Что делать, если обнаружили фальшивую купюру: порядок действий и правила поведения, права, законы

Что такое поддельные деньги и откуда они берутся?

Фальшивые деньги представляют собой копию денежных банкнот, выпущенных незаконным способом. На них нет защитных знаков и элементов, а за их создание, хранение и распространение Уголовный кодекс грозит лишением свободы на несколько лет. За последние годы количество поддельных денег возросло в несколько раз. Мошенники усовершенствовали способы подделки так, что даже современные устройства для распознавания подлинности валюты не в силах определить их подлинность.

Поддельные купюры изготавливаются, как на территории страны, так и завозятся из-за границы контрбандистами. Получить фальшивую банкноту можно и в отделении банка. Это бывает связано с тем, что кассир не смог распознать поддельные банкноты при получении их от клиента, или же он руководствовался умышленными действиями, направленными на незаконный сбыт фальшивых денег.

Таким образом, способов появления фальшивых банкнот довольно много, поэтому следует знать план своих действий, если вдруг они обнаружились в кошельке.

Как понять, что банкнота ненастоящая

Методика защиты денег от подделок постоянно совершенствуется во всем мире. Купюры в РФ имеют несколько степеней защиты. Потому граждане получают возможность отличить настоящие деньги от фальшивки.

Признаки таковы:

1. Материал изготовления. Купюры делают из листов, не содержащих целлюлозу. Они более жесткие на ощупь. Кроме того, не реагируют на йод (если он есть под рукой);
2. Водяные знаки наносятся на поверхность. Они видны только на свет. Фальшивомонетчики также научились снабжать таковыми плоды своего труда. Однако поддельные водяные знаки имеют нечеткие контуры, размыты. Подозрительные деньги следует изучить в ярких лучах;
3. Рельефные символы. Подобными купюры снабжаются с целью облегчения использования их слабовидящими гражданами. Так, на банкноте следует отыскать на ощупь надпись «Банк России» и номинал цифрами. К примеру, 5 000. Если такового не определяется, то в руках подделка;
4. Защитная линия есть на каждой банкноте. Таковая меняет цвет при смене угла падения лучей света. Нужно покрутить купюру и проследить за отсветами полоски. Если цветовая гамма не меняется, то срочно предпринимаются дальнейшие шаги.

Где гражданин может получить подделку

Практика выявления фальшивомонетчиков и их продукции говорит о том, что с недействительными банкнотами можно столкнуться при выполнении любых операций.

Так, были выявлены такие источники их распространения:

• при расчетах между гражданами;
• в магазинах и супермаркетах;
• при получении средств в банкоматах.

Снижен риск при обслуживании в банковских учреждениях. В таковых банкноты проходят тщательную проверку на специальной аппаратуре. Однако ввиду большого оборота встречаются фальшивки и в кассах банков, почты и иных учреждений с наличным расчетом.

Подсказка: в банке можно попросить провести дополнительную проверку подозрительной банкноты.

Как избежать получения фальшивых денег?

Есть несколько простых правил, чтобы не нарваться на поддельные купюры:

• Обменивать деньги только в банках.
• При обмене требовать их проверки через специальный аппарат, который есть у каждого кассира.
• Не разменивать деньги или не обменять их на более крупные на торговых точках, рынках, в обменниках, у частных лиц на улицах.
• Проверять каждую банкноту « не отходя от кассы». Даже при получении денежных средств в банке, не стоит стесняться, и прямо при видеокамере проверить каждую бумажку. При подозрении на подделку, попросить ее заменить.
• Если постоянно приходится работать с крупными суммами, то можно приобрести аппарат для проверки подлинности купюр.
• При возможности оплачивать покупки в магазинах банковской карточкой. Она позволит не иметь прямо контакта с деньгами, а значит, вероятность получения фальшивой сдачи исключается.

Если фальшивая купюра обнаружилась при расчете в магазине или банке?

Конечно в данной инструкции прописано, что на место происшествия должны быть вызваны сотрудники полиции. Вам не стоит паниковать, сохраняйте спокойствие, если вы не причастны к сбыту фальшивых денег, то и привлекать вас не за что, а то что вам попалась поддельная купюра, вы в этом не виноваты, от этого никто не застрахован.

По крайней мере пока не приехали сотрудники полиции купюру не стоит трогать руками и передавать кому либо на осмотр, пусть приедут сотрудники полиции и произведут все необходимые действия, а трогать купюру не стоит потому как на ней могли сохраниться отпечатки пальцев виновных лиц, которых можно будет вычислить.

Когда вы будете давать показания, то расскажите все как есть, что купюра попала вам в руки случайно, вы не знали, что она поддельная, постарайтесь вспомнить, где вам ее сдали. Еще раз повторюсь, что если вы действительно не участвуете в сбыте фальшивых купюр, то вам нечего бояться, расскажите как все было.

Экспертиза платная, так что если вы точно уверены, что вам попалась подделка, то я бы просто сжег ее, но если вы сомневаетесь и номинал купюры велик, то вы можете заказать такую экспертизу.

Если у вас остались вопросы, то задайте их на сайте нашему юристу, он проконсультирует вас, ответит на самые сложные вопросы и поможет решить вашу проблему.

Фальшивую банкноту выявили в кассе предприятия

Кредитные организации обязаны принимать сомнительные денежные знаки Банка России и передавать на экспертизу. Так указано в п. 16.5 Положения о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории России от 24.04.2008 N 318-П (далее — Положение N 318-П). Значит, любая организация или предприниматель вправе обратиться в обслуживающий банк и сдать на проверку купюры, вызывающие подозрение. Предположим, кассир увидел их, подсчитывая выручку. По распоряжению руководителя (индивидуального предпринимателя) банкнота изымается и передается сотруднику, который доставит ее в банк. В бухгалтерском учете соответствующая сумма отражается по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 50 «Касса». Обратите внимание: нельзя использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», так как деньги выделяются не на административно-хозяйственные расходы. Напомним, организации, применяющие упрощенную систему, не обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме (п. 3 ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ).

Примечание. Согласно п. 2 ст. 4 Закона N 129-ФЗ индивидуальные предприниматели независимо от налогового режима освобождены от бухгалтерского учета.

Сомнительные банкноты принимают по заявлению и описи, которые составляются в произвольной форме (п. 16.6 Положения N 318-П). Требуется подготовить один экземпляр заявления и два — описи. В них указывают наименование организации, ее местонахождение (Ф.И.О. индивидуального предпринимателя и его местожительство), общую сумму денег, сдаваемых на экспертизу, дату и заверяют сведения подписью руководителя (предпринимателя). В описи, кроме того, фиксируются реквизиты купюр (номинал, год образца, серия и номер).

