Что такое корпоративная карта организации – как оформить и как ей пользоваться

Что такое корпоративные карты

Корпоративная дебетовая карта – это платежный инструмент, который привязан к счету юридического лица и используется для осуществления платежей, покупок оборудования для предприятий и расходных материалов. На балансе дебетовой карты для корпоративного использования хранятся деньги предприятия, которые могут быть потрачены работниками на командировочные, представительские и другие расходы. Выпускаются банковские корпоративные карты именными, оформленными на одного сотрудника, или неименными.

Какими бывают бизнес-карты

Рублевые дебетовые карты используются для обычных расчетов, например, покупки канцелярии, оплаты гостиницы в командировке и т.п., при этом расходуются собственные средства организации, в отличие от кредитных, где средства предоставляет банк. Валютные карты применяют в зарубежных командировках.

Именные карты выдаются конкретному сотруднику и могут использоваться только им. Если сотрудник увольняется, карта блокируется.

Неименные бизнес-карты может использовать любой сотрудник организации, который ее получит. Например, в компании несколько сотрудников, которые иногда ездят в командировки, они могут передавать карту друг другу.

Порядок пользования неименной картой лучше прописать во внутреннем регламенте организации, чтобы не возникало путаницы. Каждый работник должен отчитываться за совершенные траты.

Как открыть корпкарту

Можно просто получить карту, привязанную непосредственно к расчетному счету, либо открыть отдельный карточный счет, к которому привязывается одна или несколько карт.

Первый вариант — для руководителя компании, второй — для сотрудников. Бухгалтеру и руководителю легко контролировать расходы и устанавливать ограничения (лимиты) для подотчетных лиц с использованием карт. А все движения по счетам отражаются в выписке.

Как пользоваться бизнес-картой, нужна ли для этого доверенность

Выдача корпоративной карты регулируется внутренними регламентами компании, мы уже упоминали, что именные карты не должны передаваться другому лицу, для прочих таких ограничений нет.

Может прозвучать странно, что для расчета картой иногда требуется доверенность, но это действительно так. Например, если вы хотите оплатить товар поставщику, получить от него накладную, счет-фактуру, да и сам товар тоже — придется подтвердить, что вы действительно представитель организации, для которой предназначена покупка.

Использовать корпоративную карту можно только в рабочих целях, для личных покупок — собственные карты. Не забывайте, что фактически покупки совершаются со счета организации и отвечать за расходование денег компании придется в т.ч. ее директору.

На что расходовать деньги с бизнес-карты можно, а на что — нет

Можно совершать:

  • оплату поставщикам;
  • покупку товаров для хозяйственной деятельности — канцелярия, офисная техника и принадлежности, инструменты, запчасти для служебных авто и т.п.;
  • оплату услуг — корпоративная связь, интернет, заправка картриджей, аренда автомобиля, доставка и т.д.;
  • командировочные расходы — проживание, такси, покупка материалов, бензин, билеты, а вот с суточными мы рекомендуем быть осторожными, лучше их перечислять на личную карту сотрудника или выдавать наличными.

Нельзя использовать для следующих целей:

  • личные покупки в супермаркетах, заправка за счет корпкарты личного авто и другие аналогичные траты;
  • крупные суммы снятия наличных — карта предназначена в первую очередь для безналичных расчетов, нетипичные расходы и частые снятия наличных — повод для сомнения в законности операций, в соответствии с 115-ФЗ банк вправе в этом случае запрашивать подтверждающие документы по произведенным расходам и направлениях расходования средств;
  • выплата зарплаты и дивидендов;
  • передача карты для использования несотрудниками, например, членами семьи.

Оговоримся, что вышеуказанные правила актуальны для организаций. ИП может пользоваться корпоративной картой с большей свободой, т.к. средства на его счете являются финансами физлица.

Как отчитаться за покупки

За расходы по карте должно отчитаться ответственное (подотчетное) лицо, которое ее использовало. Если картой пользовались несколько сотрудников, то каждый отчитывается за себя.

Подтвердят покупку:

  • кассовый и/или товарный чек;
  • накладная;
  • акт;
  • договор на оказание услуг или поставку;
  • бланк строгой отчетности (БСО) и другие.

Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ или того государства, где совершена покупка или оплата (если речь о валютной карте для загранпоездок).

