Выписка из приказа об увольнении: оформление и образец 2024 года

О сути и назначении выписки

Приказ по учреждению – юридически обоснованный документ, который издается внутри предприятия. Он содержит в себе указания руководства по решению тех или иных производственных вопросов и может включать информацию, которая касается всего учреждения в целом, а также его отдельных подразделений и сотрудников. Выписка делается, чтобы предоставить по запросу работнику только касающуюся его часть общего приказа.

Вся кадровая документация предприятия кроме оригиналов может быть представлена и в виде копий и выписок. Оригинал – это первоисточник, который обладает юридической силой, официально зарегистрирован в отделе кадров организации, подписан руководителем и скреплен печатью учреждения. Копия – точное повторение оригинала. Ее подлинность удостоверяется подписью руководителя или начальника отдела кадров, если речь идет о кадровой документации, например приказ об увольнении. Копия также заверяется при необходимости печатью.

Факт! Главное предназначение выписки – сохранение служебной и иной конфиденциальной информации.

С юридической точки зрения копия документа и выдержка из него равнозначны, то есть имеют одинаковую силу при условии, что они заверены ответственным лицом. Их отличие заключается в объеме содержания, так как выписка содержит конкретную информацию из основного документа, а копия – это полный экземпляр оригинала.

В случае если уволенному гражданину потребуется приказ об этом, а в нем содержится информация и о других сотрудниках, отдел кадров имеет право предоставить ему только фрагмент, который касается исключительно лично человека. Выписка нужна, если, например, работник не согласен с увольнением. Он подает иск в суд и в качестве подтверждения факта увольнения предоставляет распоряжение работодателя, может предоставить выдержку из основного приказа.

При ее составлении должна быть скрыта информация, которая относится к персональным данным. Этот документ выдается по заявлению самого гражданина либо по запросу органов надзора. Выписка не имеет срока давности, она может храниться длительное время – 75 лет наравне с кадровыми документами. Закон не предусматривает ограничение по количеству запросов на их оформление, поэтому кадровики должны оформлять их по требованию в течение 3 дней сколько угодно раз.

Чем отличается выписка от копии

Кому-то может показаться, что выписка и копия приказа – это одно и то же. Это не совсем так. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника. С юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.

Для чего может понадобиться выписка из приказа об увольнении

Прежде всего, следует заметить, что для специалиста совсем необязательно иметь какую-то конкретную причину, чтобы получить от своей бывшей компании выписку из приказа об увольнении.

Дело в том, что согласно ст. 62 ТК РФ, если сотрудник обращается к руководству (в письменной форме) с просьбой предоставить какой-либо документ, связанный с его работой на предприятии, то фирма-работодатель должна в обязательном порядке это сделать не позднее чем через 3 рабочих дня. В перечне документов, которые компания обязана выдать, названы, в частности, копии приказов о приеме на работу и увольнении. Непосредственно выписки из приказа нет, однако этот перечень открытый. Следовательно, работник вправе запросить любой документ, который имеет отношение к его работе в компании, включая выписку из приказа об увольнении.

Но для чего она может ему понадобиться? Среди типовых ситуаций можно отметить следующие.

1. Как того требуют нормы трудового права, если специалист приходит устраиваться в компанию после службы в армии, работодатель до внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу должен зафиксировать информацию о том, что данный специалист прошел военную службу (подп. 2 п. 21 Правил ведений и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Чтобы внести в книжку такую информацию, фирма должна издать соответствующий приказ, основанием для которого выступает подтверждающий документ, в частности, военный билет (для срочников), выписка из приказа об увольнении (для контрактников).

2. Нельзя исключать, что с имеющейся трудовой книжкой может что-то случиться (сотрудник может случайно ее испортить/потерять и т. д.). В этом случае необходимо книжку восстановить, т. е. сделать дубликат, в котором будет воссоздана вся трудовая биография специалиста. При этом восстановление должно производиться на основании документов, подтверждающих стаж работника: трудовые договоры с прежними работодателями, выписки из приказов о приеме на работу и увольнении из компаний (разд. 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

О том, по каким правилам происходит восстановление трудовой книжки, см. в статье «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна».

3. Иногда бывает, что работник в течение жизни где-то трудился по всем правилам ТК РФ, однако сведения об этом по какой-то причине не попали в его трудовую книжку. Поэтому, когда дело подходит к пенсии, возникает вопрос: учитывается ли период такой работы в пенсионном стаже специалиста (ведь такой стаж считается на основании трудовой книжки)? Законодатель говорит, что учитывается, но только если указанные периоды подтверждены документально, в том числе выписками из приказов о приеме на работу и увольнении (п. 11 Правил подсчета страхового стажа, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015).

Когда оформляется приказ об увольнении (расторжении трудового договора)

В законодательстве прямо не указан перечень ситуаций, при которых возникает необходимость в получении информации об увольнении. Однако обстоятельства, когда это может быть нужно, упомянуты в отдельных нормативных актах. В частности:

• для оформления военной пенсии – уволенным со службы необходимо предоставление в том числе выписки из приказа об увольнении (см., например, п. 13.1 Инструкции, утв. приказом МВД России от 09.01.2018 № 7);
• при обнаружении неточностей в сведениях о трудовой деятельности или отсутствии записей об увольнении в трудовой книжке – их можно восстановить также с использованием описываемого документа (разд. 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).
• в целях восстановления пенсионного стажа – если в трудовой книжке отсутствуют записи об определенных периодах трудовой деятельности (п. 11 Правил подсчета страхового стажа, утв. постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015).