На основании полученных документов работник банка оформляет мемориальный ордер 0401108 в двух экземплярах, подписывает второй экземпляр описи и проставляет на нем штамп банковской кассы (п. 16.7 Положения N 318-П). Вторые экземпляры описи и мемориального ордера вручаются представителю фирмы, который принес банкноты на экспертизу. В бухгалтерском учете сданную сумму переносят с кредита счета 73 в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Примечание. Форма мемориального ордера представлена в Приложении 1 к Указанию Банка России от 29.12.2008 N 2161-У.

Подозрительные купюры отправляют на экспертизу в учреждение Банка России. Если будет установлено, что они поддельные, их не вернут, а передадут в территориальный орган внутренних дел (п. 16.10 Положения N 318-П). По просьбе фирмы ей сообщается, в какой именно.

В течение пяти рабочих дней после получения акта экспертизы денежных знаков 0402156 кредитная организация предоставляет его копию клиенту. Если купюры признаны ненастоящими, убыток списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», если подлинными — сумма зачисляется на банковский счет организации (п. 16.13 Положения N 318-П) и отражается по кредиту счета 76 и дебету счета 51 «Расчетный счет».

При упрощенной системе в налоговую базу включаются затраты, указанные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. В его перечне нет позиции, которая бы относилась к найденным в выручке фальшивым банкнотам, и признать потерянную сумму в расходах не удастся.

Фальшивую банкноту выявил кассир банка

Согласно п. 6 Порядка ведения кассовых операций в России, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок), все предприятия обязаны сдавать в банк сверхлимитный остаток наличности в сроки, согласованные с обслуживающими банками. Как правило, в этих целях прибегают к услугам инкассаторов. Следовательно, если кассир не заметит ненастоящую банкноту, ее могут обнаружить в банке.

Обычно банковские сотрудники выявляют сомнительные денежные знаки, пересчитывая доставленные деньги. Тогда в акте вскрытия инкассаторской сумки и пересчета вложенной наличности дополнительно указываются реквизиты подозрительных банкнот (п. 16.8 Положения N 318-П). Потом оформляется мемориальный ордер, на оборотной стороне которого тоже приводятся упомянутые реквизиты. Документы направляются заведующему кассой банка, а затем — в учреждение Банка России на экспертизу. Как мы говорили, поддельную купюру организация обратно не получит.

В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дебет 57 Кредит 50

• сдана выручка инкассаторской службе;

Дебет 51 Кредит 57

• сумма выручки зачислена на расчетный счет (кроме номинала сомнительной купюры);

Дебет 94 Кредит 57

• учтена недостача в сумме неплатежеспособной купюры.

При налогообложении фальшивая банкнота не учитывается.

Среди «упрощенцев» немало фирм с небольшим денежным оборотом, где наличность чаще всего доставляет в банк кассир или бухгалтер. Банковский сотрудник, обнаруживший сомнительную купюру во время приема выручки, оформляет справку 0402159 в двух экземплярах (п. 16.1 Положения N 318-П). Форма справки 0402159 дается в Приложении 15 к Положению N 318-П. Второй экземпляр со штампом кассы банка предназначается фирме, представителю которой обязаны предъявить купюру, имеющую признаки подделки, для сверки ее реквизитов с приведенными в справке. Потом заполняется мемориальный ордер 0401108.

В бухучете выявление фальшивой купюры при доставке наличности в банк сотрудником компании отражается так же, как в случае обращения к инкассаторской службе.

Для определения подлинности купюр существуют специальные детекторы (для контроля в отраженном и проходящем свете, с помощью ультрафиолетового или инфракрасного излучения и т.д.). Удастся ли учесть расходы на их покупку при упрощенной системе?

Поскольку оборудование необходимо для того, чтобы избежать потерь, расходы являются обоснованными. Стало быть, условия п. 1 ст. 252 НК РФ, на которую есть ссылка в п. 2 ст. 346.16 НК РФ, выполняются.

Оборудование дороже 20 000 руб. включают в основные средства, а издержки отражают равными долями поквартально в течение налогового периода после оплаты и ввода объекта в эксплуатацию (пп. 1 п. 1, п. 3 ст. 346.16 и пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если же покупка обошлась в 20 000 руб. или меньше, сумму учитывают в материальных расходах (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При упрощенной системе их состав определяется согласно ст. 254 НК РФ, в которой указаны затраты на неамортизируемое имущество (пп. 3 п. 1). Их тоже списывают после оплаты и ввода объекта в эксплуатацию.

Действия кассира при обнаружении фальшивых купюр.

Кассир строго выполняет правила, установленные положением ЦБ «О порядке ведения кассовых операций». Согласно им, он обязан:

• Принимать наличные деньги только при предъявлении паспорта клиента
• Проверить подлинность банкнот через специальные устройства
• При удостоверении в том, что купюры фальшивые, он ставит на них оттиск «Подделка», наименование банка, номер отделения, свое ФИО, дату и время.
• Изъять фальшивые деньги
• Составить протокол об изъятии, внеся в него все нужные сведения.
• Один экземпляр выдать клиенту.
• Сообщить сотрудникам службы безопасности об инциденте
• Передать фальшивые купюры на экспертизу.

При признании банкнот фальшивыми, дело передается в органы внутренних дел для проведения проверки, откуда они взялись.

Алгоритм действий продавца в магазине

Граждане, работающие с наличностью, несут ответственность за ее подлинность. Это требует особой осторожности. Как правило, с сотрудниками супермаркетов проводится информационная работа. Алгоритм действий при выявлении странных денег таков:

1. Проверить знак на распознавателе;
2. Вызвать охрану, если подтвердится фальшивость;
3. Сотрудник безопасности:
   • проинформирует органы правопорядка;
   • задержит потенциального преступника до приезда патруля;
4. Полицейским придется рассказать подробности произошедшего.

Внимание: если подделка обнаружена во время сдачи выручки, то ее следует изъять по акту и сдать в полицию (алгоритм описан выше).

Возмещение убытков

Выпустив приказ о назначении кассира на работу, руководитель организации должен ознакомить его под роспись с Порядком и заключить договор о полной материальной ответственности за сохранность принятых кассиром ценностей и ущерб, причиненный умышленно или из-за небрежного либо недобросовестного отношения к своим обязанностям (п. п. 32 и 33 Порядка).

Перед тем как принять решение по поводу возмещения ущерба, необходимо установить его причину (ст. 247 ТК РФ). Для этого работодатель вправе создать комиссию с участием специалистов. Кроме того, с предполагаемого виновника берутся письменные объяснения. Допустим, вина установлена: банкноты, получаемые от покупателей, кассир не проверял детектором валют. Если недостача в пределах среднего месячного заработка сотрудника, ее взыскивают по распоряжению руководителя организации (индивидуального предпринимателя) (ст. 248 ТК РФ). Обратите внимание: распорядиться нужно не позднее одного месяца с того дня, когда был определен размер ущерба. Если же прошло больше месяца или сотрудник не согласен покрыть недостачу, которая превышает среднемесячный заработок виновного, взыскать ее можно только через суд.