Срок сдачи отчета зависит от внутренних положений организации, его определяет руководитель. Срок может быть указан в приказе на выдачу подотчета, если работник пишет заявление с просьбой предоставить ему корпкарту для расчетов, то срок и лимит расчета руководитель может указать в визе на заявлении.

Где оформить дебетовую корпоративную карту

Корпоративные карты предлагают оформить многие банки, предварительно открыв отдельный счет или привязав пластик к уже имеющемуся расчетному счету организации. При выборе оптимального варианта следует сравнить тарифы и условия:

  • лимиты на расходы;
  • предоставление доступа к интернет-банкингу;
  • стоимость годового обслуживания;
  • комиссия за снятие наличных;
  • наличие и стоимость услуги СМС-информирования

В некоторых банках комиссия за снятие наличных с корпоративной карты не взимается, в других она не превышает 0,5%.

Как пользоваться корпоративной картой для юридических лиц

Перед выдачей корпоративной карты руководство оформляет приказ, в котором указываются сотрудники, получающие доступ к финансам организации. При использовании корпоративной банковской карты юридического лица работники обязуются отчитываться перед руководством и подтверждать трату средств документами.

Общий порядок следующий:

  • на расходы устанавливаются лимиты;
  • допускается трата денег только сотрудниками (включая безналичные расчеты и снятие наличных);
  • банк составляет отчеты по тратам за 1 месяц;
  • сотрудник в обязательном порядке составляет отчеты для работодателя.

При оплате корпоративной картой покупок сотрудники обязаны сохранять все чеки, накладные, квитанции для передачи в бухгалтерию.

Преимущества корпоративных банковских карт

Корпоративной картой для расчета с персоналом очень удобно пользоваться в командировках, поскольку нет необходимости искать банкоматы для обналичивания и перевозить крупные суммы наличных денег. Среди других достоинств можно выделить:

  • снижение риска потери денежных средств;
  • доступ к деньгам 24 часа в сутки;
  • полный контроль над расходами в интернет-банке;
  • отсутствие необходимости хранить деньги в офисе компании;
  • возможность привязки неограниченного количества карт к общему счету организации.

Дополнительными привилегиями корпоративных карт для ИП станет бесплатная консьерж-служба, круглосуточная поддержка клиентов в Call Center, спецпредложения от партнеров банка, бонусные программы.

Доступные операции

  • Внесение наличных через банкоматы ВТБ
  • Снятие наличных денежных средств
  • Безналичная оплата товаров и услуг
  • Получение выписки по счету

Ключевые преимущества:

  • удобное и безопасное платежное средство для оплаты представительских, хозяйственных и командировочных расходов;
  • возможность производить расчеты в любой стране мира;
  • предоставление выписки по счету и по карте по требованию клиента;
  • возможность устанавливать на корпоративные карты индивидуальный лимит расходования средств и лимит получения наличных денежных средств;
  • возможность получить наличные или заказать срочный перевыпуск при утрате карты за рубежом;
  • услуга SMS-/e-mail-информирования;
  • услуга срочного выпуска карты;
  • срок действия – 2 года с автоматическим перевыпуском.

На что можно тратить деньги с корпоративной карты

Правила расходования средств с карты зависят от формы собственности и выбранной системы налогообложения.

Правила для ИП

Деньги на расчетном счете принадлежат ИП, и тратить их можно как на личные нужды, так и для предпринимательской деятельности. Это признал Конституционный суд в п. 4 Постановления от 17.12.1996 № 20-П и подтвердили Банк России в Письме от 02.08.2012 № 29-1-2/5603 и Минфин РФ в Письме от 19.04.2016 № 03-11-11/24221. Тонкости заключаются в режиме налогообложения:

  • У ИП на УСН «Доходы» расходная часть не интересует налоговую инспекцию, а обязанности вести бухучет нет.
  • ИП на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» придется вести раздельный учет, так как личные расходы нельзя учесть в целях налогообложения. Все операции нужно подтвердить документально.

Правила для юрлиц

Юридические лица вправе оплачивать корпоративной картой только потребности компании: товары, работы, услуги, мебель в офис, канцтовары, офисную технику, командировочные расходы, ГСМ для автомобилей и др. Главное — сохранять чеки и квитанции, которые подтвердят расходы с корпоративной карты. Они понадобятся при сдаче авансового отчета. Факт оплаты в интернете можно подтвердить выпиской из банка и письменной объяснительной. За снятые с карты наличные тоже нужно отчитаться.