Как получить выписку из приказа

Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации (на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа).

Следует отметить, что выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.

В какой форме предоставляется выписка из приказа об увольнении

Закрепленного законом бланка выписки нет. Ее выдают на бланке организации. Оформляют в произвольном порядке с обязательным указанием следующих реквизитов:

• Ф.И.О. и должность уволенного, подразделение, где он трудился;
• реквизиты приказа о расторжении трудовых отношений;
• основание для прекращения сотрудничества;
• дата увольнения;
• идентификационные данные и подпись лица, издавшего приказ.

Заполненная выписка из приказа об увольнении выглядит так (образец можно скачать):

Проще всего для заполнения выписки – скопировать нужные строки из приказа об увольнении.

Выписку обязательно нужно заверить (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Для этого сразу после реквизита со сведениями о лице, подписавшем приказ, нужно сделать отметку следующего содержания:

• слово «Верно»;
• должность заверителя, его личная роспись и расшифровка;
• дата заверения выписки;
• сведения о том, где находится оригинал приказа. Например:

“Оригинал приказа находится в (наименование организации) в деле № _____ за _____ год“

ВАЖНО!

Печать при заверении выписки ставят только в случае ее наличия у организации.

Какие нюансы содержит

Выписка на предприятиях оформляется по установленной форме. Бланки подготавливаются отделами кадров. В основной части прописываются основные данные о предприятии, сведения о сотруднике и обозначение распорядительного документа.

Выписка и приказ должны содержать одинаковую информацию. Для таких документов применяется бланк предприятия, так как документ должен иметь силу закона.

Сведения, содержащиеся в документе:

1. Полное наименование организационной структуры.
2. Фамилия и инициалы бывшего сотрудника полностью.
3. Преамбула или вводная часть распорядительного документа.
4. Основание на увольнение (указание номера статьи из трудового законодательства).
5. Фамилия и инициалы руководителя подразделения.

В выписке руководитель не обязан ставить свою подпись, а заверяет документ представитель кадровой службы. Делается запись, что «выписка верна» и напротив написанного текста ставится подпись.

Как корректно составить выписку из приказа об увольнении

Выписка по своей сути представляет сжатую форму приказа, поэтому и сведения в ней необходимо отражать аналогичные тем, что были в приказе.

В частности, в выписке должны быть указаны:

• реквизиты предприятия;
• фамилия увольняемого специалиста;
• преамбула приказа;
• пункт ТК РФ, в соответствии с которым сотрудник покидает компанию;
• фамилия и инициалы руководителя, подписавшего приказ.

При этом подписывать выписку руководитель не должен. Достаточно напротив его фамилии указать слово «подпись».

Вместо руководителя выписку подписывает работник кадровой службы компании, ответственный за ее выдачу, указав при этом: «верно» или «выписка верна».

Заполнение формы Т-8

Привёдем образец заполненного приказа на увольнение по ст. 81 ТК РФ (причина увольнения — несоответствие занимаемой должности).

Пример составления выписки

1. Вверху документа пишется полное наименование компании, выпустившей приказ, из которого делается выписка.
2. Затем посередине строки указывается название документа и номер по внутреннему документообороту предприятия.
3. После этого нужно указать населенный пункт, в котором работает организация и дату составления документа.
4. Далее идет собственно сам текст, который должен в точности цитировать ту часть приказа, которой касается выписка.
5. В завершение документ необходимо подписать у директора, а также заверить автографом ответственного лица.

Образец выписки приказа об увольнении

Выписка из приказа об увольнении оформляется на фирменном бланке предприятия.

Для того чтобы этот документ имел юридическую силу, необходимо соблюсти следующие требования по его содержанию:

1. Документ обязательно должен содержать наименование «Выписка» и дату.
2. Обязательно указание сведений о приказе, на основании которого составляется выписка, а именно даты и номера, а также Ф.И.О. уволенного сотрудника.
3. Текст выписки должен включать те сведения, которые необходимы лицу. Следует учесть тот факт, что если необходим полный текст приказа, выдается его копия. Необходимости в составлении выписки в этом случае нет.
4. Под текстом необходимо указать должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего приказ об увольнении. Необходимости в проставлении на выписке подписи этого лица нет.
5. Выписку из приказа обязательно необходимо заверить, причем делать это нужно в том же порядке, что и заверение копии — по правилам п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. То есть проставить надпись «Верно», должность лица, составившего документ, его подпись, фамилию и инициалы, а также дату. Далее на документе ставится печать предприятия. Однако допустимо, что это будет печать отдела кадров.

Итоги

Выписка из приказа об увольнении может потребоваться, в частности, если необходимо внести запись в трудовую книжку о службе в армии, для оформления дубликата книжки при ее утере, для восстановления пенсионного стажа при расчете пенсии и т. д. Поэтому фирме важно помнить, что выписка должна содержать выжимку из приказа, касающуюся непосредственно причины расторжения трудовых отношений со специалистом.