Примечание. Неправомерные действия работодателя сотрудник вправе обжаловать в суде.

В бухгалтерском учете сумма, равная номиналу фальшивой банкноты, списывается с кредита счета 94 в дебет счета 73, субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Она удерживается из заработка сотрудника или вносится им в кассу. Заметим, общий размер удержаний из каждой выплаты не может превышать 20% заработка (ст. 138 ТК РФ).

В налоговом учете удержанные суммы включаются во внереализационные доходы (п. 1 ст. 346.15 и п. 3 ст. 250 НК РФ).

Пример 1. ООО «Калейдоскоп» применяет УСН (объект налогообложения — доходы минус расходы) и ведет бухгалтерский учет в полном объеме. 30 апреля 2010 г. дневную выручку в размере 114 600 руб. отправили с инкассаторами. В тот же день в банке обнаружили две сомнительные купюры достоинством 5000 руб. каждая. Их передали в учреждение Банка России на экспертизу. В акте от 5 мая 2010 г. было подтверждено, что они фальшивые.

Рабочее место кассира-операциониста П.Н. Зайцевой оснащено устройством, позволяющим установить подлинность купюр. Однако из ее докладной записки следует, что устройство не использовалось. Поступая на работу, П.Н. Зайцева подписала договор о полной материальной ответственности.

21 мая генеральный директор ООО «Калейдоскоп» издал приказ, согласно которому ущерб компенсируется из заработка сотрудницы. Ее оклад составляет 15 000 руб. Какую сумму следует удержать из заработной платы за май, которую выдадут П.Н. Зайцевой 4 июня?

Условимся, что стандартные и другие налоговые вычеты за май 2010 г. Н.П. Зайцевой не предоставляются. НДФЛ равен 1950 руб. (15 000 руб. x 13%).

Общий размер удержаний при каждой выдаче не должен превышать 20% вознаграждения. Значит, сумма, которую можно взыскать в июне, составляет 2610 руб. [(15 000 руб. — 1950 руб.) x 20%]. Оставшиеся 7390 руб. (10 000 руб. — 2610 руб.) будут удержаны позже. Таким образом, 4 июня Н.П. Зайцева должна получить на руки 10 440 руб. (15 000 руб. — 1950 руб. — 2610 руб.).

В налоговом учете 114 600 руб. нужно включить в доходы от реализации (30 апреля), а 2610 руб. — во внереализационные доходы (4 июня). Потери в сумме 10 000 руб., соответствующие достоинству поддельных купюр, в расходах отразить не удастся.

Ответственность

Сбыт подделок признается уголовно наказуемым деянием. Ответственность за таковое предусмотрена в рамках статьи 186 Уголовного кодекса. В ее тексте приведены такие наказания за неквалифицированное деяние:

• принудительные работы на пять лет;
• лишение свободы на период до восьми лет со штрафом до миллиона рублей.

Естественно, наказание последует только после судебного разбирательства инцидента. Однако сбыт заведомо фальшивого знака трудно будет оправдать незнанием закона или нежеланием нести финансовых потерь. Кроме того, расследование и суд отнимут много времени и сил. Лучше не доводить ситуацию до обвинения в преступлении, а сдать подозрительную банкноту в правоохранительные органы.

Права человек при обнаружении у него фальшивых денег:

• Право получить акт об изъятии поддельных денег на экспертизу.
• Право требовать расследования дела, если уже приехала полиция и забрала его в участок.
• Право на адвоката, если будет доказано, что человек умышленно пытался избавиться от поддельных купюр.

Что будет с купюрой, которую изъяли на экспертизу по определению подлинности?

Если купюра окажется подлинной, то средства будут зачислены на счет клиента после экспертизы.
Если она оказалась поддельной, то она подлежит уничтожению.

Счет 94 в бухгалтерском учете

Счет 94 бухгалтерского учета — это активный счет «Недостачи и потери от порчи ценностей», предназначен для отражения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных или других ценностей, в том числе денежных средств, выявленных при производстве, хранении или продаже. Но не все недостачи относятся на счет 94:

Важно! По счету 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» относят все недостачи, кроме потерь от чрезвычайных событий.

Недостача – это несоответствие фактического наличия учётным данным. Рассмотрим причины недостач:

Недостачи и потери выявляются при проведении:

• Инвентаризации;
• Приёмке товара от поставщика;
• Проверке документов.

По дебету счета 94 учитывается стоимость недостач и потерь с кредита счетов в зависимости от вида имущества.

1. Товарно-материальные ценности:

• Полностью испорченные или отсутствуют – приводится их фактическая себестоимость;
• Частично испорченные – фактические убытки.

2. Основные средства:

• Полностью испорченные или отсутствуют – приводится их остаточная стоимость, то есть первоначальная стоимость с учетом суммы начисленной амортизации;
• Частично испорченные – фактические убытки

3. Прочие — по фактическим убыткам, то есть приводится сумма определившихся потерь.

Виды недостач и потерь:

• Нормируемые, то есть в пределах естественной убыли;
• Ненормированные, то есть сверх норм естественной убыли.

Нормируемые потери и недостачи

К нормированным потерям и недостачам относят естественную убыль при хранении или перевозке (усушка, разлив, утряска и так далее) и обусловленную физическими и химическими свойствами.

Предел величины потерь (Е) определяется по формуле:

• Где Т — стоимость (масса) проданного (отпущенного) товара;
• Где Н — норма естественной убыли, %.

Порядок проведения инвентаризации наличных средств в кассе

Процедура проведения ревизии наличных средств в кассе состоит из следующих этапов:

1. Утверждение состава комиссии в приказе по унифицированной форме ИНВ-22 (или аналогичной ей, разработанной самостоятельно)
2. Получение расписки от кассира об отсутствии неоприходованной налички и неучтенных денежных документов. Кассир также передает комиссии последний кассовый отчет.
3. Пересчет денежных средств и документов, сравнение результата с бухучетом, сверка наличия и движения бланков строгого учета с информацией, отраженной в журнале их регистрации.
4. Оформление итогов инвентаризации в акте формы ИНВ-15.

Порядок и образец заполнения акта ф. ИНВ-15 при инвентаризации кассы

Акт инвентаризации заполняется на компьютере или вручную. Не допускается наличие исправлений или помарок.

В соответствующие разделы акта вносятся:

• название организации;
• наименование подразделения (при проведении ревизии кассы в обособленном подразделении);
• документ — основание для проведения проверки кассы, его номер и дата;
• номер и дата акта, а также дата проведения инвентаризации;
• подпись кассира в расписке;
• фактическая сумма денежных средств, ценных бумаг и иных денежных документов;
• учетные данные денежных активов;
• данные результатов ревизии;
• пояснение выявленных излишек/недостач;
• подписи членов комиссии и материально ответственных лиц.