Непотраченную наличку нужно вернуть в компанию — бухгалтер зафиксирует это в приходном ордере.

Нельзя использовать корпоративную карту для следующих операций:

  • покупка товаров в личных целях;
  • выплата заработной платы;
  • выплаты социального характера (больничные, пособия и т.д.).

Корпоративные карты: плюсы и минусы использования

Сначала о плюсах:

  1. Проще контролировать расходы сотрудников благодаря лимиту по карте и смс-отчетам.
  2. Быстрее оформлять и выдавать подотчетные суммы.
  3. Не нужно снимать наличные на хозяйственные расходы — отсутствуют расходы на инкассацию и хранение налички.
  4. Можно оплачивать товары на сумму свыше 100 000 руб. — расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам.
  5. Возможно оплачивать покупки через интернет.
  6. Можно оперативно вносить наличные денежные средства на счет через банкоматы.
  7. Можно получать наличные в любое время в банкомате — деньги на счете доступны круглосуточно.
  8. Не нужно покупать валюту для заграничных командировок — деньги автоматически будут списаны в валюте той страны, в которой находится держатель карты.
  9. Можно быстро заблокировать карту и сохранить деньги, если она утеряна или украдена.
  10. В зависимости от типа карты клиент получит от банка скидки на обслуживание счета и бонусы за пользование картой. Самые популярные «подарки» — это кешбэк, овердрафт, процент на остаток на счете.

Минусов не так много, но они есть:

  1. Расходы за границей придется подтвердить дополнительными документами, например инвойсами, слипами или квитанциями банкоматов.
  2. Регулярное снятие наличных привлечет внимание банка. Для мониторинга операций по обналичиванию Центробанк РФ выпустил Методические рекомендации (утв. Банком России 21.07.2017 № 19-МР). В документе 10 признаков, которые заставят банк насторожиться.
  3. При проверке ФНС обратит внимание на расходы по корпоративной карте и их документальное подтверждение. Если по ним возникнут вопросы, то доначислит налоги, пени и штрафы.

Подведем итоги. Плюсов у карты значительно больше, чем минусов. Если соблюдать все правила пользования, то корпоративная карта — достаточно удобный платежный инструмент. Большую часть финансовых операций выполняет банк, а вы можете сконцентрироваться на развитии своего бизнеса.

Что можно оплачивать корпоративной картой

1. Расходы, связанные с основной деятельностью организации:

  • закупка товара, расчеты с поставщиками;
  • оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;

2. Командировочные и представительские расходы:

  • оплата счета в ресторане;
  • покупка билетов;
  • оплата проживания в гостинице;
  • аренда автомобиля;
  • суточные сотрудникам;
  • оплата услуг переводчика;

3. Хозяйственные и накладные расходы:

  • покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
  • покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
  • оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
  • прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;

4. Транспортные расходы:

  • оплата бензина;
  • расходы на обслуживание служебного транспорта.

Что нельзя оплачивать корпоративной картой

Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:

  • покупка товаров в личных целях;
  • оплата заработной платы;
  • оплата социальных платежей;
  • погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.

Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя.

За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.

Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.

В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.

Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.

Как пополнить корпоративную карту

Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.

Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.

Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет

Со счета корпоративной карты на расчетный счет компании перевести деньги нельзя. Однако есть два способа вытащить деньги с карты и вернуть их на расчетный счет.

1. Снять наличные и вернуть деньги через бухгалтерию. Там оформят приходный ордер и положат деньги обратно на расчетный счет;

2. Закрыть карту и карточный счет — тогда банк переведет деньги на расчетный счет компании.

Источники
  • https://credits-on-line.ru/debetovye-karty/korporativnye/
  • https://www.klerk.ru/blogs/akbars/510927/
  • https://www.vtb.ru/krupnyj-biznes/raschety/kartochnye-resheniya/korporativnye-karty/
  • https://kontur.ru/articles/5630
  • https://zen.yandex.ru/media/id/5a3cc70a57906a4f4085dfc4/chto-takoe-korporativnaia-karta-organizacii-i-kak-ei-polzovatsia-5c4eab3d9c57e900ad31f39e

Tikhanova-k@mail.ru
Зарплатто.ру - сайт о зарплатах и доходах, деньгах и финансах
Adblock
detector