде или под наркотиками.
7. Если нужно выдать премию. Тогда предлагаются и виды поощрения работника на основании внутренней документации учреждения.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

• наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст — что необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Докладные записки на сотрудников

Чаще всего на предприятиях оформляются докладные, связанные с нарушением сотрудниками трудовой дисциплины. Сюда относится: нахождение на рабочем месте в нетрезвом виде, отлучка во время рабочего процесса, нарушение внутренних уставов и т. д. За такие инциденты работнику может быть не только выговор, но и увольнение с административной ответственностью.

Если у вас сложилась непонятная ситуация при составлении докладной на сотрудника, то лучше проконсультироваться с юристом или кадровиком насчет всех тонкостей, так как наказание за счет них можно смягчить. Как пример, если работник не был на рабочем месте больше 4 часов — это прогул, а если меньше, то это отлучка, которая карается не так строго. Так или иначе, перед тем как приступать к составлению записки, нужно принять от работника объяснительную, где он излагает причину, подтолкнувшую его на проступок.

Записка о наказании работника составляется на основании его письменного объяснения, которое потом рассматривает вышестоящее должностное лицо. Когда виновник не хочет предъявлять объяснительную, на него составляют акт. Если на производстве произошел несчастный случай, то проводит расследование специальная комиссия, которая осуществляет экспертизу и передает дело в прокуратуру. После, результаты вносят в акт и вписывают возможные виды мер наказания.

Как пример, кража: для того чтобы процедура увольнения была законной проводят расследование. В любом случае, задача докладчика при составлении докладной записки — описать только факты, без приукрашиваний, чтобы руководитель мог четко увидеть ситуацию. Часто объяснительные от работников считают удовлетворительными и выносят просто выговор, но если виновник не счел нужным написать объяснительную о прогуле или опьянении, его увольняют без разбирательств.

Из-за того, что оскорбление — это административное нарушение, то о написании докладной записки по факту оскорбления на рабочем месте, хочется рассказать отдельно. В этом случае составление документа предполагает взять во внимание ряд тонкостей обязательных к учету. Неуважительное отношение к коллегам влияет на качество работы системы, от этого возникает дестабилизируемая психологическая обстановка в коллективе отчего и теряется имидж организации. Различного рода угрозы пресекаются не только наложением штрафа, но и исправительными работами.

Чтобы пресечь нарушителя начальство должно быть оперативно поставлено в известность. Непристойное поведение на работе – недопустимый элемент во взаимоотношениях коллектива. В документ нужно внести не только подробное описание инцидента, но и просьбу о наказании для нарушителя, чтобы в дальнейшем такого не повторилось. Стоит принять к сведению, что если руководство проигнорировало докладную об оскорблении и не приняло соответствующих мер, это карается административными штрафами.

Докладная записка на сотрудника компании

Как показывает практика, основной причиной необходимости составления докладной является нарушение дисциплины со стороны работников компании. К таким нарушениям можно отнести прогул, нарушение должностных инструкций и нахождение на территории компании в состоянии опьянения. Подобные нарушения несут за собой штрафные санкции в виде выговора, лишения премии или увольнения. В случае необходимости составления подобного документа, докладчику необходимо получить консультацию кадрового специалиста или юриста. Существует немало нюансов, которые могут помочь смягчить тяжесть штрафных санкций.

Для примера приведем ситуацию, в которой сотрудник отлучился от работы. Если данный срок составляет более четырех часов, то данное нарушение расценивается как прогул. В этом случае, сотрудника ждет более строгое наказание в сравнении с отлучкой, длительностью менее четырех часов. Важно обратить внимание, что перед составлением докладной необходимо получить объяснительную от работника, где будет изложена причина отлучки.

Меры наказания сотрудника, нарушившего дисциплину, выбираются на основании причины нарушения, указанной в объяснительной записке. В том случае, когда работник отказывается от подачи данного документа, руководителем компании составляется соответствующий акт. В ситуации, связанной с несчастным случаем на производстве, руководителю компании потребуется пригласить специальную комиссию для проведения экспертизы. Собранные во время экспертизы материалы передаются прокуратуре. Далее составляется специальный акт, где указываются различные варианты наказания виновного.

В качестве примера следует рассмотреть случай с кражей личного имущества. Для того чтобы иметь основания для увольнения вора, потребуется провести внутреннее расследование. В задачу докладчика входит описание фактического развития событий в целях донесения до руководства информации о сложившейся ситуации. Наличие объяснительной записки от работника может помочь смягчить тяжесть штрафных санкций. Однако, при отсутствии данного документа, работодатель может уволить такого сотрудника с занесением отметки о причинах увольнения в трудовую книгу.

Следует отдельно упомянуть о том, что факт оскорбления достоинства и чести можно отнести к категории административных нарушений. В этой ситуации, во время составления докладной необходимо учитывать несколько нюансов. Неуважительное отношение одного из сотрудников к своим коллегам оказывает негативное влияние на всю работу организации за счет дестабилизирующей психологической обстановки. Совокупность этих факторов негативно отражается на имидже компании. Также следует сказать о том, что данное нарушение может быть наказано такими мерами, как исправительные работы и наложение штрафа.