Как часто и в соответствии с какими нормативными актами проводится инвентаризация наличных денежных средств?

Инвентаризация кассы проводитсяв соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина от 13.06.1995 № 49. Согласно п. 1.2 данных указаний денежные средства являются имуществом хозсубъекта.

Для инвентаризации наличных денежных средств Госкомстат разработал унифицированную форму ИНВ-15 и утвердил ее в своем постановлении от 18.08.1998 № 88. Данная форма необязательна к применению и может быть заменена аналогичным документом, разработанным компанией самостоятельно. Однако ИНВ-15 продолжает широко использоваться.

Как часто оформляется акт формы ИНВ-15? Ответ зависит от установленной частоты проводимого контроля. Для внутренних ревизий кассы периодичность проверок определяет руководство юрлица или ИП (п. 7 указания Центробанка РФ о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У). Проверки могут проводиться регулярно (по плану) или носить внезапный характер.

Не следует забывать и о законодательно установленных случаях, когда проведение инвентаризации кассы обязательно (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):

• перед составлением годовых отчетов;
• при смене кассиров;
• при выявлении хищения денег или недостачи/излишков в кассе.

Своевременная инвентаризация кассы — это возможность вовремя устранить кассовые нарушения, пресечь злоупотребления, а также избежать возможных штрафов. Если работать с наличными деньгами без учета требований нормативных документов, может последовать наказание по ст. 15.1 КоАП.

Немного о правилах инкассации

Инкассация денежных средств осуществляется в соответствии с Положением N 318-П . Также необходимый порядок прописывается в договоре с банком. Банк выдает организации необходимое количество порожних сумок с индивидуальным номером и ежемесячно оформляет явочные карточки по форме 0402303 (п. п. 9.1, 9.2 Положения N 318-П). Перед получением денег инкассатор предъявляет кассиру документы, удостоверяющие личность (служебное удостоверение с фотографией), доверенности на перевозку и инкассацию денежных средств, явочную карточку и порожнюю сумку.

Кассир, в свою очередь, предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с деньгами, а также накладную к сумке по форме 0402300 и квитанцию к сумке по форме 0402300 (п. 9.6 Положения N 318-П). Препроводительная ведомость (ведомость к сумке) по форме 0402300 вкладывается в сумку с деньгами. Далее инкассатор в присутствии кассира проверяет целостность сумки, пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции к сумке. Если проверка прошла успешно, кассир заполняет явочную карточку , а инкассатор проверяет соответствие сумм денег и номера сумки, проставленных в явочной карточке, накладной и квитанции к сумке. После этого инкассатор подписывает квитанцию к сумке, ставит на ней штамп, дату приема сумки и возвращает квитанцию кассиру (п. 9.7 Положения N 318-П).

Если в явочной карточке кассир укажет неправильные данные, они зачеркиваются, и новая запись заверяется подписью кассира. При выявлении нарушения целостности сумки или пломбы, неправильного составления накладной к сумке деньги не принимаются. Дефекты и ошибки могут быть устранены в присутствии инкассатора, если это не нарушает график его работы. В других случаях инкассаторы могут заехать повторно в удобное для них время, о чем в явочной карточке делается соответствующая запись (п. 9.9 Положения N 318-П). В случае отказа организации от сдачи денег в явочной карточке кассир указывает «Отказ», причину отказа и заверяет ее своей подписью.

Правила ревизии кассы

Инвентаризация кассы производится с периодичностью, которая установлена приказом руководства и закреплена в учетной политике предприятия. Этими же нормативными актами закрепляется порядок инвентаризации. Материально ответственным лицом по кассе признается кассир.

Перед инвентаризацией руководитель (директор) издает распоряжение (приказ), в котором указывается дата начала и состав проверяющей комиссии.

В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Присутствие МОЛ в списке комиссии обязательно. Кроме этого, желательно присутствие сотрудников СБ и внутреннего аудита (при наличии). При отсутствии подписи даже одного из членов комиссии, инвентаризация признается недействительной.

Пример кассового отчета

В этом отчете отражаются все приходные и расходные ордера, которые, кроме того, должны соответствовать утвержденным формам. Выявленные недостающие или излишние суммы отражаются в учете в периоде проведения ревизии.

При инвентаризации также проверяется:

• Установление лимита остатка ДС в кассе;
• Несоответствие дат расходных кассовых ордеров и фактической выдачи денег;
• Корректность корреспонденций счетов кассовых документов;
• Вовремя ли депонировались суммы невыплаченной зарплаты.

По итогам инвентаризации составляется акт инвентаризации ИНВ-15. В коммерческих организациях излишки и недостачи списываются на финансовый результат.

Внеплановая ревизия кассы

Инвентаризация кассы может проводиться внепланово, внезапно и без предупреждения, в целях контроля за ответственностью МОЛ. Сроки и порядок внеплановой инвентаризации также устанавливаются нормативными актами предприятия.

Излишки, недостача при инкассации

При выявлении излишков или недостачи в сумке с наличными деньгами, принимаемой от инкассаторских работников, составляется акт пересчета наличных денег в произвольной форме в трех экземплярах. Акт подписывается лицами, осуществлявшими пересчет наличных денег и присутствовавшими при пересчете наличных денег. Один экземпляр акта передается заведующему кассой банка, другой экземпляр направляется организации, третий — передается инкассаторским работникам (п. 4.6 Положения N 318-П).

Как правило, в договорах банковские учреждения прописывают условие, что они не несут ответственности при обнаружении в исправной инкассаторской сумке недостачи или излишков ценностей, а также фальшивых, неплатежеспособных банкнот, выявленных при пересчете ценностей предприятия торговли. В случае повторяющихся недостач денежной наличности в сумках банки часто предлагают своему клиенту присутствовать при пересчете денег в банке.

Отражение излишков

Обнаружение излишков по итогам инвентаризации кассы никаких последствий для материально ответственного лица не несет.

Отражение недостач

Выявленные суммы недостач до уточнения их виновников приходуются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи, которые нельзя отнести на определенные источники, списываются на счет внереализационных расходов.

Правила заполнения описи денежных средств

1.Исправления в описи не допускаются

2.Опись укладывается в инкассаторский мешок вместе с денежной наличностью

3.Опись денежных средств составляется в трех экземплярах, по одному для каждой стороны.

4.Одна остается в отделении, которое сдает инкассацию, вторая передается в пункт получения и третья остается в документах дня.

5.При заполнении данного документа перечисляется количество банкнот каждого номинала, затем указывается общая сумма денежных средств в числовом и прописном варианте.

6.Обязательным является заполнение номера пломбиратора, фамилии и имени кассира, сдавшего деньги и инкассатора, принявшего сумку.

Опись сдаваемых наличных денег: образец

Приложение №4 к Договору №3 от «10» мая 2021г.

ОПИСЬ на банкноты, отправляемые в АО «Банк ЧБРР» (наименование Банка) «18» сентября 2021г.

Операционный офис №34 АО «Банк ЧБРР направляет обмененные банкноты, (наименование организации – отправителя) вложенные в сформированную сумку (сейф-пакет) №23, опечатанную пломбой со следующими реквизитами: номер пломбиратора 5678 (реквизиты пломбы/контрольный номер сейф-пакета)

Номинал банкнот банка России	Количество банкнот	Общая сумма
5000	100	500 000
2000	100	200 000
1000	50	50 000
500	100	50 000
200	500	100 000
100	400	40 000
50	500	25 000
10	200	2 000
Итого:	1950	967 000

Общая сумма : 967 000 (Девятьсот шестьдесят семь тысяч рублей 00 копеек) (цифрами и прописью) Принятая инкассаторами Банка опломбированная сумка (сейф-пакет) каких-либо повреждений и/или дефектов не имеет.

Обмен осуществлен «18 » сентября 2021г. в «12»час. «20» мин.

Сдал кассир Иванов Р.О. (Ф.И.О.) (подпись)

Принял инкассатор Банка: Кулешов А.П.

(подпись)

(М.П. )

Обратная сторона

Акт вскрытия сумки* «__»_________________20__г.

Обнаружено фактически (сумма цифрами)

Сумма недостачи (цифрами)

Сумма излишка (цифрами)

Сомнительные денежные знаки Сумма (цифрами) Реквизиты (сомнительных денежных знаков)

Кассир_________________________ Контролер_____________________________

Форма Описи согласована сторонами.

АО «Банк ЧБРР»

___________________ (Ф.И.О.)

Кассир

___________________

(Ф.И.О.)

Документальное оформление инкассации денежных средств

Для перевозки наличности кредитные либо другие организации прибегают к помощи инкассаторских предприятий .С ними заключается договор о полной материальной ответственности между службой инкассации и клиентом. В случае осуществления совместно перевозки несколькими людьми, тогда составляется коллективный договор.

А также заключается договор на саму инкассацию. В случае, когда инкассацию происходит из банка, подписывается двухсторонний договор, между службой инкассации и банком, а если есть еще третья сторона-клиент, например, аптека, то трехсторонний.

К договору необходимо приложить:

1. перечень организаций, с указанием адреса, телефона, ФИО руководителя и кассира;
2. заявка на проведение инкассации;
3. протокол согласования цен на инкассацию, временное хранение и прием, пересчет для перечисления наличных денег.

От клиента ,сдающего инкассированные средства требуется полный доступ к объекту, где они находятся, если это банк, то отсутствие посторонних людей в помещении.

При прибытии в учреждение на инкассацию, необходимо потребовать предъявления:

– Документа, удостоверяющего личность.

– Доверенность на перевозку наличных денег.

Важно! Кассир заранее готовит образец пломбы для предъявления инкассатору (картонка, на которой образец пломбы, а также печать организации). Передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке и квитанцию к сумке. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы её вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целостности сумки и пломбы.

На сумку составляются препроводительная ведомость, накладная и квитанция к сумке. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости (она лежит в сумке), должна соответствовать общей сумме наличных денег.

Что делать работодателю с выявленной при инвентаризации нехваткой денег?

Как правило, недостача наличности в организации выявляется посредством инвентаризации её операционной кассы.

Данная процедура регулярно проводится хозяйствующим субъектом по установленному регламенту.

Необходимость её совершения на предприятии может быть обусловлена, например, формированием годовой финансовой отчетности или иными причинами.

По сути, инвентаризация кассы организации представляет собой ревизию, подсчет и оценку наличных средств.

Прежде всего, проверяется соответствие реальных остатков кассовой наличности сведениям, зафиксированным в учетных регистрах.

Кроме того, хозяйствующим субъектом может осуществляться незапланированная проверка собственной кассы. Подобное мероприятие также нередко способствует выявлению недостачи наличности.

Внеплановые ревизии проводятся в отношении кассы предприятия по следующим возможным причинам:

• Наличие обоснованных подозрений о вероятных хищениях активов организации.
• У хозяйствующего субъекта поменялся собственник.
• Произошло чрезвычайное обстоятельство, стихийное бедствие.
• Сменился материально-ответственный субъект.

Если работодатель инициировал очередную проверку кассы и установил факт недостачи наличности, ему следует осуществить на этом основании ряд конкретных мероприятий.

Для начала требуется получить соответствующие объяснения от уполномоченного кассира.

Чтобы предоставить руководству необходимые разъяснения по поводу обнаруженной недостачи, у сотрудника, отвечающего за операционную кассу, имеется всего лишь два дня.

Работодатель вправе сформулировать данное требование устным распоряжением или письменным документом.

Если же кассир отказывается предоставить руководству какие-либо пояснения по поводу сложившейся ситуации, факт такого отказа обязательно подлежит документальному оформлению – составляется специальный акт.

Следующий этап – проведение работодателем необходимого расследования. Цель данного мероприятия – выяснить причину обнаруженного несоответствия и найти субъекта, виновного в кассовой недостаче.

Если по итогам расследования руководству организации удалось достоверно установить ответственное лицо (сотрудника), чьё действие/бездействие привело к утрате наличности, на виновного субъекта следует наложить надлежащее взыскание.

При этом нужно руководствоваться нормами актуального законодательства. Если такое взыскание налагается, данный факт обязательно оформляется отдельным приказом.

Какие документы нужно оформить?

По итогам ревизии кассы составляется акт, форма которого должна соответствовать стандарту ИНВ-15. Если выявляется недостача наличности, заполнение данного документа имеет свои особенности.

При этом важно не только установить факт отсутствия учтенных денег в кассе, но и достоверно определить причины подобного несоответствия (кража, форс-мажор, пересортица, утрата).

Отчет ИНВ-15 формируется обычно в двух экземплярах: один предоставляется ответственному кассиру, а другой – направляется в бухгалтерию.

Кроме того, руководитель хозяйствующего субъекта оформляет специальный акт, посредством которого ответственный кассир оповещается о выявленной недостаче.

Сотрудник, отвечающий за кассу, по которой инвентаризацией обнаружилось несоответствие, готовит письменную объяснительную.

Если в течение двух дней необходимые пояснения работодателю не предоставляются, требуется сформировать специальный акт, удостоверяющий факт такого отказа.

Затем руководство предприятия проводит специальное расследование выявленной недостачи, по итогам которого вина кассира либо доказывается, либо опровергается.

Если виновность кассира официально подтверждается, на него накладываются финансовые санкции – взыскание, которое оформляется отдельным распорядительным актом работодателя.

Приказ о денежном взыскании содержит сведения о виновнике, дату обнаружения несоответствия по кассе, описание обстоятельств выявления недостачи, а также её размер и способ компенсации (единовременное погашение, рассрочка выплаты, периодические удержания конкретных сумм из зарплаты).