Для того чтобы привлечь нарушителя к административной ответственности необходимо своевременно уведомить начальство. Поведение каждого работника имеет большое влияние на микроклимат, царящий в коллективе. В подобной докладной описывается не только сам инцидент, но и способы наказания виновника. Важно обратить внимание на то, что руководитель компании должен в обязательном порядке отреагировать на данный документ. В противном случае контролирующие органы могут наложить штрафные санкции на администрацию компании.

Пример докладной записки:

«Кадровый отдел

Руководителю ИП «Весна»

П.Т. Рубанову

10 мая 2021 г.

№ 43

Докладная записка

Об оскорблении на рабочем месте

Доношу до Вашего сведения, что 07 мая 2021 менеджер, Каркушин Семен Валерьевич, использовал нецензурную лексику оскорбительного характера, указывая на социальный статус.

Прошу рассмотреть возможность привлечения Каркушина С.В. к административной ответственности.

Сотрудник кадрового отдела Яковлев Павел Владимирович Яковлев

10.05.18»

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко

Пример . Человек прогуливает работу

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

Пример . Жалоба на некорректное поведение коллеги

Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Что можно считать невыполнением должностных обязанностей

У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работник должен выполнять. При устройстве на работу до гражданина должна быть донесена его трудовая функция, работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором. Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами. О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия для принятия решения. Для этого и нужна докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец такого документа может быть разработан в организации в качестве шаблона (можно воспользоваться примером из нашей статьи).

В то же время, согласно ст. 142 ТК РФ, работник может приостановить свою трудовую деятельность и не исполнять трудовую функцию при невыплате заработной платы, и это не будет считаться нарушением договора, так как нет встречного обеспечения. В соответствии со ст. 142 ТК РФ, это допустимо при задержке оплаты более чем на 15 дней, обязательное условие — письменное извещение администрации.

Пример . Работник не выполняет обязанности

Такой вариант практически универсален: он подойдет для жалобы и на учителя, и на уборщицу.

О появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

Довожу до Вашего сведения, что электромонтер А.В. Юдин находится на своем рабочем месте с признаками алкогольного опьянения: нетвердая походка, несвязная речь, характерны запах. Прошу распорядиться об отстранении данного работника от исполнения служебных обязанностей и провести служебное расследование по данному факту.

Результат рассмотрения докладной

Изучив изложенные документально факты, руководитель принимает решение, сделав письменную резолюцию.

Так, если до сведения директора доведена информация о прогулах подчиненного, приложен акт об отказе давать письменные объяснения, руководитель отписывает поданную докладную инспектору кадровой службы для подготовки приказа об увольнении.

Действия руководителя

Любая служебная записка создается в целях информирования руководства. Ее рассмотрение — ответственность директора, его заместителя, начальника отдела, уполномоченного на то внутренними документами, уставом и т. д. По итогам разбирательства по изложенным в ней фактам руководитель принимает определенное решение. Свою волю он излагает в резолюции, которая в дальнейшем является основанием для исполнения решения руководителя.

Дисциплинарное взыскание накладывается только после получения объяснений от гражданина, в отношении которого была составлена служебка. Отказ в их предоставлении не является препятствием для принятия мер реагирования, однако данный отказ необходимо оформить отдельным актом. Также рекомендуется составить акт расследования обстоятельств случившегося в целях получения необходимых доказательств на случай последующих разбирательств с участием судебных органов (дисциплинарное взыскание может быть оспорено работником).

Взыскание действует в течение года. До истечения этого срока оно может быть снято решением руководства. Причем инициатива снятия может исходить как от самого работника, так и от его непосредственного руководителя, а также представительного органа или самого руководителя организации.

Стоит ли ждать реакции?

В большинстве случаев докладная подразумевает реакцию адресата: действия и ответ в письменной форме. Основывается такая потребность на просьбе, которая озвучивается в документе. Форма ответа имеет название – резолюция. Она является письменным подтверждением тот самой реакции. Выглядит резолюция так, как представлено ниже:

Должен ли отвечать адресат записки

Получение ДЗ руководителем предполагает принятие им соответствующего решения по описанной ситуации. Принимая решение следует учесть факты, содержащиеся в записке.

Воля руководителя выражается в виде резолюции. Она размещается непосредственно на тексте документа. В резолюции обычно прописывается суть принятого решения и назначается исполнитель. На основании резолюции руководителя должны быть выполнены конкретные меры по разрешению сложившейся ситуации.

Срок и место хранения

После того, как проблемы, изложенные в докладной записке решены, ее отправляют на хранение. Хранить ее можно в следующих местах:

• подшить в книгу, где собираются все основания для приказов (заявления, служебные записки, справки и т.д.);
• подшить к документам, которые были составлены на основании данной докладной записки (служебное расследование, приказ и т.д.).

Срок хранения докладной записки будет зависеть от того, какие документы будут в результате составлены. В среднем этот срок колеблется от 3 до 5 лет. Поэтому папку, где хранятся все докладные записки можно не сшивать, а хранить просто на скоросшивателе.

Вывод

Докладная записка всегда побуждает руководство к действиям и сообщает важную информацию. На документе в обязательном порядке должна быть завизирована резолюция начальника.

Заключение

Таким образом, записки отличаются друг от друга по целям составления, информации, которая может быть представлена в этих документах и по адресатам. Они необходимы для обеспечения грамотного функционирования организаций, а также связи между подразделениями и сотрудниками.