Таким образом, чтобы корректно списать кассовую недостачу или правильно отнести её сумму на счет ответственного сотрудника (кассира), работодателю необходимо подготовить следующие бумаги:

• Акт, подтверждающий достоверность итогов ревизии, по результатам которой обнаружилась кассовая недостача.
• Ведомость проведенной сверки (сличения).
• Ведомость учета итогов проверки.
• Письменные пояснения, предоставленные ответственным кассиром.
• Распорядительный акт руководства о наложении денежного взыскания на лицо, вина которого установлена внутренним расследованием.
• Судебный вердикт (если имеется).
• Решение работодателя о приостановлении процедуры внутреннего расследования (если не удалось установить виновного субъекта).

Бухучет и проводки

Если в ходе инвентаризации выявлена недостача денежных средств кассы, то в бухгалтерском учете отражаются соответствующие проводки.

Счета бухучета для отражения недостачи, которая выявлена по кассе, выбираются в зависимости от того, каким образом списывается несоответствие.

Величина недостачи кассовой наличности, причиненной виновными действиями ответственного сотрудника (кассира), не учитывается для целей налогообложения прибыли.

Если работодатель требовал возмещения данной суммы через суд, соответствующие судебные издержки организации могут законно относиться на внереализационные затраты.

Что касается бухучета недостачи, то его специфика будет зависеть от виновности кассира и характера возмещения (списания) соответствующего ущерба.

Если сотрудник компенсировал полную сумму обнаруженной недостачи, её величину учитывают следующим образом:

Операция (описание)	Дебет	Кредит
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере	94	50
Сумма выявленного несоответствия относится на виновника	73/2	94
Компенсация ущерба виновником	70	73/2

Если работодатель освобождает виновного сотрудника от обязанности компенсировать выявленное при инвентаризации кассовое несоответствие, сумма такой недостачи становится безвозвратным ущербом и списывается в следующем порядке:

Операция (описание)	Дебет	Кредит
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере	94	50
Сумма выявленного несоответствия относится на виновника	73/2	94
Недостача списывается как безвозвратный ущерб	91/2	94

Если вина кассира расследованием не подтверждается, ущерб переносится на финансовые итоги хозяйствующего субъекта и признается по статье его внереализационных затрат, учитываемых для налогообложения:

Операция (описание)	Дебет	Кредит
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере	94	50
Недостача списывается без установления виновника	91/2	94

Как избежать?

Чтобы не допустить возникновения кассовых несоответствий, руководство компании должно предпринять все возможное для профилактики вероятных причин недостач:

• Корректно организовать и оборудовать помещение кассы.
• Внимательно относиться к подбору, проверке, инструктажу кассиров.
• Минимизировать внешние воздействия со стороны природных и иных факторов, способных повредить кассу.
• Обеспечить надежную охрану кассового помещения и денежных ящиков.
• Придерживаться строгих норм и принципов кассовой дисциплины.

Порядок взыскания недостачи

1. Обнаружение денежного несоответствия в кассе и в бумагах.
2. Запрос объяснительной у кассира. В случае непредоставления или прямого отказа от ее составления – написание специального акта с подписью двух свидетелей.
3. Издание руководством Приказа (распоряжения) о возмещении недостачи.
4. У согласного на добровольное возмещение кассира сумму недостачи спишут с ближайшей зарплаты либо он сам внесет деньги в кассу. Можно договориться о рассрочке.
5. При отказе кассира от возмещения или если сумма велика, руководство обращается в суд.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работодатель может, рассмотрев обстоятельства и объяснение кассира, совсем отказаться от требования возмещения на любом этапе, частично или в полном объеме.

Обязан ли кассир возмещать?

Профессиональная деятельность кассира на предприятии имеет непосредственное отношение к работе с наличностью. Безусловно, это предполагает большую ответственность такого сотрудника.

Законодательством РФ регламентирован список должностей, предусматривающих полную материальную ответственность, что означает обязанность соответствующего работника в полном размере компенсировать работодателю причиненный ущерб.

Кассир – должность, которая также относится к данному перечню.

Соответственно, сумма кассовой недостачи может полностью относиться на кассира, поскольку именно этот сотрудник организации отвечает за сохранность её наличности.

Такое правило устанавливается по Трудовому Кодексу РФ (конкретно – статья 242).

Кассир правомерно освобождается от обязанности компенсировать работодателю кассовую недостачу, если такое несоответствие возникло из-за факторов или обстоятельств, не зависящих от него.

К подобным обстоятельствам относятся форс-мажоры (например, хищения, ограбления), а также катастрофы и иные явления, ставшие прямыми причинами повреждения кассы.

Когда кассир может избежать ответственности?

Лицо не может быть привлечено к возмещению ущерба в ряде ситуаций (ст. 239 ТК РФ). К ним относятся:

• Чрезвычайные происшествия и обстоятельства непреодолимой силы (стихийные бедствия, пожары);
• В случае возникновения нормального хозяйственного риска, однако для кассира данное положение слабо применимо;
• В ситуации крайней необходимости или для необходимой обороны (например, в случае ограбления под угрозой жизни);
• В случае пренебрежения работодателем созданием необходимых условия для обеспечения сохранности ценностей.

На работодателя прямо возложена обязанность оборудования соответствующих помещений для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. В случае их нарушения он не может претендовать на возмещение ущерба.

Когда кассир не виноват

Закон оговаривает некоторые обстоятельства, которые снимают вину и материальную ответственность с кассира. К ним относятся:

• стихийное бедствие, в результате которого касса была повреждена и средства утрачены;
• другое действие неодолимой силы, независимой от кассира (ограбление, похищение средств при транспортировке или передаче в/из банка).

В этом случае акт недостачи фиксируется, помимо обычной процедуры экстренной инвентаризации, еще и актом правоохранительных органов.

Проверка операционных касс

Для расчетов с сотрудниками фирмы используются операционные кассы. Порядок их проверки отличается от вышеописанного.

Комиссия в присутствии кассира фиксирует показания счетчиков, которые отражают сумму выручки. Данные сверяются со сданной кассовой лентой. Разница в остатке средств на начало и конец дня отражает дневную сумму выручки. Цифры в кассовой книге, на ленте и на счетчиках должны быть идентичны.

Пересчет наличности осуществляется покупонным способом. Полученный остаток сверяется с учетным. По результатам инвентаризации может быть выявлена недостача денежных средств в кассе. Проводка, которая в таком случае заносится в баланс, выглядит так: ДТ94 КТ50-2.

Проверка банковских счетов

Инвентаризация обязательно проводит перед сдачей годовой отчетности. Поскольку организация может открывать счета в разных банках, то перед проверкой следует детально изучить все банковские договоры, проверить законность и целесообразность открытия счета.

Для обобщения движения средств в безналичной форме в балансе используются счета 51 «банковский счет в рублях» и 52 «Валютные счета». С целью детализации информации можно использовать субсчета 52-1 «Валютный счет в РФ» и 52-2 «Валютный счет за рубежом». Остаток средств пересчитывается в рубли по официальному курсу дважды: в момент совершения операции и при проведении инвентаризации. При этом появляются курсовые разницы. Положительные значения зачисляются в финансовые результаты на внереализационные доходы. Отрицательные отражаются в БУ записью ДТ91-2 КТ50.

Инвентаризация осуществляется путем сверки остатков средств по балансу с данными выписок. Дополнительно сравниваются обороты по ДТ и КТ. Во время проверки может быть выявлен излишек и недостача в кассе. Проводки:

— ДТ76-2 КТ51 — выявление ошибочно отнесенных на банковский счет сумм.

— ДТ51 КТ76-2 – поступление платежей.

Акт по недостаче денежных средств в кассе

Оформление проверки кассы, как говорилось выше, производится по форме ИНВ-15, образец которой не утверждён Госкомстатом. В связи с этим форму нужно заполнять крайне аккуратно, чтобы проверяющие органы не предъявляли претензий к помаркам и опискам. В документе не допускаются изменения в виде подчисток, он должен быть практически идеален.

Акт составляется в двух экземплярах, а его содержание доводится до сведения руководства организации.

В нём должны быть отображены следующие данные:

• название организации и её подразделения;
• номер формы, дата составления и время инвентаризации;
• причина (или документ) проведения проверки;
• наличие ценностей (фактическое);
• расписка материально ответственного лица за ценности в кассе;
• пояснение материально ответственного лица по недостаче средств на момент проверки.

На основе этих данных можно будет сделать первые выводы об итогах инвентаризации и причинах недостачи в кассе. Образец такого акта приведён ниже.

Вне зависимости от причин, которые привели к недостаче, кассиру стоит понимать, что наступит ответственность за это нарушение, поэтому внимательное отношение к исполняемым обязанностям и чёткость действий помогут исключить досадные ошибки и последующие санкции за них.

Назначение документа

Оформлять результат проведения инвентаризации в виде составления акта нужно только после того, как будет проведена полная ревизия.

Функции акта о недостаче следующие:

• Позволяет определить точную сумму убытка.
• Отображает сумму, которую руководитель может взыскать с материально-ответственного лица.
• Используется для составления отчетности.
• Позволяет определить уровень работы предприятия.

Если размер недостачи будет выше, чем допустимая норма, то в организации назначается служебная проверка для выявления виновного лица.

Как составить?

Для проведения инвентаризации товаров и денежных средств назначается комиссия, которая состоит из руководителя организации, бухгалтера и юриста.

Бланк должен быть заполнен в двух экземплярах.

Важно, чтобы все экземпляры содержали подписи материально-ответственного лица, бухгалтера и руководителя. Их отсутствие приведет к тому, что документ будет признан недействительным

Как взыскать недостачу в кассе с виновного?

Механизм взыскания с кассира суммы нехватки наличных денежных средств зависит от целого ряда обстоятельств и имеет определенные ограничения. К работнику могут быть применены следующие процедуры по возмещению недостачи:

• Суммы в пределах среднемесячного заработка сотрудника удерживаются по приказу работодателя без согласования с работником. Однако сумма ежемесячного взыскания не должна превышать 20% от суммы его заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента определения окончательной суммы ущерба.
• При пропуске отведенного для взыскания месячного срока или если сумма недостачи превышает средний заработок за 1 месяц, взыскать ущерб можно в добровольном порядке или через суд. Если сотрудник согласен погасить долг он пишет соответствующее заявление и либо вносит сразу всю сумму, либо с него удерживают ежемесячно не более 20%. При отказе работника возместить ущерб, компания вправе искать справедливости в суде.

Взыскание ущерба право, а не обязанность работодателя и при наличии на то веских оснований он вправе отказаться от претензий к работнику в части возмещения им недостачи (см. удержание недостачи из заработной платы).

Виновные лица установлены: как списать выявленную при инвентаризации недостачу

Регулярный контроль наличия и состояния имущества, проводимый посредством проведения инвентаризации, помогает руководству компании:

• своевременно выявлять недостачу и порчу имущества;
• разбираться с виновниками;
• принимать меры по взысканию недостач с виновных лиц;
• списывать испорченные и отсутствующие материальные ценности со счетов бухгалтерского учета и формировать достоверную информацию в отчетности об имуществе компании;
• принимать меры по усилению контроля за сохранностью активов, повышению уровня ответственности материально ответственных лиц и т. д.

Чтобы разобраться с проводками по списанию недостачи при инвентаризации, воспользуемся условиями примера.

После проведения инвентаризации на складе № 3 (материально ответственное лицо — кладовщик Завьялов Н. Г.) была выявлена недостача ТМЦ в сумме 8 630 руб.:

Наименование	Количество	Цена, руб.	Стоимость, руб.
Цемент ПЦ-500	5 мешков	290,00	1 450,00
Совковая лопата с деревянным черенком (рельсовая сталь)	4 штуки	525,00	2 100,00
Домкрат реечный	1 штука	5 080,00	5 080,00
Итого на сумму:				8 630,00

Кладовщик Завьялов Н. Г. согласился добровольно возместить недостачу.

В учете компании были произведены проводки по списанию недостачи на виновное лицо:

Бухгалтерские проводки		Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет	Кредит
94	10	8 630,00	Стоимость недостающих ценностей перенесена на счет учета недостач
73	94	8 630,00	Недостача отнесена на виновное лицо
70	73	8 630,00	Недостача удержана из заработной платы материально ответственного лица по его заявлению

Малый размер недостачи

Если пропажа меньше, чем месячный заработок кассира, то глава компании издает распоряжение и кассир снимает с зарплаты нужную сумму. Согласие или подтверждение материально ответственного лица не требуется. Руководитель должен составить приказ о вычете заданной суммы с ЗП на протяжении 30 календарных дней с момента обнаружения комиссией недостачи.

Внимание: если размер удержания превышает 20% от размера ЗП, то платеж разбивается на несколько выплат. То есть недостачу разбивают на части, равные 20% от ЗП кассира, и вычитают их до тех пор, пока вся сумма не будет погашена.

Давайте разберем пример, чтобы вам все стало понятно. В компании «Белоснежка» работает кассир Ильясова И.Н, ее зарплата составляет 25 тысяч рублей. При проведении инвентаризации было обнаружено, что из кассы пропала сумма в 10 тысяч рублей и руководитель издает приказ о возмещении, поскольку Ильясова заключила официальный договор о полной матответственности. Считаем реальный размер зарплаты Ильясовой за минусом НДФЛ: 25000—(25000х0,13)=21750 рублей. Поскольку выплата не может быть больше 20%, то за месяц у Ильясовой могут изъять не более 4350 рублей. Соответственно, платеж разбивается на три раза. Первая и вторая зарплаты составят 17400, а третья 20450, после чего задолженность будет считаться погашенной.

Нарушение срока подачи приказа

Рассмотрим другую ситуацию: пропажа была обнаружена, размер недостачи меньше размера ЗП, но руководитель не издал приказ на протяжении месяца. В этом случае кассир имеет право отказаться от возмещения на совершенно законных основаниях. Либо он может попросить бухгалтера, чтобы произошло списание средств с зарплаты (по схеме, указанной выше), или же просто погасить возникшую задолженность перед предприятием.

Одним словом, без приказа можно, вообще, не возмещать долг, а можно просто договориться, чтобы сумма была погашена на протяжении какого-то времени (вплоть до предоставления рассрочки на выплаты или уменьшения процента выплаты (например, не 20 а 10%). Если вы не издаете приказ, а договариваетесь с кассиром напрямую, то как-то фиксируйте договоренность документально. К примеру, пусть он составит письменное обязательство, в котором укажет точные суммы и сроки погашения возникшей задолженности. Если подобное обязательство будет, то с ним можно идти в суд. Если же его не оформить, то доказать что-то будет достаточно сложно.

Размер задолженности больше зарплаты

Следует изучить и третий вариант, при котором сумма потери больше, чем заработок кассира за месяц. В этом случае действуют те же правила: материально ответственное лицо может добровольно погасить долг из своих личных денег либо же работодатель обращается в суд с требованием компенсации на основе подписанного договора. Тут тоже возможен вариант со списанием части зарплаты, но по внутренним договоренностям. Если сумма больше ЗП, но при этом кассир показал себя ответственным человеком и полностью раскаивается в случившемся, то работодатель может простить задолженность полностью или хотя бы ее часть.

Давайте рассмотрим пример некасающийся кассы, а материально ответственного лица, которое еще не достигло совершеннолетия. К примеру, вы наняли курьера для того, чтобы доставлять пиццу. В конце рабочего дня на него напали и деньги отобрали. Можно ли в такой ситуации требовать компенсаций? Трудовое законодательство четко обозначает, что сотрудники, которым еще не исполнилось 18 лет, несут полную ответственность только в случае умышленных действий (или если эти действия были причинены в наркотическом/алкогольном опьянении). Если доказать умышленность действий курьера невозможно, то и компенсацию с него получить не удастся. Однако если он сам похитил деньги, то его можно привлечь к ответственности и потребовать возмещения в пределах месячной заработной платы.

Не с кого спросить за недостачу: разбираемся с проводками

Ситуации, когда за недостачу не с кого спросить, возникают нередко. Активы компании могут быть утрачены в результате форс-мажорных обстоятельств (при наводнении, засухе, землетрясении) или похищены ворами, ловко заметающими следы.

Сначала собственнику имущества надлежит разобраться в истинных причинах недостачи и принять меры по поиску виновных лиц, а также доказательств их причастности к утрате ценностей. Для этого компания может сама провести внутреннее расследование или обратиться с заявлением в полицию.

Какие применяются проводки при списании недостачи, если виновник не установлен, посмотрим на примере.

Со строительной площадки компании «Стройка-город» пропали стройматериалы на сумму 2 654 399 руб. 38 коп. В учете «Стройка-город» после проведения инвентаризации и оформления необходимых документов произведена запись:

Бухгалтерские проводки		Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет	Кредит
94	10	2 654 399,38	Отражена недостача стройматериалов

Руководство компании обратилось в полицию с заявлением о краже. В результате расследования виновники кражи установлены не были. После получения от органов внутренних дел документа о приостановлении дела о хищении ценностей в связи с отсутствием виновных лиц в бухгалтерском учете ООО «Стройка-город» произведены записи:

Бухгалтерские проводки		Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет	Кредит
91.2	94	2 654 399,38	Списан убыток от недостачи на прочие расходы в связи с отсутствием виновных лиц

Такая же запись производится в учете, если вина материально ответственного лица в порче или утрате ценностей не доказана. Основанием может выступать оправдательный приговор суда (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

Виды ответственности за недостачу

1. Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.
2. Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
3. Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
4. Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
   • кража – тайное присвоение чужого;
   • мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
   • растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
   • присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.

Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе

№	Вид правонарушения	Санкция	Срок, сумма
1.	Кража	Штраф	До 80 000 руб. или в размере зарплаты или дохода за полгода
		Обязательные работы	До 180 часов
		Исправительные работы	От полугода до года
		Ограничение свободы	До 2 лет
		Арест	От 2 до 4 месяцев
		Лишение свободы	До 2 лет
2.	Мошенничество	Штраф	До 120 000 руб. или в размере годичной зарплаты или других доходов
		Обязательные работы	До 180 часов
		Исправительные работы	От 6 месяцев до года
		Ограничение свободы	До 2 лет
		Арест	От 2 до 4 месяцев
		Лишение свободы	До 2 лет
3	Растрата, присвоение	Штраф	До 120 000 руб. или в размере годичного дохода
		Обязательные работы	До 120 часов
		Исправительные работы	До полугода
		Ограничение свободы	До 2 лет
		Лишение свободы	До 2 лет

Ответы на распространенные вопросы

1.Вопрос №1:

Для чего составляется опись при передаче наличности?

Ответ:

Опись наличных денежных средств составляется для наглядного видения инкассаторами количества и суммы передаваемых кассиром денежных средств, а также для подтверждения факта их сдачи. При возникновении каких-либо разногласий, составляется акт. Опись распечатывается в трех экземплярах для каждой стороны. Сдача разменной монеты происходит иначе, поэтому в эту опись не включается.

2.Вопрос №2:

Что должен предъявить и проверить инкассатор при инкассировании?

Ответ:

Инкассатор должен предъявить документ удостоверяющий личность, кассир сравнивает с предоставленными заранее данными, а также доверенность, затем пересчитать денежные средства по пачкам и корешкам, ознакомиться с описью и сравнить сумму, указанную в ней, расписаться в случае согласия. Кассир заранее готовит картонку с образцом пломбы и печатью отделения банка либо предприятия, инкассатор складывает в мешок деньги и пломбирует его пломбиратором отделения, вешая картонку на него. Так же расписывается в расходном кассовом ордере, в котором обязательно указывается его фамилия, имя и отчество.

3.Вопрос №3:

В случае расхождений в данных, указанных в описи третьим лицом, то есть, инкассация поступила от клиента в банк через инкассаторов, что делать?

Ответ:

Акт пересчета подписывается лицами, осуществляющими пересчет.Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй – направляется организации, а третий экземпляр передается инкассаторским работникам. Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет утрата сумки, то он в соответствии действующего законодательства, несет материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств.